Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses

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Nous mettrons à jour notre conception pour qu'elle s'harmonise avec Canada.ca. Les politiques, directives, normes et lignes directrices resteront disponibles au cours de la mise à jour et par la suite.

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.

1.2 Elle remplace :

  • la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel (datée le 1er décembre 1993);
  • le bulletin d'information Délégation des pouvoirs financiers (daté le 23 octobre 1996).

2. Application

2.1 La présente directive s'applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 Dans toute organisation de grande taille, la délégation de pouvoirs fonctionnels, selon une approche responsable et fondée sur le risque, dans des domaines comme les finances, la passation de marchés et les ressources humaines, constitue un élément essentiel à l'exercice d'une saine gestion. La délégation de pouvoirs financiers de payer constitue un mécanisme de contrôle interne clé qui remplit un rôle essentiel à l'égard du processus de dépenses ainsi qu'à l'appui de l'atteinte des priorités et des objectifs ministériels et gouvernementaux. Une délégation appropriée de pouvoirs peut habiliter les employés de l'organisation et permettre leur perfectionnement et leur croissance professionnel tout en maintenant la responsabilisation. Elle permet ainsi aux dirigeants de libérer leur temps, leurs compétences et leurs habiletés afin d'optimiser leur apport à l'organisation.

3.2 Aux fins d'appuyer la Politique sur la gouvernance de la gestion financière et la Politique sur le contrôle interne, cette directive établit des exigences particulières pour la délégation des pouvoirs financiers en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et stipule les responsabilités du dirigeant principal des finances (DPF) en ce qui concerne la mise en place de contrôles internes encadrant la délégation de pouvoirs financiers dans le contexte du processus de dépenses.

3.3 La directive ne précise pas les exigences applicables à la délégation des pouvoirs non financiers en raison des nombreuses configurations législatives ministérielles existantes, et de la nature particulière de chaque ministère. À noter que la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements établit les exigences pour la délégation de pouvoirs d'engagement des dépenses et l'inscription des engagements. Les cadres supérieurs devraient obtenir une opinion juridique avant de déléguer officiellement d'autres pouvoirs.

3.4 Au moment de l'application de la présente directive, il faut également prendre en considération les autres lois, politiques et directives qui peuvent restreindre davantage la délégation de pouvoirs.

3.5 La présente directive est émise en vertu des articles 7 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.6 La présente directive doit être lue de concert avec la Politique sur le contrôle interne.

4. Définitions

Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe.

5. Énoncé de la directive

5.1 Objectif

Veiller à l'application de contrôles de gestion financière et opérationnelle adéquats à l'égard de la délégation de pouvoirs financiers associés au processus de dépenses.

5.2 Résultats attendus

  • Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes attibuables au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
  • Les responsabilités et les responsabilisations associées à la délégation de pouvoirs financiers dans les ministères sont clairement définies.
  • Les délégations sont assignées et gérées d'une manière qui démontre clairement la responsabilité et la responsabilisation.
  • Les contrôles ministériels de gestion sont conçus pour gérer les délégations de pouvoirs avec efficacité et efficience.

6. Exigences

Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer l'administrateur général à l'égard de la mise en œuvre de cette directive et de la gestion des pouvoirs délégués en assurant que:

6.1 Pouvoirs financiers

6.1.1 Les pouvoirs financiers délégués, en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, par le ministre compétent pour son portefeuille, ou par le sous-ministre pour son ministère uniquement, sont confirmés par écrit. Ces délégations sont conformes au paragraphe 6.1.1 de la Directive sur la vérification des comptes. À noter que ce ne sont pas tous les administrateurs généraux qui ont le statut de sous-ministre.

6.1.2 Aucune personne n'est autorisée à exercer des pouvoirs financiers à moins que le ministre compétent ou le sous-ministre compétent n'ait délégué formellement ces pouvoirs en application des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et que le superviseur ou le supérieur du titulaire n'ait formellement désigné cette personne.

6.1.3 Lorsque des pouvoirs financiers doivent être délégués en vertu d'un protocole d'entente conclu entre des ministères ou dans d'autres circonstances, la signature du ministre ou du sous-ministre est obtenue.

6.1.4 Les personnes désignées à exercer des pouvoirs financiers ne doivent pas déléguer ces pouvoirs à d'autres personnes.

6.1.5 Les limites sur un pouvoir financier liées aux demandes de paiement ou aux sommes imputées sur un crédit incluent un montant maximal pour chaque poste, à moins que des pleins pouvoirs n'aient été accordés. Lorsque le titulaire d'un poste obtient le pouvoir de demander l'exécution d'opérations de paye, en plus d'autres demandes de paiement, deux limites différentes peuvent être stipulées.

6.2 Généralités

6.2.1 Les pouvoirs sont délégués à des postes désignés par leur titre, et non pas à des personnes désignées par leur nom.

6.2.2 Les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :

  • un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
  • un pouvoir de dépenser, un pouvoir d'attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne).

6.2.3 La nomination d'un nouveau ministre n'annule pas automatiquement les pouvoirs existants. Toutefois, un nouveau document décrivant les pouvoirs délégués doit être préparé pour signature par le ministre ou par le sous-ministre ou les deux dans les 90 jours suivant la nomination du nouveau ministre.

6.3 Pratiques et contrôles de gestion

6.3.1 Des pratiques et contrôles de gestion sont établis afin d'assurer que :

  • Les délégations sont fondées sur les risques.
  • Les documents de délégation sont normalisés pour le ministère.
  • Les échéanciers sont respectés pour l'achèvement d'un nouveau document de délégation suivant la nomination d'un nouveau ministre (voir le paragraphe 6.2.3 de la présente directive).
  • Aucune personne ne peut exercer des pouvoirs délégués à moins d'avoir réussi la formation indispensable ou la validation des connaissances appropriées associées à ses responsabilités professionnelles ou juridiques. La Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement et la Directive sur l'administration de la formation indispensable précisent les exigences en matière de formation pour les ministères auxquelles elles s'appliquent. Le dirigeant principal des finance ou une personne nommée par l'administrateur général doit établir les exigences ministérielles en matière de formation dans le cas des ministères qui ne sont pas visés par cette politique.
  • Les contrôles relatifs à tous les pouvoirs financiers délégués sont examinés et mis à jour au moins une fois par année. Ces contrôles englobent les instruments de délégation, les matrices d'autorisation électronique, les cartes de spécimens de signature, les processus de validation et les processus d'authentification utilisés par les ministères.
  • Les signatures (p. ex., écrites et électroniques) des personnes autorisées à exercer des pouvoirs financiers peuvent être authentifiées avant ou après le traitement d'une transaction relative à une décision en matière de dépenses.
  • Les fonctions suivantes doivent être maintenues séparées lorsqu'une responsabilité est attribuée aux personnes participant au processus de dépenses :
    • pouvoir de conclure un marché (pouvoir d'exécuter une opération);
    • attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir d'attestation);
    • détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir d'attestation);
    • attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir de payer);
    • si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions susmentionnées, il faut mettre en place et documenter des mesures de contrôle alternatives.

6.4 Exigences en matière de surveillance et de rapports

6.4.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.4.2 Le contrôleur général a la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.

7. Conséquences

7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.

7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.

7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les autres intervenants importants qui on un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

8.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a la responsabilité de l'authentification des demandes de paiement et des demandes de règlement interministériel.

8.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor, Bureau du contrôleur général a la responsabilité de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de fournir des conseils concernant son interprétation.

9. Références

10. Demandes de renseignements

Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale et aux services juridiques de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :

Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa, (ON) K1A 0R5

Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613


Annexe–Définitions

Authentification (authentication)
Processus selon lequel on vérifie une autorisation de manière à s'assurer, avant son traitement, que le signataire autorisé peut être positivement identifié, que l'intégrité des données autorisées a été préservée et que les données sont originales.
Déléguer (délégué, délégation) (delegate [also delegated or delegation])
Action par laquelle une personne (le délégant), investie d'un pouvoir conféré par une loi, attribue un pouvoir ou une fonction spécifique à un autre.
Désigner (designate)
Nommer une personne en vue d'exercer des pouvoirs ou des fonctions spécifiques.
Pleins pouvoirs (full authority)
Pouvoirs proportionnels à la limite du budget alloué au poste du titulaire. Ces pouvoirs sont limités par les dispositions législatives, les politiques et les directives applicables.
Pouvoir d'attestation (certification authority)
En vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, pouvoir de certifier, avant un paiement, l'exécution d'un marché ainsi que le montant, les droits et l'admissibilité au titre du paiement.
Pouvoir d'engager des fonds (commitment authority)
Pouvoir d'exécuter une ou plusieurs fonctions particulières liées au contrôle des engagements financiers, conformément à la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements.
Pouvoir d'engagement des dépenses (expenditure initiation authority)
Pouvoir d'engager des dépenses ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront des dépenses, notamment la décision d'embaucher du personnel, de commander des fournitures ou des services, d'autoriser un voyage ou une réinstallation, ou de conclure certains autres arrangements pour les besoins d'un programme.
Pouvoir d'exécuter une opération (transaction authority)
Pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d'achat, ou d'approuver des droits énoncés dans la loi (p. ex., prestations d'assurance-emploi).
Pouvoirs de dépenser (spending authorities)
Comporte trois éléments : pouvoir d'engagement des dépenses, pouvoir d'engager des fonds et pouvoir d'exécuter une opération.
Pouvoir de payer (payment authority)
Pouvoir de faire des demandes de paiement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pouvoirs financiers (financial authorities)
Aux fins de la présente directive, le pouvoir d'attestation et le pouvoir de payer.
Pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en Œuvre ses programmes et d'exercer ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficiente et efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.
Processus de dépenses (expenditure process)
Inclut à la fois les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers.
Sous-ministre (deputy minister)
Pour l'application de la présente directive, délégué d'un ministre visé à l'alinéa 24(2)c) de la Loi d'interprétation.
Titulaire (incumbent/officeholder)
Titulaire d'un poste ou d'une fonction, y compris toute personne nommée à titre intérimaire ou temporaire. Le titulaire n'est pas nécessairement un fonctionnaire fédéral.
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