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ARCHIVÉ - Commissariats à l'information du Canada
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Message de la Commissaire à l'information du Canada par intérim
J'ai le plaisir de présenter au Parlement le Rapport sur les plans et priorités 2010-2011 du Commissariat à l'information du Canada.
Il y a deux ans, le Commissariat entreprenait un ambitieux programme de renouvellement en réponse à d'importants défis portant atteinte à sa capacité d'exécuter son mandat. Ces efforts ont abouti à l'introduction d'un nouveau modèle opérationnel visant à renforcer notre processus d'enquête et en étendre l'influence.
Je suis fière de rapporter qu'après une année complète de mise en œuvre, notre nouveau modèle opérationnel rapporte déjà des bénéfices. Le Commissariat a réussi à fermer un nombre relativement plus élevé de dossiers que par les années antérieures, et nous sommes à quelques mois de déclarer victoire sur l'arriéré de plaintes que le Commissariat a accumulées au fil des ans. Nous disposons d'un contingent complet d'employés dévoués et dynamiques, et un programme de formation leur permet désormais de perfectionner leur expertise en matière d'investigation.
Grâce à une démarche intégrée face aux problèmes systémiques, nous sommes à la fois plus stratégiques et proactifs dans nos efforts visant à identifier et à corriger les éléments qui font obstacle à l'accès à l'information au Canada. Nous avons renforcé notre capacité de gestion de l'information, ce qui nous permet de fournir un service exemplaire en répondant rapidement aux demandes d'accès à l'information qui sont adressées au Commissariat et en satisfaisant à notre obligation d'assister les demandeurs d'information.
Nous devons ces premières réussites au dévouement de notre personnel, ainsi qu'au soutien et à la rétroaction fournis par une gamme d'intervenants, en particulier les professionnels de l'accès à l'information au sein des institutions fédérales et les membres du comité parlementaire permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique.
La continuité dans le but et l'action caractérise nos priorités pour 2010-2011. Nous continuerons à suivre de près et à ajuster notre processus de gestion des enquêtes afin de gagner davantage en rapidité et en efficacité. La poursuite de notre plan d'action triennal pour les fiches de rendement nous permettra de confirmer l'efficacité de notre démarche intégrée face aux questions systémiques. Nous continuerons de maximiser la conformité des institutions avec leurs obligations en matière d'accès à l'information en recourant à différents moyens, notamment en favorisant et en pratiquant une plus grande diffusion proactive de l'information. Nous maintiendrons une assistance continue auprès du Parlement dans ses efforts visant à moderniser le régime d'accès à l'information.
Au fur et à mesure que notre modèle opérationnel acquerra de l'expérience et de la maturité, nous élaborerons de nouvelles stratégies pour gérer nos dossiers les plus complexes. L'accès à l'information est essentiel pour assurer la transparence et la reddition de comptes de l'appareil gouvernemental. Cela permet d'informer la participation des citoyens et contribue au maintien d'une saine démocratie. Dans notre économie du savoir, on considère de plus en plus l'information du secteur public comme une ressource stratégique nationale permettant de stimuler la collaboration, la création de contenu et l'innovation.
Tant à l'étranger qu'à l'échelon municipal au Canada, les initiatives d'ouverture de l'administration et de l'information font en sorte qu'un nombre croissant d'ensembles de données sont mis en ligne à la disposition du public. Le Commissariat à l'information travaillera sans relâche à promouvoir le changement de paradigme nécessaire à une plus grande transparence du secteur public dans l'espoir que ce changement inspirera des initiatives similaires à l'échelon national.
Suzanne Legault
Commissaire à l'information du Canada par intérim
Section I – Survol
1.1 Sommaire
Le Commissariat à l'information assure le respect des droits que la Loi sur l'accès à l'information confère aux demandeurs, ce qui en retour favorise la transparence et la reddition de comptes de l'appareil gouvernemental fédéral.
Raison d'être
Responsabilités
Le Commissariat est un organisme public indépendant qui a été créé en 1983 en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour assister le ou la Commissaire à l'information dans ses fonctions d'agent du Parlement et d'ombudsman.
Le Commissariat a pour principale responsabilité de mener des enquêtes exhaustives, objectives et opportunes concernant des plaintes et des préoccupations sur la façon dont les institutions fédérales traitent les demandes d'accès à l'information provenant du public. En s'acquittant de cette responsabilité, il offre aux plaignants, aux chefs d'institutions fédérales et à toutes les tierces parties touchées par les plaintes une possibilité raisonnable de présenter des observations.
De plus, le Commissariat appuie le ou la Commissaire à l'information dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires pour toutes les questions se rapportant à l'accès à l'information. Il l'assiste, au besoin, à porter devant la Cour fédérale les questions liées à l'interprétation de la Loi sur l'accès à l'information et à son application. Dans l'exécution de son mandat, le Commissariat met en valeur le droit des Canadiens à accéder à l'information détenue par les institutions fédérales et favorise une culture propice à la divulgation des renseignements du secteur public.
En 2007-2008, face à d'importants défis portant atteinte à sa capacité d'exécuter son mandat, le Commissariat a entrepris de revoir son mode de fonctionnement. Il a élaboré et mis en place un nouveau modèle opérationnel permettant une prestation de services exemplaire au profit de la population canadienne. Ce modèle opérationnel vise trois objectifs :
- accroître l'efficacité et la rapidité des enquêtes au moyen d'un processus rationalisé, qui vise aussi à éliminer l'arriéré des plaintes accumulées par l'organisation et à prévenir la récurrence d'une telle situation;
- remédier aux problèmes systémiques et à la non-conformité de façon stratégique et proactive en intégrant des renseignements. observations et conclusions provenant de diverses sources, y compris les enquêtes sur des plaintes, les fiches de rendement des institutions, les enquêtes systémiques sur des problèmes généralisés ou récurrents ainsi que la rétroaction de tous les intervenants;
- maximiser la conformité des institutions avec la Loi en utilisant divers outils et activités qui viennent appuyer les enquêtes et mesures systémiques et en accroître l'influence.
La rationalisation du processus de gestion des enquêtes a déjà porté fruit comme en témoigne le nombre de plaintes réglées. Pour 2009-2010, on prévoit que ce nombre avoisinera le cap des 2 000 plaintes réglées comparativement à 1 770 pour 2008-2009. Fait à noter, le Commissariat a réussi à réduire l'arriéré des plaintes antérieures à avril 2008 de 1 594 en novembre 2008 à 516 à la fin de janvier 2010.
La priorité pour la Commissaire à l'information par intérim pour 2010-2011 consiste à poursuivre la mise en œuvre du modèle opérationnel dans le but d'offrir à la population canadienne le meilleur service qui soit. Le Commissariat suivra de près le rendement de son processus de gestion des enquêtes et y apportera les ajustements nécessaires. Il continuera également à mettre en œuvre deux autres volets importants de sa stratégie de renouvellement, soit son plan stratégique en matière de gestion de l'information et de technologie de l'information (GI/TI) et son plan intégré d'activités et de ressources humaines (RH). Le Commissariat prévoit qu'il lui faudra jusqu'à la fin de l'exercice 2013-2014 pour finaliser la mise en œuvre de son modèle opérationnel étant donné le nombre et la complexité des initiatives sous-jacentes.
Toutes les directions et fonctions du Commissariat contribuent à cet effort. La structure organisationnelle du Commissariat est présentée dans l'organigramme qui suit.
La Direction du règlement des plaintes et du respect de la Loi mène des enquêtes et des activités de règlement des différends en vue de la résolution des plaintes. 2
La Direction des politiques, des communications et des opérations suit le rendement des institutions fédérales en vertu de la Loi, effectue des enquêtes et des analyses systémiques, fournit une orientation stratégique, dirige les relations externes du Commissariat avec le gouvernement et le Parlement et assure un leadership stratégique et intégré dans les domaines de la gestion financière, de la vérification interne et de la gestion de l'information. Cette direction est aussi responsable de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au sein du Commissariat.
La Direction des services juridiques représente le ou la Commissaire dans les dossiers judiciaires et offre des conseils juridiques sur les enquêtes et les questions législatives et administratives.
La Direction des ressources humaines supervise tous les aspects de la gestion des ressources humaines – de la dotation au perfectionnement jusqu'aux stratégies de maintien en poste – et fournit des conseils aux gestionnaires et aux employés sur les questions concernant les ressources humaines.
2 L'Unité de réception et de règlement rapide effectue le triage des plaintes à mesure qu'elles entrent, recueille des documents justificatifs et transmet ceux-ci aux enquêteurs concernés. Elle s'occupe aussi du règlement rapide des plaintes administratives (c.-à-d. retards, présomptions de refus, prorogations de délai, frais et autres) et de certaines plaintes de refus. L'Équipe du règlement des plaintes et de la conformité traite des dossiers qui ne se prêtent pas à un règlement rapide ou qui n'ont pu être réglés de cette façon. Ces dossiers plus complexes progressent en fonction de la priorité définie par l'Unité de réception. L'Équipe de gestion stratégique des dossiers étudie les plaintes plus anciennes pour lesquelles l'Équipe du RPC a réalisé peu ou pas de progrès et met en œuvre des stratégies visant à les régler dans les meilleurs délais.
Résultat stratégique et activité de programme
Le Commissariat à l'information vise un seul résultat stratégique qu'il cherche à atteindre au moyen d'une activité de programme.
| Résultat stratégique
Les droits des individus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information sont protégés. |
Activité de programme
Respect des obligations liées à l'accès à l'information. |
1.2 Sommaire de la planification
| 2010-2011 | 2011-2012 | 2012-2013 |
|---|---|---|
| 12 062 | 11 936 | 11 668 |
Le tableau des ressources financières qui précède fournit un sommaire des dépenses totales prévues pour le Commissariat à l'information pour les trois prochains exercices. Les chiffres traduisent le financement supplémentaire obtenu en 2009-2010 pour moderniser et améliorer les processus opérationnels et réaliser des activités en appui à l'exercice du mandat.
Le financement supplémentaire fait suite à une demande soumise au Groupe consultatif sur le financement et la surveillance des agents du Parlement et recommandée aux membres du Conseil du Trésor. Cette demande était fondée sur une analyse approfondie des priorités organisationnelles, des déterminants du volume de travail et des niveaux de ressources du Commissariat. Elle tenait compte de la réaffectation interne des ressources et de l'efficacité accrue découlant, notamment, de la rationalisation du processus de gestion des enquêtes et des initiatives de renouvellement de la GI/TI du Commissariat. Elle correspondait aussi aux résultats d'une analyse comparative des niveaux de ressources au Commissariat et chez d'autres agents du Parlement ou organisations ayant un effectif et un mandat comparables.
Parmi les montants demandés, des fonds supplémentaires totalisant entre 2 545 k$ et 3 012 k$ (y compris les régimes d'avantages sociaux) ont été accordés pour la période couvrant l'exercice 2009-2010 à 2013-2014, atteignant un plateau à 2 745 k$ sur une base permanente. Les variations annuelles dans les dépenses prévues sont surtout attribuables aux initiatives de renouvellement dans le domaine de la gestion et de la technologie de l'information.
| 2010-2011 | 2011-2012 | 2012-2013 |
|---|---|---|
| 106 | 106 | 106 |
Le tableau ci-dessus fournit un résumé des ressources humaines totales prévues pour le Commissariat à l'information pour les trois prochains exercices.
À la suite du nouveau financement, 24 équivalents temps plein ont été approuvés et ajoutés à l'activité de programme du Commissariat. Advenant des vacances prolongées ou une augmentation soudaine des plaintes, le Commissariat pourrait devoir engager des consultants et du personnel temporaire, ce qui augmenterait les coûts de fonctionnement du Commissariat.
Tableau sommaire de planification
Le tableau suivant présente les ressources financières consacrées à l'activité de programme du Commissariat, y compris les services internes, ainsi que les résultats attendus. On peut consulter en ligne une description complète de cette activité dans le Budget principal des dépenses. La section 2.1.1 fournit de plus amples renseignements sur les plans du Commissariat à l'égard de son activité de programme en 2010-2011 et sur la façon dont les résultats attendus permettront une progression vers l'atteinte du résultat stratégique.
Les sections qui suivent traitent du travail que le Commissariat prévoit entreprendre à l'aide des ressources disponibles dans le but de réaliser son résultat stratégique par l'entremise de son unique activité de programme.
| Indicateurs de rendement et objectifs |
|---|
| Efficacité et rapidité du processus d'enquête; réceptivité des institutions aux recommandations du Commissariat; influence du Commissariat sur la promotion des droits des demandeurs d'information, notamment par l'entremise du processus parlementaire et auprès des tribunaux.
Voir section 2.1.1 pour plus de détails sur les indicateurs et les objectifs visés. |
| Activité de programme | Résultats attendus | Dépenses projetées 2009-2010 |
Dépenses prévues | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 2010-2011 | 2011-2012 | 2012-2013 | |||
| Respect des obligations liées à l'accès à l'information |
|
11 679 | 12 062 | 11 936 | 11 668 |
| Total des dépenses prévues * * Y compris services internes |
11 679 | 12 062 | 11 936 | 11 668 | |
Tableau sommaire de planification
Contribution des priorités à l'atteinte du résultat stratégique
Pour 2010-2011, le Commissariat a choisi de concentrer son attention et ses ressources sur un certain nombre de priorités qui peuvent le mieux assurer une progression vers l'atteinte de son résultat stratégique. Celui-ci consiste à faire en sorte que les droits des individus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information sont protégés. Les priorités opérationnelles portent sur des moyens visant à optimiser les ressources consacrées à l'activité de programme et à ainsi obtenir de meilleurs résultats pour le bénéfice de la population canadienne. Les priorités en matière de gestion visent à améliorer les pratiques de gestion, les mécanismes de contrôle et l'infrastructure du Commissariat.
| Priorités opérationnelles | Type | Description |
|---|---|---|
| 1. Continuer d'améliorer la prestation des services aux personnes qui ont déposé une plainte auprès de la Commissaire à l'information. | Priorité permanente | Le Commissariat continuera de rationaliser et d'ajuster son processus de gestion des enquêtes dans le but de réduire le temps de traitement des plaintes. On veut ainsi en arriver à un inventaire gérable de quelque 200 à 500 plaintes en fin d'exercice d'ici 2013-2014. Le Commissariat renforcera aussi sa capacité d'enquête en harmonisant étroitement la dotation et la formation, ainsi que les systèmes d'information, avec les exigences opérationnelles actuelles. L'objectif est d'obtenir un système d'accès à l'information où les plaintes soumises par les demandeurs d'information sont réglées efficacement et rapidement. Il s'agit là d'une condition essentielle pour garantir la transparence et l'ouverture du gouvernement. Le Commissariat s'évertue à offrir un service exemplaire aux demandeurs d'information. |
| 2. Favoriser la conformité des institutions avec leurs obligations découlant de la Loi sur l'accès à l'information en poursuivant la mise en œuvre du Plan triennal pour les fiches de rendement du Commissariat. | Nouvelle priorité | Le premier Plan triennal pour les fiches de rendement du Commissariat met en place une approche systématique et efficace pour l'examen et le règlement des éléments de non-conformité tout en favorisant une plus grande conformité volontaire de la part des institutions fédérales. Publié en juillet 2009, ce document évolutif sera modifié de manière à tenir compte des nouvelles tendances et des problèmes de conformité. Voici ce qu'il comprend :
|
| 3. Maximiser la conformité avec la Loi, notamment en faisant preuve de pratiques exemplaires en matière de divulgation proactive et en satisfaisant pleinement à l'obligation d'assister les demandeurs d'information. | Nouvelle priorité | Le Commissariat utilisera stratégiquement les divers outils et activités compris dans son « continuum de conformité » pour maximiser son influence sur le rendement institutionnel et ainsi favoriser la transparence et la responsabilisation du gouvernement. En 2010-2011, les efforts se concentreront sur :
|
| 4. Servir de modèle en matière d'accès à l'information | Priorité déjà établie | Depuis qu'il est assujetti à la Loi sur l'accès à l'information, le Commissariat, par l'entremise de son Secrétariat pour l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, s'efforce de devenir un centre d'excellence et un chef de file parmi les institutions fédérales quant à la façon de traiter efficacement les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et de satisfaire à l'obligation de prêter rapidement assistance aux demandeurs d'information. Le Commissariat continuera d'encourager la conformité en répondant avec diligence aux demandes d'accès qu'il reçoit. |
| 5. Continuer de faire avancer la cause de la réforme du régime d'accès à l'information en offrant, sur une base continue, du soutien et des conseils au Parlement et aux comités parlementaires. | Priorité déjà établie | La modernisation de l'accès à l'information – par une réforme législative et/ou administrative – permettra au régime de tenir compte de l'environnement complexe de ce début du 21e siècle. La modification de la Loi sur l'accès à l'information est le privilège exclusif du Parlement. La Commissaire à l'information peut en promouvoir la réforme et faire des suggestions sur la façon de la réaliser. Elle continuera de jouer un rôle actif en tant qu'agent du Parlement en 2010-2011 tandis que les législateurs poursuivront leurs travaux en vue de réformer la Loi. Afin de mieux alimenter ses conseils et recommandations, le Commissariat continuera de réaliser des analyses comparatives nationales et internationales tout en documentant les pratiques exemplaires à l'échelle mondiale. |
| Priorités en matière de gestion | Type | Description |
|---|---|---|
| 6. Renforcer la capacité organisationnelle | Priorité permanente | Pour appuyer la mise en œuvre de son nouveau modèle opérationnel, exécuter son mandat et améliorer la prestation de services à la population canadienne, le Commissariat entend :
De plus, pour améliorer la mesure et la gestion du rendement, le Commissariat s'engage à:
|
Analyse des risques
Le contexte stratégique et l'environnement opérationnel du Commissariat sont caractérisés par un certain nombre de mécanismes de responsabilité ainsi que par des facteurs externes et internes qui influent sur les plans et le rendement de l'organisation et qui en orientent le processus décisionnel.
Les lois sur l'accès à l'information représentent un mécanisme par lequel les gouvernements et les institutions publiques sont tenus responsables. Parmi les autres mécanismes, mentionnons : des élections équitables, la liberté de la presse, la liberté d'expression et de réunion, la vérification externe et la surveillance indépendante, le processus parlementaire et son système de comités, la période des questions et les publications. Ces autres mécanismes de responsabilité exigent un accès à l'information sur ce que les institutions publiques pensent, décident et font ainsi que sur les coûts et les répercussions de leurs décisions et plans d'action.
Le rythme et la percée des développements technologiques associés aux initiatives en matière de « données ouvertes » qui surgissent à différents endroits ont augmenté considérablement les attentes du public en ce qui a trait à la disponibilité immédiate d'un large éventail de données gouvernementales dans des formats lisibles par machine. Un certain nombre de questions de premier plan, comme la guerre contre le terrorisme et l'état de l'environnement, génèrent aussi un intérêt de plus en plus grand de la part de tous les Canadiens. Fait paradoxal, la complexité des affaires du gouvernement combinée aux difficultés liées à la gestion de l'information et à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information tend à restreindre ou à retarder considérablement les réponses aux demandes d'accès.
Les risques pour le capital humain et le savoir regroupent le double défi d'une capacité réduite en RH (soit le nombre de ressources) et de capacités insuffisantes des RH (soit les compétences et l'expérience). Ces risques ont quelque peu été atténués par des efforts de recrutement continus. En avril 2010, le Commissariat devrait disposer d'un contingent complet d'enquêteurs; il sera donc en mesure de fonctionner à plein régime. Les efforts se concentreront sur le développement, le maintien et le transfert du capital humain et de savoir. La formation est essentielle pour perfectionner, à l'interne, les compétences que requièrent en propre la fonction et les outils d'enquête du Commissariat. Il est également indispensable de renforcer la capacité de l'organisation de changer et de réussir à mettre en œuvre toutes les facettes de sa stratégie de renouvellement. Parallèlement, le Commissariat doit atténuer les risques associés aux cas de « point de faiblesse unique » (c'est-à-dire les cas où le savoir collectif se retrouve chez un seul individu).
Les risques juridiques et réglementaires regroupent les événements à risque concernant la non-conformité, les décisions judiciaires, les initiatives stratégiques et les cadres législatifs ou réglementaires qui influent sur les activités du Commissariat. Le degré de réussite du Commissariat dans l'atteinte de son résultat stratégique dépend largement de la conformité des institutions avec leurs obligations découlant de la Loi et de l'acceptation de ses recommandations et instructions relatives à la pratique du Commissariat. Le Commissariat fait une utilisation stratégique des divers outils compris dans son continuum de conformité pour exercer la plus grande influence possible sur les institutions. Le modèle de conformité est lui-même un facteur déterminant pour ce qui est d'assurer le respect des droits des individus prévus par la Loi. Le ou la Commissaire à l'information offre des conseils et un soutien continu au Parlement et aux comités parlementaires afin de faire progresser la cause d'une réforme législative et administrative.
Les risques liés à l'infrastructure de GI/TI comprennent les risques que les besoins en ce domaine ne soient pas remplis de façon à soutenir les objectifs organisationnels et les exigences opérationnelles. Ces risques découlent de la complexité des initiatives en cause, des délais stricts inhérents au chemin critique et du risque de péremption. En vue d'atténuer ces risques, le Commissariat a élaboré un Plan stratégique de GI/TI détaillé à long terme, et il en suit de près la mise en œuvre.
Profil des dépenses
Pour l'exercice 2010-2011, le Commissariat prévoit dépenser 12 062 k$ afin d'obtenir les résultats attendus de son activité de programme et ainsi contribuer à l'atteinte de son résultat stratégique. Le Commissariat s'est engagé à faire en sorte que les ressources financières soient utilisées de manière à apporter des améliorations durables à la façon dont il exécute son programme et fait face à ses obligations imposées par la Loi. Les principaux volets sont les suivants :
- Rationalisation continue du processus de gestion des enquêtes;
- Démarche intégrée face aux questions systémiques et aux examens du rendement;
- Renforcement des services internes;
- Poursuite de la mise en œuvre du Plan stratégique de GI/TI et du Plan des RH intégré de l'organisation;
- Examen du modèle opérationnel dans le cadre de la vérification interne;
- Mise à jour du plan de vérification axé sur les risques du Commissariat.
Près de 70 pour 100 des ressources du Commissariat seront affectées directement à son activité de programme. Le restant, soit 30 pour 100 des ressources, ira aux services internes, notamment la gestion des ressources humaines, la GI/TI, les communications, la planification stratégique, les finances et les services administratifs. Cette répartition est conforme à celle qui prévaut dans les bureaux des autres agents du Parlement et dans les organismes ayant un effectif et un mandat similaires.
Le graphique qui suit illustre la tendance des dépenses du Commissariat entre 2007-2008 et 2014-2015. De 2007-2008 à 2008-2009, les dépenses se sont accrues afin de satisfaire aux obligations en matière d'accès à l'information et de vérification interne découlant de la Loi fédérale sur la responsabilité. En 2009-2010, les dépenses projetées ont également augmenté en raison de fonds obtenus pour moderniser et améliorer les processus opérationnels. L'accroissement initial des dépenses prévues par comparaison aux dépenses projetées s'explique principalement par la dotation.
Postes votés et législatifs
Le tableau sommaire ci-dessous reproduit l'information contenue dans le Budget principal des dépenses 2010-2011 pour ce qui est du Commissariat. Le Parlement tient compte de cette information lorsqu'il examine les projets de loi de crédits. Les législateurs approuvent le poste voté (no 40) chaque année. Le poste législatif (L) est fourni à titre indicatif seulement.
| Poste voté ou législatif (L) | Libellé tronqué du poste voté ou législatif | Budget principal des dépenses 2009-2010 | Budget principal des dépenses 2010-2011 |
|---|---|---|---|
| 40 | Dépenses de fonctionnement | 7 540 | 10 750 |
| (L) | Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés | 965 | 1 312 |
| Total | 8 505 | 12 062 | |
La différence entre le Budget principal des dépenses de 2009-2010 et de 2010-2011 (3,557 k$) s'explique par un financement supplémentaire découlant d'une présentation au Conseil du Trésor fondée sur une analyse approfondie des priorités organisationnelles, des déterminants du volume de travail et des niveaux de ressources du Commissariat. L'augmentation reflète également une indemnisation pour satisfaire aux exigences de conventions collectives récemment signées.