Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace la Politique sur le contrôle des engagements (datée le 1er octobre 1996).

2. Application

2.1 La présente directive s'applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne; elle décrit les responsabilités du dirigeant principal des finances liées à la mise en place de pratiques et de contrôles de gestion servant à épauler l'administrateur principal, de sorte que les gestionnaires puissent engager les dépenses et contrôler les engagements.

3.2 Le pouvoir d'engager des dépenses ou de prendre un engagement qui entraînera une dépense imputée à un crédit constitue le premier élément du pouvoir de dépenser (l'engagement des dépenses). Ce pouvoir est conforme aux responsabilités de gestion, budgétaires et opérationnelles.

3.3 Le contrôle des engagements est une importante méthode de gestion qui fait partie intégrante des mécanismes efficaces de contrôle budgétaire, d'établissement des prévisions, d'affectation et de réaffectation des ressources de programmes.

3.4 Selon le paragraphe 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les soldes non grevés des crédits pertinents, ou des postes inscrits au budget des dépenses déposé devant la Chambre des communes doivent être suffisants pour l'acquittement des dettes avant que l'organisation puisse conclure des marchés ou d'autres ententes.

3.5 Il incombe aux administrateurs généraux ou à toute personne chargée de l'administration d'un programme conformément au paragraphe 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, de mettre en place des procédures pour assurer le contrôle et la comptabilisation des engagements et la tenue des registres connexes.

3.6 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.7 La présente directive doit être lue de concert avec

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

  • Veiller à ce que les gestionnaires exercent le pouvoir d'engager les dépenses et que les organisations ne dépassent pas le plafond des crédits autorisés par le Parlement ou le plafond des affectations approuvé par le Conseil du Trésor.
  • Veiller à ce que des contrôles de gestion financiers et opérationnels efficaces soient exercés sur le processus décisionnel de dépenses de fonds publics.

5.2 Résultats attendus

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes attribuables au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • Le pouvoir de dépenser est géré de façon à maintenir un contrôle efficace des engagements.
  • Les gestionnaires ne dépassent pas le plafond des affectations budgétaires et des crédits autorisés.
  • Les paiements sont associés à un engagement.
  • Tous les engagements sont inscrits rapidement et avec exactitude.

6. Exigences

Il incombe au dirigeant principale des finances d'aider l'administrateur général à mettre en œuvre la présente directive et à gérer les pouvoirs délégués en s'assurant que :

6.1 Délégation

6.1.1 Le pouvoir d'engager des dépenses est officiellement délégué par écrit, par le ministre ou l'administrateur général ou en vertu de l'autorisation légale applicable.

6.1.2 L'administrateur général (ou une personne occupant un poste équivalent) délègue par écrit le contrôle des engagements aux fonctionnaires afin que ces derniers puissent s'assurer que les soldes disponibles non grevés sont suffisants avant de conclure un contrat ou d'autres ententes. Le paragraphe 32(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.1.3 Le pouvoir d'exécuter une opération est délégué par écrit pour permettre à un fonctionnaire des conclure un marché ou d'approuver des droits énoncés dans la loi.

6.1.4 Les pouvoirs sont délégués à des postes désignés par leur titre et non à des personnes identifiées par leur nom.

6.2 Systèmes, procédures et contrôles

Le dirigeant principal des finances, à la demande de l'administrateur général, s'assure que :

6.2.1 Des pratiques et des contrôles de gestion sont mis en place et appliqués lorsque :

  • les fonctionnaires du ministère, qui sont désignés pour exercer les pouvoirs délégués conformément au paragraphe 6.1 de la présente directive, ne sont pas autorisés à déléguer ces pouvoirs à d'autres fonctionnaires;
  • l'instrument de délégation des pouvoirs financiers du ministère fait état de l'autorisation écrite mentionnée au paragraphe 6.1. Il est à noter que de telles délégations sont conformes aux paragraphes 6.2 et 6.3 de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses.

6.2.2 Les écritures et les rapports sur les engagements sont normalisés à l'échelle du ministère.

6.2.3 Les systèmes financiers sont conçus de façon à limiter leur accès au personnel autorisé, à calculer les engagements et à en rendre compte durant l'exercice en cours, à éviter un dépassement des engagements, à tenir à jour et à stocker les données et l'information sur les engagements et à résumer les renseignements pertinents à l'intention de la direction.

6.2.4 Une formation a été donnée, conformément à la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement et à la Directive sur l'administration de la formation indispensable, dans les ministères où la politique et la directive s'appliquent. Dans le cas des ministères qui ne sont pas assujettis à la politique ni à la présente directive, le dirigeant principal des finances ou une personne désignée par l'administrateur général est tenu de déterminer les besoins de formation du ministère liés à la présente directive.

6.2.5 Les engagements fermes sont inscrits au moment de l'engagement des dépenses, à moins que des engagements préalables du même montant n'aient déjà été inscrits pour ces opérations.

6.2.6 Chacun des engagements est comptabilisé. Lorsqu'il est impossible d'inscrire officiellement chacun des engagements (p. ex. pour les opérations de faible valeur), la procédure de l'organisation permet de distinguer ces cas et décrit comment ils sont comptabilisés.

6.2.7 Les écritures de la comptabilité d'engagement correspondent au montant de la valeur prévue.

6.2.8 Les inscriptions concernant la valeur monétaire des engagements continus sont conservées à part pour l'exercice en cours et pour chacun des exercices subséquents dans la plus récente mise à jour annuelle des niveaux de référence approuvée.

6.2.9 Les pièces justificatives des engagements fermes de tous les exercices sont consignées et conservées afin qu'il existe une piste de vérification valable. Il est à noter que les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada s'applique.

6.2.10 Les niveaux de référence sont rajustés pour toutes réductions ou augmentations des ressources approuvées par le Conseil du Trésor.

6.2.11 Les soldes non grevés des crédits de l'exercice en cours et les affectations contrôlées par le Conseil du Trésor sont rajustés rapidement, s'il y a lieu, dès la réception des revenus, notamment des crédits nets et des remboursements.

6.2.12 Les engagements liés aux fonds renouvelables sont contrôlés de façon à éviter que les paiements, une fois déduits des revenus, ne dépassent le montant total des prélèvements pouvant être effectués sur le fonds.

6.2.13 Lorsqu'on prévoit qu'il ne sera pas possible de contenir un dépassement éventuel des engagements, le secteur de programmes concerné du Secrétariat du Conseil du Trésor est immédiatement informé.

6.2.14 Les soldes non grevés des affectations et des crédits budgétaires font régulièrement l'objet d'une surveillance et de rapports, pour s'assurer que les crédits suffiront pour toute la période et pour veiller à ne pas les dépasser.

6.3 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.3.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.3.2 Le contrôleur général à la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres intervenants importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor, Bureau du contrôleur général – a la responsabilité de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de fournir des conseils concernant son interprétation.

9. Références

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :

Division de la politique de la gestion financière 
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613


Annexe – Définitions

Comptabilité d’engagement  (commitment accounting) – Consignation de l'obligation d'effectuer des paiements à une date ultérieure au moment où ces derniers sont prévus, et avant que les services ne soient rendus et les factures reçues. Les obligations ainsi contractées peuvent représenter des dettes contractuelles, comme dans le cas d'une commande ou d'un contrat d'achat de biens ou de services, ou des dettes conditionnelles, comme dans le cas d'une entente prévoyant le versement de fonds si les conditions précisées sont remplies.

Contrôle des engagements (commitment control) – Procédure établie en vue d'empêcher une organisation de conclure un marché ou une autre entente prévoyant un paiement, à moins que le solde disponible soit suffisant pour l'acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l'exercice au cours duquel a lieu la passation.

Crédit (dans le contexte du contrôle des engagements) (appropriation) – La définition est donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Désigner (designate) – Nommer une personne en vue d'exercer des fonctions ou des pouvoirs précis.

Engagement (commitment) – Promesse ou accord de verser une somme en paiement à une date ultérieure.

Engagement des dépenses (expenditure initiation) – Le pouvoir de faire des déboursés ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront éventuellement une dépense, notamment la décision d'embaucher du personnel, de commander des fournitures ou de retenir des services, d'autoriser un déplacement ou une réinstallation, ou de prendre certaines dispositions pour les besoins d'un programme.

Engagement ferme (hard commitment) – Un engagement consigné une fois prise la décision d'engager une dépense, mais avant la signature d'un contrat ou la confirmation d'une obligation.

Engagement préalable (soft commitment) – Un engagement consigné, avant l'engagement d'une dépense, afin de comptabiliser une dépense projetée ou prévue.

Engagements continus (continuing commitments) – Ce qui nécessite une série de versements ou de règlements au cours d'une période indéterminée. Citons, par exemple, l'obligation d'effectuer des paiements mensuels pour le service téléphonique.

Pouvoir de dépenser (spending authority) – Comporte trois éléments : engagement des dépenses, contrôle des engagements et pouvoir d'exécuter une opération.

Pouvoir d’engager des fonds (commitment authority) – Pouvoir d’exécuter une ou plusieurs fonctions particulières liées au contrôle des engagements financiers, conformément à la Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements.

Pouvoir d'exécuter une opération (transaction authority) – Pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d'achat ou d'approuver des droits énoncés dans la loi (p. ex. prestations d'assurance-emploi).

Pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls) – Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.

Solde non grevé (unencumbered balances) – Un reliquat non utilisé d'un crédit qui est entièrement libre d'emploi.

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