Lignes directrices sur la « Politique sur le contrôle interne »

Des indications sur la forme et le contenu de l'annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne des rapports financiers et des attentes liées à du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Modification : 2013-08-13

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1. Objet

La présente ligne directrice vise à déterminer :

  • la forme et le contenu de l’information sommaire sur la gestion du contrôle interne, les résultats de l’évaluation et les plans d’action qui doivent être joints à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers (la Déclaration);
  • les attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) en ce qui a trait aux progrès en matière de gestion du contrôle interne et d’évaluation ministérielle.

La présente ligne directrice appuie la Politique sur le contrôle interne.

2. Structure de la ligne directrice

La section 3 décrit l’objet de la Déclaration et les modèles pour celle-ci. Les sections 4 et 5 décrivent la forme et le contenu des annexes qui doivent accompagner la Déclaration. La section 6 fournit un résumé des attentes du Secrétariat concernant la gestion du contrôle interne et les progrès de l’évaluation ministérielle, comme en fait état l’annexe, pour les trois groupes de ministères visés dans le plan triennal de mise en œuvre transitoire de la Politique sur le contrôle interne.

Les annexes fournissent des exemples de modèles pour les deux annexes les plus communes, à savoir :

3. Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

La Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers (la Déclaration) annuelle, signée par les administrateurs généraux et leurs dirigeants principaux des finances, accompagne les états financiers qui sont liés aux Rapports ministériels sur le rendement et qui sont publiés en même temps que ces derniers.

La Déclaration reconnaît la responsabilité de la direction à l’égard du maintien d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers. Elle effectue également un renvoi à l’évaluation annuelle de l’efficacité du système, menée par la direction, et au plan d’action connexe en vue du prochain exercice et des exercices subséquents. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne, un résumé de l’évaluation et du plan d’action doit être joint à la Déclaration, à l’exception des ministères qui ont fait l’objet d’un audit des contrôles de base.

Les modèles relatifs à la Déclaration se trouvent dans la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et des organismes. Deux modèles sont fournis, dont l’un pour les ministères non assujettis aux audits des contrôles de base et l’un pour les petits ministères assujettis aux audits des contrôles de base. Il est possible de personnaliser certaines sections des modèles.

Le modèle à l’intention des ministères assujettis aux audits des contrôles de base établit une distinction entre les ministères ayant fait l’objet d’un audit et ceux au sein desquels aucun audit n’a eu lieu. Lorsqu’un audit des contrôles de base a été réalisé, la Déclaration doit faire référence au rapport d’audit et au plan d’action connexe. Puisqu’on considère que ces documents réalisent une communication appropriée relativement à la gestion du contrôle interne, l’annexe n’est pas requise et le lien y faisant référence a été supprimé.

4. Survol de l’annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

L’annexe à la Déclaration présente aux utilisateurs des états financiers de l’information sommaire démontrant la mesure dans laquelle le système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers est bien géré grâce aux évaluations annuelles et aux plans d’action connexes. Dans les modèles d’annexes fournis dans la présente ligne directrice, le contenu prévu dans les annexes antérieures a été simplifié afin d’alléger le fardeau redditionnel.

En fonction de la taille du ministère, de la complexité, du risque, de la capacité, de la décentralisation et d’autres facteurs pertinents, il est entendu que la mise en œuvre et la réalisation de la première évaluation approfondie des contrôles clés peuvent s’échelonner sur plusieurs années. La Politique sur le contrôle interne souligne ces différences, et une marge de manœuvre est allouée aux ministères de sorte qu’ils puissent adopter une démarche d’évaluation pluriannuelle de leur système de contrôle interne en matière de rapports financiers.  

Gestion du contrôle interne

À compter de 2013-2014 Voir la note en bas de page [2], les ministères qui réalisent l’annexe normalisée doivent inclure, dans la section 2.1, un sommaire des mesures prises pour gérer efficacement les contrôles internes ministériels. La gestion du contrôle interne englobe les activités visant à s’assurer que les contrôles internes clés sont évalués et réévalués périodiquement selon le risque et aux fins de surveillance; que des mesures correctives sont prises, le cas échéant; et qu’un processus officiel de surveillance de ces activités est entrepris par l’entremise d’une gouvernance efficace, y compris la mise en place d’un cadre de gestion du contrôle interne et la production de rapports réguliers à l’intention de la haute direction, de l’administrateur général et du comité ministériel d’audit. 

En règle générale, le cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, donne le ton de la direction et indique la mesure dans laquelle la gestion du contrôle interne sera effectuée de façon efficace au sein du ministère. Le cadre peut inclure, notamment, la structure de gouvernance, les rôles et les responsabilités liés à la gestion des contrôles internes, les mesures de contrôle interne figurant dans les ententes sur la gestion du rendement des cadres supérieurs, un groupe de réflexion sur la gestion du contrôle interne relevant du dirigeant principal des finances, et les validations annuelles des résultats de la gestion du contrôle interne (nécessitant, par exemple, l’approbation des sous-ministres adjoints des programmes aux fins de la gestion des contrôles dans leurs secteurs de programme).

La section 2 de l’annexe doit également inclure la liste des membres du comité ministériel d’audit ainsi que la fréquence et l’objectif de ses réunions.

Vous trouverez à l’annexe A des exemples du langage de la gestion du contrôle interne, qui peut être adapté afin de tenir compte des pratiques ministérielles.

État de l’évaluation

Les ministères publient leurs annexes tous les exercices. Celles-ci donnent aux ministères une occasion de mettre en lumière à la fois l’efficacité de leur gestion des contrôles internes et de faire le point sur leurs efforts d’évaluation. De cette façon, les ministères peuvent miser sur les progrès accomplis depuis la publication de l’annexe pour l’exercice précédent et les démontrer. On s’attend à ce que les ministères présentent un portrait détaillé de l’état général du processus d’évaluation complet – ce qui a été réalisé à ce jour et ce qu’il reste à accomplir pour mener une évaluation approfondie de l’ensemble des contrôles clés et des secteurs de contrôle. Une fois la première évaluation approfondie terminée, l’annexe de l’organisation devrait refléter l’étape de la surveillance continue, comme l’indique le scénario B de l’annexe A.

5. Modèles d’annexes révisés

Le format et le contenu des modèles d’annexes figurant dans les annexes publiées jusqu’en 2011-2012 ont été rationalisés afin de réduire le fardeau redditionnel. On encourage les ministères à utiliser le modèle d’annexe qui convient à la réalité de chacun et d’adapter, comme il convient, le niveau de détail, le contenu et les messages clés. 

Un ministère nouvellement assujetti à la Politique sur le contrôle interne, comme un nouveau ministère, doit communiquer avec le Bureau du contrôleur général pour obtenir des directives concernant les exigences en matière de politique et la création d’une première annexe.

Les deux annexes les plus communes sont les suivantes :

  • Annexe normalisée pour les ministères non assujettis aux audits des contrôles de base : Cette annexe doit être utilisée par les ministères qui ont déjà entamé le processus d’évaluation en vertu de la Politique sur le contrôle interne et qui ont créé une annexe pour l’exercice précédent. Cette annexe vise à démontrer les progrès réalisés par rapport à l’exercice précédent. Il convient de noter que les ministères peuvent progresser à un rythme différent tout au long de l’évaluation des secteurs de contrôle. Autrement dit, certains secteurs de contrôle peuvent entamer un programme de surveillance continue avant d’autres, ce qui se traduirait dans les résultats et l’information relative à l’état et au plan d’action. L’annexe A présente des exemples de l’annexe qui illustrent la situation avant et après que tous les secteurs de contrôle ont atteint l’étape de la surveillance continue.
  • Annexe simplifiée pour les ministères assujettis aux audits des contrôles de base : Cette annexe doit être utilisée par les ministères assujettis aux audits des contrôles de base jusqu’à ce que l’audit ait été exécuté. Comme son nom l’indique, cette annexe constitue une version plus simple que l’annexe normalisée et elle a été modifiée considérablement afin de tenir compte des attentes à l’égard des ministères qui sont assujettis aux audits des contrôles de base, comme il est mentionné dans la section 6. 

6. Attentes du Secrétariat quant à la gestion du contrôle interne et aux progrès de l’évaluation ministérielle décrits dans l’annexe

Par souci de clarté et de transparence, les attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l’égard des ministères en ce qui concerne la gestion du contrôle interne et les progrès de l’évaluation sont décrites ci-dessous. Les attentes quant aux progrès de l’évaluation ministérielle, bien qu’elles soient généralisées, tiennent compte de la grande diversité des ministères. À mesure que les attentes du Secrétariat évolueront avec le temps, elles seront mises à jour périodiquement et communiquées aux ministères.

Gestion du contrôle interne

Les grands ministères en sont arrivés à un état d’évolution général dans le cadre de l’évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers. Il est attendu que la haute direction des ministères demeure engagée envers une saine gestion de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers, comme il a été démontré au moyen des évaluations annuelles fondées sur le risque du ministère. Afin d’appuyer les efforts d’évaluation et l’engagement de la direction, les ministères devraient avoir mis en place un cadre officiel de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, qui détermine, notamment, la gouvernance des contrôles internes, les obligations redditionnelles, les mesures figurant dans les ententes sur la gestion du rendement des cadres supérieurs et toute autre mesure clé utilisée par le ministère aux fins de la gestion des contrôles internes.

À compter des annexes pour 2013-2014, une nouvelle section a été ajoutée à l’annexe normalisée afin de permettre aux ministères de résumer leurs pratiques de gestion des contrôles internes ministérielles.

Les ministères assujettis aux audits des contrôles de base devraient disposer, à tout le moins, d’un cadre permettant de surveiller de façon appropriée le rendement continu de leurs contrôles de base et de toute mesure connexe visant à atténuer leurs principaux risques financiers additionnels, et de mettre l’accent sur ces derniers.

Progrès de l’évaluation

La publication des états financiers de 2011-2012 et des annexes connexes a marqué la fin de la période de mise en œuvre sur trois ans de la Politique sur le contrôle interne Voir la note en bas de page [3]. De nombreux ministères évaluent leur système de contrôle interne depuis plusieurs années. Avec la publication de chaque annexe subséquente, on s’attend à ce que les ministères démontrent des progrès raisonnables en matière d’évaluation dans l’ensemble des secteurs de contrôle (p. ex., les contrôles au niveau de l’entité, les contrôles généraux de la technologie de l’information [TI] et les processus opérationnels clés). Les progrès de l’évaluation correspondent à l’évolution de la documentation des contrôles clés, par la conception et la réalisation des tests de l’efficacité opérationnelle, jusqu’à l’étape de la surveillance continue.

Les principaux facteurs qui pourraient influencer le rythme des progrès et, par conséquent, l’évolution générale du ministère relativement à la gestion du contrôle interne comprennent notamment :

  • la complexité du mandat;
  • la nature et la complexité des principaux comptes financiers et les risques connexes;
  • la nature et l’étendue de la décentralisation;
  • la nature des ententes de services avec d’autres ministères;
  • la capacité.

Les attentes du Secrétariat à l’égard de l’évolution du ministère en ce qui a trait aux progrès de l’évaluation, comme elles sont décrites dans l’annexe, sont les suivantes :

  • Groupe I (22 ministères) : Les ministères appartenant au groupe I ont commencé à évaluer leur système de contrôle interne dans le cadre de l’initiative des états financiers vérifiés, lancée en 2004, avant la mise en place de la Politique sur le contrôle interne. Par conséquent, à la fin de 2012-2013, ces 22 ministères devraient être sur le point d’achever les tests de l’efficacité opérationnelle et, idéalement, avoir atteint l’étape de la surveillance continue. 
  • Groupe II (17 ministères non assujettis aux audits des contrôles de base) : Étant donné que leurs états financiers sont audités, les ministères appartenant au groupe II devraient également avoir progressé sur le plan des tests de l’efficacité opérationnelle et être, sans doute, actuellement à l’étape de la surveillance continue dans certains secteurs de contrôle.
  • Groupe III (12 ministères non assujettis aux vérifications des contrôles de base) : À la fin de 2012-2013, les ministères appartenant au groupe III devraient avoir progressé sur le plan des tests de l’efficacité conceptuelle dans une partie ou dans l’ensemble des secteurs de contrôle, le cas échéant, et avoir possiblement déjà entamé les tests de l’efficacité opérationnelle dans certains secteurs de contrôle. 
  • Ministères assujettis aux audits des contrôles de base (46 ministères) : Les ministères assujettis aux audits des contrôles de base devraient voir à ce que leurs contrôles des transactions financières (articles 32 à 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) continuent d’atteindre les résultats prévus. En outre, ces ministères devraient prendre les mesures appropriées pour surveiller les autres secteurs de risque relatifs à leur système ministériel de contrôle interne. Les progrès sont examinés dans le cadre d’audits périodiques des contrôles de base et sont soutenus par la surveillance de la gestion ministérielle.

Annexe A : Exemple d’annexe normalisée pour les ministères non assujettis aux audits des contrôles de base

Nota :

  1. Les sections 1 et 2 de la présente annexe s’appliquent à tous les ministères. Les sections 3 et 4 sont adaptées aux ministères qui n’ont pas encore achevé la première évaluation approfondie (scénario  A) ou qui sont actuellement à l’étape de la surveillance continue dans tous les secteurs de contrôle (scénario B).
  2. Les ministères devraient envisager de présenter les renseignements sous forme de tableaux plutôt que sous forme de texte dans les sections appropriées du modèle, afin d’en améliorer la clarté.
  3. Les ministères qui relèvent de Services partagés Canada devraient continuer de traiter, dans l’annexe, l’évaluation de tout contrôle général de la technologie de l’information (TI) pour les systèmes sources ou les applications financières, par exemple, que les ministères continuent à gérer.

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par le [insérer le nom du ministère] pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes. 

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du ministère se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement AAAA-AAAA et le Rapport sur les plans et les priorités AAAA-AAAA [insérer les hyperliens vers les rapports affichés sur le site Web du ministère]. 

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne Voir la note en bas de page [4]

Le [insérer le nom du ministère] est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d’éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action à l’administrateur général et à la haute direction du ministère et, le cas échéant, au comité ministériel d’audit.

Le comité ministériel d’audit fournit des conseils à l’administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère. 

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le [insérer le nom du ministère] compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du [insérer le nom du ministère], en plus de fournir des locaux;
  • le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au [insérer le nom du ministère] les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
  • le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques au [insérer le nom du ministère];
  • Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au [insérer le nom du ministère] dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et le [insérer le nom du ministère].
Ententes particulières
  • Un fournisseur de services externe, conformément à un marché conclu avec le gouvernement du Canada, administre [insérer le nom du programme ou de l’activité] au nom du programme de la Direction du [insérer le nom du ministère]. Le fournisseur de services externe a le pouvoir et la responsabilité de faire en sorte que [insérer les transactions ou les paiements particuliers] soient réalisés conformément aux modalités établies par le programme du [insérer le nom du ministère]. Par conséquent, le ministère se fie aux procédures de contrôle du fournisseur;
  • le [insérer le nom du ministère] fournit à [insérer le nom de l’organisme concerné] une plateforme de système financier SAP afin de saisir et de déclarer toutes les transactions financières.

Nota : Si votre ministère n’a pas encore achevé la première évaluation approfondie, passez au scénario A. Si votre ministère est actuellement à l’étape de la surveillance continue, passez au scénario B.

Scénario A : Les ministères qui n’ont pas encore achevé la première évaluation approfondie

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice AAAA-AAAA

Au cours de l’exercice AAAA-AAAA, le [insérer le nom du ministère] a mené à bien tous les tests de l’efficacité conceptuelle et la plupart des tests de l’efficacité opérationnelle des secteurs de contrôle clés. La surveillance continue a été mise en œuvre conformément au plan.

3.1 Tests de l’efficacité conceptuelle des contrôles clés

En AAAA-AAAA, le ministère a mené à bien les tests de l’efficacité conceptuelle des passifs environnementaux, soit le dernier processus opérationnel clé. La prise de mesures correctives pour combler les lacunes des contrôles clés s’est accrue considérablement dans ce secteur de contrôle.

Par suite des tests de l’efficacité conceptuelle, le ministère a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

  • accroître l’uniformité de la qualité et de la disponibilité de la documentation relative aux contrôles et aux procédures entre les administrations centrales et les régions;
  • améliorer la documentation dans certains secteurs, y compris disposer d’une meilleure justification du traitement comptable des passifs environnementaux.

3.2 Tests de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés

En AAAA-AAAA, le ministère a mené à bien les tests de l’efficacité opérationnelle de ses contrôles généraux de la TI, de ses paiements de transfert de même que de ses charges d’exploitation et de ses créditeurs. Les mesures correctives requises ont été mises en place pour les charges d’exploitation et les créditeurs ainsi que les contrôles généraux de la TI, et des mesures correctives sont en voie d’être apportées aux paiements de transfert. 

Par suite des tests de l’efficacité opérationnelle, le ministère a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

  • préciser les rôles et les responsabilités relativement à la gestion du programme de paiements de transfert ainsi que les politiques et les directives ministérielles connexes.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

En AAAA-AAAA, le ministère a mené à bien la surveillance continue prévue au niveau de l’entité, et du contrôle de la paie et des avantages sociaux. 

Par suite de la surveillance continue, le ministère a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

  • accroître la sensibilisation au sujet des contrôles au niveau de l’entité au moyen de communications régulières;
  • veiller à ce que les contrôles clés concernant les nouveaux employés dans les régions fonctionnent uniformément.

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès au cours de l’exercice AAAA-AAAA

En AAAA-AAAA, le [insérer le nom du ministère] a continué de réaliser des progrès importants sur le plan de l’évaluation et de l’amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous résume les progrès accomplis par le ministère en fonction des plans décrits dans l’annexe de l’exercice précédent.

Progrès au cours de l’exercice AAAA-AAAA
Élément dans le plan d’action de l’exercice précédent État

Passifs environnementaux : tests de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle et correction des lacunes 

  • Les tests de l’efficacité conceptuelle sont terminés et la correction des lacunes en matière de conception a progressé.
  • Les tests de l’efficacité opérationnelle ont été reportés jusqu’en AAAA-AAAA en raison d’autres priorités de gestion.

Contrôles généraux de la TI, paiements de transfert, et charges d’exploitation et créditeurs : tests de l’efficacité opérationnelle et correction des lacunes

  • Les tests de l’efficacité opérationnelle et la correction des lacunes sont terminés pour les contrôles généraux de la TI et les charges d’exploitation et les créditeurs.
  • Les tests de l’efficacité opérationnelle sont terminés et la correction des lacunes a progressé considérablement en matière de paiements de transfert.

Contrôles au niveau de l’entité et de la paie et des avantages sociaux : surveillance continue

  • La réévaluation cyclique des contrôles au niveau de l’entité et de la paie et des avantages sociaux est terminée et les mesures correctives ont été entamées.

4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, le [insérer le nom du ministère] est en mesure de terminer l’évaluation approfondie de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers en AAAA-AAAA. À ce moment, le ministère appliquera son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles en fonction du risque dans l’ensemble des secteurs de contrôle. L’état et le plan d’action pour l’achèvement des secteurs de contrôle ciblés pour le prochain exercice et les exercices subséquents figurent dans le tableau suivant :

État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Secteurs de contrôle clés Tests de l’efficacité conceptuelle et mesures correctives Tests de l’efficacité opérationnelle et mesures correctives Surveillance continue cyclique Voir la note en bas de page [5]

Contrôles au niveau de l’entité

Terminés

Terminés

AAAA-AAAA

Contrôles généraux de la TI gérés par le ministère

Terminés

Terminés

AAAA-AAAA

Immobilisations

Terminés

Terminés

AAAA-AAAA

Passifs environnementaux

AAAA-AAAA

AAAA-AAAA

Années à venir

Charges d’exploitation et créditeurs

Terminés

Terminés

AAAA-AAAA

Paie et avantages sociaux

Terminés

Terminés

AAAA-AAAA

Paiements de transfert

Terminés

AAAA-AAAA

Années à venir

Revenus et créditeurs

Terminés

Terminés

AAAA-AAAA

Clôture financière et rapports

Terminés

Terminés

AAAA-AAAA

Nota : Les engagements particuliers en vue du prochain exercice doivent être définis. Les engagements au-delà du prochain exercice doivent être définis à l’année prévue d’achèvement ou, si cette date est inconnue à l’heure actuelle, sous « années à venir ».

Scénario B : Les ministères qui sont actuellement à l’étape de la surveillance continue

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice AAAA-AAAA

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l’année en cours, aucun contrôle clé n’a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation. Les tests de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle ont été effectués relativement aux contrôles clés d’un nouveau sous-système de paie. Il n’y a pas eu lieu d’apporter d’importants rajustements pour les contrôles clés nouveaux.

Programme de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le ministère a procédé à la réévaluation de ses contrôles au niveau de l’entité et de ses contrôles financiers dans le cadre des processus opérationnels liés aux subventions et aux contributions, aux dépenses en capital, à la clôture financière et aux données principales sur les fournisseurs et les clients. Dans la plupart des cas, les contrôles clés mis à l’essai se sont déroulés comme voulu, mais les mesures correctives suivantes ont été apportées :

  • Des problèmes de contrôle importants ont été relevés dans le secteur des dépenses en capital relativement à la répartition des tâches et à l’accès au système pour les gardiens de biens. Un plan d’action de la direction a été élaboré en réponse aux recommandations par le responsable du processus. 

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès au cours de l’exercice AAAA-AAAA

Le [insérer le nom du ministère] a continué de mener ses activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent, comme il est indiqué dans le tableau suivant.

Progrès au cours de l’exercice AAAA-AAAA
Plan cyclique de surveillance continue pour l’année en cours État

Contrôles au niveau de l’entité, subventions et contributions, clôture financière et données principales sur les fournisseurs et les clients

Activité réalisée comme prévu; aucune mesure corrective n’est nécessaire.

Dépenses en capital

Activité réalisée comme prévu; des mesures correctives sont entreprises.

En AAAA-AAAA, en plus d’accomplir des progrès relativement à la surveillance continue, le ministère a :

  • réalisé les tests de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle d’un nouveau sous-système de paie. 

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes

Le plan cyclique de surveillance continue du [insérer le nom du ministère] au cours des trois prochaines années, fondé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

Plan cyclique de surveillance continue
Secteurs de contrôle clés Exercice
AAAA-AAAA
Exercice
AAAA-AAAA
Exercice
AAAA-AAAA

Contrôles au niveau de l’entité

Oui

Oui

Oui

Contrôles généraux de la TI gérés par le ministère

Oui

Oui

Oui

Subventions et contributions

Oui

Oui

Oui

Charges d’exploitation

Oui

Non

Oui

Dépenses en capital

Non

Oui

Non

Clôture financière

Non

Oui

Non

Données principales sur les fournisseurs et les clients

Non

Oui

Non

Paie

Oui

Non

Oui

Revenus

Non

Oui

Non

[Insérez ce qui suit, le cas échéant : Outre le plan cyclique de surveillance continue, le [insérer le nom du ministère] entend réaliser les activités d’évaluation suivantes (p. ex., contrôles clés prévus nouveaux ou grandement modifiés, travaux de contrôle différés et mesures correctives à mettre en œuvre) au cours des années indiquées.]

Annexe B : Exemple d’annexe simplifiée pour les ministères assujettis aux audits des contrôles de base

1. Introduction

À l’appui d’un système efficace de contrôle interne, le [insérer le nom du ministère] évalue annuellement le rendement de ses contrôles financiers afin d’assurer que :

  • les dispositions financières ou les marchés ne sont conclus que lorsque les fonds sont suffisants;
  • les paiements pour les biens et les services sont effectués seulement lorsque les biens ou les services sont reçus ou que les modalités du marché ou d’autres ententes sont satisfaites;
  • les paiements ont été autorisés comme il se doit.

Le [insérer le nom du ministère] tirera parti des résultats des audits périodiques des contrôles de base menés par le Bureau du contrôleur général. Vous trouverez ci-dessous un résumé des résultats de l’évaluation effectuée au cours de l’exercice AAAA-AAAA.

2. Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice AAAA-AAAA

Dans une grande mesure, les contrôles relatifs au paiement pour les biens et les services et les pouvoirs de paiement fonctionnaient bien et ils constituent une base appropriée pour le système de contrôle interne du ministère. Au cours de l’exercice actuel, certains rajustements ont été déterminés et mis en œuvre afin de renforcer la répartition des tâches.

3. Plan d’évaluation

Le [insérer le nom du ministère] continuera de surveiller la performance de son système de contrôle interne en mettant l’accent sur les contrôles de base relatifs aux transactions financières. 

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-09748-0

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