Politique sur l'accès à l'information

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente politique entre en vigueur le 20 août 2014.

1.2 Elle remplace la Politique sur l'accès à l'information datée du 1er avril 2008.

2. Application

2.1 La présente politique s'applique aux institutions fédérales visées par l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), y compris toute société d'État mère ou filiale à cent pour cent d'une telle société. Elle ne s'applique pas à la Banque du Canada.

2.2 La présente politique ne s'applique pas aux renseignements exclus en vertu de la Loi.

3. Contexte

3.1 Le gouvernement du Canada reconnaît le droit du public à l'accès aux documents relevant des institutions fédérales comme un élément essentiel du régime démocratique du pays. Le gouvernement s'engage à la transparence en respectant l'esprit et les exigences de la Loi sur l'accès à l'information, de son règlement d'application et de ses instruments de politique connexes.

3.2 Les tribunaux ont reconnu le statut « quasi constitutionnelle » de la Loi sur l'accès à l'information. Ceci est en raison du rôle qu'elle joue, car elle :

  • facilite la démocratie en donnant accès aux documents nécessaires à la participation au processus démocratique;
  • assure la responsabilisation des titulaires de charge publique et des fonctionnaires.

Le gouvernement du Canada reconnaît également l'importance de faciliter l'accès aux documents en obligeant les institutions fédérales de faire tous les efforts raisonnables pour prêter assistance aux auteurs de demande. Le gouvernement doit s'assurer d'une gestion de qualité par rapport aux documents relevant d'institutions fédérales. La saine gestion de l'information joue un rôle essentiel pour ce qui est de faciliter l'exercice du droit d'accès prévu à la Loi.

3.3 Avec l'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité, le champ d'application de la Loi sur l'accès à l'information a été élargi et la Loi s'applique maintenant à plus de 200 institutions fédérales. En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, le président du Conseil du Trésor est le ministre désigné responsable de la rédaction et la diffusion d'instruments politiques nécessaires à la mise en œuvre de la Loi et de son règlement. La Loi établit que les politiques et les lignes directrices constituent des moyens appropriés pour appuyer son application.

3.4 Les responsables d'institutions fédérales sont chargés de l'application efficace, bien coordonnée et proactive de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à l'information au sein de leurs institutions.

3.5 La présente politique est diffusée conformément à l'alinéa 70(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information. Elle comprend également certains éléments qui relèvent des alinéas 70(1) b), c.1) et d) de la Loi.

3.6 La présente politique doit être lue de concert avec le Cadre stratégique sur l'information et la technologie et laPolitique sur la protection de la vie privée.

3.7 Le président du Conseil du Trésor établira des directives et des normes particulières à l'appui de la présente politique en ce qui concerne l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, l'obligation de prêter assistance aux auteurs de demandes, les rapports annuels au Parlement, l'établissement de catégories de documents pour Info Source et les rapports statistiques.

4. Définitions

4.1 Les définitions à utiliser dans l'interprétation de la présente politique figurent à l'annexe A. Certains des termes sont définis dans la Loi sur l'accès à l'information et se retrouvent dans l'annexe A afin de faciliter la consultation. Certaines de ces définitions comportent des renseignements supplémentaires ne figurant pas dans le texte de la Loi.

5. Énoncé de la politique

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

5.1.1 Faciliter la conformité législative et règlementaire, ainsi que renforcer l'application efficace de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement par les institutions fédérales.

5.1.2 Assurer l'application uniforme de pratiques et procédures dans l'administration de la Loi et du Règlement afin que les auteurs des demandes obtiennent de l'aide tout au long du processus de demande.

La présente politique vise l'atteinte des résultats suivants :

5.2.1 Une saine gestion et une prise de décisions judicieuses dans le traitement de demandes, sans égard à l'identité des personnes exerçant leur droit d'accès aux documents relevant d'une institution fédérale.

5.2.2 Des réponses précises, complètes et en temps utile aux demandes formulées aux termes de la Loi.

5.2.3 Des responsabilités claires en ce qui concerne la prise de décisions et l'administration efficace de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à l'information.

5.2.4 La présentation de rapports cohérents destinés au public sur l'application de la Loi par l'entremise de rapports annuels soumis au Parlement par les institutions fédérales, de rapports de statistiques et de la publication annuelle d'Info Source préparée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

6. Exigences de la politique

Délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

6.1.1 Déterminer si leurs pouvoirs, attributions ou fonctions prévus par la Loi sur l'accès à l'information seront délégués en vertu de l'article 73 de la Loi. La pertinence de procéder ou non à une délégation devrait faire l'objet d'un examen attentif. Les dispositions de la Loi qui énoncent les pouvoirs, attributions ou fonctions qui peuvent être délégués figurent à l'annexe B.

6.1.2 Signer un arrêté de délégation, lorsque la décision de déléguer est prise, autorisant des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions mentionnés dans l'arrêté. Une fois l'arrêté signé, les pouvoirs, attributions ou fonctions qui ont été délégués ne peuvent être exercés que par le responsable de l'institution ou son représentant délégué. Les déléguées sont responsables des décisions qu'ils prennent. Cependant, la responsabilité finale incombe toujours au responsable de l'institution fédérale.

Exercice du pouvoir discrétionnaire

6.2.1 Exercer le pouvoir discrétionnaire en vertu de la Loi sur l'accès à l'information de manière équitable, raisonnable et impartiale en ce qui concerne les décisions prises relativement au traitement des demandes et à la résolution de plaintes présentées dans le cadre de la Loi et sujet aux conditions énoncées dans le Règlement.

Sensibilisation à l'accès à l'information

6.2.2 Faire connaître aux employés de l'institution fédérale les politiques, les procédures et leurs responsabilités légales aux termes de la Loi.

Protection de l'identité de l'auteur de la demande

6.2.3 Veiller à ce que l'identité des requérants soit protégée, et à ce qu'elle ne soit divulguée qu'aux personnes ayant absolument besoin de la connaître dans l'exercice de leurs fonctions relatives à un programme ou à une activité légitime.

Prêter assistance

6.2.4 Faire en sorte que l'on déploie tous les efforts raisonnables pour prêter assistance aux auteurs de demandes afin qu'ils reçoivent une réponse précise, complète et en temps utile, sur le support demandé, selon le Règlement et sans que l'on tienne compte de leur identité. Ceci comprend le développement et la mise en œuvre de procédures écrites et des pratiques qui aideront concrètement les auteurs de demandes.

Traitement des demandes d'accès

6.2.5 Établir des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes d'accès et documenter les délibérations et les décisions prises au sujet de chaque demande reçue aux termes de la Loi.

6.2.6 Établir des processus visant à assurer :

  • l'examen les documents demandés pour déterminer s'ils sont assujettis à la Loi et le cas échéant, déterminer s'ils peuvent faire l'objet d'une exception. Les exceptions au droit d'accès doivent être précises et limitées.
  • l'application du principe de prélèvement;
  • la tenue des consultations nécessaires pour le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi soient complétées.

Renseignements confidentiels du Cabinet

6.2.7 Consulter les conseillers juridiques des ministères selon les procédures établies avant d'exclure des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

6.2.8 Obtenir selon les procédures établies et sur demande du Commissaire à l'information, une attestation que les renseignements exclus constituent des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Contrats et ententes

6.2.9 Prendre des mesures visant à garantir que l'institution fédérale soit conforme à la Loi sur l'accès à l'information lors de la conclusion de contrats avec des organisations du secteur privé ou l'établissement d'accords ou d'ententes avec des organisations du secteur public.

Répondre aux entraves au droit d'accès

6.2.10 Assurer la mise en œuvre de procédures adéquates en cas d'allégation d'entrave au droit d'accès de la Loi sur l'accès à l'information. Ces procédures doivent être en harmonie avec la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Entraver le droit d'accès est un acte criminel.

Au sein des institutions fédérales

6.3.1 Les responsables ou leurs délégués sont chargés de surveiller la conformité à la présente politique dans le cadre de l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

Par les institutions fédérales

6.3.2 En vertu de la Loi, le responsable ou ses délégués ont les responsabilités suivantes :

  • préparer et déposer devant chaque chambre du Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi;
  • mettre à jour le chapitre d'Info Source de l'institution fédérale;
  • fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor les documents suivants :
    • un exemplaire du rapport annuel;
    • une mise à jour du chapitre d'Info Source concernant leur institution;
    • un rapport statistique sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information au sein de l'institution.

À l'échelle du gouvernement

6.3.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera la conformité à tous les aspects de la présente politique en analysant et en examinant les rapports publics requis en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et d'autres renseignements tel que les présentations au Conseil du Trésor, les rapports ministériels sur le rendement, les résultats des vérifications, des évaluations et des études, afin d'évaluer l'application de la Loi par l'institution fédérale. En ce qui concerne les institutions assujetties au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), les renseignements obtenus pour évaluer la conformité avec la présente politique seront utilisés dans les évaluations effectuées dans le cadre du CRG.

6.3.4 Le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera la politique ainsi que ses directives, normes et lignes directrices connexes ainsi que leur efficacité cinq ans après l'entrée en vigueur de la politique. Si une analyse des risques le justifie, le SCT veillera également à ce qu'une évaluation soit réalisée.

7. Conséquences

7.1 Les institutions fédérales qui ne se conforment pas à la présente politique, à ses directives et à ses normes seront tenues de fournir, dans leur rapport annuel au Parlement, des renseignements supplémentaires concernant l'élaboration et la mise en œuvre de stratégies visant la conformité. La présentation de ces renseignements viendra s'ajouter aux autres exigences en matière de rapports et portera expressément sur les problèmes de conformité en question.

7.2 En ce qui concerne les institutions fédérales assujetties au CRG, l'inobservation, la conformité et le rendement exemplaire relativement à la présente politique et à ses directives et normes connexes seront signalés dans l'évaluation effectuée dans le cadre du processus du CRG.

7.3 En fonction de l'analyse de la surveillance et de l'information reçue, le ministre désigné pourra faire des recommandations appropriées au responsable de l'institution fédérale. Ceci peut comprendre l'établissement d'exigences additionnelles en matière de rapports, conformément au paragraphe 7.1 de la présente politique.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

8.1 Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de fournir une orientation politique et des lignes directrices aux institutions fédérales concernant l'application de la Loi et l'interprétation de cette politique. Et à cette fin, le SCT :

  • publie un répertoire annuel qui décrit les institutions fédérales ainsi que leurs responsabilités, programmes et fonds de renseignements;
  • examine et publie les révisions aux chapitres d'Info Source concernant les institutions fédérales, établit les formulaires à utiliser dans l'administration de la Loi et détermine la forme et le fond des rapports au Parlement;
  • avise tous les membres de la collectivité d'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) des mises à jour apportées aux instruments politiques;
  • travaille étroitement avec L'École de la fonction publique du Canada afin de déterminer dans quelle mesure les éléments de connaissance touchant la Politique sur l'accès à l'information seront intégrés aux cours de formation indispensable, aux programmes et aux instruments d'évaluations du savoir qui sont requis.

8.2 Le greffier du Conseil privé est responsable des politiques concernant la gestion des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada et il détermine quelle information constitue des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

8.3 Le commissaire à l'information du Canada est un haut fonctionnaire du Parlement qui est chargé de veiller au respect des droits et obligations établis dans la Loi sur l'accès à l'information. Le commissaire reçoit et mène des enquêtes indépendantes portant sur des plaintes d'auteurs de demande, ou de son propre initiative, sur toutes questions relatives à la demande et l'obtention de documents qui relèvent d'institutions fédérales. Le commissaire fait état de ses constatations et peut offrir des recommandations. Le commissaire peut également initier ou intervenir dans des procédures judiciaires. De plus, le commissaire présente au Parlement un rapport annuel de ses activités et peut, en tout temps, faire rapport sur toute question importante relevant de ses pouvoirs et fonctions.

8.4 Le ministère de la Justice fournit l'appui nécessaire au ministre de la Justice dans son rôle de ministre désigné chargé de l'application de dispositions précises de la Loi sur l'accès à l'information. Le ministre assume les responsabilités suivantes :

  • désigner par décret le responsable d'une institution fédérale aux fins de la Loi;
  • étendre par décret le droit d'accès;
  • déterminer les organismes d'enquête et préciser les catégories d'enquêtes;
  • modifier l'annexe I de la Loi.

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente politique au coordonnateur de l'AIPRP de votre institution. Pour une interprétation de cette politique, le coordonnateur de l'AIPRP doit communiquer avec :

La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, avenue Laurier Ouest, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613- 946-4945
Télécopieur : 613-952-7287


Annexe A : Définitions

Nota : Certains termes peuvent contenir des extraits (en guillemet avec la référence citée) de la Loi sur l'accès à l'information (Loi).

Auteur d'une demande (Applicant)
est un citoyen canadien, un résident permanent ou toute personne morale qui est présente au Canada et qui demande à avoir accès à des documents dans le cadre de la Loi.
Commissaire à l'information (Information Commissioner)
est un haut fonctionnaire du Parlement qui est nommé par le gouverneur en conseil.
Délégué (Delegate)
est un cadre ou employé d'une institution fédérale délégué pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions du responsable de l'institution en vertu de la Loi.
Demande d'accès (Access Request)
est une demande d'accès à un document en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Document (Record)
est tous les « Éléments d'information, quel qu'en soit le support. » (l'article 3 de la Loi)
Exception (Exemption)
est une disposition obligatoire ou discrétionnaire en vertu de la Loi qui autorise au responsable d'une institution de refuser de communiquer des renseignements en réponse à une demande d'accès.
Info Source (Info Source)
est une série de publications annuelles du Secrétariat du Conseil du Trésor dans lesquelles les institutions fédérales sont tenues de décrire leurs organisations, leurs responsabilités en matière de programmes et leurs fonds de renseignements, dont les catégories de documents qu'elles détiennent. Les renseignements doivent être suffisamment clairs et détaillés pour permettre au public d'exercer son droit d'accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Les publications Info Source présentent également les coordonnées des ministères et organismes fédéraux ainsi que des résumés des causes de la cour et des statistiques sur les demandes d'accès.
Institution fédérale (Government institution)
est « tout ministère ou département d'État relevant du gouvernement du Canada, ou tout organisme ou bureau figurant à l'annexe I»; « toute société d'État mère ou filiale de cette dernière, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques » (article 3). Le terme « institutions fédérales » n'englobe pas les cabinets de ministre.
Ministre désigné (Designated Minister)
est le président du Conseil du Trésor aux fins d'interprétation de cette politique.
Plaignant (Complainant)
est une personne qui dépose une plainte auprès du commissaire à l'information en s'appuyant sur l'une ou l'autre des raisons prévues au paragraphe 30(1) de la Loi sur l'accès à l'information.
Prélèvements (Severability)
est le principe dans la Loi par lequel l'application d'exceptions doit être limitée aux documents ou aux parties de document que le responsable de l'institution fédérale est autorisé ou obligé de refuser la communication en vertu de la Loi. Le principe s'applique aux documents qui font l'objet d'une demande d'accès.
Rapport annuel (Annual Report)
est un rapport établit pour présentation au Parlement par le responsable de l'institution qui porte sur l'application de la Loi au sein de son institution au cours de l'exercice financier.
Rapport de mise en œuvre (Implementation Report)
est un avis publiés par le Secrétariat du Conseil du Trésor pour orienter l'interprétation et l'application de la Loi sur l'accès à l'information et la politique, les directives, les normes et les lignes directrices connexes.
Rapport statistiques (Statistical report)
est le rapport statistiques annuel qui fourni des statistiques à jour sur l'application de la Loi. Le rapport permet au gouvernement de surveiller les tendances et de répondre aux demandes de renseignements provenant des députés, du public et des médias. Il constitue en outre la portion statistique du rapport annuel présenté au Parlement par les institutions fédérales. Les formulaires utilisés pour la préparation de ce rapport sont prescrits par le ministre désigné, selon l'alinéa 70(1)(b) et (d) de la Loi sur l'accès à l'information.
Renseignements exclus (Excluded information)
constituent tous renseignements non assujettis à l'application de la Loi tel qu'indiqué aux articles 68, 68.1, 68.2, 69, et 69.1.
Responsable (Head)
est le ministre, dans le cas d'un ministère ou un département d'État. Dans tout autre cas, la personne désignée en vertu du Décret sur la désignation des responsables d'institutions fédérales (Loi sur l'accès à l'information), ou bien en l'absence d'une telle désignation, le premier dirigeant de l'institution, quel que soit son titre.

Annexe B : Pouvoirs pouvant être délégués

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable d'une institution fédérale peut, par arrêté, désigner des cadres ou employés de cette institution, s'ils occupent un poste de niveau approprié, afin qu'ils exercent les pouvoirs, attributions ou fonctions qu'il doit exercer conformément aux dispositions de la Loi et du Règlement sur l'accès à l'information mentionnées ci-dessous.

Loi sur l'accès à l'information

4(2.1)

Responsable de l'institution fédérale

7a)

Aviser l'auteur de la demande d'accès

7b)

Autoriser l'accès à un document

8(1)

Transmettre la demande à une autre institution

9

Prorogation du délai

11(2), (3), (4), (5), (6)

Frais supplémentaires

12(2)b)

Langue de communication des renseignements

12(3)b)

Accès aux renseignements sur un support de substitution

13

Exception - Renseignements obtenus à titre confidentiel

14

Exception - Affaires fédéro-provinciales

15

Exception - Affaires internationales et défense

16

Exception - Application de la loi et enquêtes

16.5

Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

17

Exception - Sécurité des personnes

18

Exception - Intérêts économiques du Canada

18.1

Exceptions - Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d'Exportation et développement Canada, de l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada Inc.

19

Exception - Renseignements personnels

20

Exception - Renseignements de tiers

21

Exception - Activités du gouvernement

22

Exception - Procédures de vérification

22.1

Exception - Documents de travail relatifs à la vérification et ébauche des rapports de vérification

23

Exception - Secret professionnel des avocats

24

Exception - Interdictions réglementaires

25

Prélèvements

26

Exception - Renseignements devant être publiés

27(1), (4)

Avis aux tiers

28(1)b), (2), (4)

Avis aux tiers

29(1)

Recommandation du Commissaire à l'information

33

Avis au Commissaire à l'information de la participation d'un tiers

35(2)b)

Droit de présenter des observations

37(4)

Accès accordé au plaignant

43(1)

Avis au tiers (demande de révision par la Cour fédérale)

44(2)

Avis à l'auteur de la demande (demande de révision par la Cour fédérale, présentée par un tiers)

52(2)b), (3)

Règles spéciales concernant les audiences

71(1)

Salles publiques de consultation des manuels

72

Élaborer un rapport annuel à l'intention du Parlement

Règlement sur l'accès à l'information

6(1)

Transmettre une demande

7(2)

Frais liés à la recherche et à la préparation

7(3)

Frais liés à la production et aux programmes

8

Donner accès aux documents

8.1

Restrictions applicables au support

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