Politique sur le programme d'aide aux employés

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Objectif de la politique

Veiller au bien-être des employés et les aider à maintenir leur rendement en fournissant une aide ou des conseils à court terme, à titre confidentiel, à ceux qui éprouvent des problèmes d'ordre personnel ou professionnel.

Énoncé de la politique

Le gouvernement reconnaît qu'il est possible, dans le milieu de travail, de repérer les employés qui ont des problèmes, y compris ceux liés à l'abus des substances psychoactives et d'inciter ceux-ci à demander de l'aide ou à se faire soigner. Divers organismes communautaires peuvent aider les employés à résoudre leurs problèmes, mais ces derniers ne savent pas toujours à qui s'adresser. C'est pourquoi le gouvernement a mis sur pied le programme d'aide aux employés (PAE). Les employés peuvent y recourir pour obtenir de l'aide, de leur propre gré et à titre confidentiel, sans que cela nuise à leur sécurité d'emploi ou à leur avancement.

Application

La présente politique s'applique à tous les ministères et organismes énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Exigences de la politique

Les ministères doivent faire en sorte :

  • que le coordonnateur du PAE soit nommé;
  • que les employés reçoivent les services du PAE conformément à cette politique et aux définitions données à l'Appendice A;
  • que la confidentialité et la protection des renseignements personnels liés au PAE soient conformes à l'Appendice B;
  • que les intervenants du PAE soient soumis au Code de déontologie à l'Appendice C;
  • que les services du PAE soient accessibles aux employés handicapés;
  • que les services du PAE soient disponibles dans les deux langues officielles;
  • que les employés reçoivent l'information nécessaire en ce qui a trait au programme et aux moyens d'accès à ses services;
  • que les gestionnaires et les superviseurs reçoivent des cours sur les questions liées au programme et qu'ils soient informés de leur responsabilité de référer aux responsables du PAE de leur ministère les employés dont le rendement se détériore parce qu'ils ont des difficultés personnelles;
  • lorsque les employés sont susceptibles de participer à des incidents critiques en raison de leur emploi, que soit élaborée la marche à suivre pour leur fournir les premiers services d'intervention en matière de stress aussitôt que possible après un tel incident et faire le suivi du PAE au besoin;
  • qu'aux fins d'un traitement ou d'une réadaptation, les employés se servent de leurs crédits de congés conformément aux conventions collectives en vigueur et aux politiques de la fonction publique;
  • que les représentants des employés soient consultés et puissent participer à tous les aspects de l'élaboration et de l'application du programme, y compris l'orientation, l'information et la publicité.
  • que la qualité et les responsabilités du PAE soient évaluées régulièrement.

Les ministères doivent faire en sorte que les personnes à la charge des employés qui vivent, qui ont vécu ou qui vivront en poste à l'étranger en vertu des Directives sur le service extérieur ou qui sont assujettis à la Directive sur les postes isolés ou dans des circonstances exceptionnelles telles qu'une prise d'otage au travail puissent avoir un recours raisonnable aux services du PAE.

Les ministères ont l'option d'élargir le champ d'application de leur PAE à toutes les personnes à la charge de leurs employés. Ces services peuvent être offerts aux personnes à charge séparément ou en même temps qu'à l'employé. Ils peuvent aussi être offerts librement ou seulement quand les intervenants du PAE jugent qu'il est nécessaire. Enfin, les ministères peuvent choisir de ne pas offrir des services aux familles au-delà des exigences de la politique mentionnés au paragraphe précédent.

Lorsque les services aux familles sont offerts, ceux-ci sont restreints aux services d'évaluation et d'orientation ainsi qu'aux consultations à très court terme (voir les définitions), conformément à l'esprit du programme. Ces consultations sont offertes aux employés et aux personnes à charge, principalement pour les aider à reconnaître la nécessité d'obtenir des conseils pertinents d'un spécialiste dans la communauté. Elles ne visent pas à remplacer les services de conseils qui sont offerts aux familles dans la communauté.

Si des dossiers sont crées, on doit prendre les mêmes précautions pour les renseignements personnels des membres de famille que ceux des employés. Par ailleurs, il faudra, tenir compte de la conformité aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur l'Accès à l'information et la Politique du gouvernement sur la sécurité.

Lorsque les services du PAE sont dispensés par un organisme non gouvernemental ou un autre ministère, les ministères doivent s'assurer que les services sont conformes à cette politique. D'ailleurs les ministères doivent continuer à évaluer le programme en ce qui a trait à sa qualité et à ses responsabilités.

Lors de l'établissement des contrats du PAE, il faudrait consulter le service des marchés ministériel ou l'agent responsable des marchés de services. S'il n'y a pas de service ou d'agent, il faudrait avoir recours aux spécialistes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada qui sont chargés des marchés de services professionnels.

Il faut préciser dans les contrats que les renseignements personnels recueillis aux fins du PAE relèvent du ministère et sont de ce fait régis par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Responsabilités

Sur demande, Santé Canada, par l'entremise du Programme de santé des fonctionnaires fédéraux, doit offrir :

  • offrir des conseils professionnels et techniques sur le PAE aux ministères;
  • faire ou demander des services de diagnostic médical ou des premiers conseils relativement à l'alcoolisme ou à d'autres problèmes de santé et recourir aux organismes communautaires pour les traitements ultérieurs;
  • offrir des services de consultation aux ministères et à la Commission de la fonction publique au sujet du volet médical des programmes de formation.

Santé Canada doit offrir des services de perfectionnement professionnel permanents au personnel de santé au travail y compris le personnel infirmier et médical relativement à la consultation en matière d'abus des substances psychoactives et aux techniques de réhabilitation.

Surveillance

Pour que l'on puisse évaluer l'efficacité de cette politique, le Secrétariat du Conseil du Trésor exige aux ministères de présenter un rapport sur la structure du programme et un rapport statistique de leurs activités. Les rapports statistiques ne devraient pas permettre d'identifier les clients. Le Secrétariat demande le premier rapport pour les deux années se terminant le 31 mars 1993 et par la suite à tous les deux ans.

Il incombe au Commissaire à la protection de la vie privée de veiller à ce que les droits à la protection des renseignements personnels des personnes soient respectés. Les vérifications discrétionnaires du Commissaire à la protection de la vie privée constituent une vérification indépendante selon laquelle les promesses de confidentialité ont été tenues à l'égard de la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels.

Références

Documents du Conseil du Trésor :

  • Politique sur la sécurité et santé au travail;
  • Norme de sécurité relative à l'organisation et l'administration;
  • Normes sur la sécurité matérielle;
  • Normes de sécurité relative aux technologies de l'information;
  • Immunité accordée aux fonctionnaires de l'État;
  • Prestation de services aux employés handicapés;
  • Conflit d'intérêts et l'après-mandat;
  • Harcèlement en milieu de travail;
  • Politique sur les marchés;
  • Lignes directrices sur les marchés;
  • Règlement sur les marchés de l'État (appendice B);
  • Directives concernant les marchés (appendice C);

Prestation des services juridiques aux fonctionnaires fédéraux, Circulaire CT 1983-52

Plans généraux d'élimination des documents du Gouvernement du Canada, APC 86/001

Lignes directrices : Loi sur l'accès à l'informationet Loi sur la protection des renseignements personnels, Secrétariat du Conseil du Trésor, 1992

Loi sur l'accès à l'information

Loi canadienne sur les droits de la personne

Loi sur les langues officielles

Loi sur la protection des renseignements personnels

Loi sur l'emploi dans la Fonction publique

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant la présente politique doivent être transmises aux intervenants responsables de l'administration centrale du ministère qui, pour leur part, obtiendront de l'information sur les questions suivantes en s'adressant aux services ci-après :

Pour les questions concernant la politique sur le PAE et celle sur la sécurité et la santé au travail

Groupe de la sécurité, de la santé, des avantages sociaux et des services aux employés
Division de la gestion des ressources humaines
Direction des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor

Pour les questions de relations de travail

Représentation de l'employeur
Division des relations de travail
Direction des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor

Pour les questions de santé et les conseils sur le PAE

Agence d'hygiène et de sécurité au travail
Santé Canada

Appendice A - Définitions

Client (client) - employé ou personne à la charge de l'employé qui accepte l'aide du PAE

Conseils à court terme (Short-term counselling) - discussions ayant pour but de repérer les problèmes des clients et d'inciter ceux-ci à avoir recours aux services appropriés; sont prévues, en général, trois séances

Coordonnateur du PAE (EAP coordinator) - personne désignée par un ministère pour gérer ou coordonner le PAE

Incident critique (critical incident) - événement traumatisant, qui donne lieu à un choc émotif, pouvant affecter la maîtrise de soi

Intervenant du PAE (EAP practitioner) - personne qualifiée qui, en raison de sa formation ou d'une connaissance confirmée des techniques d'évaluation des problèmes (en particulier ceux liés à l'abus des substances psychoactives) peut intervenir dans le cadre du PAE y compris, mais non de façon limitative des travailleurs sociaux, des infirmières et médecins en santé au travail, et des agents d'orientation bénévoles formés en PAE

Orientation (referral) - recommandation orale ou écrite visant l'utilisation des services du PAE du ministère ou de services comparables afin d'aider à résoudre des problèmes d'ordre personnel ou professionnel pouvant compromettre le rendement au travail

Personne à charge (dependant) - tel que défini dans la politique, les Directives sur le service extérieur et la Directive sur les postes isolés, et inclus le conjoint

Programme d'aide aux employés (PAE) (Employee Assistance Program (EAP)) - programme visant à repérer les employés qui éprouvent des problèmes d'ordre personnel ou professionnel, à leur offrir des conseils à court terme et à les inciter à avoir recours aux services offerts dans la fonction publique ou dans la communauté comme il convient et assurer un suivi. Ces services ne remplacent pas ceux dispensés dans le cadre du programme de santé des fonctionnaires fédéraux

Appendice B - La confidentialité et la protection des renseignements personnels

1.1 Conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité et la Loi sur la protection des renseignements personnels, les ministères doivent avoir des directives et des marches à suivre visant à protéger les renseignements dans les dossiers des clients ou recueillis au cours des séances d'orientation.

1.2 Un dossier individuel est établi seulement lorsque l'intervenant du PAE a besoin de ce document pour exercer ses fonctions en vertu du programme. On ne verse aux dossiers individuels que les renseignements essentiels, notamment les dates, renseignements de nature générale des problèmes, de brèves notes de suivi, les orientations recommandées et des interprétations ou des rapports non médicaux en ce qui concerne les capacités de travail ou les limites de l'employé au travail. L'intervenant du PAE devrait s'abstenir de consigner au dossier individuel des renseignements personnels sur des tiers. Les dossiers individuels doivent être désignés de renseignements de nature délicate et doivent porter la cote PROTÉGÉ - PAE.

1.3 Afin d'améliorer la confidentialité, les données d'identification personnelles telles que le nom, le titre et l'adresse du client peuvent être remplacées par un numéro qui renvoie à un fichier maître renfermant ces renseignements séparément.

1.4 Au début de l'entrevue initiale, l'intervenant expose au client, de vive voix ou par écrit, la ligne de conduite en matière de confidentialité et ses limitations.

Si des renseignements personnels sont recueillis à son sujet, le client doit être avisé que ceux-ci seront traités conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ceci inclus notamment :

  • le type de renseignements qui seront recueillis, les fins auxquelles ces renseignements sont destinés et la durée pendant laquelle ils seront conservés dans son dossier individuel avant d'être détruits;
  • le droit de consulter les renseignements contenus dans son dossier, de demander des corrections ou d'y joindre des notes;
  • le droit de formuler une plainte au Commissaire à la protection de la vie privée relativement à toutes les décisions d'accès aux renseignements personnels recueillis dans le cadre du PAE, que ces décisions concernent les délais, les exceptions invoquées, la langue de choix ou toutes les irrégularités touchant la collecte, l'entreposage, la divulgation et la façon d'éliminer ces renseignements;
  • la possibilité que ces renseignements puissent être examinés par le Commissaire à la protection de la vie privée.

1.5 L'intervenant ne peut pas promettre la confidentialité dans les cas suivants :

  • toutes les situations énoncées au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui comprennent les assignations à comparaître en justice;
  • les cas présumés de violence faite à un enfant;
  • les cas de menace de suicide ou d'activité illégale.

En pareilles situations, il est conseillé à l'intervenant de consulter immédiatement le coordonnateur du PAE et le conseiller juridique de son ministère, et ce, tout en respectant la confidentialité de l'identité de la personne.

1.6 Les dossiers individuels constituent des fichiers de renseignements personnels qui doivent être conformes aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels. Ces fichiers doivent être décrits dans Info Source (Sources de renseignements sur les employés fédéraux).

1.7 Les renseignements personnels recueillis par un organisme offrant les services du PAE sous contrat à un ministère sont des renseignements personnels relevant du ministère et sont de ce fait assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1.8 Lors de l'évaluation ou de la vérification du PAE, les ministères doivent protéger les renseignements personnels.

2.1 Conformément à la Politique et aux normes du gouvernement sur la sécurité, les renseignements personnels de nature délicate doivent faire l'objet d'une protection rigoureuse. Ils doivent être protégés par des normes additionnelles de sécurité du Conseil du Trésor en matière de conservation et de communication, Norme de sécurité - Organisation et administration; Norme de sécurité matérielle; et Norme de sécurité - Technologie de l'information.

2.2 Tous les dossiers des clients et les renseignements confidentiels du programme doivent être rangés dans un espace de rangement ainsi que dans des contenants approuvés fermant à clé. Seules les personnes autorisées peuvent consulter les dossiers du PAE.

2.3 Les ministères doivent s'assurer que les organismes fournissant des services sous contrat aux ministères offrent aux renseignements du PAE une protection égale à celle qui est indiquée aux paragraphes 2.1 et 2.2.

3.1 La communication de renseignements personnels contenus dans les dossiers des clients du PAE n'est permise que s'ils y consentent par écrit ou que si la loi exige ou permet la divulgation de tels renseignements.

3.2 Voici ce que doit inclure le consentement écrit :

  • le nom de la personne ou de l'organisme à qui les renseignements sont censés être communiqués;
  • les renseignements précis qui sont censés être communiqués;
  • la date du consentement;
  • la signature du client;
  • la date d'expiration du consentement.

3.3 Les intervenants du PAE devraient permettre aux clients de pouvoir consulter, dans la mesure du possible, les renseignements les concernant sans qu'ils soient obligés de présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. On aura recours à la Loi sur la protection des renseignements personnels seulement dans des circonstances exceptionelles

Remarque :

Les intervenants doivent respecter le Code de la protection des renseignements personnels concernant les employés et la marche à suivre particulière de leur ministère concernant l'accès des employés aux banques de données inscrites à Info Source.

4.1 Au cours d'enquêtes sur les plaintes de violation présumée de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissaire à la protection de la vie privée a accès aux renseignements pertinents dans les dossiers du PAE. Les enquêtes menées sur les plaintes par le Commissaire à la protection de la vie privée, sont secrètes et ne peuvent être discutée publiquement.

4.2 Le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée peut également effectuer des vérifications périodiques des dossiers individuels du PAE afin d'assurer un contrôle indépendant du respect des droits à la protection des renseignements personnels et que les renseignements figurant aux dossiers sont recueillis, utilisés, conservés et détruits conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.3 L'intervenant du PAE qui a la garde des dossiers individuels est présent pendant que le Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée vérifie les dossiers du PAE.

5.1 Les dossiers individuels du PAE portant la cote PROTÉGÉ doivent être conservés et éliminés selon les périodes de conservation approuvées par l'Archiviste fédéral, promulguées dans la publication Plans généraux d'élimination des documents du Gouvernement du Canada, PAC 86/001. Les dossiers individuels doivent être détruits deux ans après le dernier contact de l'employé avec le PAE. Les dossiers du PAE portant la cote PROTÉGÉ peuvent être détruits plus tôt, avec le consentement ou à la demande du client. Si le client ou l'intervenant quittent le ministère ou en cas d'annulation ou de non-renouvellement d'un contrat, ces dossiers ne peuvent être transférés au nouvel organisme responsable sans le consentement du client. Dans les autres cas, les dossiers individuels du PAE sont détruits.

5.2 Les dossiers individuels du PAE devraient être éliminés de la manière appropriée (incinération pratiquée sous contrôle, réduction en pâte, broyage, déchiquetage ou tout autre méthode de destruction utilisant le matériel correspondant au niveau de sensitivité de l'information concernée. Le personnel de gestion de l'information du ministère donne des renseignements sur les mesures à prendre.

Appendice C - Code de déontologie

Le présent code indique les préceptes éthiques qui sont requis pour les intervenants du Programme d'aide aux employés (PAE) de la fonction publique et ce, sans égard à leur préparation formelle, leur lieu de travail ou leur groupe cible.

Respect de la dignité et des droits des personnes

Le principe du respect de la dignité des personnes est basé essentiellement sur l'opinion reçue établissant que chaque personne a droit à la reconnaissance de sa valeur innée d'être humain.

Chaque client du PAE doit être respecté sans considération fondée notamment sur la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'état civil, la situation de famille, la déficience, l'état de personne graciée, l'appartenance politique, la situation sociale ou économique, les capacités ou les caractéristiques physiques ou mentales ou autres motifs semblables.

Les clients du PAE ont le droit de consentir à des questions qui affectent leur traitement et qui sont sous leur contrôle. D'ailleurs, le PAE a pour objet de diminuer la dépendance des clients qui cherchent conseil et de favoriser un contrôle de soi positif.

Responsabilités de l'intervenant :

1. Respecter tous les clients, sans égard à leurs caractéristiques personnelles.

2. Respecter le droit du client à l'autodétermination en l'encourageant à prendre une part active aux décisions en matière de traitement et d'orientation.

3. Respecter leur droit à la protection des renseignements personnels et la confidentialité en recueillant seulement les renseignements personnels pertinents et en les partageant seulement pour l'orientation avec le consentement éclairé du client.

4. Respecter le droit du client au consentement éclairé en fournissant tous les renseignements dont une personne raisonnable dans la même situation aurait besoin pour faire un choix raisonné et éclairé.

5. Sauf dans les cas où la loi exige ou permet la divulgation de l'information*, faire signer une formule de consentement par le client dans toutes les situations où des renseignements personnels doivent être communiqués.

6. Tenir les promesses faites au client.

7. Ne pas exploiter ses rapports avec les clients de façon à accroître sa confiance en soi, ou sa position au sein du ministère, de l'organisme ou de la collectivité.

8. Encourager le respect des autres et éviter les pratiques non conformes au respect des droits légaux et civils des autres ou des droits de la personne.

9. Respecter les normes sociales et les valeurs morales de la collectivité dans laquelle travaille l'intervenant.

10. Respecter le droit du client de se retirer d'un programme à quelque moment que ce soit.

* Le système social canadien assure la protection des droits légaux et civils et des droits de la personne. Cependant, la reconnaissance et l'expression de ces droits est fonction des besoins et des droits des autres individus du même milieu social.

Les intervenants doivent se conformer à la politique du gouvernement sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Responsabilités de l'intervenant :

1. Rester dans le cadre du programme.

2. Ne pas exploiter ses rapports professionnels avec le client dans le but de favoriser des intérêts sociaux, politiques, économiques, personnels ou commerciaux.

3. Confier le client à une autre ressource lorsque des raisons personnelles l'empêchent d'aider le client.

4. Informer les parties concernées des conflits d'intérêts possibles ou réels.

5. Agir de façon à accélérer la mise en oeuvre d'une solution raisonnable sans causer des difficultés excessives au client ou à l'organisation.

6. Ne pas prendre parti dans les conflits entre le client, le syndicat ou la direction.

Faire preuve de responsabilité dans la consultation d'orientation, c'est reconnaître le besoin d'améliorer et de raffiner continuellement ses compétences pour avoir un rendement efficace. Les intervenants doivent être conscients de leurs limites et fournir des services conformes à leurs compétences.

Responsabilités de l'intervenant :

1. Offrir des services conformes à sa compétence établie et aux paramètres définis du programme. Lorsque les problèmes des clients dépassent ces limites, les clients seront présentés à une ressource adéquate.

2. Consulter d'autres intervenants ou d'autres personnes-ressources compétentes en matière de gestion de cas lorsque les clients ou les situations débordent les paramètres du programme ou de ses compétences.

3. Assurer l'orientation adéquate vers les ressources reconnues de la collectivité.

4. Évaluer continuellement ses propres antécédents, son vécu et ses valeurs afin d'évaluer leur influence sur ses interactions avec d'autres et, en conformité avec les politiques du ministère, participer à des programmes d'éducation ayant pour objet de combler ses lacunes.

5. Présenter correctement ses qualifications professionnelles, sa compétence et les fins du programme.

Appendice D - Lignes directrices sur les services du programme d'aide aux employés

1. Il faut répondre à une demande de service le plus tôt possible, de préférence le jour ouvrable qui suit.

2. La première séance de consultation d'orientation devrait avoir lieu dans les deux semaines, à moins de circonstances imprévues.

3. Le suivi devrait être partie intégrante du service du PAE et la méthode usuelle consiste à rencontrer le client. Quelques fois, il est convenable de procéder par lettre ou par appel téléphonique.

4. Le programme offre dans la plupart des cas jusqu'à trois séances pour chaque nouveau cas.

5. Le ministère doit élaborer une marche à suivre pour fournir des premiers conseils et le suivi aux employés susceptibles de participer à des incidents critiques en raison de leur emploi. Ceci peut s'appliquer également pour les cas comportant des menaces de violence ou suicide.

Il faudrait répondre le plus tôt possible, et tout au moins en moins d'une semaine, à une demande de services consultatifs venant des gestionnaires, des superviseurs ou les syndicats.

1. Les séances de formation sur le PAE pour les gestionnaires et les superviseurs devraient au minimum porter sur :

  • le cadre et les limites du PAE, la confidentialité, les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la marche à suivre concernant l'accès au programme;
  • le rôle administratif à l'égard du PAE et les services d'orientation;
  • les concepts et les méthodes qui permettent de déceler rapidement les problèmes qui entravent le rendement;
  • les moyens constructifs de traiter avec les employés dont le rendement est affecté par des problèmes personnels ou de comportement;
  • des formules de soutien pour aider les employés.

2. Tous les nouveaux employés devraient recevoir une brochure, une feuille d'information ou autre format adéquat comprennant l'information qui décrit les services du PAE et les moyens d'y avoir accès.

3. Le programme ministériel devrait informer tous les employés de l'existence des services du PAE, de l'emplacement de ses bureaux et de la filière à suivre pour y avoir accès.

Conformément à l'intention du programme et au mandat organisationnel, des programmes de prévention devraient informer les employés du genre de problèmes personnels liés à divers modes de vie et milieux de travail et présenter les solutions possibles. Ceci peut comprendre la collaboration avec les Services de santé des fonctionnaires et le Comité ministériel de sécurité et de santé au travail ou le représentant à la sécurité et la santé au travail.

Remarques

Conformément à la Politique concernant la sécurité et la santé au travail, Santé Canada, par délégation du Conseil du Trésor, administre le Programme de santé des fonctionnaires fédéraux.

La norme concernant les comités et les représentants incite les comités de sécurité et santé au travail de mettre sur pied et promouvoir des programmes visant l'éducation des employés qu'ils représentent.

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