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ARCHIVÉ - Ministère des Finances et Secrétariat du Conseil du Trésor - plan de vérification interne

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Prpar par : Direction de la vrification interne - 4 fvrier 1997

1. Introduction

Le prsent rapport fournit les rsultats de l'exercice de planification de la vrification interne men au nom du ministre des Finances et du Secrtariat du Conseil du Trsor.

Les activits de vrification interne sont excutes sous la direction du sous-ministre adjoint de la Direction des services ministriels, qui relve du sous-ministre des Finances et du secrtaire du Conseil du Trsor. L'tendue de la vrification interne comprend l'ensemble des activits d'administration internes et les programmes de fonctionnement des ministres.

Le prsent document regroupe dans un modle de planification les divers plans de vrification interne qui avaient t valus individuellement auparavant. Ces plans comprennent les plans de vrification interne long terme suivants :

  • Services ministriels;
  • Programme du service de la dette publique (ministre des Finances);
  • Confirmation de prts (ministre des Finances);
  • Programme des paiements de transfert fiscal (ministre des Finances);
  • Secrtariat du Conseil du Trsor.

Mme si le prsent document prsente des univers de vrification distincts pour les Services ministriels, le ministre des Finances et le Secrtariat du Conseil du Trsor, tous les projets de vrification numrs ont t valus de la mme manire.

2. Approche et Mthodologie

Introduction

Dans le pass, les activits des programmes et des Services ministriels ont t values sparment sans tenir compte des risques relatifs aux autres composantes des deux ministres. En fait, les risques lis aux activits pour les projets de vrification ventuels n'taient mme pas traits explicitement dans les plans individuels de vrification interne labors auparavant pour les ministres.

L'approche adopte pour le prsent exercice de planification fait une entorse au pass de deux manires :

1. les risques sont valus et documents expressment pour chaque projet de vrification ventuel;

2. aucune recommandation prcise n'est faite la direction propos des mesures prendre ni sur le moment de le faire.

Le prsent rapport fournit la direction une valuation des risques et une stratgie de vrification suggre pour chacun des projets de vrification ventuels.

Mthodologie

Le principe sous-jacent la prsente mthodologie est que le changement constitue la seule constante dans le contexte actuel. Afin que la fonction de vrification interne soit pertinente pour la direction, son approche de planification doit tenir expressment compte du changement et des incidences de ce dernier sur les activits, les processus administratifs et le risque global de l'organisme.

La prsente valuation permet la direction d'apprcier les risques existants au sein du cadre global ou du plan d'ensemble. La direction peut alors dterminer les mesures prendre pour grer ses risques.

Lors de l'laboration de la prsente mthodologie, nous avons pris soin d'intgrer les suggestions formules par le Bureau du vrificateur gnral dans son rapport de mai 1996 intitul La vrification interne dans les ministres et les organismes.

Approche

L'approche suivie pour le prsent projet comprend les tapes suivantes :

  • une revue des plans de vrification long terme antrieurs et des activits de vrification interne exerces depuis 1990;
  • des entrevues avec certains gestionnaires et directeurs, y compris ceux responsables des services financiers et de l'informatique, de l'intgration des systmes et de la restructuration du processus, des services administratifs, du personnel et des services de scurit et du Programme du service de la dette publique. Le directeur des services financiers a rencontr le SMA des Services ministriels et nous a fait part des intrts et des priorits de ce dernier l'gard du plan de vrification interne;
  • l'laboration d'un modle d'valuation des risques;
  • la revue de la documentation pertinente afin d'laborer des profils de programme1, qui valuent de manire gnrale les risques lis chaque programme ou service;
  • l'analyse des profils de programme afin d'laborer les projets de vrification ventuels;
  • l'valuation des risques pour chaque projet de vrification ventuel;
  • l'laboration d'un historique des activits de vrification afin de fournir une apprciation du niveau et de la nature des missions de vrification interne excutes au sein des deux ministres;
  • une fois mis au point, le plan de vrification interne devrait tre prsent aux comits excutifs des ministres pour rvision et approbation et aux fins d'orientation sur l'excution des missions de vrification et d'examen au cours de l'exercice venir.

Mise jour annuelle des profils de programme et des valuations des risques

Pour assurer la pertinence de la fonction de vrification interne et l'utilisation la plus avantageuse des ressources disponibles, les profils de programme et les valuations des risques devraient tre mis jour chaque anne.

Puisque les programmes ministriels sont assujettis une vrification excute par le Bureau du vrificateur gnral aux fins de l'expression de son opinion sur les Comptes publics du Canada, cette mise jour devrait tre effectue aprs la transmission de la lettre de recommandations du vrificateur gnral.

3. Modle d'valuation des risques

Introduction

La vrification interne permet de rduire au minimum les risques lis aux activits d'un organisme et vise assurer la certitude des aspects suivants :

  • l'efficacit, l'efficacit et la permanence du cadre de contrle permettant la direction de raliser les objectifs organisationnels;
  • l'intgrit de l'information sur le rendement.

Afin de maximiser la valeur ajoute de cette fonction, la direction doit valuer son risque global et les risques dcoulant des composantes de l'organisme.

Modle d'valuation des risques

Un modle d'valuation des risques doit tre labor pour valuer et mesurer les risques lis aux activits d'un organisme. Il doit d'abord tenir compte des facteurs permettant de dcrire et de classer les risques. Les facteurs de risque suivants ont servi valuer les risques des ministres :

  • les priorits du ministre;
  • les flux de fonds et de ressources;
  • les attentes du client et du public;
  • la complexit des activits;
  • l'environnement de contrle;
  • le changement;
  • les autres facteurs;
  • l'exprience des vrificateurs et les rsultats des vrifications antrieures.

La pondration relative des facteurs de risque doit tre prise en considration. Devraient-ils tous avoir la mme importance? Certains devraient-ils avoir plus de poids? Dans le cas du modle l'tude, des pondrations diffrentes ont t attribues aux facteurs de risque. Une pondration relativement plus leve a t donne aux facteurs directement lis l'tendue des responsabilits de la direction. Mme s'ils taient galement importants, d'autres facteurs ont reu une pondration moindre parce qu'ils se rapportent plus des facteurs indpendants de la volont de la direction.

Une chelle cinq niveaux permet d'valuer le risque li chaque facteur. Un niveau de  5  indique un risque lev et un niveau de  1 , un risque faible. Le risque global est gal la somme du produit de chaque facteur de risque.

4. Description des annexes

Le prsent document vise aider la direction prendre une dcision sur l'orientation donner la fonction de vrification interne dans l'immdiat. Quatre annexes ont t prpares ces fins.

Les annexes A, B et C divisent l'univers de vrification interne en trois parties et s'appliquent respectivement aux Services ministriels, au ministre des Finances et au Secrtariat du Conseil du Trsor.

Chaque annexe comprend les sections suivantes :

  • un rsum de l'univers de vrification interne de l'lment constituant;
  • un historique des activits de vrification;
  • une description dtaille de chaque projet de vrification ventuel numr dans l'univers de vrification interne.

L'annexe D prsente un survol des projets de vrification ventuels numrs par ordre d'importance en fonction du risque global. Un rsum est suivi d'un rapport plus dtaill incluant une stratgie de vrification suggre pour chaque projet.

Cette information vise essentiellement tablir l'orientation de la fonction de vrification interne relativement aux projets qui devraient tre entrepris au cours de l'exercice venir.

Elle veut galement contribuer un dialogue permanent entre la direction et la fonction de vrification interne. La direction peut songer effectuer des valuations des risques par projet au cours de l'exercice. Si des changements importants pouvant influer dfavorablement sur les risques lis aux activits devaient survenir, la fonction de vrification interne pourrait alors tre appele examiner certains aspects des activits, au besoin. Ces valuations et les profils de programme connexes, compte tenu de leur mise jour, constituent le fondement de la planification des exercices suivants.

Annexe A

Services ministriels

Univers de vrification interne

Historique des activits de vrification

valuation des risques par projet


Les profils de programme sont labors pour chaque composante de programme de l'organisme. Aux termes des prsentes, les programmes peuvent tre oprationnels et lis directement au mandat de l'organisme ou fonctionnels et lis aux services de soutien ministriels. Ils sont labors en vue d'offrir une apprciation suffisante de l'importance relative d'un programme, de ses lments cls et de ses activits ou domaines fonctionnels, de mme que des risques lis aux activits dcoulant du programme. Cette information sert dfinir la deuxime partie du profil, selon laquelle le vrificateur doit suggrer des projets de vrification ventuels relatifs au programme.[ retour ]