Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Une évaluation des problèmes opérationnels

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Le contexte actuel dans l’optique du changement

Une compréhension commune des problèmes associés à la GI rend possible l’apport de changements concertés. Les stratégies et plans de changement doivent prendre en compte les facteurs caractéristiques de l’environnement dans lequel se situe l’Initiative de transformation du Programme de GI du gouvernement du Canada. Voici l’exposé d’une évaluation initiale de ces facteurs, ce qui pourrait contribuer à la détermination des résultats de l’étape suivante, c’est‑à‑dire celle de la stratégie.

Facteurs internes

Les facteurs internes comprennent les points forts, les points faibles et les valeurs du domaine opérationnel de la GI à l’heure actuelle.

Points forts

Quels sont les points forts actuels associés à la GI au sein du gouvernement du Canada qui pourraient concourir aux efforts de transformation?

Déjà avant la révolution de la technologie de l’information, la gestion de documents et les services de bibliothèque étaient des disciplines arrivées à maturité. D’ailleurs, nombreux sont les gestionnaires de documents et les bibliothécaires qui se plaignent du fait que l’on n’applique pas toujours, dans le domaine électronique, des pratiques de gestion de l’information efficaces, bien établies et documentées. Ces pratiques peuvent servir de fondement solide pour appuyer l’évolution de la GI.

Le DPI du Canada a joué un rôle résolu aux fins de l’établissement des orientations stratégiques pour la GI. Si l’on ajoute à cela le rôle que rempli le DPI en matière de transformation des services et la mise au point récente de méthodes et d’outils nouveaux à la DDPI afin de bien encadrer la transformation, il existe désormais un noyau puissant à l’appui du changement.

Une gestion moderne repose sur une TI au point. L’infrastructure de TI du gouvernement du Canada est de plus en plus développée et peut maintenant appuyer une GI intégrée.

Points faibles

Quels sont, au sein du gouvernement du Canada, les points faibles de la GI qu’il faut surmonter? Certains de ces points faibles sont associés aux problèmes de GI et à leurs causes fondamentales; dans certains cas, en plus d’empêcher le gouvernement d’obtenir les résultats visés en matière de GI, et de faire obstacle à la transformation de la GI.

La collectivité de la GI est fragmentée et mal délimitée. Il lui est de ce fait difficile de promouvoir la cause de la GI au sein de l’administration fédérale. Peinant à attirer des travailleurs qualifiés et subissant la domination d’une TI plus visible et qui fait constamment l’objet d’une attention disproportionnée, la collectivité de la GI n’a pas été en mesure de mettre de l’avant une proposition de valeur probante.

La législation et les politiques régissant la GI sont très fragmentées; on compte des dizaines d’instruments législatifs et stratégiques à cet égard. Il est de ce fait très difficile de présenter de façon cohérente ce qu’est la GI et ce que le gouvernement doit faire pour promouvoir une GI efficace.

Valeurs

Quelles sont les valeurs de la GI au sein du gouvernement du Canada qui doivent être prises en compte dans le cadre de la transformation?

Même si la collectivité de la GI est fragmentée, les spécialistes de la GI s’entendent sur le fait que la GI a pour objet d’appuyer les activités du gouvernement. C’est là une valeur fondamentale qui définit ce qu’est le Programme de GI.

De plus, l’importance d’adopter une approche réfléchie et planifiée aux fins du changement constitue une valeur partagée, qui contribuera à la définition de l’approche de transformation de la GI.

Facteurs externes

Les facteurs externes comprennent les occasions à saisir, les risques et les tendances à l’extérieur du domaine opérationnel de la GI.

Occasions à saisir

Quelles sont les occasions à saisir, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement, dans l’optique de la transformation?

Divers changements sont en cours ou débuteront bientôt au sein du gouvernement, et ces changements rendront l’amélioration de la GI plus nécessaire que jamais. De grandes initiatives horizontales sont en cours pour intégrer la prestation des services aux citoyens et pour regrouper les services administratifs internes, ce qui nécessitera l’apport d’améliorations à la GI au niveau de l’administration fédérale. Le programme du gouvernement actuel accorde une importance renouvelée à l’ouverture, à la transparence et à l’obligation d’établir des documents, ce qui exigera des modifications en profondeur au niveau des capacités de GI du gouvernement. Les pressions en vue de réaliser ces changements favorisent la conscientisation des cadres supérieurs au sujet de l’importance de la GI.

Tant les citoyens que les entreprises veulent de meilleurs services, fondés sur une meilleure information, comme ceux qu’ils reçoivent des banques et d’autres fournisseurs de services du secteur privé. Cette tendance fait vient accroître l’importance et la visibilité de la GI à l’intérieur du gouvernement.

On dispose d’éléments importants pour appuyer la transformation de la GI. D’autres administrations publiques du Canada et d’ailleurs éprouvent des problèmes de GI similaires et, dans certains cas, peuvent fournir une aide et partager les leçons qu’elles ont apprises. Les fonctionnaires de la prochaine génération ont une attitude progressiste concernant l’information et son partage, et ils ont des connaissances étendues des outils axés sur l’information.

Risques

Quels sont les risques, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement, que l’on doit chercher à atténuer dans le contexte de la transformation?

La prestation de la plupart des services de GI doit se faire directement dans les ministères et non dans les organismes centraux; mais on ne comprend pas encore très bien, dans l’administration fédérale, que la GI et les pratiques de GI efficaces doivent être intégrées aux activités courantes d’exécution des programmes. Beaucoup de ministères ont une attitude complaisante relativement à la GI et considèrent, en se fondant sur leur propre cadre de référence, que la GI telle qu’elle existe suffit aux besoins. Ils ne sont pas conscients des pertes d’efficience rattachées à la GI, qui, sans que cela ne paraisse, gâchent le travail accompli et vont à l’encontre de leurs responsabilités en matière d’une GI intégrée. Bref, on réduit à tort le degré de priorité qu’il conviendrait d’accorder à la GI dans les ministères.

Tendances

Quelles sont les tendances, observées tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement, que l’on devrait prendre en compte dans le cadre de la transformation?

Les infrastructures de GI se sont développées et les outils de TI sont désormais des produits de base, de sorte que la GI devient un domaine plus autonome. De nombreuses tendances observées dans les secteurs public et privé doivent être examinées, et il convient d’en mentionner deux en particulier ici : 1) on attend depuis déjà longtemps que la vision du bureau électronique devienne réalité, mais il existe indéniablement une tendance en faveur de l’information électronique par rapport à l’information imprimée; 2) la disponibilité, en tout temps, de renseignements électroniques multimodes constitue une autre tendance de fond qui modifiera la manière dont s’effectue le traitement de l’information au sein du gouvernement du Canada.

Résumé des facteurs environnementaux

Le tableau qui suit récapitule les facteurs commentés précédemment.

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