Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Modification : 2023-06-28

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1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1La présente directive prend effet le 28 juin 2023.

2. Pouvoirs

3. Objectifs et résultats escomptés

  • 3.1En plus des objectifs indiqués à l’article 3 de la Politique sur l’accès à l’information, l’objectif de la présente directive est d’établir des pratiques et des procédures cohérentes pour la mise en œuvre des exigences de publication proactive qui s’appliquent aux ministres (articles 74 à 78) et aux institutions fédérales (articles 82 à 88) en vertu de la partie 2 de la Loi.
  • 3.2Les résultats escomptés de la présente directive sont que les institutions fédérales fournissent systématiquement à la population canadienne des renseignements gouvernementaux qui sont complètes, précise et opportuns sous la forme de publications proactives accessibles à partir d’un lieu central.

4. Exigences

  • 4.1Les responsables des institutions fédérales ou leurs représentants désignés assument les responsabilités suivantes :

    Prise de décisions

    • 4.1.1Veillez à ce que toute prise de décisions relative à la partie 2 de la Loi est effectuée d’une manière juste, raisonnable et impartiale, et ce en tenant compte des éléments suivants :
      • 4.1.1.1L’objet de la Loi, qui vise à accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions;
      • 4.1.1.2Le principe fondamental de la Loi selon lequel il faut donner au public un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve d’exceptions précises et limitées;
      • 4.1.1.3Les articles 80 et 90 de la Loi, concernant les renseignements dont la publication n’est pas requise ou n’est pas autorisée.

    Procédures et systèmes

    • 4.1.2Veiller à ce que les procédures et les systèmes mis en place au sein de leurs institutions aux fins du respect des exigences de publication proactive par les ministres et les institutions fédérales soient conformes aux exigences de la présente directive. L’annexe B : Tableau des exigences de publication proactive contient les exigences et les délais de publication proactive applicables aux ministres et aux institutions fédérales.

    Rôles et responsabilités

    • 4.1.3Veiller à ce que les procédures et les systèmes visant le respect des exigences de publication proactive énoncent clairement les postes ayant des obligations en matière de publication proactive, ainsi que les rôles et les responsabilités liés à chacun d’eux.
    • 4.1.4Veiller à ce que les dirigeants ou les employés qui occupent des postes comportant des obligations de publication proactive soient conscients de leurs rôles et des responsabilités qui leur incombent en vertu de la partie 2 de la Loi.

    Langues officielles et exigences en matière d’accessibilité

    • 4.1.5Veiller à ce que les publications proactives respectent, le cas échéant, les exigences de la Loi sur les langues officielles et de la Loi canadienne sur l’accessibilité ainsi que des politiques, des directives et des lignes directrices applicables du Conseil du Trésor qui sont énumérées aux paragraphes 7.2 et 7.3.

    Harmonisation avec les exigences des politiques du Conseil du Trésor

    • 4.1.6Rendre les publications proactives conformes aux autres instruments de politique du Conseil du Trésor applicables à la publication de l’information, conformément aux politiques, aux directives et aux lignes directrices qui sont énumérées aux paragraphes 7.2 et 7.3.

    Utilisation des plateformes prescrites

    • 4.1.7Publier des publications proactives en utilisant les plateformes prescrites désignés, énumérées à l’annexe C : Plateformes obligatoires pour la publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information, lorsque des plateformes ont été prescrites.

    Système de suivi

    • 4.1.8Établir et maintenir un ou plusieurs systèmes de gestion interne permettant le suivi du traitement, de l’approbation et de la publication des publications proactives.

    Conservation et élimination

    • 4.1.9Intégrer les documents sous-jacents qui appuient les publications proactives dans les calendriers de conservation et d’élimination des institutions en tenant compte du délai de conservation des publications et des facteurs énoncés à l’annexe D : Conservation et élimination.

    Surveillance et établissement de rapports

  • 4.2Les employés des institutions fédérales ont les responsabilités suivantes :
    • 4.2.1Fournir aux responsables des institutions fédérales, ou à leurs représentants, les renseignements devant être publiés de manière proactive dans un format accessible.
    • 4.2.2Fournir aux responsables des institutions fédérales, ou à leurs représentants, des recommandations et des renseignements contextuels sur les renseignements dont la publication n’est pas obligatoire ou n’est pas autorisée en vertu des articles 80 et 90 de la Loi, conformément aux exceptions ou aux exclusions prévues dans la partie 1 de la Loi, le cas échéant, en tenant compte de l’objet de la Loi.
    • 4.2.3Contribuer à l’élaboration de métadonnées facilitant la découverte de ressources d’information accessibles au public sur le Web, conformément à la Norme pour la gestion des métadonnées.

5. Rôles des autres organisations gouvernementales

6. Application

  • 6.1La présente directive s’applique comme décrit dans l’article 6 de la Politique sur l’accès à l’information.
  • 6.2La présente directive s’applique également à toute institution fédérale, au sens de la l’article 6 de la Politique sur l’accès à l’information, qui appuie les ministres dans la mise en œuvre de leurs obligations en matière de publication proactive en vertu des articles 74 à 78 de la Loi.
  • 6.3La présente directive ne s’applique pas aux sénateurs, aux députés de la Chambre des communes, aux entités parlementaires, au Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada, au Service administratif des tribunaux judiciaires ou au Bureau du Commissaire à la magistrature fédérale.

7. Références

8. Demandes de renseignements

Annexe A : Définitions

accessibilité (accessibility)
L’accessibilité est la mesure dans laquelle un produit, un service, un programme ou un environnement est facilement accessible ou utilisable par tous.
entité fédérale (government entity)
Une institution gouvernementale qui est un ministère mentionné à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques, un secteur de l’administration publique fédérale mentionnée à la colonne I de l’annexe I.1 de cette Loi, ou une personne morale mentionnée à l’annexe II de cette Loi (article 81 de la Loi).
note d’information (memorandum)
Une note d’information ou un mémorandum officiel visant à obtenir une décision ou une signature ou à fournir de l’information au ministre ou à l’administrateur général.
documents sous-jacents (underlying records)

Les documents qui appuient la création de publications proactives, mais dont la publication n’est pas exigée en vertu de la partie 2 de la Loi.

Des définitions supplémentaires sont fournies dans l’annexe A de la Politique sur l’accès à l’information.

Annexe B : Tableau des exigences de publication proactive

Exigence prévue par la Loi Article Calendrier de publication (en jours civils)
Toutes les institutions fédérales telles que définies dans l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information
Dépenses afférentes aux déplacements engagées par un dirigeant ou un employé d’une institution fédérale 82 Dans les 30 jours suivant la fin du mois du remboursement
Frais d’accueil engagées par un dirigeant ou un employé d’une institution fédérale 83 Dans les 30 jours suivant la fin du mois du remboursement
Tout rapport déposé au Parlement exigé au titre d’une loi 84 Dans les 30 jours suivant le dépôt
Entités fédérales ou ministères, organismes et autres entités assujettis à la Loi et mentionnés aux annexes I, I.1 ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques
Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ 86

Trimestres 1 à 3 : Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre

Quatrième trimestre : Dans les 60 jours suivant la fin du trimestre
Subventions et contributions d’une valeur de plus de 25 000 $ 87 Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre
Les ensembles de documents d’information préparés à l’intention des administrateurs généraux nouveaux ou entrants, ou équivalents 88a) Dans les 120 jours suivant la nomination
Titres et numéros de référence des notes d’information préparés pour un administrateur général ou équivalent, qui sont reçues par son bureau 88b) Dans les 30 jours suivant la fin du mois de réception
Les ensembles de documents d’information préparées à l’intention d’un administrateur général ou équivalent pour une comparution devant un comité parlementaire 88c) Dans les 120 jours suivant la comparution
Les institutions fédérales qui sont des ministères mentionnés à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques ou des secteurs de l’administration publique centrale figurant à l’annexe IV de cette Loi (c’est-à-dire les institutions fédérales dont le Conseil du Trésor est l’employeur)
Reclassification des postes 85 Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre
Ministres
Les ensembles de documents d’information préparées par une institution fédérale à l’intention des nouveaux ministres ou les ministres entrants 74a) Dans les 120 jours suivant la nomination
Titres et numéros de référence des notes d’information préparées par une institution fédérale pour le ministre et reçues par son bureau 74b) Dans les 30 jours suivant la fin du mois de réception
Les ensembles des notes pour la période des questions préparées par une institution fédérale à l’intention du ministre et en usage lors du dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre 74c) Dans les 30 jours suivant le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre
Les ensembles de documents préparés par une institution fédérale à l’intention du ministre pour une comparution devant un comité parlementaire 74d) Dans les 120 jours suivant la comparution
Dépenses afférentes aux déplacements engagées par le ministre, un de ses conseillers ministériels ou un membre de son personnel ministériel 75 Dans les 30 jours suivant la fin du mois du remboursement
Frais d’accueil engagées par le ministre, un de ses conseillers ministériels ou un membre de son personnel ministériel 76 Dans les 30 jours suivant la fin du mois du remboursement
Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ 77

Trimestres 1 à 3 : Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre

Quatrième trimestre : Dans les 60 jours suivant la fin du trimestre
Dépenses des cabinets des ministres 78 Dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice financier

Annexe C : Plateformes obligatoires pour la publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information

La présente annexe fournit des renseignements sur les exigences énoncées à la section 4.1.7 de la Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

C.1 Date d’entrée en vigueur

  • C.1.1Cette liste a été mise à jour le 28 juin 2023.

C.2 Plateforme prescrite

  • C.2.1Publier les renseignements qui doivent être publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la Loi.
    • C.2.1.1La plateforme prescrite est le portail du gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
    • C.2.1.2Les renseignements publiés sur le portail du gouvernement ouvert sont publiés sous une licence ouverte et non restrictive désignée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
    • C.2.1.3Les renseignements publiés sur le portail du gouvernement ouvert doivent être publiés dans les deux langues officielles et être conformes aux exigences de la Loi sur les langues officielles.
    • C.2.1.4Les renseignements publiés sur le portail du gouvernement ouvert doivent être publiés dans un format ouvert et accessible, conformément à la Norme sur l’accessibilité des sites Web.
  • C.2.2Pour demander une exception à l’obligation d’utiliser la plateforme prescrite, les institutions fédérales doivent communiquer la Division de la Politique sur l’accès à l’information et du rendement pour obtenir de plus amples renseignements.

Annexe D : Conservation et élimination

La présente annexe fournit des renseignements sur les exigences énoncées à la section 4.1.9 de la Directive sur la publication proactive en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

  • D.1Tous les renseignements publiés conformément à la partie 2 de la Loi doivent être conservés en ligne pendant au moins 10 ans.
  • D.2Les institutions sont responsables d’établir, de mettre en œuvre et de maintenir des périodes de conservation pour tous les renseignements, y compris les renseignements sous-jacents utilisés à l’appui des publications proactives en vertu de la partie 2 de la Loi, selon le cas, en fonction du format, conformément aux exigences en matière de gestion stratégique de l’information qui sont énoncées à la section 4.3.1.7 de la Directive sur les services et le numérique. 
  • D.3Lorsqu’ils établissent les périodes de conservation des renseignements sous-jacents qui appuient la publication proactive conformément à la partie 2 de la Loi, les responsables d’institution ou leurs représentants désignés doivent tenir compte des facteurs suivants :
    • D.3.1L’objet de la Loi sur l’accès à l’information est de renforcer la responsabilité et la transparence des institutions fédérales, afin de promouvoir une société ouverte et démocratique et de permettre un débat public sur la conduite de ces institutions;
    • D.3.2Les renseignements sous-jacents qui appuient la publication proactive doivent être conservés pendant une durée appropriée pour garantir que les membres du public puissent exercer leur droit d’accès et demander des documents justificatifs en suivant la procédure de demande d’accès à l’information prévue à la partie 1 de la Loi;
    • D.3.3L’orientation fournie dans les outils génériques d’évaluation de Bibliothèque et Archives Canada.
  • D.4En tant que pratiques exemplaires, la période de conservation doit être clairement indiquée dans les métadonnées de chacune des publications proactives.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2023,
ISBN : 0

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