Annulée - Couplage des données

Modification : 2011-05-02

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Évaluation préliminaire

L'examen préliminaire de la faisabilité d'un programme de couplage consiste à :

  1. évaluer les avantages du programme de couplage par rapport à d'autres méthodes de contrôle, de gestion ou d'application de la Loi;
  2. vérifier si les renseignements personnels que veut recueillir une institution fédérale *ont un lien direct avec ses programmes ou ses activités+ (Loi sur la protection des renseignements personnels, article 4);
  3. examiner s'il est possible de recueillir auprès de l'individu lui-même les renseignements personnels le concernantou si la collecte par couplage de données peut être autorisée parce que l'une ou l'autre des conditions suivantes existe : l'individu autorise la collecte indirecte, l'institution pourrait obtenir les renseignements d'une autre source sans aucun consentement aux termes du paragraphe 8(2), ou la collecte faite directement pourraitavoir pour résultat la collecte de renseignements inexactsou contrarier les fins ou compromettre l'usage auquel les renseignements sont destinés (Loi sur la protection des renseignements personnels, article 5);
  4. déterminer s'il est nécessaire d'avertir la personne en cause du nouvel usage fait des renseignements personnels la concernant et des modalités suggérées à cet effet, ou les raisons pour lesquelles il n'est pas nécessaire d'informer la personne concernée;
  5. décrire les exigences en vertu desquelles il faut s'assurer que les renseignements utilisés dans le programme de couplage de même que ceux qui sont tirés d'un tel programme sont dans la mesure du possible(...) à jour, exacts et complets(Loi sur la protection des renseignements personnels, paragraphe 6(2));
  6. déterminer s'il est nécessaire que la personne en cause consente à ce que l'on utilise ou divulgue des renseignements personnels la concernant aux fins d'un programme de couplage ou expliquer les raisons si ce n'est pas le cas. Lorsque le consentement doit être obtenu, établir des modalités à cet effet;
  7. fixer les dates de début et d'achèvement du programme de couplage et, le cas échéant, établir le calendrier et les exigences relatives aux programmes de couplage périodiques ou continus;
  8. décrire les résultats de tout projet pilote conçu pour mettre à l'essai les programmes de couplage envisagés. Lorsque cela est possible, l'institution de couplage devrait effectuer des essais pilotes des programmes de façon à évaluer dans quelle mesure ceux-ci permettront d'atteindre les objectifs fixés; et
  9. évaluer les coûts et les avantages du couplage de renseignements personnels.

Le rapport préliminaire doit également comprendre les modalités mises en place pour :

  1. confirmer que des calendriers de conservation et d'élimination des renseignements utilisés aux fins du programme de couplage ou tirés d'un tel programme de même qu'un calendrier de destruction de toutes les clés utilisées pour exécuter ledit programme, c'est-à-dire les protocoles du programme employés pour établir le lien entre les renseignements
  2. joindre aux renseignements personnels le relevé de tout usage et/ou de toute communication de ceux-ci qui ne figurent pas parmi les usages ou les fins énumérés dans Info Source;
  3. aviser le Commissaire à la protection de la vie privée lorsque le programme de couplage nécessite un usage ou une forme de communication de renseignements jugé compatible mais qui n'est pas énuméré dans Info Source;
  4. examiner les usages compatibles énumérés dans Info Source pour vérifier si celui qui est fait des renseignements personnels y figure et, dans la négative, rédiger un énoncé pertinent à y faire insérer; et
  5. établir un fichier de renseignements personnels pour y verser, le cas échéant, les renseignements personnels qui seront obtenus à la suite de l'exécution du programme de couplage.

Analyse coûts et avantages des projets de couplage de données

Pour déterminer s'il convient d'aller de l'avant avec un programme de couplage de données, il faut d'abord examiner les coûts et les avantages du programme en cause. En règle générale, il s'agit d'analyser non pas les coûts totaux du programme en dollars, mais les ressources de l'institution, à savoir le personnel, l'équipement et le matériel, qui devront être utilisés pour l'exécution du programme ainsi que la somme d'efforts qu'il faudra consacrer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de celui-ci. L'importance du facteur coûts et avantages dans la décision d'aller de l'avant avec un programme de couplage de données varie selon les circonstances.

Une évaluation des coûts suivants, relatifs aux dépenses projetées ou réelles, est recommandée :

A. Coûts directs

  1. établir le fondement du programme de couplage
  2. mener des négociations à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution en vue d'obtenir l'approbation préalable du programme
  3. faire effectuer une analyse légale de la conformité du programme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux autres textes législatifs pertinents
  4. préparer une évaluation complète des coûts et des avantages
  5. préparer le rapport préliminaire
  6. obtenir les approbations requises au sein de l'institution
  7. mener à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution les négociations ultérieures à l'approbation
  8. conclure des ententes avec l'institution qui fournit les données requises
  9. donner avis du projet au Commissaire à la protection de la vie privée
  10. donner avis aux personnes visées par le projet de couplage de données
  11. mettre en oeuvre le programme
    1. élaborer les paramètres normalisés de présentation
    2. établir des mécanismes de contrôle des données
    3. fournir des normes convenables pour la sécurité, la conservation et l'élimination des données
    4. fournir ou obtenir les dossiers requis et effectuer le couplage de données
  12. vérifier les correspondances qui désignent l'identification d'un individu effectuée à l'aide d'un programme de couplage
  13. informer les sujets des correspondances
  14. établir des fichiers de données pour les correspondances et pour les données non vérifiées
  15. étudier l'incidence juridique et administrative du programme
  16. préparer le rapport d'évaluation ultérieur au projet

B. Coûts de traitement des données

  1. temps machine
  2. acquisition, conception et entretien du matériel et du logiciel

C. Coûts des télécommunications

D. Coûts de déplacement

E. Coûts de formation

F. Coûts des services d'experts-conseils et des entrepreneurs

Il est également suggéré d'inclure dans l'analyse coûts et avantages, le cas échéant, les économies quantifiables suivantes :

  1. les fonds récupérés au moyen de remboursements volontaires ou de mesures de perception officielles
  2. économies réalisées par la cessation d'avantages versés en trop
  3. économies réalisées par le refus d'accorder des avantages qui auraient été approuvés dans d'autres circonstances
  4. économies réalisées par l'effet dissuasif du programme
  5. économies liées à d'autres méthodes de collecte et de compilation de données

Dans certains cas, il peut être approprié d'analyser la signification qu'un programme de couplage pourrait avoir sur la société ou sur l'économie et le fait de ne pas procéder à cette activité.

Communication d'un avis au Commissaire à la protection de la vie privée

Pour faciliter l'examen par un organisme externe d'un programme de couplage de données avant que celui-ci soit mis en oeuvre, la politique stipule que les institutions fédérales doivent aviser le Commissaire à la protection de la vie privée qu'elles sont sur le point d'amorcer un programme de couplage. A cette fin, elles doivent lui présenter leur évaluation préliminaire de faisabilité 60 jours avant le début de l'activité de couplage. Cela permet au Commissaire, à titre de mandataire du Parlement, de faire fonction d'avocat des personnes en cause et garantit qu'on informe le Commissariat non seulement au sujet des nouveaux usages compatibles qui ne sont pas encore publiés dans Info Source, mais aussi des activités de couplage en cours. Le Commissaire peut donc présenter des recommandations aux responsables des institutions lorsque les usages ou les activités susmentionnés ne semblent pas respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Approbation

L'approbation définitive d'un programme de couplage incombe au responsable de l'institution fédérale qui met en oeuvre le programme en question ou encore à un agent à qui les pouvoirs requis à cette fin ont été délégués en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le responsable de toute institution qui mène souvent des activités de couplage peut mettre sur pied un organisme interne regroupant des cadres supérieurs chargés de vérifier si les programmes de couplage envisagés respectent les dispositions de la présente politique et de formuler à son intention des recommandations sur les programmes de couplage à l'égard desquels l'institution est l'institution de couplage ou la source de couplage.

Avis public d'un programme de couplage

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent rendre compte de l'usage ou de la communication qu'elles font des renseignements personnels. Aux termes de la politique, les institutions fédérales qui font fonction d'institutions de couplage ou de sources de couplage doivent donner un avis public au sujet de leurs programmes de couplage ou de leur participation à ceux-ci en faisant état de ces activités dans Info Source. La formule d'enregistrement des fichiers de renseignements personnels doit être employée à cette fin. Une fois que les programmes de couplage sont approuvés, les institutions doivent immédiatement modifier les inscriptions qui figurent dans Info Source ou en fournir de nouvelles qui font état de la situation.

Conditions spéciales applicables à la communication de données aux fins des programmes de couplage

La communication des renseignements demandés n'est autorisée que si elle satisfait aux conditions énoncées aux articles 7 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Il est recommandé que les institutions qui communiquent les renseignements :

  • demandent et examinent le rapport préliminaire et tout autre document disponible sur le programme de couplage pour être en mesure de décider, d'une façon éclairée, si le programme de couplage en question satisfait aux obligations du programme visé et aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • déterminent s'il faut obtenir des renseignements supplémentaires ou mettre en oeuvre d'autres mesures aux fins de vérification et si la communication des renseignements ou la mise en oeuvre des mesures est acceptable à cette fin;
  • veillent à ce que la communication de renseignements pour les fins d'un programme de couplage soit sanctionnée au moyen d'une entente écrite signée par des cadres supérieurs représentant l'institution de couplage et la source de couplage. L'entente devrait inclure toutes les autres conditions qui devraient s'appliquer à la communication des renseignements;
  • lorsque la communication des renseignements est permise, les institutions doivent immédiatement aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage qui sera fait des renseignements communiqués, conformément à l'alinéa 9(4)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et modifier leurs inscriptions dans Info Source de manière à faire état de l'usage que l'on fait des renseignements personnels dans le cadre d'un programme de couplage, conformément à l'alinéa 9(4)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels; et
  • s'assurent que tout marché relatif à un programme de couplage stipule que ce programme doit être exécuté conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la présente politique.

Fins administratives

L'institution de couplage doit soumettre les renseignements obtenus au moyen d'un programme de couplage à un processus de vérification auquel doivent participer des sources autorisées originales ou additionnelles avant d'utiliser ces renseignements dans un processus décisionnel qui touche directement une personne. Il faut accorder à cette dernière la possibilité de réfuter les renseignements ainsi obtenus avant qu'une mesure la concernant soit adoptée.

Modalités d'exécution

Sécurité

Les exigences de la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité s'appliquent aux programmes de couplage. Les renseignements personnels et les systèmes informatiques devraient faire l'objet de mesures de protection contre toute menace accidentelle ou délibérée à leur caractère confidentiel et à leur intégrité qui pourrait compromettre leur authenticité, leur exactitude, leur actualité ou leur exhaustivité. Les mesures de sécurité mises en oeuvre par l'institution de couplage devraient être au moins équivalentes à celles adoptées par la source de couplage.

Conservation et élimination

L'institution de couplage est tenue, aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, d'établir des normes pour la conservation et l'élimination des renseignements personnels utilisés dans un programme de couplage ou tirés d'un tel programme. Cette exigence s'applique également aux clés utilisées dans ces programmes. Ces normes sont fixées à partir de calendriers ou d'ententes de conservation et d'élimination des renseignements établis par les Archives nationales.

Définitions

Couplage de données (data matching) B désigne l'activité qui consiste à comparer des renseignements personnels obtenus de diverses sources, y compris des fichiers de renseignements personnels, en vue de prendre des décisions sur les personnes visées par les données. Le couplage de données est donc une activité spécialisée qui comprend la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels, et qui est assujettie aux diverses exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Institution de couplage (matching institution)- désigne une institution fédérale qui prévoit exécuter ou qui est en train d'exécuter un programme de couplage.

Programme de couplage (matching program) - désigne une modalité particulière qui est mise au point et utilisée pour comparer un ou plusieurs ensembles de documents contenant des renseignements personnels détenus par une institution de couplage avec un autre ou plusieurs autres ensembles de documents détenus par une source de couplage. Elle intègre toutes les étapes du processus de couplage, allant de la collecte à l'élimination des données. L'activité de couplage peut ou peut ne pas entraîner la production d'un nouvel ensemble de renseignements personnels. Étant donné la quantité des données et la fréquences des opérations, le couplage de données nécessite généralement l'emploi d'un ordinateur plutôt que de techniques manuelles. La définition du couplage de données englobe aussi l'interconnexion de données, également désignée sous l'appellationbprofilage des données. Cette forme de couplage de données suppose l'emploi d'un ordinateur et de renseignements personnels obtenus de diverses sources, y compris des fichiers de renseignements personnels, pour fusionner et compiler, à des fins administratives, des dossiers sur des individus et des catégories d'individus identifiables. Cette activité d'interconnexion ou de profilage produit un nouvel ensemble de renseignements personnels.

Source de couplage (matching source)- désigne une organisation qui communique des renseignements personnels à une institution de couplage dans le cadre d'un programme de couplage. La source de couplage peut provenir de l'institution de couplage même, d'une autre institution fédérale ou de toute autre organisation.


Auteur/Information:
 

Politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
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Dernière révision: 1 décembre 1993

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