Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs

Exigences et contrôles pour la gestion efficace et efficiente des fonds publics et des comptes débiteurs afin de minimiser le risque de perte, d’erreur, de fraude ou d’utilisation problématique.
Modification : 2017-04-01

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1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1La présente directive entre en vigueur le .
  • 1.2Cette directive remplace les instruments de politique suivants du Conseil du Trésor :
    • Directive sur les rentrées, dépôts et enregistrements de fonds ()
    • Directive sur les pertes de fonds et de biens ()
    • Directive sur la gestion des comptes débiteurs ()
    • Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye, paragraphes 6.5 et 6.6 ()
    • Directive sur les avances comptables ()
    • Directive sur les prêts et les garanties d’emprunts ()
    • Directive sur l’utilisation du Trésor pour les sociétés d’État, paragraphe 6.2 ()

2. Autorisations et pouvoirs

3. Objectifs et résultats attendus

4. Exigences

Rentrées, dépôts et enregistrement de fonds publics

  • 4.1En ce qui concerne les rentrées, dépôts et enregistrement de fonds publics, le dirigeant principal des finances (DPF) a les responsabilités suivantes :
    • 4.1.1S’assurer que tous les fonds publics reçus sont sauvegardés et enregistrés avec précision.
    • 4.1.2S’assurer que tous les fonds publics reçus sont déposés sans délai dans le Trésor au crédit du receveur général du Canada.
    • 4.1.3Veiller à ce que des rapprochements soient effectués en temps opportun entre les rentrées et les registres des dépôts.
    • 4.1.4S’assurer que les écarts notés dans les rapprochements sont examinés, comptabilisés et résolus.
    • 4.1.5S’assurer que le ministère adhère aux arrangements bancaires établis par le receveur général.
    • 4.1.6S’assurer que la séparation des tâches est mise en œuvre entre les personnes qui assument des responsabilités en lien avec les rentrées d’argent, les dépôts, les enregistrements de fonds publics, les octrois de crédit, la facturation, le recouvrement et la radiation de créances, sous réserve de ce qui suit :
      • 4.1.6.1si la structure organisationnelle ou des considérations d’importance relative ou de rentabilité empêchent de séparer les tâches de cette manière, il faut s’assurer que d’autres mesures de contrôle sont mises en œuvre et sont consignées par écrit.

    Considérations liées à l’exercice financier

    • 4.1.7Enregistrer ce qui suit dans les comptes de l’exercice financier qui vient de prendre fin :
      • 4.1.7.1les fonds publics reçus au 31 mars qui ne sont pas crédités par la Banque du Canada ou toute autre institution financière au receveur général;
      • 4.1.7.2les fonds publics reçus après le 31 mars qui ont une incidence sur un crédit comme indiqué dans le calendrier et procédures de fin d’exercice du receveur général.
    • 4.1.8Enregistrer les rentrées d’argent comme des remboursements de dépenses d’exercices antérieurs si les rentrées :
      • 4.1.8.1ont trait à des dépenses effectuées dans un exercice financier antérieur;
      • 4.1.8.2n’ont pas d’incidence sur un crédit de l’exercice financier qui vient de prendre fin.
    • 4.1.9Créditer les remboursements de la taxe sur les produits et services (TPS), de la taxe de vente harmonisée (TVH) ou de la taxe de vente du Québec (TVQ) aux comptes d’avances remboursables applicables de l’exercice financier en cours.

    Dépôts de garantie

    • 4.1.10Sauvegarder et gérer les dépôts de garantie reçus des entrepreneurs autorisés conformément au Règlement sur les marchés de l’État.
    • 4.1.11Payer des intérêts simples sur les dépôts de garantie déposés au Trésor reçus des entrepreneurs.
    • 4.1.12Veiller à ce que les intérêts payés sur les dépôts de garantie des entrepreneurs (une dépense législative) soient recouvrés auprès du ministère des Finances du Canada.
    • 4.1.13S’assurer que les autres dépôts de garantie qui sont reçus concernant toute créance, obligation ou réclamation sont gérés conformément à la législation qui autorise l’acceptation de tels dépôts de garantie.

    Rentrées frauduleuses

    • 4.1.14Aviser immédiatement l’agent principal de la sécurité du ministère en cas de soupçons de rentrées frauduleuses.

Pertes de fonds ou de biens

  • 4.2En ce qui concerne les pertes de fonds ou de biens, le DPF a les responsabilités suivantes :
    • 4.2.1Établir, surveiller et maintenir un système de contrôle interne ministériel fondé sur les risques pour prévenir les pertes de fonds et de biens publics et les détecter en temps opportun.
    • 4.2.2S’assurer que les pertes de fonds et de biens publics sont rapidement et correctement enregistrées dans les comptes du ministère pour les opérations pertinentes.

    Recouvrement d’une perte

    • 4.2.3S’assurer qu’une réclamation est préparée contre les responsables lorsque la perte de fonds ou de biens publics est recouvrable.
    • 4.2.4En plus de la valeur de la perte de fonds ou de biens publics calculée conformément aux procédures des comptes publics du receveur général, les éléments suivants doivent être inclus dans la réclamation, le cas échéant :
      • 4.2.4.1les frais de financement liés à la perte de fonds publics en cas de rentrée frauduleuse ou de dépense non autorisée;
      • 4.2.4.2les frais supplémentaires engagés ou les revenus perdus en raison de la non‑disponibilité du bien public pour son usage prévu;
      • 4.2.4.3le coût des procédures pour effectuer ou faire exécuter le recouvrement;
      • 4.2.4.4la TPS/TVH, la TVQ et la TVP et les autres taxes, prélèvements et droits applicables, quels qu’ils soient.
    • 4.2.5Prendre des mesures pour récupérer rapidement les pertes ou les déficits, y compris les liquidités manquantes dans une petite caisse, du détenteur ou dépositaire d’une avance comptable, sauf si toutes les conditions suivantes sont remplies :
      • 4.2.5.1les procédures prescrites ont été observées et les fonds publics ont été convenablement sauvegardés;
      • 4.2.5.2aucun acte ou omission de la part du détenteur ou dépositaire n’a contribué à la perte.
    • 4.2.6S’assurer, lorsqu’un gestionnaire du détenteur ou dépositaire de l’avance assume la responsabilité totale ou partielle de la perte ou du déficit, que ce qui suit est confirmé par écrit :
      • 4.2.6.1le gestionnaire ne s’est pas assuré que des installations et procédures adéquates étaient en place;
      • 4.2.6.2le gestionnaire n’a pas fourni l’encadrement, les instructions ou la surveillance adéquats;
      • 4.2.6.3le gestionnaire a permis que des pratiques inappropriées se produisent.
    • 4.2.7Recouvrer rapidement les pertes ou les déficits du détenteur ou dépositaire de l’avance et/ou de son gestionnaire, si les deux partagent la responsabilité, et de répartir le recouvrement en fonction de leur culpabilité respective.

    Imputation de perte

    • 4.2.8Imputer la perte de fonds publics à un crédit ministériel lorsqu’une dépense est requise afin de renflouer une petite caisse ou un fonds d’appoint, lorsque :
      • 4.2.8.1le détenteur ou dépositaire de l’avance n’est pas responsable de la perte selon les conditions fournies au paragraphe 4.2.5 de cette directive;
      • 4.2.8.2l’approbation est donnée par une personne qui détient le pouvoir délégué de signature approprié.

Comptes débiteurs

  • 4.3En ce qui concerne les comptes débiteurs, le DPF ou les cadres supérieurs du ministère désignés par l’administrateur général ont les responsabilités suivantes :
    • 4.3.1Veiller à ce que les créances soient réduites, dans la mesure du possible, en exigeant le paiement à l’avance ou au moment où les biens et les services sont fournis.
    • 4.3.2N’accorder du crédit qu’en cas de besoin opérationnel.
    • 4.3.3S’assurer que les débiteurs sont traités équitablement et qu’ils sont informés de leurs droits et de leurs obligations au titre des lois, des règlements, des politiques et des directives qui s’appliquent.
    • 4.3.4S’assurer que toutes les opérations liées aux débiteurs et les provisions pour créances douteuses afférentes sont enregistrées avec rapidité et exactitude dans les comptes du ministère.

    Recouvrement

    • 4.3.5Prendre des mesures de recouvrement rapides et rentables relativement aux débiteurs, y compris le recours à une compensation.
    • 4.3.6S’assurer que sont présentés, à la demande d’autres ministères ou sociétés d’État mandataires, les renseignements suivants concernant une personne ayant une dette envers la Couronne (sauf si les lois applicables au ministère ou au programme l’interdisent) :
      • 4.3.6.1la dernière adresse et le dernier numéro de téléphone connus de la personne en question;
      • 4.3.6.2le nom et l’adresse du dernier employeur connu de la personne;
      • 4.3.6.3tout paiement dû à la personne.

    Suppression de créances

    • 4.3.7Prendre des mesures en temps opportun concernant la radiation, la remise ou la renonciation de créances ou la dispense d’intérêts ou de frais administratifs lorsqu’un compte débiteur n’est pas acquitté en entier.

Processus de départ d’un employé

  • 4.4En ce qui concerne le processus de départ d’un employé, le DPF a les responsabilités suivantes :
    • 4.4.1S’assurer, dans le cadre d’un processus de départ, qu’un employé rembourse toutes les sommes dues, y compris les avances comptables en souffrance, et n’importe quels autres biens publics avant de quitter le ministère.
    • 4.4.2S’assurer, en collaboration avec les services de rémunération, que lorsqu’un employé qui part doit des fonds publics ou n’a pas rendu compte de biens publics, un processus est mis en place pour entreprendre des mesures de recouvrement et, si nécessaire, créer un compte débiteur.

Avances comptables

  • 4.5En ce qui concerne les avances comptables, le DPF a les responsabilités suivantes :
    • 4.5.1S’assurer que des avances comptables sont émises uniquement lorsque nécessaires, qu’elles sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été émises, qu’elles sont correctement sauvegardées et déclarées en temps opportun.
    • 4.5.2Demander à Services publics et Approvisionnement Canada l’autorisation d’établir une avance permanente, à moins que des autorisations distinctes soient prévues dans les lois applicables au ministère ou au programme.
    • 4.5.3Imputer les avances comptables temporaires à un crédit ministériel.
    • 4.5.4Renflouer les avances permanentes à leur valeur d’origine, sauf si une diminution, une augmentation ou un remboursement complet est justifié.
    • 4.5.5S’assurer que la séparation des tâches est mise en œuvre entre les personnes responsables de la gestion des avances comptables, de la tenue à jour de dossiers de comptes débiteurs, de la vérification et de la certification des comptes à payer et des demandes de paiement, sous réserve de ce qui suit :
      • 4.5.5.1si la structure organisationnelle ou des considérations d’importance relative ou de rentabilité empêchent de séparer les tâches de cette manière, il faut s’assurer que d’autres mesures de contrôle sont mises en œuvre et sont consignées par écrit.

    Petite caisse et fonds d’appoint

    • 4.5.6S’assurer que la petite caisse n’est pas utilisée pour faire de la monnaie et que la petite caisse ou le fonds d’appoint ne sont pas utilisés pour fournir des avances de salaire, encaisser des chèques ou octroyer des prêts.
    • 4.5.7S’assurer que les opérations de la petite caisse ne sont pas divisées en deux ou plusieurs opérations de manière à contourner les limites prescrites par le Règlement sur les avances comptables.
    • 4.5.8S’assurer que la garde d’une petite caisse ou d’un fonds d’appoint est confiée à un individu et que la reconnaissance de ses responsabilités en matière de garde d’une petite caisse ou d’un fonds d’appoint est consignée par écrit.
    • 4.5.9S’assurer que les comptes de la petite caisse ou du fonds d’appoint sont rapprochés lorsqu’un transfert entre les dépositaires des fonds est effectué.

Prêts et garanties d’emprunt

  • 4.6En ce qui concerne les prêts et les garanties d’emprunt, le DPF a la responsabilité suivante :
    • 4.6.1Réviser les modalités et conditions des prêts et des garanties d’emprunt avant de demander l’approbation du ministre des Finances dans les cas où la loi habilitante ne précise pas en détail les modalités et conditions ou le pouvoir de modifier les modalités et conditions.
  • 4.7En ce qui concerne les prêts et les garanties d’emprunt, les cadres supérieurs du ministère ont les responsabilités suivantes :
    • 4.7.1S’assurer que des modalités et conditions des prêts et des garanties d’emprunt sont établies, documentées et dûment autorisées.
    • 4.7.2Veiller à ce que les modalités et conditions qui ne sont pas exposées de façon détaillée dans la loi habilitante pour :
      • 4.7.2.1les programmes de prêts pour une catégorie de bénéficiaires et les prêts pour les bénéficiaires désignés soient approuvées par le gouverneur en conseil, sur la recommandation du ministre des Finances;
      • 4.7.1.2les programmes de garanties d’emprunt pour une catégorie de bénéficiaires et les garanties d’emprunt pour les bénéficiaires désignés soient approuvées par le ministre des Finances.
    • 4.7.3Veiller à ce que les prêts et les garanties d’emprunt soient structurés de manière à couvrir les pertes potentielles de prêts non productifs, lorsque cela convient et s’il est possible de le faire.
    • 4.7.4Mener une révision périodique des modalités et conditions d’un programme de prêt et de garanties d’emprunt pour déterminer la pertinence continue et les critères de fonctionnement du programme.
    • 4.7.5Mener, en collaboration avec le DPF, une révision périodique de tous les prêts et toutes les garanties d’emprunt pour déterminer ce qui suit :
      • 4.7.5.1leur conformité aux modalités et conditions de l’accord;
      • 4.7.5.2les prévisions de possibilité de remboursement;
      • 4.7.5.3la provision pour créances irrécouvrables et, le cas échéant, les montants à radier;
      • 4.7.5.4les méthodes de comptabilité et de déclaration appropriées;
      • 4.7.5.5les rajustements d’évaluation requis, le cas échéant.
    • 4.7.6Veiller à ce que le solde net dû au gouvernement par chaque emprunteur, y compris un calendrier des remboursements et les dispositions d’intérêt applicables, soit facilement accessible dans les registres comptables.
    • 4.7.7Appliquer le montant des remboursements à la somme totale des intérêts dus au moment de chaque versement, avant de l’appliquer au capital (à moins d’indication contraire dans les modalités et conditions du prêt).
    • 4.7.8Assurer que les bons instruments sont utilisés pour faire autoriser par le Parlement les garanties d’emprunt, c’est-à-dire :
      • 4.7.8.1les garanties d’emprunt pour les bénéficiaires désignés qui peuvent être répertoriés individuellement dans le Budget des dépenses peuvent être autorisées par une loi de crédits;
      • 4.7.8.2les programmes de garantie d’emprunt sont autorisés par des lois distinctes applicables au programme.
    • 4.7.9Veiller à ce que les accords de garantie d’emprunt comprennent une disposition selon laquelle les défauts de paiement réels ou attendus sont communiqués par les prêteurs aux représentants du ministère en temps opportun.
      • 4.7.9.1Une fois informé d’un défaut réel ou attendu, des mesures de suivi sont entreprises immédiatement pour s’assurer que le prêt est recouvré dans toute la mesure du possible.

Utilisation du Trésor pour les sociétés d’État

  • 4.8En ce qui concerne l’utilisation du Trésor pour les sociétés d’État, il incombe à un agent principal du ministère des Finances désigné par l’administrateur général de s’assurer de ce qui suit :
    • 4.8.1les prêts, les avances et les dotations en capital du gouvernement du Canada consentis à une société d’État sont autorisés par une loi de crédits ou par une autre loi fédérale;
    • 4.8.2les prêts et avances à une société d’État sont consentis seulement lorsque les critères suivants sont respectés :
      • 4.8.2.1l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que le capital soit remboursé;
      • 4.8.2.2un taux d’intérêt acceptable, tel qu’établi par le ministre des Finances, peut être appliqué aux prêts sans qu’il soit nécessaire de recourir à des crédits parlementaires.
    • 4.8.3une évaluation du report du remboursement d’un prêt jusqu’au début des opérations est effectuée lorsque des prêts pour des dépenses en capital consentis à une société d’État sont octroyés avant que la construction pertinente soit terminée.
    • 4.8.4les dotations en capital dans une société d’État sont faites seulement lorsque les critères suivants sont respectés :
      • 4.8.4.1la société d’État est financièrement autonome;
      • 4.8.4.2un rendement équivalent au coût du prêt pour l’État sera obtenu au fil du temps;
      • 4.8.4.3l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que la dotation en capital soit recouvrée.

5. Rôles d’autres organisations gouvernementales

  • 5.1Sans objet.

6. Application

7. Références

8. Demandes de renseignements

  • 8.1Pour toute question à propos de la présente directive, les membres du public peuvent communiquer avec le Service des demandes de renseignement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada .
  • 8.2Les employés de la fonction publique doivent communiquer avec le groupe responsable des politiques financières de leur ministère pour toute question à propos de la présente directive.
  • 8.3Les employés d’un groupe ministériel responsable des politiques financières peuvent communiquer avec Demandes de gestion financière en ce qui concerne l’interprétation de la présente directive.

Annexe A : Définitions

avance comptable (accountable advance)

Somme d’argent qui est avancée à une personne tenue d’en rendre compte et qui comprend les fonds de caisse à montant fixe et les avances de fonds de roulement administrés selon la méthode des fonds de caisse à montant fixe laquelle somme est :

  1. soit imputée sur un crédit;
  2. soit imputée sur la somme visée à l’alinéa a). [Règlement sur les avances comptables, article 2]
avance permanente (standing advance)
Avance comptable d’un montant précis émise pour une période indéterminée, qui est ramenée à ce montant chaque fois qu’il y a reddition de comptes pour dépenses. [Règlement sur les avances comptables, article 2]
biens publics (public property)
Biens de toute nature (y compris les données), à l’exception de fonds, appartenant à sa Majesté du chef du Canada. [Loi sur la gestion des finances publiques, article 2]
catégorie de bénéficiaires (class of recipient)
Personnes ou organismes, ou les deux (p. ex. sociétés, autres administrations gouvernementales) qui respectent les critères d’admissibilité établis d’un programme approuvé.
compensation (set-off)
Réduction d’une réclamation en déduisant le montant d’une réclamation compensatoire valide. Une compensation par le gouvernement fédéral peut être promulguée par une loi ou un règlement particulier ou en vertu de l’article 155 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
comptes débiteurs (receivables)
Réclamations financières engagées par l’entremise du régime fiscal ou découlant d’opérations de produit couru, d’un trop-payé de dépenses et d’autres paiements recouvrables qui entraîneront une entrée de trésorerie.
dépôt de garantie (security deposit)

Une lettre de change à la fois :

  • payable à l’ordre du receveur général et certifiée par une institution financière agréée ou tirée par une telle institution sur elle‑même;
  • une obligation garantie par le gouvernement;
  • toute autre garantie jugée acceptable par l’autorité contractante et approuvée par le Conseil du Trésor [Règlement sur les marchés de l’État, article 2]
détenteur ou dépositaire (holder or custodian)
Individu à qui est émise une avance comptable ou qui a la responsabilité d’une avance comptable.
dispense (waiver)
Une forme de suppression de créances concernant seulement l’intérêt et/ou les frais administratifs liés à une créance et effectuée en conformité aux articles 9 et 12 du Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.
fonds d’appoint (change fund)
Espèces fournies à un caissier ou à une autre personne pour lui permettre de rendre la monnaie. [Règlement sur les avances comptables, article 2]
fonds publics (public money)

Fonds appartenant au Canada, perçus et reçus par le receveur général ou un autre fonctionnaire public agissant en sa qualité officielle ou toute autre personne autorisée à en percevoir ou recevoir. La présente définition vise notamment :

  • les recettes de l’État,
  • les emprunts effectués par le Canada ou les produits de l’émission ou de la vente de titres,
  • les fonds perçus ou reçus pour le compte du Canada ou en son nom; et
  • les fonds perçus ou reçus par un fonctionnaire public sous le régime d’un traité, d’une loi, d’une fiducie, d’un contrat ou d’un engagement et affectés à une fin particulière précisée dans l’acte en question ou conformément à celui-ci. [Loi sur la gestion des finances publiques, article 2]
garantie d’emprunt (loan guarantee)
Promesse selon laquelle le gouvernement remboursera le montant garanti à un prêteur (p. ex. une banque ou autre institution financière offrant crédit ou financement à un tiers), sous réserve des conditions et modalités d’une entente, en cas de défaut de l’emprunteur. La garantie réduit le risque du prêteur et devrait permettre à l’emprunteur d’obtenir un prêt à un taux d’intérêt inférieur ou d’obtenir un prêt qu’il n’aurait pu se procurer par ailleurs.
petite caisse (petty cash fund)
Somme en espèces conservée selon la méthode du fonds de caisse à montant fixe et servant au règlement comptant de petites dépenses. [Règlement sur les avances comptables, article 2]
prêt (loan)
Un actif financier du gouvernement représenté par une promesse par un emprunteur de rembourser un montant précis, à une date ou à des périodes désignées, ou sur demande, habituellement avec intérêt.
radiation (write-off)
Une mesure comptable qui réduit le montant des comptes débiteurs inscrit dans les registres d’un ministère ou d’une agence pour une créance, ou une partie d’une créance, déterminée irrécouvrable. La radiation ne consiste pas à annuler la créance ou à dégager le débiteur de l’obligation de paiement; elle n’influe pas non plus sur le droit qu’a la Couronne de procéder à son recouvrement à l’avenir.
remise (remission)
La suppression d’une créance se rapportant à une dépense budgétaire et résultant en l’annulation ou la libération de tout montant de créance, d’impôt, de droits ou de pénalité dont le recouvrement serait autrement exécutoire.
renonciation (forgiveness)
Une suppression qui entraîne l’extinction d’une créance se rapportant à une dépense non budgétaire, faisant en sorte que l’État renonce à rétablir la dette et permet tant à l’État qu’au débiteur d’éliminer la dette de leurs registres.
société financièrement autonome (self-sustaining corporation)
Une société d’État jugée en mesure de financer ses opérations et ses programmes d’immobilisations au moyen de fonds générés à l’interne et de fonds qu’elle peut obtenir elle-même sur les marchés financiers.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-09682-7

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