Guide d’évaluation des petits organismes
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Sixième section : Utilisation des évaluations
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La présente section traite des éléments suivants :
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La réussite d'une évaluation se mesure par son utilisation. Les communications constituent un outil essentiel qui peuvent influencer directement la mise en application des résultats produits par les évaluations. L'utilisation des enseignements tirés et des constatations provenant des recommandations de l'évaluation augmente en présence d'une stratégie de communication efficace et systématique.
La présente section donne des précisions au sujet des stratégies de communication et d'utilisation des constatations provenant des évaluations. Par ailleurs, nous traiterons également des stratégies d'amélioration de l'utilisation des résultats.
6.1 Communication des constatations de l'évaluation
Une des premières mesures à prendre pour communiquer les constatations d'une évaluation est d'élaborer une stratégie de communications. Vous pourriez envisager les étapes suivantes au moment de l'élaborer.
- Quel est le but de la communication concernant l'évaluation?
- Quel est l'auditoire visé? Quels sont les principaux messages de l'évaluation? Qui doit savoir quoi?
- Quelle est la manière optimale de joindre l'auditoire visé?
- Quels sont ses besoins en information?
- Avec quel élément l'auditoire pourra-t-il s'identifier et que pourra-t-il comprendre?
- Comment partagerez-vous les résultats délicats ou négatifs?
- Présenter à la fois le positif et le négatif.
- Préconiser une approche de résolution de problèmes.
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Lignes directrices relatives à la communication efficace des résultats des évaluations 1. Communiquer les résultats aux principaux intervenants. Informer d'abord les principaux décideurs puis les autres intervenants. 2. Présenter les constatations en personne aux intervenants. 3. Fournir le rapport dans les deux langues officielles. 4. Présenter l'information et les résultats en fonction des besoins en information et de manière à faciliter la prise de décisions. 5. Faire participer les intervenants tout au long de l'évaluation – vous éviterez ainsi les surprises inutiles au moment de la communication de l'information. 6. Communiquer l'information délicate avec soin. |
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Comment communiquer les constatations? Songer à l'un ou à l'ensemble des points suivants :
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6.1.1 Communication avec les gestionnaires
Au moment de communiquer les résultats aux gestionnaires, il faut tenir compte de leurs besoins uniques en matière d'information et du processus décisionnel. Les communications peuvent porter sur les points suivants :
- le rendement global du programme;
- les raisons pour lesquelles le programme donne ou ne donne pas des résultats;
- le rendement de la direction;
- le degré de satisfaction des employés ou des clients et des intervenants;
- les cibles ratées ou les échecs au chapitre des réalisations et les raisons de ces constatations.
Les gestionnaires doivent avoir une bonne idée des points de vue et des opinions des différents groupes d'intervenants. Il importe donc de signaler les constatations en tenant compte des caractéristiques de ces différents groupes.
Il serait également souhaitable de recourir à un exposé pour communiquer les constatations préliminaires aux gestionnaires de programmes. L'exposé offre à l'évaluateur des renseignements supplémentaires qui lui permettent de mieux faire part des constatations. De plus, il aide à préparer la réponse de la direction à l'évaluation.
6.1.2 Communication avec les intervenants
Les groupes d'intervenants peuvent comprendre le grand public, les groupes d'intérêt, les partenaires, les tiers fournisseurs, d'autres ministères ou organismes fédéraux ainsi que des administrations provinciales ou municipales.
Les intervenants peuvent vouloir de l'information concernant l'incidence plus vaste du programme ou du projet (par exemple, sur la société) ou l'optimisation des ressources. Ils peuvent également vouloir comprendre le lien unissant le projet et les buts et activités globaux du gouvernement (par exemple, des dédoublements existent-ils?).
Les assemblées générales, les séminaires, les conférences, les sites Web et les rapports annuels sont autant de stratégies efficaces pour la diffusion à large échelle des résultats aux intervenants.
6.1.3 Communication avec les gestionnaires supérieurs [8]
En général, les gestionnaires supérieurs ont besoin d'information stratégique « de plus haut niveau ». Ils doivent comprendre comment les constatations sont liées aux objectifs stratégiques. Les éventuelles préoccupations concernant les lois, règlements et politiques doivent leur être rapidement communiquées. Il pourrait également convenir d'accorder plus d'importance aux constatations liées aux valeurs et à l'éthique lorsqu'ils communiquent avec les membres de la haute direction.
Il ne faut pas oublier que les évaluations sont soumises ordinairement à l'approbation du comité d'évaluation.
6.2 Utilisation des constatations des évaluations
Vous vous souvenez du cycle d'évaluation et de gestion de programme présenté à la deuxième section? Il faut intégrer un système efficace de rétroaction au cycle de gestion du programme ou du projet. Les constatations de l'évaluation devraient servir idéalement à la prise de décisions éclairées. Ce n'est toutefois pas ce qui se produit dans la réalité. Pourquoi en est-il ainsi?
Il arrive parfois que l'absence d'utilisation de cet élément soit le fait d'une piètre diffusion des constatations de l'évaluation. D'autres fois, le rapport d'évaluation peut ne pas convenir aux besoins en matière d'information et de prise de décisions du gestionnaire.
Les stratégies efficaces d'utilisation des rapports d'évaluation commencent dès la planification. Une bonne conception de l'évaluation doit correspondre aux besoins en information. Il sera plus facile de communiquer et d'utiliser les résultats dans l'organisme si les décideurs jugent que les questions de l'évaluation sont pertinentes.
Plan d'action de la gestion
Une réponse efficace de la direction au rapport d'évaluation constitue également une étape critique pour s'assurer que l'évaluation est utilisée judicieusement. Le plan d'action devrait traiter
convenablement des constatations et des recommandations du rapport. Il devrait indiquer les mesures requises, les échéanciers et les responsables des mesures. Le chef de l'évaluation peut jouer un
rôle en matière de surveillance et de mise en œuvre du plan d'action.
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Facteurs à prendre en considération |
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1. Les recommandations devraient être claires, explicites et réalisables. |
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2. Tenir compte du moment du dépôt du rapport. Le rapport d'évaluation devrait être terminé avant que d'importantes décisions ne soient prises ou que des activités de planification ne soient exécutées. |
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3. Lier les constatations aux activités de planification. Les évaluations pertinentes peuvent être examinées avant que ne soient planifiés les nouveaux projets ou activités. |
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4. La réponse ou le plan d'action de la direction traite convenablement des constatations et des recommandations. |
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5. Le plan d'action décrit les mesures qui seront prises, le moment où elles seront prises et les responsables qui les prendront. |
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6. Songer à déposer les plans d'action en même temps que les rapports d'évaluation ou peu de temps après. |
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7. Songer à afficher les rapports d'évaluation sur le site Web de l'organisme. |
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8. Ajouter les constatations aux rapports stratégiques (p. ex., les rapports annuels peuvent être une manière pratique de partager les résultats puisqu'ils contiennent de l'information importante se rapportant à des thèmes précis). |
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9. Les constatations et les recommandations peuvent être résumées sous des catégories ou thèmes utiles. |
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10. Prévoir des réunions ou des séminaires avec les divers intervenants pendant ou après les travaux d'évaluation pour en partager les résultats. |
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11. Préparer des rapports thématiques fondés sur les évaluations et les examens. |
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12. Les rapports du genre contiennent habituellement de l'information de haut niveau et, par conséquent, peuvent intéresser les décideurs. |
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13. Préparer et publier des résumés des principaux examens et évaluations en vue d'une diffusion plus vaste. |
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14. Avoir recours aux bases de données peut également faciliter l'échange d'information sur divers sujets. |
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15. Songer à établir des liens avec la formation. Élaborer des manuels de formation, des outils, des listes de contrôle des enseignements tirés ou des pratiques exemplaires et les faire circuler auprès des intéressés. |
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16. Repérer et diffuser les enseignements tirés des pratiques exemplaires et les appliquer aux activités permanentes de formation, de leadership et d'élaboration des politiques. |
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17. Regrouper les pratiques exemplaires sur un site Web ou les publier dans un document. |
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Liste de contrôle des stratégies pour assurerPrincipaux ouvrages de référence
Annie E. Casey Foundation, Baltimore, Maryland, Getting Smart, Getting Real: Using Research and Evaluation Information to Improve Projects and Policies , septembre 1995. http://www.aecf.org/publications/data/getsmartgetreal.pdf
National Institute of Justice, Washington, D.C., Using Evaluation Findings for Decision Making , 1989. http://www.bja.evaluationwebsite.org/guide/documents/chapter_5_nij_guide.htm
National Institute of Law Enforcement and Criminal Justice, Washington, D.C., Achieving Utilization of Evaluation Findings , 1975. http://www.bja.evaluationwebsite.org
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Politique d'évaluation et normes, 2001.
ONU-HABITAT, Guide de surveillance et d'évaluation , 2003.
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