Directive sur la fonction d'évaluation

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La directive entre en vigueur le 1er avril 2009. Les ministères ont jusqu'au 31 mars 2013 pour mettre pleinement en œuvre l'alinéa 6.1.1a) et le sous-alinéa 6.1.3b) (iii) de la Directive.

1.2 Considérations relatives à la transition :

1.2.1 En attendant la mise en œuvre intégrale de l'article 6.1.3b)(iii) qui se fera au plus tard le 31 mars 2013, il incombera aux chefs de l'évaluation de s'assurer de ce qui suit :

  1. que les plans d'évaluation ministériels qu'ils élaborent fassent état des progrès réalisés en vue d'élargir la portée des évaluations à toutes les dépenses de programmes directes des ministères (sauf les programmes permanents de subventions et de contributions) sur une période de cinq ans;
  2. que les plans d'évaluation ministériels approuvés qu'ils soumettent au Secrétariat du Conseil du Trésor conformément au paragraphe 6.1.3d) de la présente Directive et qui ne démontrent pas que la portée des évaluations couvre toutes les dépenses de programmes directes pendant la période consécutive de cinq ans, font appel à une approche fondée sur les risques pour planifier la couverture des dépenses de programmes directes (sauf les programmes permanents de subventions et de contributions). Les plans d'évaluation ministériels utilisant une approche fondée sur les risques pour planifier la couverture des dépenses de programmes directes comporteront une justification écrite en fonction des risques afin d'expliquer les choix du ministère en ce qui concerne ce qui est couvert et ce qui n'est pas couvert dans les évaluations.

2. Application

2.1 La présente Directive s'applique aux ministères énoncés à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, à l'exception du Bureau du secrétaire du gouverneur général, du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du conseiller sénatorial en éthique et du Bureau du commissaire aux conflits d'intérêt et à l'éthique.

2.2 L'application de la présente directive aux petits ministères et organismes définis à l'annexe A est reportée, sauf indication contraire du président du Conseil du Trésor et sauf de la manière indiquée au paragraphe 6.3, qui s'applique à la date d'entrée en vigueur de la directive.

2.3 Les dispositions des sous alinéas 6.1.3 b (vi) et (viii) et de l'alinéa 6.3.1(a) qui autorisent le secrétaire du Conseil du Trésor du Canada de demander des évaluations précises, ne s'appliquent pas au Bureau du vérificateur général, au Commissariat à la vie privée, au Commissariat à l'information, au Bureau du directeur général des élections, au Commissariat au lobbying, au Commissariat aux langues officielles et au Commissariat à l'intégrité du secteur public. En outre, les articles 7 et 8 de la présente directive, qui adoptent toutes les exigences énoncées aux articles 7 et 8 de la Politique sur l'évaluation, s'appliquent à ces organismes, à l'exception des paragraphes 7.3 et 8.2 de la Politique. L'administrateur général de chacun de ces organismes est l'unique responsable de la surveillance de la conformité à cette directive dans son organisme et de la réponse aux cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui concernent la gestion de la conformité.

3. Contexte

La présente directive :

3.1 soutient les objectifs de la Politique sur l'évaluation, car elle rend opérationnelles les exigences applicables au personnel ministériel qui participe à l'évaluation. La directive fixe les exigences précises assurant la production en temps opportun d'évaluations crédibles, neutres et d'un bon rapport coût-efficacité à l'appui de la prise des décisions relatives aux politiques, aux programmes et aux dépenses;

3.2 favorise la collaboration entre la fonction d'évaluation et les gestionnaires de programmes afin d'aider ces derniers à améliorer la conception, l'exécution, le rendement et la mesure du rendement des politiques et programmes de l'organisme;

3.3 appuie le principe selon lequel le chef de l'évaluation, à titre de principal expert en évaluation du ministère, prend les décisions finales sur les questions techniques, sous réserve des pouvoirs décisionnels des administrateurs généraux;

3.4 répond aux exigences énoncées dans la Politique sur les paiements de transfert et au paragraphe 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques;

3.5 décrit les rôles et responsabilités des chefs de l'évaluation et des gestionnaires de programmes et établit les compétences de base que doivent posséder les chefs de l'évaluation et les évaluateurs,

3.6 doit être lue en parallèle avec la Politique sur l'évaluation, les Normes d'évaluation pour le gouvernement du Canada, la Loi sur la gestion des finances publiques et la Politique sur la Structure de gestion des ressources et des résultats.

3.7 Le Conseil du Trésor a délégué au président du Conseil du Trésor le pouvoir d'émettre, de modifier et d'abroger la Directive sur la fonction d'évaluation et d'approuver toute dérogation à la Directive.

4. Définitions

Les définitions servant à interpréter la présente directive se trouvent à l'annexe A de la Politique sur l'évaluation.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

La présente directive vise à préciser les responsabilités du personnel ministériel qui participe à l'évaluation de manière à assurer l'efficacité des fonctions d'évaluation des ministères et à répondre aux besoins en données d'évaluation des Canadiens, des parlementaires, des ministres, des organismes centraux et des administrateurs généraux.

5.2 Résultats attendus

On s'attend à ce que cette directive aide à répondre aux besoins en données d'évaluation des Canadiens, des parlementaires, des ministres, des organismes centraux et des administrateurs généraux au moyen :

5.2.1 d'évaluations adéquates, régulières et systématiques des dépenses de programmes directes;

5.2.2 des fonctions d'évaluation et des évaluations ministérielles jugées crédibles par les Canadiens, les parlementaires, les ministres, les organismes centraux et les administrateurs généraux,

5.2.3 des fonctions d'évaluation ministérielles qui produisent, en temps opportun, des informations appropriées à l'appui de la prise des décisions et de l'élaboration des rapports au public.

6. Exigences

6.1 Responsabilités des chefs de l'évaluation

6.1.1 Compétences des chefs de l'évaluation et des évaluateurs

Les chefs de l'évaluation doivent :

  1. posséder les compétences exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor,
  2. s'assurer que la ou les personnes qui participent à la conception, l'exécution ou la gestion des évaluations possèdent collectivement la formation, l'expérience et les compétences voulues en matière d'évaluation.

6.1.2 Gestion de la fonction d'évaluation

Les chefs de l'évaluation des ministères procèdent à des consultations appropriées avec les gestionnaires de programmes, les intervenants et les comités d'examen par des pairs ou comités consultatifs à l'étape de la conception et de la mise en œuvre des projets d'évaluation. Dans ce contexte, les chefs de l'évaluation doivent :

  1. gérer une unité d'évaluation efficiente et efficace qui veille à ce que les évaluations soient neutres et d'un bon rapport coût-efficacité;
  2. s'assurer que le travail d'évaluation et les personnes qui participent à la conception, la réalisation et la gestion des évaluations connaissent et respectent la Politique sur l'évaluation, la Directive sur la fonction d'évaluation et les Normes d'évaluation pour le gouvernement du Canada;
  3. consulter le chef des communications du ministère au sujet des travaux d'évaluation qui pourraient être considérés comme des « recherches sur l'opinion publique », selon la définition de la Politique de communication du gouvernement du Canada;
  4. soutenir un comité de cadres supérieurs du ministère (appelé Comité d'évaluation ministériel, tel que défini à l'annexe B de la Politique sur l'évaluation) chargé d'orienter et de superviser la fonction d'évaluation;
  5. remettre les rapports d'évaluation (et autres produits d'évaluation, s'il y a lieu) directement à l'administrateur général et au Comité d'évaluation ministériel en temps opportun.

6.1.3 Portée et qualité des évaluations

Les chefs de l'évaluation doivent :

  1. élaborer et mettre à jour tous les ans un plan d'évaluation ministériel quinquennal continu (ci-après appelé le plan d'évaluation ministériel);
  2. s'assurer que leurs plans d'évaluation ministériels :
    1. respectent et appuient la Structure de gestion, des ressources et des résultats du ministère;
    2. répondent aux exigences du Système de gestion des dépenses, y compris des examens stratégiques;
    3. comprennent toutes les dépenses de programmes directes, à l'exception des subventions et contributions;
    4. comprennent tous les programmes de subventions et de contributions dont leur ministère est responsable, comme le stipule le paragraphe 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
    5. comprennent le volet administratif des principales dépenses législatives;
    6. comprennent les programmes qui prennent fin automatiquement après une période donnée, à la demande du secrétaire du Conseil du Trésor, après consultation auprès de l'administrateur général touché,
    7. comprennent les évaluations précises demandées par le secrétaire du Conseil du Trésor, après consultation auprès de l'administrateur général touché.
  3. déterminer et recommander à l'administrateur général et au Comité d'évaluation ministériel une approche fondée sur les risques pour déterminer l'approche d'évaluation et le niveau d'effort devant s'appliquer aux évaluations individuelles comprises dans le plan d'évaluation ministériel quinquennal, ainsi que le niveau de ressources nécessaires pour réaliser chacune des évaluations prévues dans le plan;
  4. soumettre le plan d'évaluation ministériel, tel qu'approuvé par l'administrateur général, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au début de chaque exercice, ainsi qu'une confirmation de l'administrateur général, comme l'exige le paragraphe 6.1.7 de la Politique sur l'évaluation;
  5. mettre en œuvre le plan d'évaluation ministériel approuvé tout en s'assurant que chaque évaluation est terminée en temps opportun, conformément aux Normes d'évaluation pour le gouvernement du Canada,
  6. veiller à ce que toutes les évaluations qui sont censées compter aux fins des exigences des alinéas a, b et c du paragraphe 6.1.8 de la Politique sur l'évaluation, tirent des conclusions claires et valables sur la pertinence et le rendement des programmes en tenant compte de toutes les questions fondamentales mentionnées à l'annexe A.

6.1.4 Mesure du rendement

Il incombe aux gestionnaires de programmes d'élaborer, de mettre en œuvre et de surveiller les stratégies de mesure continuelle du rendement des programmes. Dans ce contexte, les chefs de l'évaluation doivent :

  1. examiner les stratégies de mesure du rendement pour toutes les dépenses de programmes directes nouvelles et en cours, y compris tous les programmes de subventions et de contributions permanents, pour s'assurer que ces stratégies appuient efficacement l'évaluation de la pertinence et du rendement, et fournir des conseils à ce sujet;
  2. examiner les dispositions sur la responsabilisation et le rendement devant être inclus dans les documents du Cabinet (mémoires au Cabinet, présentations au Conseil du Trésor) et fournir des conseils à cet égard;
  3. examiner les cadres de mesure du rendement associés à la Structure de gestion, des ressources et des résultats de l'organisation et fournir des conseils à cet égard,
  4. présenter au Comité d'évaluation ministériel un rapport annuel sur l'état de la mesure du rendement des programmes à l'appui de l'évaluation.

6.1.5 Diffusion des rapports d'évaluation

Les chefs de l'évaluation doivent :

  1. soumettre l'intégralité des rapports d'évaluation, des réponses de la direction et des plans d'action (en format électronique) au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, dès que ces rapports sont approuvés par l'administrateur général,
  2. mettre les rapports d'évaluation approuvés par l'administrateur général, ainsi que les réponses de la direction et les plans d'action, à la disposition du public avec un minimum de formalité, et les afficher en temps opportun sur les sites Web des ministères dans les deux langues officielles.
  3. S'assurer que les rapports d'évaluation affichés sur les sites Web ministériels se conforment à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Politique du gouvernement sur la sécurité.

6.2 Responsabilités des gestionnaires de programmes

Les gestionnaires de programmes doivent :

6.2.1 élaborer et mettre en œuvre des stratégies de mesure continuelle du rendement de leurs programmes et s'assurer que des données sur le rendement crédibles et fiables sont recueillies afin d'appuyer l'évaluation de façon efficace;

6.2.2 donner suite à chaque rapport d'évaluation en élaborant et mettant en œuvre, en temps opportun et de façon efficace, une réponse de la direction et un plan d'action,

6.2.3 consulter le chef de l'évaluation au sujet des stratégies de mesure du rendement pour toutes les dépenses de programmes directes nouvelles et en cours.

6.3 Responsabilités des chefs de l'évaluation des petits ministères et organismes

6.3.1 Les chefs de l'évaluation des petits ministères et organismes doivent :

  1. veiller à inclure le volet administratif des principales dépenses législatives et des dépenses de programmes directes, à l'exclusion des subventions et contributions, selon les besoins du ministère ou de l'organisme, et entreprendre des évaluations précises à la demande du secrétaire du Conseil du Trésor, après consultation auprès de l'administrateur général touché;
  2. veiller à ce que tous les programmes permanents de subventions et de contributions soient évalués selon un cycle quinquennal, comme l'exige l'article 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  3. consulter le chef des communications du ministère au sujet des travaux d'évaluation qui pourraient être considérés comme des « recherches sur l'opinion publique », selon la définition de la Politique de communication du gouvernement du Canada;
  4. s'assurer que le travail d'évaluation et les personnes qui participent à la conception, l'exécution et la gestion des activités d'évaluation connaissent et respectent les Normes d'évaluation pour le gouvernement du Canada;
  5. veiller à ce que toutes les évaluations qui sont censées compter aux fins des exigences de l'alinéa 6.2.5a. de la Politique sur l'évaluation, tirent des conclusions claires et valables sur la pertinence et le rendement des politiques ou des programmes en tenant compte de toutes les questions fondamentales mentionnées à l'annexe A;
  6. déterminer et recommander à l'administrateur général une approche fondée sur les risques afin de déterminer l'approche d'évaluation et le niveau d'effort devant s'appliquer aux évaluations individuelles;
  7. soumettre l'intégralité des rapports d'évaluation, des réponses de la direction et des plans d'action (en format électronique) au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, dès que ces rapports sont approuvés par l'administrateur général;
  8. mettre les rapports d'évaluation approuvés par l'administrateur général, ainsi que les réponses de la direction et les plans d'action, à la disposition du public avec un minimum de formalité, et les afficher en temps opportun sur les sites Web des ministères dans les deux langues officielles,
  9. s'assurer que les rapports d'évaluation affichés sur les sites Web ministériels se conforment à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Politique du gouvernement sur la sécurité.

7. Surveillance et rapports

7.1 Les exigences relatives à la surveillance et aux rapports énoncées à l'article 7 de la Politique sur l'évaluation s'appliquent à la présente directive.

8. Conséquences

8.1 Les conséquences de la non-conformité à la présente directive sont énoncées à l'article 8 de la Politique sur l'évaluation.

9. Références

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute question sur la présente directive au :

Directeur principal
Centre d'excellence en évaluation
Secrétariat du Conseil du Trésor
222, rue Nepean, 4e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone : 613-952-7447
Télécopieur : 613-946-6262

Annexe A : Questions fondamentales à prendre en compte dans l'évaluation

Les évaluations peuvent servir à différentes fins et, par conséquent, être conçues de manière à répondre à différentes questions au moyen de différentes méthodes. Les évaluations qui sont censées être visées par les exigences des alinéas a, b et c du paragraphe 6.1.8 ou de l'alinéa a du paragraphe 6.2.5 de la Politique sur l'évaluation doivent toutefois traiter de l'optimisation des ressources et présenter des conclusions claires et valables sur la pertinence et le rendement des programmes. Dans les évaluations, la partie sur l'optimisation des ressources doit englober toutes les questions fondamentales énumérées ci-après (au besoin, les ministères peuvent choisir d'ajouter d'autres sujets à leurs évaluations).

Sous réserve de l'exigence de traiter de toutes les questions fondamentales, les ministères ont la possibilité de choisir la méthode d'évaluation et le niveau d'effort qu'ils souhaitent y consacrer, compte tenu des risques et des caractéristiques des programmes ainsi que de la qualité de l'information disponible sur le rendement de chaque programme.

Questions fondamentales
Pertinence
Question 1 : Besoin continu du programme Évaluation de la mesure dans laquelle le programme continu de répondre à un besoin démontrable et est réceptif aux besoins des Canadiens
Question 2 : Conformité aux priorités du gouvernement Évaluation des liens entre les objectifs du programme et (i) les priorités du gouvernement fédéral et (ii) les résultats ministériels stratégiques
Question 3 : Harmonisation avec les rôles et responsabilités du gouvernement Évaluation du rôle et des responsabilités du gouvernement fédéral relativement à l'exécution du programme
Rendement (efficacité, efficience et économie)
Question 4 : Réalisation des résultats escomptés Évaluation des progrès réalisés dans l'atteinte des résultats escomptés (y compris les résultats immédiats, intermédiaires et ultimes) par rapport aux cibles et à la portée du programme, à la conception du programme, ce qui comprend les liens et la contribution des extrants aux résultats
Question 5 : Démonstration d'efficience et d'économie Évaluation de l'utilisation des ressources relativement à la production des extrants et aux progrès réalisés concernant l'atteinte des résultats escomptés