Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente politique entre en vigueur le 1er  avril 2009 et la dernière modification était le 1 juin 2010.

1.2 La Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière remplace la Politique sur les responsabilités et l'organisation de la fonction de contrôleur, datée du 22 février 1996, et l'orientation sur l'Obligation de rendre compte en matière de gestion financière dans les ministères et organismes (mise à jour le 8 mars 1991).

1.3 Tout renvoi à agent principal des finances est remplacé par dirigeant principal des finances (DPF).

2. Application

2.1 La présente politique s'applique à tous les ministères et organismes visés par la définition de « ministère » à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Dans la présente politique, les expressions « à l'échelle pangouvernementale » et « dans l'ensemble de l'administration fédérale » désignent ces organismes.

2.2 La section 7.2 et les dispositions des sections 6.2 et 7.3 qui autorisent le contrôleur général à assurer la surveillance de la conformité à la Politique dans les ministères ou à demander à ceux ci de prendre des mesures correctrices ne s'appliquent pas au Bureau du vérificateur général, au Commissariat à la protection de la vie privée, au Commissariat à l'information, au Bureau du directeur général des élections, au Commissariat au lobbying, au Commissariat aux langues officielles et au Commissariat à l'intégrité du secteur public. L'administrateur général de chacun de ces organismes est l'unique responsable de la surveillance de la conformité à la Politique dans son organisme et de la réponse aux cas de non conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui concernent la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente politique établit les responsabilités relatives à la gouvernance et aux capacités en matière de gestion financière. Elle vise à assurer une solide gestion financière des ressources publiques, à renforcer les principes de probité et de prudence, et à favoriser la prise de décisions éclairées grâce au développement et au maintien des capacités et de la compétence des ressources humaines en matière de gestion financière. Ces responsabilités appuient les exigences légales prévues aux termes de différentes lois du Parlement, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques, et des responsabilités de l'administrateur des comptes énoncées au paragraphe 16.4 de cette loi.

3.2 À l'échelle du ministère, la politique donne aux administrateurs généraux un aperçu clair de ce qu'ils peuvent s'attendre de la part de leur dirigeant principal des finances (DPF) et des cadres supérieurs des ministères.

3.3 La présente politique doit être lue de concert avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, ou celui de votre organisme respectif ou les deux, du Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, de la Politique sur la vérification interne, ainsi qu'avec d'autres politiques de gestion financière. D'autres renseignements contextuels sont inclus dans le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor.

3.4 La présente politique est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4. Énoncé de la politique

Cette politique a pour objectif de renforcer la gestion financière dans le secteur public et son leadership, de manière à contribuer à la gérance des ressources publiques, à l'efficacité des processus décisionnels et à l'exécution des politiques et des programmes. Pour ce faire, il faut définir les rôles et responsabilités en matière de gouvernance de la gestion financière que les administrateurs généraux, le contrôleur général du Canada, les dirigeants principaux des finances (DPF) et les cadres supérieurs des ministères doivent assumer et rendre compte quant à la gérance, la gestion, et la surveillance des ressources publiques.

4.2.1 Prise de connaissance et meilleure compréhension par tous les intervenants de leurs rôles et responsabilités en matière de gestion financière et de gérance des ressources publiques.

4.2.2 Existence d'une gestion financière saine transparente, et efficace y compris :

  • La conformité aux politiques, directives et normes de gestion financière;
  • La mise en place d'un modèle de DPF dans tous les ministères;
  • L'examen des lignes directrices relatives aux compétences des DPF.

4.2.3 Des processus décisionnels bien informé, reddition de comptes claire sur les ressources publiques et l'exécution efficace des politiques et des programmes.

5. Exigences de la politique

5.1 Administrateur général - L'administrateur général est responsable :

5.1.1 Assumer le leadership en faisant preuve de responsabilité financière, de transparence, de responsabilisation, et de respect des normes d'éthique en ce qui concerne la gestion des finances et des ressources;

5.1.2 Gérer le ministère et les programmes ministériels en conformité avec la loi, les règlements, les politiques du Conseil du Trésor et les pouvoirs financiers;

5.1.3 Assumer les responsabilités globales de gérance afin d'assurer l'intégrité des compétences du ministère en matière de gestion financière ainsi que sa capacité de répondre aux besoins du ministère et à ceux du gouvernement;

5.1.4 S'assurer que le processus de planification stratégique tient dûment compte des risques financiers, de la viabilité financière, de la gouvernance, de l'affectation des ressources et du contrôle du rendement;

5.1.5 Établir une solide structure de gouvernance pour la gestion financière qui favorise une gérance prudente des ressources publiques dans le cadre de l'exécution du mandat de l'organisme en conformité avec la Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR) et le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG);

5.1.6 Approuver et signer toutes les déclarations et divulgations externes importantes en matière de gestion financière, y compris celles qui figurent dans les:

  • Mémoires au Cabinet;
  • Présentations au Conseil du Trésor.

5.1.7 Approuver et signer les États financiers ministériels, y compris la Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers.

5.1.8 Nommer par écrit le DPF de son ministère et s'assurer que :

  • Le contrôleur général ou son représentant est membre du comité de sélection;
  • Le contrôleur général est consulté relativement à l'intention de révoquer un DPF pour des motifs liés à son rendement professionnel;
  • Le contrôleur général est avisé de la nomination, du transfert ou du départ d'un DPF;
  • Le DPF relève directement de l'administrateur général; 
  • Le DPF dirige la fonction de gestion financière;
  • Les Lignes directrices sur les compétences des dirigeants principaux des finances sont la référence en matière de compétences des DPF.

5.1.9 Demander conseil par écrit au contrôleur général au moment de décider d'un plan d'action déconseillé par le DPF (voir 5.4.12) :

  • S'il existe des risques financiers indus ou liés aux contrôles pour le ministère; ou
  • Si le plan d'action ne respectera pas les exigences financières prévues dans une loi, un règlement ou une politique.

La question sera renvoyée au secrétaire du Conseil du Trésor si l'administrateur général et le contrôleur général ne peuvent s'entendre sur un plan d'action.

5.1.10 Consulter le contrôleur général relativement à la description de poste proposée du DPF.

5.1.11 En consultation avec le contrôleur général :

  • Établir clairement les responsabilités et les attentes en matière de rendement du DPF;
  • Veiller à ce que le DPF n'assume pas de responsabilités en matière de programmes;
  • Advenant que des rôles et responsabilités additionnels de nature autre que financière soient confiés au DPF, veiller à ce que ces rôles et responsabilités ne compromettent pas l'intégrité, l'indépendance et les responsabilités du DPF en matière de gestion financière ou sa capacité de s'acquitter de ses responsabilités en cette qualité;
  • Procéder à l'évaluation périodique du rendement du DPF.

5.2 Comité de vérification du ministère - Le président du comité de vérification du ministère est responsable de s'assurer que le comité :

5.2.1 Agit comme conseiller indépendant et objectif de l'administrateur général;

5.2.2 Fournit des conseils à l'administrateur général sur le caractère adéquat des systèmes de contrôle interne, de l'établissement des rapports financiers et des divulgations financières du ministère.

5.3 Contrôleur général - Le contrôleur général est responsable de :

5.3.1 Fournir à l'échelle pangouvernementale une orientation fonctionnelle et des assurances sur la gestion financière et la gérance des ressources publiques, telles qu'elles ont été attribuées par le Conseil du Trésor, en collaboration avec les autres organismes centraux et le receveur général du Canada;

5.3.2 Favoriser une gestion financière et un contrôle interne solides à l'échelle pangouvernementale, assurer la surveillance des systèmes d'information financière les rapports financiers trimestriels à l'échelle pangouvernementale, en collaboration avec le receveur général du Canada, une orientation à la préparation des états financiers et des comptes publics du ministère et pangouvernementaux;

5.3.3 Interpréter les politiques, directives et normes de gestion financière pour le gouvernement du Canada et fournir aux DPF une orientation fonctionnelle et un soutien continus en matière de gestion financière;

5.3.4 Surveiller et communiquer un cadre stratégique de gestion financière pour appuyer une gestion financière et une gérance efficaces pangouvernementales et ministérielles;

5.3.5 Prodiguer des conseils sur le cadre de gestion financière qui s'applique aux ministères et relativement à l'évaluation périodique du rendement des ministères en matière de gestion financière;

5.3.6 Fournir une orientation fonctionnelle pour l'établissement de normes de connaissances et de certification pour les DPF et pour la gestion financière dans l'ensemble des ministères;

5.3.7 Élaborer et mettre en ouvre, en collaboration avec l'École de la fonction publique du Canada, une stratégie pangouvernementale d'apprentissage de base en gestion financière pour l'ensemble des fonctionnaires qui travaillent dans le domaine de la gestion des ressources financières;

5.3.8 Exercer un leadership fonctionnel et soutenir l'élaboration d'une capacité durable auprès de la collectivité de la gestion financière dans l'ensemble de l'administration fédérale.

5.4 Dirigeant principal des finances - Le DPF est responsable de :

5.4.1 Appuyer l'administrateur général dans le cadre de la réalisation de son mandat, en exerçant les rôles clés suivants :

  • Conseiller stratégique objectif en matière de gestion des activités et des finances;
  • Gérant principal de lois, règlements, politiques, directives et normes pertinents liés à la gestion financière;
  • Cadre supérieur du ministère capable de formuler des recommandations indépendantes et objectives sur toutes les initiatives de financement et l'affectation des ressources qui nécessitent l'approbation de l'administrateur général;
  • Cadre principal ministériel responsable de tous les aspects de la gestion financière, du financement de programmes, des rapports financiers et divulgations, et traiter avec les organismes centraux et autres intervenants.

5.4.2 Appuyer l'administrateur général en ce qui a trait aux responsabilités globales de gérance et à l'intégrité du rendement, la culture et des compétences globales du ministère en matière de gestion financière;

5.4.3 Élaborer, communiquer et maintenir le cadre de gestion financière du ministère et assurer le leadership et la surveillance pour l'application et le contrôle adéquats de la gestion financière à l'échelle du ministère;

5.4.4 Veiller à ce que de solides procédures de vérification des comptes soient en place conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques;

5.4.5 Diriger la composante financière du processus de planification du ministère au nom de l'administrateur général, à moins que l'administrateur général ne désigne expressément un autre employé;

5.4.6 Évaluer en collaboration avec l'équipe de la haute direction les principaux risques opérationnels et répercussions des ressources financières des options et des solutions de rechange en matière de politiques et leur incidence sur la situation financière du ministère, à moins que l'administrateur général ne désigne expressément un autre employé;

5.4.7 Signer les déclarations et divulgations en matière de gestion financière qui peuvent inclure les États financiers ministériels, y compris la Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financier.

5.4.8 Donner à l'administrateur général l'assurance raisonnable que les mesures appropriés sont prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace et que les processus sont en place pour assurer l'efficacité de la gestion financière du ministère;

5.4.9 Établir et communiquer des responsabilités claires pour les titulaires de postes ayant des pouvoirs délégués en matière de finances, et surveiller le respect de ces responsabilités;

5.4.10 Assurer une fonction de remise en question sur les éléments de gestion financière et d'utilisation des ressources publiques au sein du ministère;

5.4.11 Approuver tous les rapports financiers et les rapports connexes, les présentations et les divulgations du ministère qui nécessitent l'approbation de l'administrateur général;

5.4.12 Conseiller l'administrateur général, dans l'éventualité où un plan d'action proposé est susceptible d'engendrer des risques financiers indus ou liés aux contrôles pour le ministère, ou contrevient aux exigences financières prévues dans une loi, un règlement ou une politique :

  • Dans l'éventualité où l'administrateur général n'accepte pas la recommandation du DPF, ce dernier doit demander l'avis du contrôleur général du Canada sur une marche à suivre appropriée;
  • Dans l'éventualité où l'administrateur général n'accepte pas la recommandation découlant de la consultation entre le DPF et le contrôleur général, le DPF doit demander à l'administrateur général d'obtenir l'avis du contrôleur général, conformément à la section 5.1.9 de la présente politique.

5.4.13 Donner une orientation et des directives et prodiguer des conseils fonctionnels aux gestionnaires au sein du ministère sur les questions de gestion financière;

5.4.14 Maintenir des services de gestion financière qui répondent aux besoins du ministère et des gestionnaires à tous les niveaux et maintenir les normes de service en matière de gestion financière;

5.4.15 Assumer un leadership et donner une orientation fonctionnelle à la collectivité de la gestion financière du ministère;

5.4.16 Demander des précisions, au besoin et à des fins de responsabilisation, sur la portée d'une entité ou des entités de gestion et de comptabilité dans son domaine de compétence;

5.4.17 Agir comme personne-ressource principale avec le Bureau du contrôleur général du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor concernant toutes les questions de gestion des ressources financières du ministère, y compris celles liées à la préparation, à l'établissement de rapports et à la divulgation de l'information financière.

5.5 Cadres supérieurs des ministères - Aux fins de la présente politique, les cadres supérieurs des ministères se définissent comme des cadres qui relèvent directement de l'administrateur général. Les cadres supérieurs des ministères sont responsable de :

5.5.1 Assumer leurs pouvoirs et responsabilités et rendre des comptes en matière de gestion financière et gérer avec prudence les ressources financières leur ayant été confiées, se conformer aux lois, règlements et politiques, ainsi qu'aux directives et normes du Conseil du Trésor;

5.5.2 S'assurer que les pouvoirs délégués en matière de finances et les pouvoirs autres sont respectés au sein de son organisme;

5.5.3 S'assurer que les membres de leur personnel comprennent le cadre de gestion financière du ministère qui s'applique à eux, exercent leurs pouvoirs et responsabilités en matière de gestion financière, sont bien formés en matière de gestion financière efficace et prennent des mesures appropriées pour remédier à des mauvais résultats de rendement;

5.5.4 Solliciter l'avis et le soutien du DPF relativement à l'élaboration et au maintien d'un cadre efficace de gestion financière de risque et de contrôle pour leurs programmes, ainsi qu'à l'intégration de l'information financière et non financière connexe;

5.5.5 Solliciter l'avis et le soutien du DPF relativement à l'exercice des fonctions de son poste en matière de gestion financière, de contrôle ainsi que de rapports financiers et de divulgation.

6. Surveillance et rapports

6.1 Administrateurs généraux - Les administrateurs généraux sont responsable de :

6.1.1 Surveiller la conformité à la présente politique et à ses directives et normes connexes en effectuant périodiquement des vérifications et autres évaluations afin d'assurer l'efficacité de leur mise en ouvre. Ils doivent prendre des mesures correctives, au besoin.

6.1.2 Fournir des rapports ou de l'information, à la demande du contrôleur général ou du Secrétariat du Conseil du Trésor.

6.2 Contrôleur général - Le contrôleur général est responsable de :

6.2.1 Surveiller la conformité à la présente politique de diverses manières, grâce notamment aux évaluations aux termes du Cadre de responsabilisation de gestion, aux examens des présentations au Conseil du Trésor, aux résultats des vérifications et des évaluations et aux rappports et études spéciales effectués par le Parlement ou ses mandataires;

6.2.2 Surveiller à l'échelle pangouvernementale la conformité aux politiques du Conseil du Trésor afin d'assurer une gestion financière efficace;

6.2.3 Recommander la prise de mesures correctives lorsqu'un ministère ne se conforme pas aux exigences de la présente politique;

6.2.4 Évaluer les compétences et les capacités relatives à l'ensemble des aspects de la gestion financière que possèdent les gestionnaires financiers dans l'ensemble de l'administration fédérale;

6.2.5 Présenter au Conseil du Trésor un rapport périodique sur l'état de la gestion financière dans l'ensemble de l'administration fédérale;

6.2.6 Établir un cadre pour l'examen de la présente politique et de ses directives et veiller à ce qu'un examen soit effectué au cours des cinq années suivant l'entrée en vigueur de la politique.

7. Conséquences

7.1 Il incombe à l'administrateur général d'enquêter et d'agir lorsque surviennent d'importants problèmes liés à la conformité à cette politique. Il doit également prendre les mesures correctives qui s'imposent de manière à régler les problèmes au sein de son ministère.

7.2 Si le contrôleur général conclut qu'un ministère ne s'est peut-être pas conformé à une exigence de la présente politique ou de ses directives et normes connexes, il peut demander à l'administrateur général :

7.2.1 D'effectuer une vérification ou une évaluation afin de déterminer si les exigences de la présente politique ou des directives/normes connexes ont été respectées. Le ministère visé assumera les frais de cette vérification ou évaluation;

7.2.2 De prendre les mesures correctives qui s'impose et de faire rapport sur les résultats obtenus.

7.3 En cas de défaut de se conformer à la présente politique et de ses directives et normes connexes ou de prendre les mesures correctives demandées par le contrôleur général, une recommandation peut être fait au Conseil du Trésor :

7.3.1 De limiter les pouvoirs de dépenser du ministère;

7.3.2 D'imposer toutes mesures jugées appropriées dans les circonstances;

7.3.3 D'imposer toutes mesures permises par la LGFP.

9. Demande de renseignements

Veuillez adresser toute question relative à la présente politique à l'administration centrale de votre ministère. Pour obtenir une interprétation de la présente politique, l'administration centrale de votre ministère doit communiquer avec :

Contrôleur général adjoint
Secteur de l'analyse et de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa ON  K1A 0R5

Téléphone : 613-957-7233

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