Archivée - Directive sur les comités ministériels de vérification

Cette page a été archivée dans le Web

L’information dont il est indiqué qu’elle est archivée est fournie à des fins de référence, de recherche ou de tenue de documents. Elle n’est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada et elle n’a pas été modifiée ou mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir cette information dans un autre format, veuillez communiquer avec nous.

Renseignements supplémentaires

Site web : 

Archives

Cette directive est remplacée par : 

Cette directive remplace : 

Voir tous les instruments inactifs

Version imprimable XML

1. But

1.1 Le présent document fournit une orientation aux administrateurs généraux concernant les responsabilités, la composition et le fonctionnement des comités ministériels de vérification.

2. Contexte

2.1 Le comité ministériel de vérification est une composante essentielle de la gouvernance ainsi que du régime de vérification établi par la Politique sur la vérification interne. Cette politique attribue à l'administrateur général de chaque ministère, à l'exception des petits ministères et organismes (PMO), la responsabilité de constituer un comité ministériel de vérification indépendant qui comprend des membres expérimentés et compétents provenant de l'extérieur. Les administrateurs généraux des PMO peuvent également décider de mettre sur pied un comité ministériel de vérification si leur ministère effectue régulièrement des vérifications internes.

2.2 La présente directive s'applique aux mandataires du Parlement (qui sont énumérés à l'article 2.3 de la politique) et à la Commission de la fonction publique uniquement selon les modalités précisées dans la partie 2 de la politique.

2.3 La présente directive est émise conformément aux alinéas 7(1)a) et e.2) ainsi qu'à l'article 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Date d'entrée en vigueur

3.1 La présente directive entre en vigueur le 1er juillet 2009 et remplace la version précédente datée du 1er avril 2006.

4. Exigences

4.1 Rôle des comités ministériels de vérification

4.1.1 Le comité ministériel de vérification est un comité consultatif de l'administrateur général. Il donne objectivement des conseils et des recommandations à l'administrateur général sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l'assurance fournie à l'égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification) du ministère. Afin d'assurer ce soutien à l'administrateur général, le comité de vérification doit exercer d'une manière intégrée, axée sur le risque et méthodique une surveillance des principaux secteurs de gestion, de contrôle et de reddition de comptes, y compris l'établissement de rapports, au sein du ministère.

4.1.2 En sa qualité de ressource stratégique de l'administrateur général, le comité de vérification donne également des conseils et des recommandations à la demande de l'administrateur général sur des priorités nouvelles, des préoccupations, des risques, des possibilités ou des rapports de reddition de comptes en particulier.

4.2 Responsabilités des comités ministériels de vérification

4.2.1 Les principaux secteurs de responsabilité sur lesquels doit normalement se pencher le comité ministériel de vérification sont énoncés ci-après. Toutefois, l'administrateur général établira les priorités et les points d'intérêt particuliers du comité, en consultation avec ce dernier et en tenant compte du mandat, des objectifs et des priorités du ministère ainsi que des risques connexes qui touchent le ministère et le gouvernement. L'administrateur général doit donc veiller à ce que chacun des grands secteurs suivants soit examiné en tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié :

  • valeurs et éthique : les mesures établies par la direction pour se conformer aux valeurs de la fonction publique et les promouvoir et assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des  normes d'éthique;
  • gestion des risques : le profil de risque du ministère et les mesures établies pour gérer ces risques;
  • cadre de contrôle de gestion : les mesures de contrôle interne du ministère, y compris les vérifications qui peuvent émaner des gestionnaires (p. ex., les vérifications des bénéficiaires des paiements de transfert).

4.2.2 Fonction de vérification interne

Le comité de vérification doit :

  • recommander, et revoir périodiquement, une charte ou une politique de vérification interne du ministère, aux fins d'approbation par l'administrateur général;
  • examiner les ressources affectées à la fonction de vérification interne pour déterminer si elles sont adéquates;
  • examiner et recommander aux fins d'approbation l'appréciation annuelle des risques et le plan de vérification interne pluriannuel préparés par le dirigeant principal de la vérification;
  • surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne;
  • donner des conseils à l'administrateur général au sujet du recrutement et de la nomination du dirigeant principal de la vérification, ainsi que de son évaluation de rendement;
  • obtenir et recommander aux fins d'approbation les rapports de vérification interne et les plans d'action correspondants de la direction qui visent à donner suite aux recommandations;
  • obtenir et examiner les rapports périodiques présentant les progrès réalisés par rapport au plan de vérification interne, y compris un rapport annuel de la situation produit par le dirigeant principal de la vérification;
  • obtenir et examiner les rapports périodiques faisant le point sur les mesures prises par la direction pour donner suite aux recommandations formulées lors des vérifications internes antérieures;
  • obtenir et recommander aux fins d'approbation un rapport annuel global d'assurance mis au point par le dirigeant principal de la vérification;
  • être informé des missions ou des travaux de vérification qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport au comité, ainsi que de toutes les questions importantes qui découlent de ces travaux.

4.2.3 Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Le comité de vérification doit:

  • conseiller l'administrateur général au sujet du caractère adéquat des mesures qui visent à appuyer le Bureau du vérificateur général (BVG), les autres mandataires du Parlement et les organismes centraux dans l'exécution de leurs travaux de vérification concernant le ministère;
  • être informé de tous les travaux de vérification qui concernent le ministère qui doivent être exécutés par le BVG, les autres mandataires du Parlement ou les organismes centraux;
  • examiner les ébauches des rapports de vérification du BVG, des autres mandataires du Parlement et des organismes centraux, que peut soumettre l'administrateur général, et, comme peut le demander l'administrateur général, recommander aux fins d'approbation les réponses et les plans d'action correspondants du ministère;
  • rencontrer périodiquement les représentants du BVG et recueillir leurs commentaires et leurs avis au sujet des questions touchant les risques, les contrôles et la gouvernance du ministère;
  • être informé des questions et des priorités qui se rapportent à la vérification et qui ont été soulevées par les organismes centraux et, comme peut le demander l'administrateur général, recommander les mesures qui devraient être prises;
  • être informé des répercussions des initiatives lancées à l'échelle du gouvernement dans le but d'améliorer les pratiques de gestion, et conseiller l'administrateur général à ce sujet.

4.2.4 Suivi des plans d'action de la direction

4.2.4.1 Le comité de vérification est chargé de conseiller l'administrateur général au sujet de l'efficacité des mesures établies pour surveiller la mise en œuvre et assurer le suivi des plans d'action de la direction qui répondent aux recommandations des services de vérification interne, du BVG, d'autres vérificateurs ou d'autres organismes centraux.

4.2.4.2 Le dirigeant principal de la vérification est chargé de faire rapport périodiquement au comité de vérification dans le but d'indiquer si les plans d'action de la direction ont été mis en œuvre et, selon ses travaux de suivi axés sur le risque, s'il y a lieu de s'interroger sur l'efficacité des mesures prises. Les rapports du dirigeant principal de la vérification cerneront les secteurs où la direction a, selon les conclusions tirées, accepté un niveau de risque inacceptable pour le ministère ou le gouvernement.

4.2.5 États financiers et rapports des comptes publics

4.2.5.1 Le comité de vérification, de concert avec la direction, doit examiner les états financiers du ministère ainsi que tous les principaux jugements et toutes les principales estimations comptables qu'ils renferment et donner des conseils à l'administrateur général au sujet de toute question apparente d'importance qui peut nuire à la présentation fidèle des états.

4.2.5.2 Si les états financiers du ministère font l'objet d'une vérification, le comité de vérification doit examiner :

  • les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction et discuter de toute correction importante qui doit être apportée aux états financiers par suite de la vérification et de toute difficulté ou de tout différend avec la direction qui s'est produit au cours de la vérification;
  • les lettres de recommandations qui découlent de la vérification externe des états financiers du ministère ou des comptes publics;
  • les constatations et les recommandations du vérificateur au sujet des contrôles internes en place pour établir des états financiers;
  • le cas échéant, le rendement du vérificateur externe.

4.2.6 Rapports sur les risques et la reddition de comptes

Le comité de vérification est chargé d'examiner le profil de risque du ministère et de donner tout conseil pertinent à ce sujet à l'administrateur général.

Le comité de vérification est également chargé d'obtenir des copies du Rapport sur les plans et les priorités, du Rapport ministériel sur le rendement et de tout autre rapport important de reddition de comptes du ministère. Ces documents serviront de fondement aux travaux du comité et aux conseils à donner à l'administrateur général. Au fil du temps, et avec l'expérience favorable acquise à examiner ces documents, le comité de vérification sera en mesure de cerner les inexactitudes ou les omissions importantes dans ceux-ci et de donner des conseils à ce sujet.

Le comité de vérification peut aussi obtenir, à titre d'information, des copies des plans et des rapports produits par les services d'évaluation du ministère. Il peut inviter le dirigeant de l'évaluation à donner des séances d'information sur ces documents.

4.3 Composition du comité ministériel de vérification

4.3.1 Il incombe à l'administrateur général de constituer un comité ministériel de vérification indépendant dont la majorité des membres sont recrutés à l'extérieur de l'administration publique fédérale. Ces membres doivent être choisis conjointement par l'administrateur général et le contrôleur général et être soumis à l'approbation du Conseil du Trésor.

4.3.2 D'ici au 30 septembre 2009, tous les comités de vérification doivent comporter une majorité de membres qui ne font pas partie actuellement de l'administration publique fédérale. Les membres en provenance de l'administration publique fédérale doivent se limiter aux administrateurs généraux et aux sous-ministres délégués, et peuvent faire partie ou non du ministère.

4.3.3 Le contrôleur général est chargé d'établir des profils de compétences pour les membres des comités de vérification qui proviennent de l'extérieur ainsi que des normes au sujet de leurs mandats et de la durée de ces mandats.

4.3.4 Les membres du comité de vérification sont choisis de manière à ce que leurs compétences, leurs connaissances et leurs expériences prises collectivement permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions de façon adéquate et efficiente. Les membres du comité de vérification ne doivent être l'objet d'aucun conflit d'intérêts réel ou perçu.

4.3.5 Le comité de vérification doit compter de trois à cinq membres. Les membres de l'extérieur sont nommés par l'administrateur général pour un mandat de quatre ans.

4.3.6 Un membre ne doit pas siéger au comité pendant plus de deux mandats. Pour bien assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés, et la durée des nominations initiales peut être inférieure à quatre ans.

4.3.7 Tous les membres de l'extérieur du comité de vérification ont une connaissance raisonnable des rapports financiers du secteur privé ou public, ou font le nécessaire pour se familiariser avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre de l'extérieur est un expert financier qui possède :

  • une compréhension des principes comptables généralement reconnus et des états financiers;
  • l'expérience de la préparation, de la vérification, de l'analyse ou de l'évaluation d'états financiers présentant des questions comptables d'une ampleur et d'une complexité  généralement comparables à ce que l'on pourrait raisonnablement s'attendre à trouver dans les états financiers du ministère, ou l'expérience de la surveillance active d'une ou de plusieurs personnes qui participent à de telles activités;
  • une compréhension des contrôles internes et des procédures servant à établir des rapports financiers;
  • une compréhension des fonctions du comité de vérification.

4.3.8 L'administrateur général ou un membre de l'extérieur préside le comité de vérification. Si la présidence est confiée à l'administrateur général, la vice-présidence revient à un membre de l'extérieur. Quand le comité aura pris de l'expérience, le modèle privilégié sera de confier la présidence à un membre de l'extérieur.

4.3.9 Le quorum du comité est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3.10 On s'attend à ce que le dirigeant des finances et le dirigeant principal de la vérification assistent à toutes les réunions du comité de vérification. Le président peut demander à d'autres représentants ministériels d'être présents.

4.3.11 Un représentant principal du BVG doit être invité, au besoin, à assister aux réunions du comité de vérification pour discuter des plans, des constatations et des préoccupations du BVG.

4.3.12 Le président peut, au besoin, demander à des fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor d'assister aux réunions du comité de vérification.

4.3.13 Les membres de l'extérieur du comité de vérification doivent recevoir une orientation et une formation officielles au sujet des responsabilités et des objectifs du comité ainsi que des activités du ministère.

4.4 Fonctionnement du comité ministériel de vérification

4.4.1 Le rôle, les responsabilités et les activités du comité de vérification sont consignés dans un énoncé de mandat ou une charte du comité de vérification, que l'administrateur général approuve. Ce document doit être revu périodiquement par le comité de vérification et recevoir à nouveau l'approbation de l'administrateur général.

4.4.2 Le président du comité de vérification établit un plan en vue de garantir que les responsabilités annuelles et courantes du comité seront prévues et exercées intégralement. Ce plan est présenté au comité pour qu'il soit approuvé et recommandé à l'administrateur général.

4.4.3 Le comité de vérification doit se réunir au moins quatre fois par année. Il est souhaitable que le comité de vérification établisse son calendrier de réunions au moins six mois à l'avance afin que la direction et les vérificateurs du ministère puissent mettre au point l'information et les rapports dont le comité a besoin pour appuyer ses travaux. La révision du calendrier des réunions devrait constituer une mesure exceptionnelle. Les ordres du jour des réunions du comité sont parachevés en consultation avec l'administrateur général.

4.4.4  À chacune de ses réunions, le comité de vérification tient normalement une rencontre à huis clos et individuelle avec le dirigeant des finances, le dirigeant principal de la vérification du ministère, le représentant du Bureau du vérificateur général, lorsqu'il est présent, ainsi qu'avec tout autre représentant que le comité peut vouloir rencontrer. L'administrateur général peut décider en tout temps de se réunir avec les membres du comité pour connaître les résultats de leurs travaux et demander tout conseil dont il aurait besoin.

4.4.5 Le comité de vérification doit préparer à l'intention de l'administrateur général un rapport annuel qui :

  • résume les activités du comité et les résultats de ses examens;
  • présente l'évaluation qu'a faite le comité du système de contrôle interne du ministère;
  • expose toutes les grandes préoccupations du comité à l'égard du cadre et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère;
  • présente l'évaluation qu'a faite le comité de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
  • présente, au besoin, des recommandations pour améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations pour améliorer la fonction de vérification.

4.4.6 L'administrateur général doit être pleinement informé du contenu du rapport annuel du comité de vérification avant qu'il ne soit mis au point définitivement.

5. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toutes questions au sujet de la présente directive au :

Bureau du contrôleur général adjoint, Vérification interne
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)  K1A 0R5

Courriel : ias-svi@tbs-sct.gc.ca
Télécopieur : 613-952-3698