Approches de gestion en matière d’affectation des ressources
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6. Expérience internationale
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a effectué un examen préliminaire portant sur les approches d’approbation et de surveillance des projets dans deux pays membres du Commonwealth (le Royaume-Uni et l’Australie).
Principales constatations
- Même si ce ne sont pas toutes les administrations de ces pays qui exercent leur fonction de surveillance en limitant les pouvoirs de dépenser aux fins de l’approbation des projets par un organisme central comme c’est le cas dans l’administration fédérale canadienne, le concept consistant à recourir à une approche adaptée en fonction du risque et de la complexité des projets ainsi que de la capacité organisationnelle a été intégré au processus d’approbation ou d’exécution des projets.
6.1. Royaume-Uni
Au Royaume-Uni, les décisions relatives aux cibles de rendement et aux affectations budgétaires sont prises, pour le compte des ministères, par le comité du Cabinet qui procède aux examens des dépenses publiques. Une fois ces décisions prises, les ministères ont le pouvoir de mener les initiatives de dépenses jugées nécessaires pour atteindre leurs objectifs opérationnels. On ne sait pas vraiment s’il existe un seuil financier applicable aux projets ministériels.
En janvier 2011, le gouvernement du Royaume-Uni a mis sur pied un organe responsable des grands projets, dont le mandat consiste à hausser le taux de réussite des grands projets. Cette mesure vient officialiser le rôle du Trésor de Sa Majesté, en collaboration avec le Cabinet Office, consistant à superviser les approbations de projets et les examens d’assurance connexes. Pour étayer ce processus, on a mis de l’avant un cadre intégré d’assurance, dont l’application est obligatoire et qui englobe le cycle de vie de chacun des grands projets. Des examens assortis de points de contrôle sont au nombre des outils d’assurance servant à évaluer le rendement des projets.
La procédure d’examen comportant des points de contrôle a été élaborée en 2001 aux fins d’examiner les projets à certains points de décision clés tout au long de leur cycle de vie. La surveillance est exercée aux termes de cette procédure par l’Office of Government Commerce, organisme indépendant rattaché au Trésor, afin de concourir au bon déroulement du processus d’approvisionnement et d’acquisition en fournissant une orientation stratégique et une orientation relative au processus lui-même.
Tous les projets d’acquisition et d’approvisionnement sont soumis au processus d’examen assorti de points de contrôle. Une évaluation du profil de risque, qui ressemble assez aux évaluations de la complexité et des risques des projets (ECRP), est effectuée relativement à chaque projet afin de déterminer si le risque qui s’y rattache est élevé, moyen ou faible; le processus d’examen assorti de points de contrôle est ensuite défini afin que la surveillance soit proportionnelle au degré de risque applicable au cours du cycle de réalisation du projet. Dans le cas d’un projet à faible risque, le ministère peut juger inutile d’effectuer un examen. Cette décision doit reposer sur une connaissance complète des conséquences, et les ministères sont tenus responsables de leur choix.
Lorsque l’examen assorti de points de contrôle met en lumière un risque important, l’administrateur général de l’Office of Government Commerce envoie une lettre au secrétaire permanent du ministère responsable du projet afin d’avertir les membres de la haute direction en vue de l’apport immédiat de correctifs. Seuls les points qui ne peuvent être réglés sont portés à l’attention des ministres par l’organe responsable des grands projets.
6.2. Australie
L’Australie a recours à un processus d’approbation de projets conforme au « Lead Agency Framework », adopté par le Cabinet en août 2009 dans le but d’approuver le processus en question. Aux termes de ce cadre, cinq ministères ont été désignés à titre de ministères responsables aux fins de fournir une aide personnalisée pour la préparation de présentations de projets d’après la complexité et l’importance des projets envisagés, ceux-ci étant classés en trois catégories (1, 2 ou 3). On ne sait pas vraiment si les approbations sont assujetties à un seuil financier fixé par un organisme central; il semble toutefois exister un document de définition de projet détaillé qui décrit le processus d’approbation et le degré de complexité correspondant, plus précisément les approbations requises et le degré de détail des présentations.
Le gouvernement australien a mis de l’avant son processus d’examen assorti de points de contrôle en 2006 pour améliorer la surveillance et la gouvernance des grands projets. Ce processus est géré par le ministère des Finances et de la Déréglementation, qui remplit un rôle important en fournissant de l’aide à l’administration publique relativement à un large éventail d’enjeux stratégiques, de manière que les résultats escomptés soient obtenus, notamment en ce qui touche la gestion des dépenses et la gestion financière, la réforme de la déréglementation et les opérations gouvernementales.
Une fois qu’un projet dépasse certains seuils financiers, le degré de risque est établi au moyen de l’outil d’évaluation assorti de points de contrôle, et le processus de surveillance de la réalisation du projet est défini en fonction de ce degré de risque. Les projets faisant l’objet de ce processus sont ceux qui présentent un risque élevé; ces projets doivent franchir dans l’ordre chaque étape du processus, celui-ci couvrant l’ensemble de leur cycle de vie.
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