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ARCHIVÉ - Citoyenneté et Immigration Canada

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Rapport d’étape sur les grands projets de l’État

Système mondial de gestion des cas

Description

Le Système mondial de gestion des cas (SMGC) est un programme pluriannuel destiné à remplacer plusieurs des systèmes administratifs désuets, archaïques et incompatibles de CIC et de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), dont quelques-uns ont plus de 30 ans, qui appuient plus de 240 points de service au Canada et à l’étranger. Il s’agit d’un ensemble d’applications et de composantes d’infrastructure intégré et axé sur la gestion des cas qui soutiendra les activités liées aux clients de CIC et de l’ASFC.

Une fois en place, le SMGC permettra d’améliorer l’intégrité et l’efficacité globales du programme, de même que la prestation des services à la clientèle. Il aidera également CIC à communiquer et à échanger des données avec l’ASFC et ses autres partenaires aux fins de l’application de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR). Le SMGC constituera aussi le fondement technologique qui permettra d’appuyer les nouvelles initiatives et de tirer profit de technologies novatrices en remplaçant des systèmes périmés qui sont extrêmement difficiles à supporter et à maintenir.

Étape du projet : Tirant parti de la réussite de la première installation du SMGC en 2004 (Volet Citoyenneté), le projet du SMGC en est maintenant à une étape de planification intensive qui comprend la réévaluation des stratégies pour mener le projet à terme.
Ministère responsable : Citoyenneté et Immigration Canada
Agence participante : Agence des services frontaliers du Canada
Autorité contractante : Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Entrepreneur principal : Aucun (le ministère se charge de l’intégration du système.)


Jalons importants Date
Approbation des fonds par le Conseil du Trésor pour le projet du SMGC en même temps que la présentation de CIC au Conseil du Trésor concernant la mise en œuvre des réformes stratégiques et de la nouvelle LIPR. Août 2000
Le Conseil du Trésor approuve l’avant-projet du SMGC et le désigne grand projet de l’État. Mars 2001
Approbation définitive du projet (ADP) du SMGC par le Conseil du Trésor. Janvier 2002
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada affiche, pour soumission, une demande de propositions pour l’acquisition d’un progiciel commercial de gestion des cas. Février 2002
Attribution du contrat pour le progiciel commercial de gestion des cas. Mars 2003
Achèvement de la modélisation des composantes et de la détermination des exigences de haut niveau. Mai 2003
Approbation définitive du projet modifiée du SMGC par le Conseil du Trésor pour atténuer les répercussions des retards dans l’approvisionnement. Octobre 2003
Mise en oeuvre de la première composante fonctionnelle du SMGC (citoyenneté). Septembre 2004
Deuxième approbation définitive du projet modifiée par le Conseil du Trésor pour atténuer les répercussions des retards cumulatifs, y compris les nouvelles exigences critiques du projet, et pour instaurer un plan d’installation progressive. Septembre 2005
Vérification du système en voie d’élaboration du projet du SMGC menée à terme. Novembre 2005
Troisième approbation définitive du projet modifiée par le Conseil du Trésor pour corriger une anomalie dans un libellé référant à la TPS. Décembre 2006
Un examen indépendant effectué en décembre 2006 révèle le besoin d’évaluer l’avancement du projet et d’examiner d’autres options de mise en œuvre pour atteindre les objectifs du SMGC. Décembre 2006
Quatrième approbation définitive du projet modifiée par le Conseil du Trésor pour effectuer l’évaluation recommandée et élaborer un plan d’action révisé. Février 2007
Cinquième approbation définitive du projet modifiée par le Conseil du Trésor, prorogeant à la fin de l’exercice 2007-2008 le calendrier d’établissement d’un vaste plan d’action. Octobre 2007
Le projet termine l’étape de planification pour l’option indiquant la voie à suivre et finalise un plan d’action exhaustif pour approbation par le Conseil du Trésor Février 2008

Aperçu des dépenses non récurrentes 
Système mondial de gestion des cas (en millions de dollars, incluant la TPS)


Système mondial de gestion des cas Estimation actuelle des dépenses totales Dépenses au 31 mars 2007 Dépenses prévues
2007–2008
Dépenses prévues prochaines années
Définition du projet Approbation préliminaire du projet 16,7 16,7
Planification Approbation définitive du projet 50,4 50,4
Mise en œuvre (Approbation définitive du projet modifiée) 223,8 184,2 24,2 À confirmer

Rapport d’étape et explication des écarts

  • Le Conseil du Trésor a accordé son approbation préliminaire au projet le 1er mars 2001, et les coûts prévus étaient de 194,8 M$ (excluant la TPS).
  • L’approbation définitive du projet (ADP) a été accordée par le Conseil du Trésor le 31 janvier 2002, et les coûts prévus étaient de 194,8 M$ (excluant la TPS). Le projet devait être terminé le 31 mars 2005.
  • Peu après l’approbation préliminaire du projet, on a décidé d’acheter et de configurer un progiciel commercial de gestion des relations avec les clients plutôt que de créer la fonctionnalité requise pour le SMGC. En raison de cette décision, il a fallu mettre en place un long processus d’acquisition concurrentielle qui a débuté en mars 2001 et devait se terminer le 1er juillet 2002. En raison d’un retard total de neuf mois lié à l’acquisition et au marché, indépendant de la volonté de CIC, le marché n’a pu être accordé avant le 26 mars 2003. Ce retard a eu des répercussions sur les activités et les ressources qui étaient étroitement liées à l’issue du processus d’acquisition. Même si l’équipe de gestion de projet a pris des mesures pour atténuer les répercussions, les coûts du retard ont été évalués à 7,8 M$ (excluant la TPS).
  • Le Conseil du Trésor a accordé une ADP modifiée le 9 octobre 2003. Reconnaissant les répercussions du retard lié à l’acquisition, le Conseil du Trésor a accru l’autorisation de dépenser du projet de 7,8 M$, la portant ainsi à 202,6 M$ (excluant la TPS). Les répercussions du retard lié à l’acquisition ont été prises en compte dans les plans de mise en œuvre subséquents et une nouvelle date d’achèvement du projet a été fixée au 31 décembre 2005.
  • En raison du transfert de certaines fonctions de CIC à la nouvelle Agence des services frontaliers du Canada en décembre 2003 et des leçons tirées de la première installation du SMGC en septembre 2004, des changements supplémentaires ont dû être apportés au plan. Ces changements, qui sont à l’origine de la seconde modification de l’approbation définitive du projet (accordée par le Conseil du Trésor en septembre 2005), se sont traduits par une augmentation nette de 40,2 M$ du budget sur deux exercices supplémentaires, portant ainsi le budget total du projet à 242,8 M$ (excluant la TPS) de 2000–2001 à 2007–2008.
  • Pendant la préparation de l’ADP modifiée de septembre 2005, le Secrétariat du Conseil du Trésor a demandé que le SMGC fasse l’objet d’une vérification de système en voie d’élaboration. Les conclusions préliminaires de la vérification étaient disponibles au moment de la présentation de l’ADP modifiée, et les résultats définitifs de la vérification ont été déposés en novembre 2005. Par suite de la vérification, il a été suggéré que l’équipe de gestion du projet renforce la discipline relativement à certains éléments de la gestion du projet. Toutes les recommandations du vérificateur ont été acceptées, et des mesures correctives ont été prises.
  • Dans le sillage d’un examen indépendant réalisé en décembre 2006, CIC et l’ASFC ont réévalué les options de mise en œuvre du SMGC. En effet, cet examen recommandait que l’équipe de gestion du projet prenne le temps de contrôler la qualité du projet et d’analyser d’autres options de mise en œuvre pour atteindre les objectifs du SMGC. En février 2007, le Conseil du Trésor a accordé une ADP modifiée comprenant une augmentation de l’autorisation de dépenser du projet afin d’effectuer cette évaluation et d’y inclure une allocation couvrant la TPS. Le montant approuvé passait à 290,9 M$ (TPS incluse) à la suite de cette approbation.
  • Les résultats de la vérification de la qualité du projet et de l’analyse des options indiquaient que la portée et la complexité du projet devaient être réduites et qu’il fallait s’attacher d’abord à livrer les composantes fonctionnelles les plus importantes. L’option retenue fournira une capacité intégrée de traitement des cas de l’immigration dans le réseau de missions à l’étranger, tandis que la composante fonctionnelle restante pour appuyer les bureaux intérieurs sera mise en place sous forme d’initiatives postérieures au projet. L’option de la Région internationale est la plus intéressante puisqu’elle couvre une partie importante du processus de gestion des cas et fournit la majeure partie des composantes requises pour tous les secteurs de traitement des cas qui peuvent être exploités aux fins des procédés intérieurs.
  • Actuellement, le projet fait l’objet d’une planification intensive comprenant l’élaboration de stratégies et de plan substantiels pour achever la mise en œuvre de l’option à portée réduite.