Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

ARCHIVÉ - Traitement des demandes d'access aux documents portant sur la verification (NIP) - le 1 juillet 1984

Avertissement Cette page a été archivée.

Information archivée dans le Web

Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous ».


No. 1984-02
Date : 01-07-84 

Sujet : Traitement des demandes d'acces aux documents portant sur la vrification

Pour toute question concernant cette notice, prire de s'adresser la :

Politiques et projets spciaux
Centre d'excellence en vrification interne
Direction gnrale de la fonction de contrleur, SCT
(613) 957-2270

Objet et porte

La prsente notice d'interprtation de la politique (NIP) a pour but d'clairer les vrificateurs internes relativement au traitement des demandes d'accs l'information. On s'attend ce que les coordonnateurs de l'accs l'information demandent conseil aux chefs de la vrification interne au sujet de la communication de documents dont la nature relve de leurs fonctions. S'inspirant des principes fondamentaux de la Loi, la prsente notice dcrit un procd dcisionnel qui devrait permettre aux vrificateurs principaux de fournir des conseils judicieux, conformment l'esprit et la lettre de la Loi, aux coordonnateurs de l'accs l'information.

Les indications contenues dans cette notice viennent complter les directives officielles des Lignes directrices provisoires : Loi sur l'accs l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels publies par le SCT (circulaire no 1983-35). Il n'est pas question de proposer ici une autre mthode pour traiter les demandes d'accs aux documents que celle qui est prescrite dans les directives officielles du SCT : la politique officielle du SCT fait autorit en la matire et on est tenu de la respecter, quelle que soit la situation.

Il a t jug ncessaire de fournir de plus amples indications dans une notice d'interprtation de la politique en raison de l'incidence de la Loi sur l'accs l'information sur les Normes de vrification interne, en particulier les normes 17, 20 et 22. De fait, les normes relatives la preuve en matire de vrification, aux rapports sur les tches de vrification et aux consultations postrieures la vrification seront touches par la communication de documents. Il y a donc lieu de procder une interprtation plus approfondie de la politique de vrification interne.

Questions a l'tude

Selon le Comit consultatif interministriel sur la vrification interne, il y aurait avantage adopter, l'chelle du gouvernement, un mode gnral de traitement des demandes d'accs aux documents traitant de vrification lorsque les vrificateurs auront fournir des avis leurs sous-chefs :

  • concernant la communication de renseignements portant sur la vrification, en tenant compte de l'esprit et de la lettre de la Loi;
  • permettant de satisfaire, de faon pratique, aux besoins de ceux qui dsirent avoir accs aux documents;
  • offrant une mthode logique de traiter leurs demandes;
  • donnant lieu un traitement efficace des requtes;
  • assurant l'intgrit de la fonction de vrification interne.

La faon de procder prsente dans cette notice s'inspire de ces objectifs. Sa prcision, sur le plan technique, a t vrifie grce des entretiens avec des conseillers juridiques du ministre de la Justice et avec le Groupe de travail d'accs l'information et la protection des renseignements personnels du Conseil du Trsor. Elle est fonde sur la volont des vrificateurs internes de respecter le droit du grand public l'accs aux documents traitant de vrification et d'tre sensible ses besoins. Cette notice explique galement les rares cas o le vrificateur peut tre appel protger certaines catgories de renseignements dont la communication causerait un prjudice ou irait l'encontre de la Loi.

Principes sous-jacents a la notice d'interprtation

Principes

Dans le choix d'un mode de traitement des demandes d'accs aux documents concernant la vrification, un certain nombre de principes ont t formuls. Ils se rapportent surtout l'interprtation que donnent les vrificateurs internes des exigences de la Loi sur l'accs l'information, compte tenu du caractre unique des tapes de la vrification interne. Ils devraient servir de fondement logique au choix d'un mode appropri de traiter les demandes. Bien qu'ils aient fait l'objet de recherches approfondies et que leur justesse ait t discute avec bon nombre de fonctionnaires, dont des conseillers juridiques, ils ne peuvent pas constituer la base dfinitive d'une mthode avant que les tribunaux aient interprt certaines dispositions de la Loi.

Les principes qui sous-tendent le mode propos sont les suivant :

  1. une fonction de vrification interne inefficace nuira au mcanisme dcisionnel interne d'une institution fdrale. A cet gard, il y a surtout risque de prjudice lorsque les renseignements sur la vrification sont communiqus avant que le vrificateur ait fait connatre ses conclusions suite une mre rflexion. La communication pourra alors nuire au sujet soumis la vrification si elle comporte involontairement des renseignements qui ne refltent pas la nature et l'tat des oprations vrifies. Elle risque aussi de gner les changes entre les vrificateurs et ceux sur qui porte la vrification. Cependant, une fois celle-ci acheve, le risque est sensiblement rduit;
  2. la rflexion du vrificateur qui lui permet d'en arriver une valuation globale des mthodes et des systmes du sujet de la vrification n'est termine que lorsque ce dernier a eu l'occasion de s'exprimer sur l'exactitude, l'intgralit et la justesse des faits et des conclusions que le vrificateur a prsents dans un rapport provisoire. L'Annexe A dfinit le mcanisme de vrification comme tant un mcanisme dcisionnel et indique la nature de la rflexion du vrificateur;
  3. vu le nombre parfois considrable de documents se rapportant un sujet donn, les vrificateurs peuvent chercher savoir, grce des entretiens informels avec la personne qui veut tre renseigne, pourquoi elle s'intresse aux renseignements qui ont trait la vrification. Ce faisant, ils seront plus en mesure de trouver les renseignements demands, et pourront ainsi liminer l'examen inutile de plusieurs documents et rduire les frais relis la rvision et la demande. Toutefois, ces entretiens informels ne pourront avoir lieu qu'avec l'approbation du coordonnateur de l'accs l'information;
  4. toute demande de consultation de documents de vrification prpare par le sujet de la vrification ou pour son compte (les sources) lui sera renvoye. C'est lui qui dterminera s'il y a lieu d'en autoriser l'accs. En vertu du principe dont s'inspire le paragraphe 8(1) de la Loi, l'institution d'o proviennent les donnes de base est la premire concerne, alors que l'intrt du vrificateur passe en second. Toutefois, le paragraphe 8(1) ne s'appliquerait officiellement que dans le cas o le sujet de la vrification et le vrificateur relveraient d'institutions fdrales diffrentes.

L'expression feuilles de travail utilise dans la prsente notice est conforme aux descriptions donnes dans la Notice d'interprtation de la politique no 1983-02, "Feuilles de travail de vrification". Dans le document joint cette notice, les rapports de vrification provisoires taient considrs comme faisant partie intgrante des feuilles de travail. Dans son examen des donnes qui suivent, le lecteur a tout intrt comprendre le sens de l'expression "feuilles de travail".

Traitement des demandes d'accs aux documents

Ce document comprend trois manires d'aborder le traitement des demandes d'accs aux documents traitant de vrification interne. Ces cheminements sont fonction de la nature des documents de vrification demands et de la progression de la vrification au moment o l'on reoit une demande. Le tableau 1 fait tat des observations suivantes sous la forme d'un graphique de cheminements dcisionnels.

Cheminement dcisionnel 1

Dans le cadre de ce scnario, la demande est reue lorsque la vrification est termine et vise clairement l'obtention d'un rapport de vrification final. Dans ce cas, on propose qu'en rgle gnrale, l'envoi de la version intgrale du rapport de vrification soit recommand l'administrateur gnral. Les recommandations, les ractions de la direction et les plans d'action seraient galement communiqus lorsqu'ils font partie du rapport. Toutefois, les vrificateurs peuvent parfois reconnatre que les conclusions et les recommandations contenues dans le rapport final contiennent des renseignements dlicats dont la divulgation risque de causer un prjudice certain au processus dcisionnel interne des institutions fdrales. Dans de tels cas, il y aurait lieu d'invoquer l'alina 21(1)a). Par exemple, s'il apparat probable que la facult dcisionnelle d'une institution puisse tre affecte par la communication des conclusions et recommandations contenues dans le rapport de vrification, on devrait alors protger ces renseignements jusqu' ce qu'il n'y ait plus de risque de prjudice ou de tort. On entend par prjudice ou tort tout ce qui porterait atteinte aux intrts particuliers ou au processus dcisionnel, en vertu de l'alina 21(1)a). Bien que la communication des conclusions et recommandations des rapports de vrification puisse tre la cause de changements administratifs ou d'embarras des fonctionnaires, les vrificateurs doivent prendre note que de tels effets ne sont pas suffisants en soi pour dnoter un prjudice au processus dcisionnel et, qu'en consquence, ils ne constituent pas des raisons suffisantes de recours l'alina 21(1)a).

On considre que la rgle gnrale de divulgation entire du rapport comporte certains avantages. En premier lieu, la version intgrale du rapport final donne au demandeur une ide plus globale et plus juste des oprations l'tude, ce qui rduit le risque d'une interprtation errone. La communication des commentaires mis par le sujet de la vrification, suite aux recommandations des vrificateurs, favorise la crdibilit des faits signals dans le rapport. La communication des plans d'action suite aux recommandations des vrificateurs prouve que le mcanisme de vrification permet le traitement efficace des demandes. Les cots lis une rvision du contenu (par exemple, l'omission, conformment l'article 25) aux fins de communication au grand public se limiteraient trouver et extraire les renseignements dits protgs, comme il est indiqu ci-dessus.

On ne peut pas s'attendre ce que les vrificateurs principaux connaissent toutes les retombes possibles de la communication de renseignements contenus dans les rapports de vrification. Par consquent, avant de recommander la communication d'un rapport, ils devraient consulter le sujet de la vrification afin de dterminer si, son avis, il y a lieu lgalement d'exclure certains renseignements.

Pour que la communication de la version intgrale des rapports de vrification finals constitue une mthode pratique de donner suite aux demandes d'accs l'information, le vrificateur doit veiller ce que soit maintenue la limpidit qui les caractrise actuellement. Il va de soi que, si la haute direction du ministre et le comit de vrification favorisent des rapports de vrification exhaustifs et instructifs, l'utiliz des mthodes employes sera, dans une grande mesure, assure. Toutefois, les vrificateurs ont aussi un rle jouer : ils doivent faire en sorte, tout en sachant que le contenu de leurs rapports est susceptible d'tre communiqu au grand public, que leur exactitude n'en soit pas modifie.

Cheminement dcisionnel 2

Dans le cadre de ce scnario, on suppose qu'une demande est reue lorsque la vrification est termine, mais qu'elle vise l'obtention de renseignements qui ne figurent pas dans le rapport final.

Au dbut, le vrificateur peut juger utile de tenter tout simplement de connatre la nature des renseignements qui intressent celui qui les sollicite en discutant avec lui. A mme les descriptions gnrales fournies dans le Registre de consultation, le vrificateur peut l'aider trouver les renseignements dont il a besoin. Le volume des renseignements examiner et prparer s'en trouverait rduit, et le demandeur pourrait s'viter des dpenses excessives. Les entretiens informels ne doivent toutefois pas tre perus comme un moyen de contourner le mcanisme officiel prvu dans la Loi, et les vrificateurs principaux ont tout intrt consulter le coordonnateur de l'accs l'information de leur ministre avant de passer ce type d'entretiens.

Lorsqu'il est dans l'intrt du demandeur d'avoir accs aux sources, le vrificateur devrait voir d'abord ce que le sujet de la vrification puisse fournir les renseignements demands. Il incombe ce dernier d'aviser le sous-chef, par l'intermdiaire du coordonnateur de l'accs l'information, s'il y a lieu ou non de communiquer lesdits renseignements. Lorsque le vrificateur et le sujet de la vrification relvent d'institutions fdrales diffrentes, le vrificateur peut recommander au coordonnateur de l'accs l'information d'invoquer le paragraphe 8(1) de la Loi.

Lorsque le Bureau des services de vrification d'Approvisionnements et Services Canada effectue des vrifications pour des groupes clients, il incombe au ministre client de dcider s'il y a lieu de communiquer les renseignements demands. Le Bureau des services de vrification renvoie au ministre client les demandes qu'il a reues, conformment au paragraphe 8(1) de la Loi. Ce paragraphe ne s'applique pas dans le cas o les demandes de renseignement sur la vrification sont reues directement par le ministre client; toutefois, ce dernier doit prendre les mesures ncessaires pour se procurer tout document qui est entrepos dans les locaux du Bureau des services de vrification.

Lorsque le demandeur veut consulter les feuilles de travail et que les sources ne l'intressent pas comme telles, le vrificateur doit examiner les documents demands, la lumire de la Loi, afin de dterminer s'ils font exception, en vertu tout particulirement des articles 16, 19, 21 et 22 de la Loi. Ces cas d'exception et leur application sont dcrits en dtail dans les Lignes directrices provisoires du SCT et devraient tre tudies attentivement par tous les vrificateurs. Bien que ces articles soient plus susceptibles de s'appliquer au contenu des feuilles de travail, il y a toutefois lieu d'tudier fond tous les autres cas d'exception contenus dans la Loi.

En principe, l'alina 21(1)a) peut s'appliquer certaines parties des rapports provisoires contenues dans les feuilles de travail. En outre, l'alina 21(1)b) peut s'appliquer la documentation relative aux feuilles de travail telle que les notes d'entrevues et les comptes rendus de runions entre les hauts fonctionnaires. Toutefois, comme il est indiqu dans le cheminement dcisionnel 1, le paragraphe 21(1) constitue une exception discrtionnaire fonde sur un critre objectif, et le vrificateur doit prendre note qu'il est prfrable de dterminer s'il y a prjudice l'endroit du processus dcisionnel avant d'appliquer cette disposition. Dans ce scnario, les changes de vues entourant la vrification sont termins et il est moins probable que l'on puisse prouver que cela nuise au mcanisme de prise de dcisions interne. Par consquent, en rgle gnrale, les alinas 21(1)a) et b) ne s'appliqueraient pas dans ces cas-l.

Cheminement dcisionnel 3

Dans ce scnario, le plus difficile des trois, la demande d'accs aux documents traitant de vrification est reue avant que soit termine la vrification. La communication prmature de renseignements comportant des remarques qui ne sont pas dfinitives risque d'entraner involontairement une vision errone de la nature et de l'tat d'avancement des oprations l'tude. Elle risque en outre de nuire aux changes de vues entre le vrificateur et le sujet de la vrification et, finalement, l'efficacit du processus de prise de dcisions du vrificateur, laquelle dpend dans une large mesure de l'honntet des changes. Il est tout aussi important d'imaginer le tort considrable, voire irrparable, qui pourrait tre caus au sujet de la vrification. La communication inopportune de renseignements risque tout particulirement de nuire ses activits et ses dcisions tant qu'il n'a pas eu l'occasion de s'exprimer sur la justesse, l'intgralit et l'exactitude des donnes et des conclusions du vrificateur consignes dans le rapport provisoire.

Dans ce scnario, le cheminement adopt est fonction du moment o la demande d'accs aux documents est prsente, soit : avant la rdaction du rapport provisoire, pendant que le vrificateur le rdige ou que le sujet dont on vrifie les oprations l'examine fond ou aprs que le rapport a t revu par lui. Pour tous les cheminements de rechange prvus dans ce scnario, on suppose que le vrificateur tentera ds le dbut de connatre plus prcisment quels renseignements intressent le demandeur en discutant avec ce dernier (voir le cheminement dcisionnel 2).

Demandes reues avant la rdaction du rapport provisoire

Les demandes d'accs aux rapports reues ce stade de la vrification peuvent tre officiellement refuses, conformment au paragraphe 10(1) de la Loi, puisque le document n'existe pas. Toutefois, de faon non officielle, le vrificateur principal peut dcider de donner suite la demande sans tenir compte des exigences de la Loi. Il peut indiquer au demandeur que le rapport qu'il sollicite lui sera transmis dans un dlai raisonnable aprs que la vrification sera termine. Il est signaler encore une fois que ces entretiens informels doivent se faire par l'intermdiaire des coordonnateurs de l'accs l'information des ministres.

En offrant de communiquer de faon non officielle le rapport de vrification termin, le vrificateur vise s'assurer que toutes les demandes de communication de renseignements sont traites quitablement. A cette fin, il doit voir ce qu'on le termine et qu'on le mette la disposition du public dans un dlai acceptable. Pour ce faire, les vrificateurs estiment qu'en appliquant les lignes de conduite suivantes, il est possible d'y parvenir :

  • les observations du sujet de la vrification relatives au rapport provisoire doivent normalement tre obtenues dans les deux mois suivant la date d'achvement du rapport provisoire et tre incorpores dans un rapport rvis, s'il y a lieu;
  • le rapport de vrification rvis doit tre mis la disposition du demandeur au cours de ces deux mois.

Par l'examen du maintien de la performance relativement aux rapports de vrification, le BCG continuera d'valuer le caractre raisonnable du dlai entre la fin de la vrification comme telle et celle d'un premier rapport provisoire.

Peu importe le caractre raisonnable du dlai de deux mois jug ncessaire pour fournir un rapport de vrification de qualit, les vrificateurs principaux peuvent tre tenus, dans certains cas, de fournir le rapport au demandeur dans un dlai plus court. Il se peut que celui-ci n'accepte pas l'offre informelle du vrificateur de lui fournir le rapport provisoire dans le dlai susmentionn. Il choisira peut-tre la place de prsenter une seconde demande formelle un moment ultrieur, c'est--dire lorsque le rapport sera en voie d'tre rdig par le vrificateur ou examin par celui qui a t l'objet de la vrification. Dans ce cas, dont il sera question ci-aprs, le vrificateur sera tenu de communiquer le rapport, tel qu'il est, au demandeur en de de 30 jours.

Lorsqu'une demande est reue avant la prparation du rapport provisoire et que le demandeur cherche surtout consulter les feuilles de travail, le vrificateur devrait l'examiner la lumire de la Loi, et voir si les articles 16, 19, 21 et 22 en particulier ne s'appliquent pas. Cette mthode, bien que semblable celle utilise dans le cheminement dcisionnel 2, diffre de ce dernier en ce qu'elle risque davantage de nuire au mcanisme dcisionnel interne et l'organisme qui est l'objet de vrification vu le moment o la demande est reue, d'autant plus que l'examen attentif et la rflexion du vrificateur ne sont pas termins. Bien que le recours des exceptions du vrificateur ne soit pas automatique dans ce cas, le vrificateur peut avoir des motifs plus fonds d'invoquer certaines dispositions en vue de protger le mcanisme dcisionnel (consultations et dlibrations) en matire de vrification. Il y a lieu, en particulier, d'invoquer l'alina 21(1)b) pour certaines notes d'entrevues, comptes rendus de runions ou autres comptes rendus de consultations et de dlibrations lorsque la communication de ces renseignements risque d'entraver la qualit des changes entre fonctionnaires et de retarder ainsi la fin de la vrification.

Demandes reues pendant que le vrificateur prpare le rapport provisoire ou que celui dont on vrifie les oprations l'examine

Lorsqu'une demande de rapport est reue pendant que le vrificateur prpare son rapport provisoire, celui-ci est tenu par la Loi de communiquer le document au demandeur en de de 30 jours. tant donn que ce rapport est un lment important de la rflexion qui amne le vrificateur tablir ses conclusions, il faut veiller, tout particulirement ce stade de la vrification, ce que la communication de renseignements ne nuise pas au mcanisme dcisionnel en cours. La Loi indique de faon implicite qu'il est facile de gner ce mcanisme en particulier lorsque des demandes sont reues ce stade-ci de la vrification. Des parties du rapport provisoire peuvent faire exception dans certains cas mentionns ci-aprs, mais cela n'limine pas entirement le risque qu'il y a de nuire au droulement de la vrification.

Les exceptions suivantes peuvent s'avrer importantes si on reoit une demande d'accs un rapport avant que le sujet de la vrification l'ait examin et accept. Il peut y avoir lieu d'invoquer l'alina 21(1)a) pour empcher la divulgation des avis et des recommandations contenus dans le rapport provisoire si le vrificateur dtermine que la communication de ces renseignements nuira aux oprations internes auxquelles ils se rapportent. L'alina 21(1)b) peut tre invoqu pour protger les comptes rendus de consultations ou de discussions relatives au contenu d'un rapport provisoire si la communication de ces renseignements risque de nuire, mais le contenu du rapport comme tel ne peut, semble-t-il, tre protg en vertu de cette exception. Enfin, si le vrificateur croit fermement que le dlai de 30 jours pour communiquer un rapport de vrification provisoire n'est nettement pas suffisant, le paragraphe 9(1) de la Loi prvoit une prorogation de ce dlai si des consultations s'avrent ncessaires. Toutefois, on considre pour le moment qu'il n'est pas trs sr d'invoquer cette disposition et, en rgle gnrale, elle n'est pas recommande tant donn l'interprtation trs restrictive que lui donne le SCT dans ses Lignes directrices provisoires.

Pour les groupes affects la vrification qui confient cette tche des experts-conseils du secteur priv, le recours aux exceptions susmentionnes est limit. Selon l'alina 21(2)(b), le paragraphe 21(1) ne s'applique pas un document qui renferme un rapport prpar par un expert-conseil qui, au moment de la prparation du rapport, n'tait pas un cadre ou un employ d'une institution fdrale ou un membre du personnel d'un ministre du gouvernement canadien. Le terme rapport utilis dans la Loi ne sera probablement pas appliqu littralement, mais son sens sera largi afin de comprendre tous les documents relevant d'une institution fdrale et prpars par un expert-conseil. Toutefois, comme l'indique le prsent document, le recours restreint au paragraphe 21(1) par les vrificateurs internes ne sera pas susceptible de crer une distinction importante dans la communication du contenu des documents prpars par des experts-conseils d'une part, et celle, d'autre part, des documents prpars par des vrificateurs fdraux. Nanmoins, si une demande de communication de renseignements prpars par des experts-conseils est reue avant la fin de la vrification, il faudra peut-tre que ces experts-conseils en vrifient l'exactitude dans le dlai de 30 jours prvu pour rpondre aux demandes prsentes en vertu de la Loi.

Lorsqu'un rapport de vrification provisoire inachev ou dont l'exactitude n'a pas t tablie doit tre communiqu, le vrificateur peut tenir faire connatre ses rserves au demandeur ou lui indiquer sur quoi est fond le contenu du rapport ce stade-ci de la vrification. Le vrificateur peut aussi tenir indiquer dans le rapport provisoire ses rserves relativement la prcision des observations fournies. Toutefois, la meilleure faon de protger les changes de vue qui entourent la vrification est de s'assurer que les vrificateurs dterminent et confirment avec soin, avant la prparation des rapports provisoires, la prcision de leurs observations par un dialogue suivi avec celui qui est l'objet de la vrification. La norme 22 des Normes de vrification interne dans le Gouvernement du Canada qui a trait aux changes de vues portant sur les conclusions et les recommandations de la vrification avec les fonctionnaires responsables, prend de l'importance mesure que s'accrot le nombre de lecteurs de documents portant sur la vrification.

Demandes reues aprs examen et confirmation du rapport provisoire par le sujet de la vrification

La rception d'une demande de communication ce stade-ci ne cause normalement pas de problmes aux vrificateurs. Les changes de vues sont, toutes fins utiles, termines et le risque de nuire en communiquant des renseignements est sensiblement rduit. Ainsi, le vrificateur devrait traiter ces demandes comme dans le cheminement dcisionnel 1.

Enfin, il y a lieu de se rappeler que tout entretien avec une personne qui sollicite un document doit tre soigneusement not. Il y a non seulement avantage tenir compte, des fins administratives, de la nature des demandes et du moment o elles sont reues, mais ces renseignements peuvent servir une rvision ultrieure du document ou mme de la Loi et de la politique du Conseil du Trsor qui s'y rapporte. Ils pourront aussi tre utiles galement en cas d'intervention du Commissaire l'information ou de procdures juridiciaires.

Mesures

Les vrificateurs sont invits faire part de leurs observations sur la prsente notice aux responsables de la DSEVI. Cette dernire effectuera, dans le cadre de son programme d'examen du maintien de la performance, un suivi des expriences relatives l'application de la Loi ainsi qu'un examen de la mthode adopte pour traiter les demandes de communication de renseignements sur la vrification.

Ouvages de rfrence

Publications officielles du gouvernement canadien :

  1. Circulaire no 1983-35, Lignes directrices provisoires : Loi sur l'accs l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels, Secrtariat du Conseil du Trsor, le 1er juin 1983.
  2. Projet de loi C-43, tel qu'adopt la Chambre des communes le 28 juin 1982.
  3. Normes de vrification interne dans le Gouvernement du Canada, Bureau du contrleur gnral, Direction de l'laboration des politiques, Conseil du Trsor, 1982.

Ouvrage de rfrence des sections de vrification interne des ministres :

  1. Bureau du contrleur gnral, Direction de l'laboration des politiques, Division des tudes spciales et de la vrification interne, Notice d'interprtation de la politique no 83-02 : Feuilles de travail de vrification.

Le dossier des feuilles de travail en tant que registre du mcanisme dcisionnel

Le dossier des feuilles de travail contient tous les documents se rapportant la phase pratique de la tche de vrification interne. Le tableau I ci-aprs illustre le mcanisme dcisionnel de la vrification et indique la nature de la rflexion du vrificateur.

On a voulu tablir un parallle entre la vrification et la prise de dcisions pour deux raisons. Premirement, on voulait dmontrer que la mthode employe pour la vrification, type particulier de mcanisme dcisionnel, comportait les mmes aspects de consultation et de rflexion que tout mcanisme dcisionnel, et que, par consquent, il pouvait, sur le plan technique tout au moins, faire l'objet d'une exception en vertu de l'alina 21(1)(b) tant donn que le prjudice ventuellement caus par la communication de tels renseignements pouvait tre prouv. Deuximement, on voulait fournir un cadre pour dterminer quel cheminement adopter pour traiter les demandes d'accs aux documents (voir l'expos de chacun des cheminements dcisionnels 1, 2 et 3).

Tableau I : Le mcanisme dcisionnel

tape du processus Prise des dcisions lments du processus Travail pratique Feuilles de travail
Dfinition du problme Dfinition des problmes, occasions, contraintes, valeurs, critres de pertinence Planification des missions :  dfinition de l'tendue du travail, des faiblesses prvues, de l'orientation de l'enqute, des objectifs

 

Plan de la mission
Prcision du problme Prcision du problme, c'est--dire de sa nature, de sa structure, de ses variables, de ses paramtres et des objectifs ou critres de russite Phase de la revue : description du contexte du sujet de la vrification; laboration du modle de contrle tabli (critres de russite); test prliminaire pour situer le problme, les domaines qui prsentent des possibilits et des contraintes et ncessitant la corroboration

 

Description dtaille, graphiques de cheminement des donnes; modle de contrle dtermin l'avance; liste des faiblesses possibles
laboration des solutions possibles numration et laboration des solutions possibles (un genre de contrle des hypothses); choix de la meilleure solution

 

Phase de l'valuation : confirmation des problmes; analyse des causes et des effets; regroupement des conclusions Justification des analyses, constatations, tests, conclusions
Choix numration et laboration des solutions possibles (un genre de contrle des hypothses); choix de la meilleure solution

 

Phase de l'valuation : confirmation des problmes; analyse des causes et des effets; regroupement des conclusions Justification des analyses, constatations, tests, conclusions
Rapport Confirmation et justification l'aide de preuves des rsultats de la dcision

 

laboration des conclusions et des opinions gnrales Rapport provisoire et rapport final

 En termes simples, la communication du contenu d'un document traitant de vrification interne pendant le processus dcisionnel est plus susceptible de nuire au sujet de la vrification et la fonction de vrification comme telle que si la communication se fait une fois le processus dcisionnel termin. A l'avenir, il y aurait peut-tre lieu d'avoir recours la "lettre de dclaration", utilise par les firmes de comptables prives, pour dterminer de faon prcise quel moment le processus dcisionnel (consultation et rflexion) prend fin.