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Plan d’action 2015-2018 du SCT pour les langues officielles

1. Contexte

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) est l'organe administratif du Conseil du Trésor. Il appuie les membres du Conseil du Trésor et renforce le mode de gestion du gouvernement pour assurer une utilisation judicieuse des deniers publics et obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

En tant qu’organisme central, le SCT assure le leadership et l'orientation concernant les fonctions de gestion dans les ministères et les organismes, et prône une saine gestion des ressources gouvernementales. Même si le Secrétariat du Conseil du Trésor – par l'intermédiaire du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) - est chargé de l’orientation et de la coordination générales des politiques et des programmes du gouvernement du Canada liés à l’application des parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles (LLO), le présent plan porte sur le rôle du SCT, à titre de ministère, dans la promotion et la modélisation de l'excellence dans la gestion du secteur public. Le plan énonce en outre les engagements du SCT relativement à ses obligations aux termes de la partie VII de la LLO et décrit les outils fournis pour appuyer les employés dans la promotion du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM), et la promotion de la dualité linguistique.

À titre d'institution fédérale assujettie aux exigences de la Loi, le SCT est déterminé à obtenir des résultats concrets à l'égard de la mise en œuvre de la LLO selon les énoncés suivants :

Le présent plan d’action établit l’orientation stratégique du SCT et les principaux engagements prévus relativement aux langues officielles pour 2015-2018. Les engagements décrits dans ce plan permettront au SCT de respecter la LLO.

2. Vision

Le Plan d’action pour les langues officielles 2015-2018 vise à créer un environnement et une culture qui favorisent l’utilisation des deux langues officielles à tous les niveaux de l'organisation.

En tant que ministère, le SCT vise à donner l'exemple en matière de promotion et de l’utilisation des deux langues officielles. Le but du Plan d’action pour les langues officielles consiste à favoriser l'excellence et à aider l'organisation à respecter ses obligations en matière de langues officielles. Toutefois, nous n'y arriverons que :

Les engagements décrits dans le Plan d’action pour les langues officielles 2015-2018 du SCT s’appliquent aux employés, aux gestionnaires et aux cadres supérieurs. Le plan atteindra ses objectifs uniquement si les membres du personnel à tous les échelons s'enorgueillissent et assument la responsabilité de leurs actions en ce qui a trait à l'utilisation des deux langues officielles dans le milieu de travail. Ensemble, nous pouvons contribuer à réaliser la vision de créer une culture qui favorise l'utilisation des deux langues officielles à tous les échelons de l'organisation.

(Consulter l’annexe pour obtenir des détails sur les rôles et responsabilités des divers intervenants du SCT.)

Les engagements du SCT relativement au bilinguisme doivent faire partie intégrante de la culture organisationnelle du SCT. L'adoption d'une culture qui met en valeur le bilinguisme aidera à faire du SCT un milieu de travail de choix qui attire et retient des personnes hautement qualifiées, accroîtra l'uniformité à l'échelle du SCT, et créera des occasions qui favorisent l'acquisition de connaissances et renforcent l'engagement de tous les intervenants, et ce, dans l'objectif de faire du SCT un modèle d'excellence en matière de langues officielles pour les autres ministères.

3. Approche

Dans le cadre de l'élaboration du présent plan d'action, une approche globale a été suivie pour recenser les engagements entérinés par l'ensemble du SCT. Cette approche comprenait les mesures suivantes :

Ce plan d’action, qui tient compte des obligations du SCT aux termes des parties IV, V, VI et VII de la LLO, donne aux employés, aux gestionnaires et aux cadres supérieurs les outils et les activités qui les aideront à s'acquitter de leurs obligations et responsabilités. En tenant compte des enjeux relevés, en misant sur les réalisations et en respectant les obligations énoncées dans la LLO, le Plan d’action pour les langues officielles 2015-2018 donne une orientation pour entraîner le changement et l’amélioration, en plus de fournir des résultats.

Afin de veiller à ce que le SCT donne suite à ses engagements, le Plan d’action est structuré de façon à :

Puisque le Plan d'action est harmonisé au cycle de planification triennal du SCT, les engagements qui y sont pris feront l'objet d'un suivi régulier au moyen des méthodes existantes en la matière. Celles-ci faciliteront non seulement la surveillance des progrès, mais feront également en sorte que le SCT puisse répondre de façon rationalisée aux demandes de reddition de comptes du Commissariat aux langues officielles, du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines et de Patrimoine canadien.

Ce plan est un document évolutif qui sera examiné et actualisé à mesure que de nouveaux renseignements seront connus.

4. Environnement du SCT

Le SCT est bien placé pour instaurer une culture qui endosse totalement l’importance de maintenir un environnement propice à l’emploi des deux langues officielles. De nombreux facteurs contribuent actuellement au succès du SCT à promouvoir les langues officielles, notamment :

Malgré ces facteurs, le SCT doit néanmoins continuer d’apporter des améliorations dans des secteurs, notamment :

Avec ce plan d'action, le SCT s'est engagé à tenir compte des exigences énoncées dans les parties IV, V, VI et VII de la LLO, à créer et à améliorer les outils et activités qui favorisent et facilitent l'utilisation des deux langues officielles et à communiquer plus efficacement avec les communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Activités du Plan d’action

Gestion de programme – Leadership

Objectif : Devenir un modèle d’excellence en matière de langues officielles (LO) en assurant le leadership de l’administration du programme des LO au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)
Résultats attendus Activités Responsable Échéancier et indicateurs d'avancement
A) Les dirigeants créent un milieu de travail propice à l’utilisation efficace des deux langues officielles 1. Présentation au Comité exécutif (COEX) du SCT sur l’état des langues officielles au Ministère, y compris la partie VII de la Loi sur les langues officielles (LLO), pendant les périodes clés de planification et de production de rapports Champion des langues officielles Deux fois par année
(au minimum)
2. Les secteurs intègrent les activités liées au Plan d’action pour les LO à leur planification. Responsables de secteur Continu
3. Intégrer les objectifs liés aux LO dans les ententes de rendement des cadres supérieurs et des membres du groupe EX Responsables de secteur Annuellement en avril
4. Le Comité consultatif sur les langues officielles du SCT continue de se réunir régulièrement pour discuter des initiatives et des préoccupations en matière de LO Comité consultatif ministériel Continu
5. Les gestionnaires continuent de discuter avec les employés des besoins en matière de LO et de la contribution à un milieu de travail bilingue à laquelle ils s’attendent et, au besoin, déterminent les activités d’apprentissage et de maintien des LO à inclure dans les ententes de gestion du rendement (EGR) des employés. Gestionnaires et superviseurs Continu
6. Désigner bilingues toutes les réunions officielles des comités de gouvernance. Les attentes en matière de LO à l’égard des membres et présidents de comité, des personnes responsables des points à l’ordre du jour et des présentateurs seront précisées dans le mandat de chaque comité et devraient être en place d’ici le 30 avril 2015 Administrateur général Continu

Les administrateurs généraux veillent à ce que le public puisse communiquer avec les bureaux désignés et en recevoir les services dans la langue officielle de son choix (partie IV de la Loi sur les langues officielles)

Objectif : Continuer d’offrir un service exemplaire au public conformément à la partie IV de la Loi sur les langues officielles
Résultats attendus Activités Responsable Échéancier et indicateurs d'avancement

Notes du tableau 2

Tableau 2 - note 2

Offre active : Indiquer clairement visuellement et oralement que les membres du public peuvent communiquer en français ou en anglais et obtenir des services d’un bureau désigné dans l’une ou l’autre de ces langues. Des moyens sont pris pour s'assurer que les services sont disponibles dans la langue officielle choisie.

Retour à la référence de la note 2 du tableau 2

B) Les clients reçoivent des services et des communications dans la langue officielle de leur choix. 1. Continuer de maintenir le site Web du SCT en français et en anglais simultanément et d'offrir une qualité égale de son contenu dans les deux langues Communications stratégiques et affaires ministérielles (CSAM) Continu
2. Poursuivre le maintien d'un service exemplaire au téléphone (numéro 1-800 pour les demandes du public) Responsables de secteur / CSAM Continu
3. Continuer de veiller à ce que les communications du SCT avec le public ainsi que les services offerts soient toujours disponibles dans les deux langues officielles Responsables de secteur Continu
4. Mettre à jour et promouvoir un outil didactique afin de fournir au public des « offres actives  »Voir tableau 2 - note 2 de service dans les deux langues officielles Division des ressources humaines (DRH) / CSAM 31 mars 2016
5. Promouvoir l’utilisation de l’énoncé suivant dans les blocs-signatures des employés occupant des postes bilingues : « Please do not hesitate to reply in the official language of your choice./ N’hésitez pas à répondre dans la langue officielle de votre choix. » DRH / Secteur des services ministériels (SSM) Continu

Promouvoir un milieu de travail propice à l’emploi des deux langues officielles (partie V de la Loi sur les langues officielles)

Objectif : Devenir un modèle d’excellence en LO pour d’autres ministères en créant un environnement et une culture qui favorisent l’emploi des deux langues officielles grâce à une sensibilisation accrue et à un engagement, de même qu'à des outils et des services améliorés qui préconisent et facilitent cet emploi
Résultats attendus Activités Responsable Échéancier et indicateurs d'avancement

Notes du tableau 3

Tableau 3 - note 3

Anciennement, « équivalent EX ».

Retour à la référence de la note 3 du tableau 3

Tableau 3 - note 4

Anciennement, « EX moins 1 » et « EX moins 2 ».

Retour à la référence de la note 4 du tableau 3

Tableau 3 - note 5

Services centraux et personnels : Les services centraux comprennent les services de comptabilité, de sécurité, de dotation et de classification ainsi que les services administratifs et techniques. Les services personnels comprennent les services de rémunération et de santé, ainsi que les services d’orientation professionnelle et le counseling individuel.

Retour à la référence de la note 5 du tableau 3

Tableau 3 - note 6

Mesures administratives : Lorsqu’un employé ne satisfait pas aux exigences du profil linguistique de son poste, le gestionnaire doit s’assurer que les services bilingues sont tout de même offerts en désignant un autre employé pour fournir les services dans l’autre langue officielle.

Retour à la référence de la note 6 du tableau 3

C) Le SCT maintient une culture organisationnelle propice à l’utilisation des deux langues officielles 1. Publier le Plan d’action et le bilan annuel, ainsi que le rapport de progrès sur les LO sur l’InfoSite DRH / CSAM Annuellement
2. Avant d’entamer un processus de dotation, vérifier que le profil linguistique des postes « comparables à EX  »Voir tableau 3 - note 3 et « non-EX de niveau supérieur - niveaux 1 et 2 »Voir tableau 3 - note 4 comportant des fonctions de supervision est bilingue au niveau CBC. Responsables de secteur / Gestionnaires Continu
3. Veiller à ce que le SCT offre aux dirigeants et employés d’autres institutions fédérales la possibilité d’employer l’une ou l’autre des langues officielles lorsqu’il prescrit ou fournit des services à ces autres institutions, notamment en s’assurant que les instructions, directives et communications sont communiquées ou transmises simultanément dans les deux langues officielles Responsables de secteur Continu
4. Veiller à ce que les services centraux et personnelsVoir tableau 3 - note 5 soient offerts et fournis dans les deux langues officielles, et mettre en place des mesures administrativesVoir tableau 3 - note 6 au besoin Gestionnaires Continu
5. Organiser des activités visant à promouvoir Les Rendez-vous de la Francophonie et la Journée de la dualité linguistique DRH / Responsables de secteur / Champion des LO / CSAM Les événements ont lieu annuellement en mars et en septembre
6. Reconnaître l’excellence en utilisation et promotion des deux langues officielles au SCT Champion des LO / DRH 31 mars 2016
7. Encourager les employés à utiliser la langue officielle de leur choix :
  • aux réunions
  • pendant les rencontres individuelles avec les gestionnaires, y compris pour les EGR
  • au moment de la préparation de documents écrits, comme des courriels
Gestionnaires Continu
8. Promouvoir le recours à des messages d’absence bilingues en fournissant aux employés des exemples par l'entremise de SCT En bref et sur la page des LO de l’InfoSite DRH / CSAM Semestriel
9. Échéancier et indicateurs d'avancement 9 Élaborer et promouvoir un formulaire pour aider les gestionnaires à établir les exigences linguistiques et le profil linguistique des postes DRH 2016-2017
10. Lancer un sondage sur la langue de travail au SCT Responsables de secteur / DRH 2016–2017
D) Les employés et les gestionnaires ont accès à un programme de formation et de maintien linguistiques et ont des possibilités de perfectionnement 1. Aider les employés occupant un poste bilingue de niveau « comparable à EX » et de « non-EX de niveau supérieur - niveaux 1 et 2 » comportant des fonctions de supervision à maintenir le niveau CBC : Responsables de secteur /
DRH
Continu
  • Rappel semestriel aux secrétaires adjoints
Responsables de secteur /
DRH
Semestriel
2. Promouvoir l’usage des deux langues officielles en milieu de travail en consultant les outils sur les LO, y compris le Guide à l’intention des gestionnaires du SCT sur les langues officielles dans la gestion des ressources humaines DRH Annuellement
3. Fournir aux gestionnaires l’outil en ligne du Commissariat aux langues officielles, Pratiques efficaces en matière de formation linguistique, et tenir des séances d’information sur cet outil DRH 2017–2018
4. Donner la possibilité aux employés d’inclure dans leur Plan d’apprentissage personnel des cours faisant partie du Programme centralisé de formation linguistique ou de participer à des activités d’apprentissage non officielles hors des salles de classe. Par exemple : Gestionnaires Annuellement
  • Formation liée au travail dans leur deuxième langue officielle
Gestionnaires Continu
  • Évaluation préalable pour confirmer le maintien d'un niveau linguistique
DRH Continu
  • Rencontre semestrielle avec les participants au programme de formation et de maintien linguistiques (suivis, encouragements, prix de reconnaissance, outils, rétroaction, bilans, etc.)
DRH Semestriel
5. Offrir aux employés des occasions de participer au Programme de jumelage linguistique afin de pratiquer leur seconde langue officielle Gestionnaires Continu
6. Élaborer et distribuer une trousse d’orientation en LO pour aider les employés qui entreprennent un programme de formation ou de maintien linguistique à se préparer. DRH 2016–2017
7. Promouvoir l’utilisation du compte de courriel générique du Programme de formation linguistique du SCT pour fournir des commentaires, de la rétroaction et des suggestions sur la formation linguistique afin d’améliorer le programme. DRH 2016–2017
8. Fournir des outils et des ressources pour inciter tous les employés à utiliser les deux langues officielles, et les afficher sur l’InfoSite : Voir ci-dessous Voir ci-dessous
  • Concevoir et promouvoir une affiche électronique qui invite les collègues à s’exprimer dans l’une ou l’autre des langues officielles
DRH Continu
  • Organiser des rencontres à l’heure du lunch (p. ex., visionner de courts métrages)
DRH Continu
  • Promouvoir les pratiques exemplaires en matière de LO dans le SCT En bref ou dans les messages À la une!
DRH Continu
  • Préparer, afficher dans l’InfoSite et mettre régulièrement à jour un lexique bilingue du vocabulaire technique et d’autres termes d’usage courant au SCT
DRH Continu
  • Mettre en œuvre un programme de jumelage linguistique. Jumeler des employés anglophones et francophones pour leur permettre d’améliorer leurs connaissances de leur langue seconde
    • Appeler ce programme « Défi TOP niveau » (pour Tolérance, Ouverture et Patience)
DRH 2015–2016
9. Permettre aux employés de personnaliser leurs messages lorsqu’ils sont en formation linguistique ou participent à un programme de maintien linguistique (p. ex., « Veuillez m’aider à communiquer dans ma langue seconde. ») DRH 2017–2018
10. Offrir aux employés des évaluations de LO informelles pendant et après la formation linguistique pour mesurer les progrès accomplis dans leur langue seconde DRH Continu

Fournir des chances égales et une participation équitable aux Canadiennes et Canadiens d’expression française et d'expression anglaise (partie VI de la Loi sur les langues officielles)

Objectif : Continuer d'offrir des chances égales et d'assurer une participation équitable des Canadiennes et Canadiens d’expression française et d'expression anglaise
Résultats attendus Activités Responsable Échéancier et indicateurs d'avancement
E) Les secteurs du SCT sont représentatifs de la population francophone et anglophone 1. Produire des rapports démographiques sur les effectifs du SCT DRH Semestriel

Favoriser l’épanouissement des minorités linguistiques francophones et anglophones du Canada, et promouvoir la pleine reconnaissance et l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne (partie VII de la Loi sur les langues officielles)

Objectif : Veiller à ce que soient prises des mesures positives
Résultats attendus Activités Responsable Échéancier et indicateurs d'avancement
F) Les employés du SCT sont conscients des obligations de l’organisme qui découlent de la partie VII de la Loi sur les langues officielles 1. Offrir de la formation et du soutien aux analystes du SCT :
  • Offrir des séances d’information annuelles, sous forme de camp de formation, aux analystes de programmes et de politiques, y compris des présentations PowerPoint de Patrimoine canadien et du Centre d’excellence en langues officielles (CELO), lequel fait partie du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) du SCT
  • Fournir aux analystes de l’information essentielle sur les LO, dont une étude de cas, pour les aider dans l’examen des présentations au Conseil du Trésor
DRH Dans les 30 jours suivant l’annonce des revues ou examens des dépenses
  • En tant que bonne pratique, fournir aux analystes, au besoin, de l’information sur les aspects des LO à prendre en compte lorsqu’ils analysent des propositions soumises dans le cadre des revues ou examens des dépenses
DRH Dans les 30 jours suivant l’annonce des revues ou examens des dépenses
2. Afficher de l’information relative à la partie VII de la LLO sur l’InfoSite et le site Web du SCT : Voir ci-dessous Voir ci-dessous
  • Publier toutes les présentations sur la partie VII sur l’InfoSite
DRH / CSAM Continu
  • Ajouter de l’information à la page du champion des LO sur l’InfoSite concernant la partie VII de la LLO et les communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM)
DRH / CSAM 2015–2016
  • Afficher sur l’InfoSite la version révisée de la Politique ministérielle sur les langues officielles du SCT pour assurer la prise en compte continue de la dualité linguistique et des CLOSM dans les processus décisionnels du SCT
DRH / CSAM 2015–2016
  • Afficher à la page des LO de l’InfoSite le Plan d’action pour les LO 2015-2018 et le Rapport annuel des résultats, et y insérer des liens vers la partie VII de la LLO, le site Web de Patrimoine canadien (PCH) et la partie VII du Recueil de ressources sur les langues officielles
DRH / CSAM Continu
  • Mettre à jour régulièrement le site Web du SCT afin de s’assurer que les CLOSM connaissent les grandes priorités et initiatives du SCT
DRH Continu
  • Dans le SCT En bref et les messages À la une!, rappeler aux employés leurs obligations en matière de LO lorsqu’ils voyagent en service commandé au pays ou à l’étranger
DRH Annuellement
3. Célébrer chaque année Les Rendez-vous de la Francophonie et la Journée de la dualité linguistique :
  • Tenir des événements annuels à l’échelle de l’organisation et dans les secteurs pour célébrer et promouvoir Les Rendez-vous de la Francophonie (en mars) et la Journée de la dualité linguistique (en septembre)
  • Inviter des représentants des CLOSM à participer à un événement au cours de la période du plan
DRH / CSAM Les événements ont lieu annuellement en mars et en septembre
G) Le SCT consulte ses partenaires ainsi que communique et collabore avec eux au sujet des questions relatives aux LO 1. Établir un dialogue avec les principaux intervenants (CLOSM, PCH) : Voir ci-dessous Voir ci-dessous
  • Consulter les représentants nationaux des CLOSM au sujet du Plan d’action et des principales initiatives ministérielles afin de connaître leurs préoccupations et les enjeux qui les touchent
DRH Triennal
  • Communiquer de l’information à PCH et collaborer à la détermination des enjeux
DRH Continu
  • Organiser une réunion annuelle avec les CLOSM
DRH Annuellement
  • Le nom du coordonnateur national du SCT concernant la partie VII de la Loi sur les langues officielles figure sur l’InfoSite et le site Web du SCT, et est communiqué au PCH et aux CLOSM.
DRH Continu
  • Coordonner les points de vue du SCT et travailler avec PCH pour communiquer les orientations et les interprétations d’application horizontale relatives aux LO
DRH Continu
2. Pour la campagne de recrutement universitaire du SCT :
  • Poursuivre la sensibilisation aux deux langues officielles dans la campagne (p. ex., distribution d’outils promotionnels à 52 universités francophones et anglophones de tout le pays)
  • Informer les représentants de la Fédération des communautés francophones et acadienne et du Quebec Community Groups Network des campagnes de recrutement du SCT
DRH Continu
3. Participer à la Conférence des champions des langues officielles, au Conseil du Réseau des champions des langues officielles et au Comité consultatif ministériel sur les langues officielles Champion des langues officielles Continu
4. Participer aux conférences et aux réunions des coordonnateurs nationaux DRH Continu
5. Communiquer de l’information sur la partie VII de la LLO aux membres du Comité consultatif ministériel sur les langues officielles du SCT DRH Continu
6. Coordonner des activités avec PCH pour informer les représentants ministériels des LO des plus récents enjeux et tendances en matière de LO CELO Continu

Annexe : Rôles et responsabilités en matière de langues officielles au SCT

Leaders (Comité exécutif)

Gestionnaires

Employés

Champion des langues officielles

Membres du Comité consultatif ministériel sur les langues officielles

Division des ressources humaines

BDPRH – Centre d’excellence en langues officielles

Appuyer les institutions fédérales dans l’application des parties IV, V et VI de la LLO et créer les conditions propices pour garantir :

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