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Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente ligne directrice entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace les annexes A et B de la Politique sur la gestion des comptes débiteurs (révisée le 1er juillet 2002).

2. Contexte

2.1 La présente ligne directrice vise à informer les responsables ministériels de la gestion des comptes débiteurs au gouvernement du Canada des méthodes qui existent pour percevoir et recouvrer des dettes dues à la Couronne. La ligne directrice décrit les diverses mesures de recouvrement qui peuvent être utilisées, allant des méthodes habituelles aux méthodes plus avancées. Les responsables ministériels ont la charge de déterminer la ou les mesures les plus appropriées et économiques pour recouvrer les montants dus à la Couronne.

2.2 La ligne directrice appuie la Directive sur la gestion des comptes débiteurs (ci-après appelée la directive) et elle doit être lue avec les documents d'accompagnement Règlement sur la radiation des créances (1994), le Règlement sur la garantie à l'égard des dettes dues à Sa Majesté, le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs et leRèglement sur la réception et le dépôt des fonds publics.

2.3 Même si la présent ligne directrice complète la directive, elle n'établit pas les nouvelles exigences obligatoires. Elle correspond plutôt à une obligation déjà établie en vertu d'une loi, d'un règlement, d'une politique, d'une directive, d'une norme ou d'une autre autorisation.

2.4 Le gouvernement du Canada dispose d'une panoplie d'outils pour recouvrer les montants dus à la Couronne. Certaines de ces méthodes sont utilisées couramment dans le marché quotidien des des secteurs public et privé, alors que d'autres sont plus complexes peuvent s'appliquer exclusivement à l'administration fédérale. La présente ligne directrice décrit brièvement ces diverses méthodes.

2.5 La présente ligne directrice fournit une courte liste des différents types de créances qui sont gérées par les ministères.

3. Définitions

Les définitions des termes utilisés dans la présente ligne directrice se trouvent à l'annexe de la directive.

4. Types de créances et autres demandes de remboursement

La présente section répertorie les divers types de créances gérées par les ministères qu'il peut être nécessaire de reconnaître et d'administrer dans le système ministériel de gestion des comptes débiteurs. Ces créances ne figureront pas nécessairement toutes dans les états financiers consolidés du gouvernement, mais elles peuvent être inscrites dans les rapports ministériels. Les créances entre ministères du gouvernement fédéral et certains débours effectués aux termes d'accords de contributions remboursables sont des exemples de comptes qui pourraient ne pas figurer dans les états financiers du gouvernement.

Voici une liste non exhaustive de ces créances :

  • les sommes exigibles au titre de l'impôt (y compris les cotisations), de la vente de biens, de la prestation de services, de l'usage d'installations et d'obligations législatives ou autres, y compris les dividendes et les virements de bénéfices et d'excédents découlant de l'intérêt financier du gouvernement dans des organismes extérieurs;
  • les versements en trop ou erronés au titre de la rémunération, des indemnités, des comptes de fournisseurs, des subventions, des contributions et des avantages sociaux;
  • les comptes débiteurs contestés, à leur valeur approximative;
  • les montants bruts attribués à des tiers aux fins de recouvrement;
  • les sommes exigibles au titre des contributions remboursables, lorsque les conditions de remboursement ont été respectées ou que les montants sont remboursables sans condition;
  • les prêts non remboursés pour lesquels le ministère s'est porté garant;
  • les sommes exigibles au titre de pénalités, d'amendes et de montants adjugés par la cour;
  • les intérêts, les pénalités ou les frais administratifs exigibles sur les sommes et les postes susmentionnés;
  • les sommes à recevoir d'autres ministères du gouvernement fédéral.

5. Méthodes de perception et activités de recouvrement

La méthode de recouvrement la plus appropriée et la plus efficiente dans chaque cas est recommandée aux responsables ministériels de la gestion des comptes débiteurs. Les mesures de recouvrement mises en ouvre seront généralement fondées sur les méthodes et les renseignements présentés ci-après, allant des méthodes habituelles aux méthodes plus complexes et plus avancées, lorsque la situation le justifie.

5.1 Mesures de recouvrement habituelles

  • Confirmer la validité de la dette due à la Couronne;
  • Retrouver le débiteur et, au besoin, obtenir de l'information à cette fin auprès d'autres ministères et sociétés d'État;
  • Présenter des états de compte ou des avis en temps opportun;
  • Communiquer avec le débiteur pour percevoir un paiement, au besoin, afin d'établir un calendrier de remboursement ou de renégocier un calendrier de remboursement déjà établi.

5.2 Mesures de recouvrement plus avancées

5.2.1 Cession ou déduction volontaire

Le débiteur peut donner volontairement son autorisation pour que le montant de sa créance soit déduit d'un paiement à recevoir de la Couronne. Il n'est pas nécessaire, dans ce cas, d'obtenir les approbations ministérielles requises avant de traiter une compensation. Les cessions volontaires à la Couronne de sommes payables au débiteur par une tierce partie doivent être transmises au conseiller juridique du ministère qui les vérifiera et indiquera ensuite les mesures à prendre.

5.2.2 Paiement actualisé

Un compte peut être recouvré intégralement en acceptant un paiement qui représente la valeur actuelle d'un remboursement périodique prétabli ou une somme exigible à une date ultérieure. Pour établir le montant du paiement actualisé, le ministère doit déterminer et appliquer le taux d'escompte approprié. Ce taux doit s'approcher du coût d'emprunt pour l'administration fédérale et s'ajuster aux facteurs de risque associés au compte. Le Règlement sur la radiation des créances (1994) permet de radier le solde restant après qu'un paiement actualisé a été accepté en règlement intégral de la créance. (Voir le paragraphe 5.2.6 de la présente ligne directrice - « Règlement à l'amiable ».

5.2.3 Garantie

Le Règlement sur la garantie à l'égard des dettes dues à Sa Majesté et la Ligne directrice sur la garantie à l'égard des dettes visent à inciter les ministères à exiger des garanties afin de protéger les sommes dues à la Couronne. Ni le règlement ni la ligne directrice n'obligent le débiteur à fournir une garantie. Dans les cas où un montant doit être payé à la Couronne, on décidera pour chaque programme si une garantie doit être exigée afin de faciliter le recouvrement de la créance.

Nous recommandons aux responsables ministériels de déterminer à quel moment dans le processus de recouvrement les garanties offertes à la Couronne doivent être réalisées.

5.2.4 Compensation

Le paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques confère l'autorisation générale de prendre des mesures de compensation de paiements aux fins du recouvrement de créances lorsque la législation relative au programme n'a pas préséance sur cette autorisation générale.

Avant d'entamer un processus de compensation, tous les efforts nécessaires sont engagés et documentés pour informer le débiteur que cette mesure est envisagée. Lorsque le ministère décide de prendre une mesure de compensation contre un débiteur qui a déjà fait le nécessaire pour convenir des modalités de paiement satisfaisantes, il est recommandé de l'en aviser au moment où les modalités de remboursement sont établies avec le ministère.

Il faut obtenir l'autorisation du ministre responsable du ministère payeur (ou de son délégué) pour prendre des mesures de compensation, sauf dans les cas où la mesure vise à recouvrer des paiements en trop au titre de la rémunération, d'avances de voyage non remboursées et d'indemnités d'emploi versées à des fonctionnaires fédéraux. Le ministère responsable du recouvrement de la créance et le ministère responsable du paiement doivent s'entendre sur le taux de recouvrement.

Dans le cas de paiements contractuels, les mesures de compensation s'appliquent généralement au montant intégral.

Il est recommandé de mettre tous les efforts nécessaires pour éviter de causer des difficultés inutiles pour les débiteurs qui font l'objet de mesures de compensation sur des paiements gouvernementaux.

5.2.5 Agences de recouvrement du secteur privé (ARP)

Les critères suivants s'appliquent lorsqu'il s'agit de faire appel aux services d'agences de recouvrement du secteur privé et de payer leurs honoraires :

  • Utilisation des agences de recouvrement du secteur privé (ARP) uniquement dans les cas où la méthode est efficace et efficiente pour recouvrer des dettes dues à la Couronne
  • Utilisation des ARP qui figurent dans l'Offre à commandes principale et nationale établie par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Les comptes débiteurs suivants ne sont pas transmis à des ARP aux fins de recouvrement :
    • créances exigibles d'autres ministères et organismes gouvernementaux, de gouvernements étrangers et d'organisations internationales telles que les Nations Unies;
    • créances faisant l'objet d'un appel ou contestées devant les tribunaux;
    • créances exigibles de fonctionnaires en exercice.
  • Les ministères mettent fin aux mesures de recouvrement dès que le compte est envoyé à une ARP. Le fait de préparer un compte pour une compensation n'est pas considéré comme une mesure de recouvrement active.
  • Seuls les honoraires exigés pour le recouvrement confirmé de dettes dues à la Couronne visées à l'article 17.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent être imputés à l'autorisation législative.
  • Les frais et honoraires exigés pour d'autres services qui ne sont pas fournis dans le cadre de l'Offre à commandes principale et nationale, tels que les frais de recherche, d'évaluation du crédit et de vérification des chèques, sont imputés aux crédits de fonctionnement des ministères plutôt qu'à l'autorisation législative.

5.2.6 Règlement à l'amiable

Un règlement à l'amiable consiste à accepter le remboursement partiel en règlement intégral d'une créance et à libérer le débiteur de l'obligation de rembourser le solde impayé. C'est le ministre de la Justice qui a le pouvoir d'accepter un règlement à l'amiable, généralement sur l'avis et sur la recommandation du ministre concerné.

Les règlements à l'amiable sont généralement envisagés dans un processus qui se déroule en marge du litige. La condition essentielle pour accepter un règlement à l'amiable est que le coût d'une poursuite excéderait le montant de la créance à recouvrer ou, dans le cas d'un débiteur qui est en instance de faillite, que le montant du règlement excède la somme que le ministère percevrait si le débiteur déclarait faillite. On peut décider d'accepter un règlement à l'amiable avant ou après le début d'une instance.

Dans le cas des règlements qui sont conclus pour des raisons d'ordre humanitaire ou d'intérêt public, il faut obtenir une autorisation de remise ou de renonciation.

Les responsables ministériels doivent radier la différence entre la créance initiale et le montant du règlement à l'amiable, conformément au Règlement sur la radiation des créances (1994).

5.2.7 Saisie-arrêt

Il faut faire une distinction entre la saisie-arrêt administrative exercée par le ministère pour l'application de la loi relative au programme et la saisie-arrêt exercée sous le régime d'une loi provinciale. Dans le premier cas, le ministère de la Justice Canada ne joue aucun rôle, sauf si le ministère demande son aide. Dans le second cas, il faut consulter le conseiller juridique du ministère.

5.2.8 Consultation du conseiller juridique du ministère

Toutes les affaires litigieuses doivent être transmises au ministère de la Justice Canada, sauf si le ministère est expressément habilité à engager des poursuites.

5.2.9 Délai de prescription

À moins que la loi relative au programme fixe expressément le délai de prescription applicable au recouvrement des créances, la loi provinciale pertinente peut s'appliquer aux créances fédérales. Comme le recouvrement (y compris la compensation) des dettes dues à la Couronne n'est pas toujours assujetti à la loi provinciale, il faut consulter le conseiller juridique du ministère pour confirmer le délai de prescription qui s'applique.

5.2.10 Échange d'information

Les textes autorisant l'échange d'information pour retrouver des débiteurs ayant des dettes dues à la Couronne sont les suivants :

  • Paragraphe 6.1.11 de la Directive sur la gestion des comptes débiteurs;
  • Alinéa 7(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui accorde au Conseil du Trésor le pouvoir d'établir des politiques sur les comptes débiteurs qui s'appliquent aux ministères;
  • Paragraphe 9(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui autorise l'échange d'information pour retrouver un débiteur et prendre des mesures de compensation;
  • Alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui autorise la communication de renseignements personnels aux fins qui sont prévues par toute loi du Parlement ou tout règlement qui autorise cette communication;
  • LAlinéa 8(2)l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui autorise la communication de renseignements personnels en vue de joindre une personne et de recouvrer la dette due à la Couronne.

Les obligations découlant des lois et de la directive susmentionnées sont les suivantes :

  • Les renseignements ne doivent être communiqués qu'à la seule fin de retrouver le débiteur pour recouvrer la créance ou la compenser par une somme d'argent payable au débiteur par Sa Majesté du chef du Canada.
  • Tous les renseignements fournis en réaction à la demande doivent être tirés d'un compte, d'un relevé, d'un état, d'une déclaration, d'un rapport ou d'un autre document ayant un rapport avec le débiteur. Ils ne doivent pas être tirés d'un compte, d'un relevé, d'un état, d'une déclaration, d'un rapport ou d'autre document ayant un rapport avec une autre personne, par exemple, un parent ou le conjoint.
  • Les renseignements obtenus afin de recouvrer la créance ou de la compenser ne doivent pas être utilisés à d'autres fins.
  • Il faut consulter le conseiller juridique de l'organisation pour confirmer l'application des exigences relatives à l'échange d'information contenues dans la directive dans les cas où la loi relative au programme garantit la confidentialité de certains renseignements. Cette exigence a été établie par le Conseil du Trésor conformément à l'alinéa 7(1)c) et au paragraphe 9(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • Avant de fournir les renseignements demandés, les fonctionnaires autorisés dans les ministères et les sociétés d'État doivent obtenir la garantie que le ministère, qui a besoin des renseignements indiqués au paragraphe 6.1.11 de la directive, protégera ces renseignements contre la divulgation conformément aux exigences du programme dans le cadre duquel ils ont été recueillis.

Les politiques du Conseil du Trésor ayant trait à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels, telle que la Politique sur la protection de la vie privée, s'appliquent.

Afin de garantir l'observation de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les parties doivent conclure des ententes bilatérales concernant l'échange des renseignements personnels indiqués au paragraphe 6.1.11 de la directive afin de définir les exigences liées à l'échange d'information sur les débiteurs. Ces ententes visent à établir les paramètres de l'échange d'information projetée pour l'application des articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui traite de la collecte, de l'utilisation, de la divulgation, de la conservation, de l'élimination et de la protection des renseignements personnels.

6. Références

6.1 Lois et règlements pertinents

6.2 Instruments de politique et publications connexes

7. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente ligne directrice à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la ligne directrice, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec:

Application de la politique de gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613