ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes, décembre 2011

Les ministères ont des structures de gouvernance en place pour soutenir efficacement une stratégie et des résultats en matière de GI.

• Des structures, des mécanismes et des ressources de gouvernance sont en place pour assurer une gestion de l'information continue et efficace.
• Des processus de surveillance et de rapports sont en place pour la GI.
• Les ministères participent à l'établissement d'une orientation pangouvernementale en ce qui concerne l'information et la tenue de documents.
• Le Secrétariat appuie l'harmonisation de la stratégie ministérielle et des approches en GI avec les instruments de politiques du gouvernement du Canada.

Les ministères se dotent d'une main-d'œuvre hautement qualifiée pour veiller à ce qu'ils aient la capacité d'atteindre les résultats en matière de GI.

• Les ministères ont un ensemble commun de connaissances, d'apprentissage et d'outils d'évaluation.
• Les ministères ont une compréhension commune des instruments de politique et des outils d'évaluation communs.
• Le gouvernement du Canada prône et encourage une harmonisation générale des fonctions ministérielles de GI.

Les ministères mettent au point une architecture et des processus d'information adaptés aux risques, aux contrôles et aux exigences opérationnelles en matière de GI.

• L'information et les documents sont définis et gérés comme des ressources précieuses pour appuyer les résultats des programmes et des services, ainsi que pour satisfaire aux besoins et aux responsabilités opérationnels.
• Les programmes et les services du gouvernement permettent un accès facile à de l'information pertinente, fiable, intégrale et en temps opportun.
• Les ministères jouant un rôle central en matière de GI aident d'autres ministères à assurer que l'information est partagée le plus largement possible au sein du ministère et avec les autres ministères.

Les outils de GI élaborés et mis en œuvre respectent les besoins quant au contrôle approprié du ministère et des utilisateurs opérationnels, et sont conformes à l'architecture d'information ministérielle et interministérielle.

• Les ministères élaborent et mettent en œuvre des outils et des applications communs et intégrés.
• Le gouvernement du Canada a adopté des outils et des applications communs et intégrés.

Les pratiques de tenue de documents font en sorte que l'information est disponible au moment opportun, qu'elle est exacte et qu'elle est accessible aux ministères pour l'exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement du Canada.

• L'information est gérée de manière à assurer sa pertinence, son authenticité, sa qualité et sa rentabilité tant que celle-ci sera nécessaire pour respecter les responsabilités et les besoins opérationnels.
• BAC octroie des autorisations de disposition de documents, en vertu de l'article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, pour permettre aux ministères de mettre en œuvre leurs plans de conservation et d'élimination de documents.
• Les programmes et les services ministériels intègrent les exigences de la GI aux activités d'élaboration, de mise en œuvre, d'évaluation et de préparation de rapports.

1. Les GMO devraient établir des indicateurs de rendement pour mieux surveiller la mise en œuvre de leurs plans de GI.

2. Les GMO devraient définir l'information ayant une valeur opérationnelle pour leur organisation et élaborer des méthodes pour veiller à ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stockée de manière efficace.

3. Les GMO, en collaboration avec BAC, devraient élaborer des processus de conservation et d'élimination officiels pour l'ensemble du personnel des ministères.

4. Les GMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation du personnel ministériel et mettre en œuvre les mesures requises.

5. Les GMO devraient élaborer des stratégies pour accroître l'utilisation des systèmes organisationnels de tenue des documents électroniques par le personnel des GMO.