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La coordination de la publicité gouvernementale est centralisée. Les institutions doivent coordonner leurs activités de publicité avec le BCP et TPSGC comme l’exige la Politique de communication du gouvernement du Canada (Exigence 23). La publicité est définie dans la Politique de communication du Conseil du Trésor.
La procédure énoncée ci-après vise à faire en sorte que les institutions du gouvernement du Canada gèrent leurs activités de publicité en respectant les principes de la transparence, de la responsabilisation et de l’optimisation des ressources.
En plus de suivre leurs propres procédures internes, notamment en matière d’approbations, les institutions doivent travailler étroitement avec le BCP et TPSGC lorsqu’elles élaborent et mettent en œuvre des initiatives en matière de publicité.
Les responsables de la Direction de la coordination de la publicité et des partenariats (DCPP) et de la Direction de l’approvisionnement en communications (DAC) de TPSGC conseillent les institutions en ce qui a trait aux transactions qui doivent intervenir à chaque étape du processus de gestion de la publicité. Les institutions obtiennent aussi des conseils des analystes des communications stratégiques du Secrétariat des communications et de la consultation du BCP.
L’élaboration et la réalisation d’une initiative en matière de publicité comportent six étapes. Ces étapes décrites ci-après – de la planification à l’évaluation de la campagne en passant par l’attribution de marchés de services de publicité – s’appliquent à la plupart des initiatives en matière de publicité. Dans certains cas, l’une ou l’autre des étapes peut être moins complexe, selon l’ampleur, la portée et la nature de l’initiative.
Les institutions doivent suivre les étapes suivantes au moment de la planification :
Nota : Les institutions qui choisissent de présenter conjointement une proposition doivent préciser quelle est l’institution responsable de la mise en oeuvre du projet. Cette institution devient responsable de la préparation de la proposition et de l’obtention des approbations nécessaires, de la mise en oeuvre du projet proprement dit et de la communication des résultats. De plus, elle est financièrement responsable du budget.
Les institutions qui ont obtenu l’approbation du Cabinet et celle du Conseil du Trésor peuvent mettre en oeuvre leurs projets de publicité.
Une fois les propositions de publicité approuvées, et avant de choisir ou de rencontrer un fournisseur de services de publicité, les institutions doivent communiquer avec la DCPP et la DAC pour enclencher le processus d’attribution de marchés de services de publicité et de mise en œuvre. Les renseignements relatifs aux marchés pour les initiatives de publicité approuvées sont affichés dans le GESPUB aux fins de la préparation de rapports et du suivi des projets à chaque étape du processus.
Dans le cadre de la procédure d’attribution de marchés, les institutions doivent :
Nota : Les institutions ont le choix de conclure séparément des marchés pour des activités connexes à la publicité, soit par la DAC ou en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués en matière de marchés.
Les institutions doivent élaborer la stratégie de publicité de concert avec les fournisseurs choisis et créer les matériels publicitaires pour diffusion dans les médias imprimés, radiodiffusés ou électroniques.
Les institutions doivent informer la DCPP et la DAC de toutes les modifications apportées à l’énoncé des travaux ou à la stratégie d’achat médias puisque ces modifications peuvent nécessiter une modification du contrat par la DAC et l’attribution par la DCPP d’un nouveau numéro PUB. (Voir ci-après, « Plan médias » pour de plus amples renseignements sur les numéros PUB.)
En outre, les institutions doivent faire rapport à la DCPP des marchés, de la valeur des modifications de coûts et des dépenses de production au moyen du GESPUB.
Les institutions peuvent aussi utiliser, dans le cadre de leurs initiatives de publicité, les services de Service Canada :
Lorsque vous aurez officiellement obtenu l’autorisation d’utiliser ces services dans le cadre d’un projet de publicité, veuillez consulter la Procédure d’inscription au service 1 800 O‑Canada, au Site du Canada, à l’affichage des consultations et à Publiservice pour la mise en oeuvre du projet.
Les institutions doivent effectuer des mises à l’essai de toutes les grandes campagnes de publicité – c’est‑à‑dire les campagnes qui comportent pour plus de 400 000 $ d’achat médias – afin de s’assurer qu’elles répondent aux objectifs fixés. Ces mises à l’essai, qui peuvent inclure des groupes témoins et d’autres recherches en marketing, se font dans le cadre d’un marché attribué par la DAC, de concert avec la Direction de la recherche sur l’opinion publique (DROP) de TPSGC.
L’institution doit consulter son analyste des communications stratégiques au BCP sur ses plans de mise à l’essai d’une campagne. Les résultats de la mise à l’essai doivent être transmis au BCP et à la DROP.
La DROP coordonne la recherche sur l’opinion publique pour le gouvernement du Canada y compris la recherche en matière de publicité et plus particulièrement les préenquêtes et les postenquêtes. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique.
Les institutions élaborent leurs plans d’achat médias avec leurs fournisseurs de services de publicité, les examinent et les approuvent à l’interne, les soumettent pour examen à leur analyste des communications stratégiques du BCP puis à la DCPP afin d’obtenir l’autorisation d’acheter de l’espace publicitaire. Les plans doivent être conformes à toutes les obligations de l’institution en matière de communication aux termes de la Loi sur les langues officielles.
Le gouvernement du Canada utilise une Agence de coordination pour l’achat d’espace publicitaire pour la publicité gouvernementale. La DAC sélectionne cette agence au nom de la Couronne et la DCPP gère cette relation à titre de responsable du programme.
Les institutions soumettent leurs plans d’achat médias à la DCPP qui attribue un numéro PUB qui autorise l’Agence de coordination à acheter de l’espace publicitaire.
Pour obtenir un numéro PUB, les institutions doivent fournir à la DCPP l’information suivante à l’aide de GESPUB :
Une fois attribué le numéro PUB, la DCPP fait parvenir les renseignements à la DAC. La DAC attribue alors l’autorisation de travail, qui comprend le plan médias, à l’Agence de coordination. Sur réception du numéro PUB et de l’autorisation de travail, l’Agence de coordination procède à l’achat médias.
Nota 1 : La DCPP peut refuser d’attribuer un numéro PUB et la DAC peut refuser d’attribuer une autorisation de travail à une institution qui n’aurait pas satisfait à toutes les exigences. L’Agence de coordination ne peut acheter d’espace médiatique pour le compte d’une institution si un numéro PUB et une autorisation de travail n’ont pas été attribués.
Nota 2 : Les avis publics comme ceux concernant les appels d’offres, les ventes, les audiences publiques, les offres d’emploi, ou les heures d’ouverture et les adresses, sont compris dans la définition de la publicité. Les marchés sur la planification, la création et la production de ces annonces doivent être émis par la DAC. Toutefois, les institutions ont le choix d’acheter directement auprès des médias de l’espace pour les avis publics.
Les institutions sont tenues de faire une postenquête de toutes les grandes initiatives publicitaires comportant des achats médias de plus de 1 000 000 $. Les campagnes d’ampleur comparable auxquelles participent plus d’une institution doivent aussi être évaluées même si le coût de l’achat médias de chaque institution participante est inférieur à 1 000 000 $.
La postenquête fait partie intégrante de l’initiative publicitaire et doit être incluse dans la planification afin que le budget du projet soit suffisant pour couvrir le coût de l’évaluation et afin que des indicateurs soient en place pour mesurer le succès de la campagne.
Les institutions, de concert avec la DAC et la DROP doivent réaliser la postenquête afin d’évaluer l’incidence et la valeur de leurs campagnes de publicité. La DAC gère le processus de passation de marchés et attribue le contrat d’évaluation en fonction de l’énoncé des travaux fourni par l’institution. Pour de plus amples renseignements sur le rôle de la DROP, veuillez vous reporter à la Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion publique.
Un outil normalisé est utilisé pour évaluer les grandes campagnes de publicité, à savoir l’Outil d’évaluation de campagnes publicitaires. Il s’agit d’une série de questions normalisées qui doivent être posées au début de toute postenquête. Cet outil permet aux institutions de mesurer l’efficacité de leurs campagnes de publicité et de leurs stratégies de communication avec les Canadiens au sujet des priorités, de l’information et des services gouvernementaux. Les données recueillies dans le cadre de cette postenquête servent à améliorer la conception de futurs plans et campagnes publicitaires.
Pour de plus amples renseignements sur l’Outil d’évaluation de campagnes publicitaires, veuillez visiter le site : http://publiservice.pco-bcp.gc.ca/comcon/default.asp
?Language=F&page=com&doc=ad_outil_instr-fra.htm.
Il incombe aux institutions d’assurer la qualité de leurs évaluations et de transmettre les résultats aux autres institutions du gouvernement. Les rapports sur les résultats de l’évaluation doivent être transmis à la DROP dès qu’ils sont prêts et partagés aussi à l’analyste des communications stratégiques du BCP qui pourra recommander qu’une présentation soit faite au CPG.
Nota : À l’instar de tout projet de recherche sur l’opinion publique, il incombe aux institutions de déposer les rapports finals sur les préenquêtes et les évaluations auprès de la Bibliothèque du Parlement et de Bibliothèque et Archives Canada dans les six mois suivant la fin des enquêtes sur le terrain.
Les institutions peuvent décider qu’une campagne de publicité est nécessaire pour diffuser de l’information aux Canadiens en situation d’urgence ou de crise. Les campagnes publicitaires dans un tel contexte nécessitent une excellente coordination puisque d’autres institutions aux niveaux fédéral, provincial et local peuvent y participer.
Pour présenter des projets de publicité en situation de crise ou d’urgence, quel que soit le moment où une telle situation se produit, une institution doit communiquer avec l’analyste des communications stratégiques du BCP qui lui est affecté.
Les institutions responsables d’une campagne de publicité ou de la publication d’avis publics payés en situation d’urgence ou de crise doivent consulter le BCP et TPSGC (la DCPP et la DAC) dans le but de faciliter le processus, tout en se conformant aux processus et aux pouvoirs d’approbation.
Les institutions doivent conserver, de façon ordonnée, toute la documentation sur les activités d’un projet publicitaire. La tenue de dossiers exhaustifs et chronologiques, de l’étape de la planification à celle de la postenquête, permet aux successeurs (personnel, gestionnaires et vérificateurs) de reconstituer l’historique d’une campagne publicitaire et de tout connaître sur les décisions qui ont été prises ainsi que les changements effectués et à quelle date, et qui les a apportés et les raisons qui les ont motivés.
TPSGC a mis au point un outil de référence appelé la Norme de documentation de la publicité pour permettre aux institutions de documenter les dossiers de projets pour chaque étape d’une campagne publicitaire. Il importe de consulter cette norme pour prendre connaissance des dossiers dont il faut tenir compte pour faire en sorte qu’une initiative de publicité est documentée à fond. Celle-ci est disponible à l’adresse suivante : http://publiservice.gc.ca/services/adv-pub/.
Il incombe également aux institutions de s’assurer que les renseignements réunis dans le GESPUB sont exhaustifs et comprennent les estimations, les contrats et les renseignements sur les dépenses. Les dossiers électroniques peuvent être joints au GESPUB pour simplifier la gestion des dossiers archivés.
Pour de plus amples renseignements au sujet de la procédure en matière de publicité gouvernementale, veuillez communiquer avec :
Jean-Marie Philippe Téléphone : 613-943-2540 |
Richard Robesco Téléphone : 613-998-7619 |
Ginette Martel Téléphone : 613-957‑5262 |
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La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent transmettre le répertoire des documents publiés à la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada et acheminer des exemplaires de leurs documents publiés au Programme des services de dépôt (PSD) – voir Exigences 27b) et 27c).
Le PSD et la base de données centrale des publications du gouvernement du Canada sont tous deux administrés par TPSGC. Par l’entremise du PSD, TPSGC gère le réseau des bibliothèques du Programme des services de dépôt.
Toutes les publications, indépendamment de leur support, y compris les cartes, doivent être versées à la base de données centrale et des exemplaires doivent être transmis au PSD.
Les éditeurs du gouvernement et les auteurs employés par les institutions qui sont tenues de déposer leurs publications dans le cadre du PSD doivent :
Le PSD :
Pour de plus amples renseignements au sujet du Programme des services de dépôt ou de la base de données centrale, veuillez communiquer, à TPSGC, avec :
Christine Leduc Téléphone : 613-996‑5959 |
Gay Lepkey Téléphone : 613-943‑1389 |
La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent, de temps à autre, publier des avis juridiques et réglementaires dans la Gazette du Canada, gérée par TPSGC. Cette exigence de la Loi sur les textes réglementaires et du Règlement sur les textes réglementaires figure aussi dans la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor.
TPSGC fournit aux institutions des services obligatoires pour la publication d’avis juridiques et réglementaires dans la Gazette du Canada.
La Gazette du Canada est le journal officiel du gouvernement du Canada. Elle transmet à la population des avis officiels en ce qui concerne les questions juridiques et réglementaires. La publication d’avis dans ce journal est prescrite par des lois ou des règlements, ou peut être ordonnée ou autorisée par le greffier du Conseil privé parce qu’elle sert l’intérêt public.
Pour publier des avis juridiques et réglementaires dans la Gazette du Canada, les institutions doivent suivre la procédure énoncée ci-après. Le non-respect de cette procédure pourrait retarder la publication d’un avis ou entraîner l’imposition de frais administratifs additionnels à l’institution qui publie l’avis.
Les avis des institutions paraissent dans la partie I de la Gazette du Canada.
Les institutions qui souhaitent faire publier un avis doivent envoyer le texte de l’avis dans les deux langues officielles accompagné du formulaire « Demande d’insertion dans la Gazette du Canada ». Une version électronique de ce formulaire est mise à la disposition des institutions sur le site Web de la Gazette du Canada à http://canadagazetteducanada.gc.ca.
Pour des raisons de sécurité, la Direction de la Gazette du Canada(DGC) ne peut accepter les avis et documents connexes envoyés par courriel. En outre, comme la DGC ne fournit pas d’épreuves à des fins d’approbation, elle informe les institutions lorsque des changements importants sont apportés à leur avis, avant de le publier.
La DGC reçoit les avis de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de l’Est), du lundi au vendredi.
La DGC accusera réception d’un avis et confirmera sa date de publication par téléphone.
La Gazette du Canada est produite et distribuée contre remboursement des frais. Le barème des frais d’inclusion des avis est révisé tous les ans. Pour l’obtenir, prière de communiquer avec la DGC.
Pour publier des avis juridiques ou réglementaires dans la Gazette du Canada, ou pour obtenir plus de renseignements à propos de cette procédure, prière de communiquer, à TPSGC, avec :
Luc Bourgault
Gestionnaire, Services de révision
Direction de la Gazette du Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Carré Constitution II, 5e étage
350, rue Albert
Ottawa, Ontario
K1A 0S5
Phone: 613-996-1239
Téléphone : 613-996‑1239
Télécopieur : 613-991‑3540
Courriels : Luc.Bourgault@tpsgc.gc.ca
ncr.gazette@tpsgc.gc.ca
Internet : http://canadagazetteducanada.gc.ca