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1. Introduction

Le présent rapport vise à fournir les éléments suivants :

  1. Un résumé des activités d'organisation et de classification en 2005-2006, notamment de l'information sur :
    1. le niveau d'activité de réorganisation et de classification;
    2. les diverses activités d'organisation et de classification qui ont eu lieu en 2005-2006 afin de renforcer l'intégrité et l'efficacité opérationnelle des fonctions de conception organisationnelle et de classification à l'ACDI;
    3. les initiatives de classification horizontales.
  2. Un profil organisationnel de l'Agence au 28 février 2006;
  3. L'information sur les résultats des activités de surveillance de la classification en 2005-2006;
  4. L'information sur les activités prévues de surveillance de la classification en 2006-2007;
  5. L'information sur les autres initiatives prévues en 2006-2007 afin d'améliorer le rendement du Programme d'organisation et de classification.

2. Activités de classification en 2005-2006

Les activités de classification en 2005-2006 ont principalement eu lieu dans les quatre (4) secteurs d'activité suivants :

  1. Initiatives de réorganisation
  2. Demandes de classification en cours
  3. Remise en état du programme de conception organisationnelle et de classification
  4. Autres initiatives ministérielles

2.1 Initiatives de réorganisation

Pour faciliter la gestion des initiatives de réorganisation à l'Agence, ces initiatives ont été regroupées en quatre (4) catégories qui définissent la phase à laquelle elles sont rendues. Ces quatre (4) catégories ou phases sont : la définition du problème, l'analyse des options, la décision et la mise en oeuvre. Au 1er avril 2005, dix (10) initiatives de réorganisation étaient en cours à l'Agence. Sur ce nombre, une (1) était à la phase de la définition du problème, deux (2) étaient à la phase de l'analyse des options et sept (7) étaient à la phase de la mise en oeuvre. Au 1er mars 2006, la mise en oeuvre de quatre (4) initiatives de réorganisation était terminée et celle de trois (3) autres était en cours. Le nombre d'initiatives à la phase de la définition du problème et de l'analyse des options était passé de trois (3) à huit (8). De plus, les deux (2) initiatives antérieurement à la phase de l'analyse des options seront bientôt présentées au Comité des ressources ministérielles (CRM) de l'Agence pour approbation.

Voici les principales initiatives de réorganisation qui ont eu lieu en 2005-2006 :

  • Un réalignement des attributions de certains vice-présidents de directions générales géographiques afin de corriger le déséquilibre dans la charge de travail qui est le résultat de l'insistance sur l'Afrique comme principal secteur de concentration de la coopération pour le développement au Canada et dans le monde, de l'importance accrue du Moyen-Orient en tant que priorité gouvernementale et de la réduction des programmes en Europe centrale et de l'Est au fur et à mesure que les pays de ces régions augmentent leur autosuffisance et diminuent leur dépendance envers l'aide au développement ou à la transition. Cette réorganisation a principalement touché la Direction générale de l'Afrique et du Moyen-Orient (DGAMO) et la Direction générale de l'Europe centrale et de l'Est. Elle a mené à la création de la Direction générale de l'Afrique et de la Direction générale de l'Europe, du Moyen-Orient et du Maghreb. En outre, le Programme de la Francophonie est passé de la DGAMO à la Direction générale des programmes multilatéraux.
  • La réorganisation de la Direction générale du partenariat canadien afin d'atteindre les objectifs suivants : accroître sa capacité de mettre en oeuvre des approches qui tiennent compte des principes de l'efficacité de l'aide; renforcer sa capacité d'élaborer et d'échanger des connaissances avec l'ACDI, les personnes sur le terrain et les partenaires; améliorer son apport à l'élaboration des politiques et à la programmation et renforcer les services qu'elle fournit à l'Agence.
  • La réorganisation de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (DGGIT) afin d'améliorer l'efficience et l'efficacité de la prestation des services, de créer une combinaison optimale d'employés et de consultants, et de corriger les anomalies sur le plan de l'organisation et de la classification qui sont survenues pendant l'empressement à fonder la direction générale en 2000.
  • La création de trois nouvelles entités organisationnelles : le Corps canadien, le Groupe d'analyse et de planification générale (GAPG) et le secrétariat à la mise en oeuvre de l'Énoncé de politique internationale (EPI). Le Corps canadien est une initiative du gouvernement du Canada qui vise à mobiliser un plus grand nombre de Canadiens et de Canadiennes dans le développement international et à tirer profit de leur expertise et de leur expérience afin de fournir de l'aide internationale dans le domaine de la gouvernance.

Le Groupe d'analyse et de planification générale a été constitué pour appuyer le processus de planification intégrée de l'Agence et effectuer des examens et des analyses à des fins d'attribution des ressources. Le secrétariat à la mise en oeuvre de l'EPI est le centre de liaison de l'ACDI pour la coordination des priorités et des engagements de l'EPI. L'EPI brosse un tableau de ce que compte faire le Canada à l'échelle mondiale.

2.2 Demandes de classification en cours

Entre le 1er janvier 2005 et le 31 décembre 2005, un total de 715 nouvelles demandes de classification individuelles ont été reçues. Cela représente en moyenne 59 nouvelles demandes par mois pendant cette période. Au 23 février 2006, 677 mesures de classification sur 715 étaient terminées, 3 avaient été mises en attente et 25 étaient actives. Ces mesures sont en grande partie le résultat des initiatives de réorganisation. Sur ces 715 nouvelles demandes de classification individuelles, 26 étaient des mesures de classification concernant des postes du groupe de la direction (EX).

2.3 Remise en état du programme d'organisation et de classification

Au cours des trois (3) dernières années, la haute direction de l'ACDI s'est penchée sur la gestion, l'administration, le leadership et la capacité de sa fonction de gestion des ressources humaines (GRH). Une série d'importantes vérifications internes effectuées en 2004-2005 ont mené au lancement d'un projet de GRH qui visait à réaliser un vaste éventail d'améliorations dans des questions de gestion et fonctionnelles. Un des sous-projets du projet de GRH était la « Réhabilitation du programme d'organisation et de classification », qui a été lancé en septembre 2004. Ce sous-projet avait comme objectif de rétablir la solidité, l'intégrité et l'efficacité opérationnelle des fonctions de conception organisationnelle et de classification de l'ACDI. Un certain nombre d'activités de remise en état ont eu lieu depuis le 1er mars 2005. Elles avaient les objectifs suivants :

  1. Rétablir la pleine capacité fonctionnelle;
  2. Mettre en place un processus pour gérer les demandes actuelles et futures;
  3. Construire une infrastructure et un cadre stratégique.

Le texte qui suit décrit les résultats obtenus dans chacun des objectifs :

2.3.1 Capacité fonctionnelle d'organisation et de classification

L'équipe de prestation des services d'organisation et de classification

L'administration du programme de classification est centralisée à la Section de la classification et de la conception organisationnelle (SCCO), qui relève de la Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs.

La SCCO est composée d'un chef, de cinq conseillers en organisation et classification agréés et d'un assistant à la classification. Le travail est divisé en portefeuilles et chaque conseiller est chargé de fournir des services d'organisation et de classification à sa clientèle.

De plus, un poste de spécialiste en conception organisationnelle, qui relève de la directrice des opérations en ressources humaines, a été créé. La titulaire est également agente de classification pleinement agréée. La spécialiste fournit des conseils et un soutien à la direction sur l'ensemble des initiatives de conception organisationnelle et de restructuration, en plus d'être chargée de la classification des postes du groupe de la direction (EX).

Comités de classification des postes du groupe de la direction (EX)

En décembre 2005, le Hay Group a formé six (6) vice-présidents (niveau EX-5 et EX-4) et un (1) directeur général (niveau EX-3) dans l'évaluation des postes du groupe de la direction (EX).

Les comités de classification des postes du groupe de la direction (EX) se réunissent dans les situations suivantes :

  • Une nouvelle structure organisationnelle, qui a la possibilité d'influer sur les relativités existantes, est en cours de mise en oeuvre;
  • Le poste est soumis à la reclassification;
  • Il s'agit de situations litigieuses dans lesquelles le besoin de crédibilité et de transparence est primordial;
  • Le résultat de l'évaluation peut avoir des répercussions considérables sur la relativité ministérielle et interministérielle, mène à une augmentation importante des dépenses salariales ou établit un précédent.

À ce jour, deux comités de classification des postes du groupe de la direction (EX)ont siégé. Les membres des comités ont évalué quinze (15) postes du groupe de la direction (EX).

Autres comités de classification

La Section de la classification et de la conception organisationnelle est en train de mettre à jour le programme de formation pour les gestionnaires. D'ici la mi-mai 2006, un nouveau cours de deux jours sur les techniques d'évaluation pour les postes qui ne font pas partie du groupe de la direction sera proposé aux évaluateurs.

Descriptions de travail

Un programme de formation pour familiariser les gestionnaires avec le nouveau format des descriptions de travail a été élaboré. Des séances de formation seront données aux gestionnaires, aux employés et aux représentants des agents négociateurs au cours du prochain exercice financier.

Résultat

La capacité d'organisation et de classification a été considérablement rétablie.

2.3.2 Gérer les demandes actuelles et futures

En mai 2005, l'ACDI a mis en oeuvre une nouvelle politique intitulée « Politique en matière de restructuration organisationnelle et de demandes de classification » qui vise les objectifs suivants :

  • Respecter et faire appliquer à nouveau le rôle des gestionnaires, des experts fonctionnels de la Direction des ressources humaines (DRH) et des comités de gestion, soit le Comité de gestion des ressources humaines (CGRH) et le Comité des ressources ministérielles (CRM), dans la gouvernance de la GRH;
  • Assurer une transparence et une cohérence accrues dans la prise de décisions;
  • Faire en sorte que les nouvelles mesures de classification ou de restructuration organisationnelle soient signalées sans tarder aux experts fonctionnels de la DRH et à la haute direction de la direction générale avant que les attentes du personnel ne soient accrues et que la direction générale n'engage des dépenses;
  • Inciter les gestionnaires, les conseillers en organisation et classification de la DRH et les autres spécialistes des RH à collaborer plus étroitement dès le début afin de parvenir à une compréhension commune des objectifs, de choisir l'option qui convient le mieux au problème à résoudre, de signaler les risques et de déterminer les stratégies d'atténuation.

La présente politique stipule que les propositions de restructuration organisationnelle et les demandes de classification ayant des répercussions ministérielles seront présentées au CRM, par l'intermédiaire du CGRH, pour examen avant qu'une décision d'amorcer une demande de réorganisation ou de classification ayant des répercussions ministérielles ne soit prise. Le CGRH est présidé par le directeur général de la Direction des ressources humaines et composé d'un représentant au niveau EX et EX moins 1 de chaque direction générale. Le CRM est coprésidé par le vice-président principal et le vice-président de la Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs (DGRHSC) et composé des dirigeants de chacune des directions générales. Les décisions du CRM sont finales et sans appel. La spécialiste en conception organisationnelle assiste aux réunions du CRM pour donner des conseils sur des questions de conception organisationnelle ou de restructuration.

Résultats

La mise en oeuvre de la Politique en matière de restructuration organisationnelle et de demandes de classificationa fait en sorte que la haute direction fixe les priorités de l'ensemble des initiatives de réorganisation et de classification ministérielles, ce qui a mené aux résultats suivants :

  1. Une prise de décisions fondée sur une meilleure compréhension de la part de la haute direction, dès le début, des répercussions ministérielles et pangouvernementales des mesures d'organisation et de classification proposées;
  2. Des mesures d'organisation et de classification qui sont dans l'intérêt supérieur de la collectivité de l'Agence et conformes aux politiques et aux pratiques des organismes centraux;
  3. Une charge de travail raisonnable pour la Section de la classification et de la conception organisationnelle.

2.3.3 Établirune infrastructure et un cadre stratégique

Les fonctions d'organisation et de classification sont gérées par la même structure de gouvernance que les autres disciplines de GRH de l'Agence. La structure de gouvernance de GRH définit clairement les rôles et les responsabilités des gestionnaires, de la DRH, du CGRH et du CRM dans la gestion des ressources humaines. L'Agence a adopté et fait sienne la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir, qui provient de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC). Les politiques et les procédures en matière d'organisation et de classification sont en cours d'élaboration, au fur et à mesure que la DRH continue de concevoir et d'alimenter un ensemble de politiques en gestion des ressources humaines pour l'ACDI.

Le tableau suivant décrit les politiques et les procédures qui ont été élaborés et mis en oeuvre ou qui sont en cours d'élaboration.

Instruments Objectifs Entrée en vigueur

Politiques et procédures élaborées et mises en oeuvre 

Politique en matière de restructuration organisationnelle et de demandes de classification

Veiller à ce que l'Agence soit conforme à la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir de l'AGRHFPC;

Veiller à ce que l'Agence prenne des décisions éclairées en matière de restructuration organisationnelle et de classification et que les répercussions possibles sur les relativités ministérielles et interministérielles, la négociation collective ou les dépenses salariales soient connues d'avance et gérées en conséquence;

Fournir un outil pour la normalisation des pratiques et des procédures afin d'obtenir le niveau approprié d'approbation pour les propositions de restructuration organisationnelle et de classification.

1er mai 2005

Procédure de l'ACDI sur la classification et la restructuration organisationnelle

Veiller à ce que la Section de la classification et de la conception organisationnelle examine les postes avant qu'une mesure de dotation n'ait lieu. Ce processus est essentiel pour veiller à ce que les descriptions de travail correspondent aux attributions du poste et soient examinées et mises à jour périodiquement.

 

1er octobre 2005

Demande de classification pour le groupe EX

Décrire le processus de prestation des services utilisé au sein de la DRH pour traiter les demandes de classification concernant des postes du groupe de la direction (EX).

Modèle de proposition de changement organisationnel présentée au CRM

S'assurer que l'information nécessaire pour l'approbation par le CRM est fournie.

Modèle de demande de classification présentée au CRM

S'assurer que l'information nécessaire pour l'approbation par le CRM est fournie.

Politique sur la nomenclature de la haute direction de l'ACDI

Veiller à ce que l'Agence soit conforme à la politique de l'AGRHFPC sur la délégation des pouvoirs de réorganisation et la classification des postes du groupe de la direction;

Fournir un outil pour la normalisation et la désignation des entités organisationnelles et l'utilisation des titres au niveau de la haute direction.

1er mai 2005

Politiques et procédures en cours d'élaboration

Cadre, politique et procédure pour le programme de surveillance de la classification

S'assurer que l'Agence satisfait aux exigences de la politique du Conseil du Trésor sur la surveillance active tout en se concentrant sur un niveau adéquat de contrôles et de processus pour gérer le niveau de risque recensé dans la matrice d'évaluation des risques et des impacts de la classification.

  

Politique concernant les griefs de classification et procédure connexe

Faire en sorte que l'Agence respecte la politique de l'AGRHFPC sur les griefs de classification et fournir un outil pour préciser le droit des employés de présenter un grief de classification, ainsi que les rôles et les responsabilités des parties en cause lorsqu'un grief est présenté.

  

Directives pourl'utilisation des descriptions de travail génériques

Donner aux gestionnaires l'information, l'orientation et les conseils nécessaires pour l'utilisation des descriptions de travail génériques.

  

Procédure d'utilisation du SAP

Guider les agents d'administration de la direction générale lorsqu'ils saisissent des données sur la classification dans le SAP.

  

Un exemplaire de la Politique en matière de restructuration organisationnelle et de demandes de classification et de la procédure connexe est joint à l'annexe A. La Politique sur la nomenclature de la haute direction de l'ACDI est jointe à l'annexe B. 

Une mise à jour périodique des décisions en matière de classification est transmise au Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) du gouvernement fédéral et les reclassifications sont publiées en conformité avec les exigences des organismes centraux.

Résultats

La gestion des fonctions d'organisation et de classification a été considérablement améliorée :

  • L'ACDI est conforme en tout point aux politiques et aux pratiques des organismes centraux en matière d'organisation et de classification.
  • La haute direction participe activement au processus décisionnel lié aux activités de conception organisationnelle et de classification au sein de l'Agence.
  • Les gestionnaires comprennent et assument leurs rôles et leurs responsabilités dans les domaines de l'organisation et de la classification.
  • Les projets de réorganisation sont maintenus séparés des activités quotidiennes. Cette démarcation permet une meilleure gestion d'ensemble, une meilleure surveillance et un meilleur suivi du chemin critique des projets tout en s'assurant que les demandes de classification individuelles ne s'enlisent pas.
  • La dépendance envers les consultants pour les activités courantes a été considérablement réduite. L'Agence se tourne vers l'extérieur pour obtenir des compétences particulières seulement lorsque la situation s'y prête et le cas échéant, elle recherche la meilleure qualité.

2.4 Initiatives de classification horizontales

En 2005-2006, l'Agence a amorcé trois importantes initiatives de classification horizontales (c.-à-d. à la grandeur de l'Agence) :

  • Initiative « Bureau d'information de l'avenir ». Cette initiative avait pour but de garantir une structure organisationnelle uniformisée entre les directions générales de l'Agence pour la prestation de services de gestion de l'information. L'initiative est au stade de la mise en oeuvre.
  • Descriptions de travail génériques pour les postes du groupe PG. Cette initiative avait pour but de normaliser les niveaux du groupe PG dans l'ensemble de l'Agence au moyen de descriptions de travail génériques. L'initiative est en cours.
  • Examen du groupe FI. À la suite des études sur la relativité des postes du groupe FI effectuées par l'AGRHFPC en 2004, l'Agence, à la demande de cet organisme, a entrepris de réécrire et de réévaluer l'ensemble des postes du groupe FI au sein de l'Agence. Le projet sera terminé d'ici juillet 2006.

3. Profil organisationnel de l'ACDI

À la suite des initiatives de réorganisation décrites antérieurement, l'organigramme actuel de l'ACDI se présente comme suit :

Organigramme organisationnel
organigramme organisationnelle de l'ACDI

Selon le SAP, le système d'information de l'Agence, l'ACDI comptait, au 28 février 2006, un total de 2 336 postes classifiés pour un total approximatif de 1 700 ETP. La Direction générale de l'Afrique, qui compte 385 postes au total, est la plus grande des quatre directions générales géographiques. Elle est suivie de la Direction générale de l'Asie (228 postes), de la Direction générale des Amériques (193 postes) et de la Direction générale de l'Europe, du Moyen-Orient et du Maghreb (152 postes). La Direction générale des politiques, qui compte 213 postes, est la plus importante direction générale ministérielle, suivie de la Direction générale du partenariat canadien (203 postes), de la Direction générale des programmes multilatéraux (119 postes) et du Corps canadien (38 postes). En ce qui a trait aux directions générales de services, la Direction générale des ressources humaines et des services corporatifs est la plus grande, avec un total de 339 postes, suivie de la Direction générale de la gestion de l'information et de la technologie (196 postes), de la Direction générale des communications (144 postes) et de la Direction générale de la gestion du rendement et des connaissances (41 postes). Les 85 postes qui restent sont répartis entre le bureau du président, de la première vice-présidente et du vice-président principal.

Sur un total de 2 336 postes classifiés à l'Agence, 823 postes sont jumelés à l'une des 23 descriptions de travail génériques de l'Agence. Les descriptions de travail génériques se trouvent dans les groupes professionnels AS, CS, PM et ST-SCY. Les postes au sein de l'Agence sont répartis comme suit :

Services des programmes et de l'administration

1563

Économique et services de sciences sociales

171

Vérification, commerce et achat

113

Groupe de la direction

108

Gestion des systèmes d'ordinateurs

105

Gestion financière

91

Gestion des ressources humaines

60

Sciences appliquées et examen des brevets

53

Architecture, génie et arpentage

25

Enseignement et bibliothéconomie

18

Services techniques

12

Stagiaires en gestion

11

Services de l'exploitation

4

Services de santé

2

Total

2 336

Parmi ces groupes professionnels, le groupe PM est le plus grand avec un total de 745 postes, suivi du groupe AS (430 postes), CR (220 postes), ES (156 postes), IS (114 postes), EX (108 postes) et CS (105 postes). Les autres groupes professionnels comptent moins de 100 postes dans chaque groupe.



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