ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la conformité à la Politique sur les services communs

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Conformité avec les normes professionnelles

La mission de vérification a été exécutée en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.[2]

Contexte

Au sein du gouvernement du Canada, plusieurs ministères sont désignés organisations de services communs (OSC). Ces organisations sont les fournisseurs centraux de services à d'autres ministères. Les services communs comprennent notamment les services juridiques, environnementaux, d'approvisionnement, d'éducation et de statistiques. Le gouvernement se sert des services communs pour réaliser des économies d'échelle et tirer profit du regroupement de compétences spécialisées.

Les services communs sont soit facultatifs ou obligatoires. Ils sont obligatoires lorsque des intérêts ou des considérations touchant l'ensemble du gouvernement prévalent sur les intérêts des ministères ou organismes individuels, ou correspondent à ceux-ci. Les services obligatoires sont désignés en vertu d'une loi ou d'une politique et tous les ministères sont tenus de les utiliser. Les services facultatifs quant à eux sont utilisés par les ministères uniquement lorsque cela représente une solution logique.

Les services communs sont financés au moyen de fonds renouvelables, d'autorisations de crédits nets, de crédits ou, dans certains cas limités, de variations de ces trois modèles de financement. Les services obligatoires sont principalement financés au moyen d'un modèle de financement par crédits, tandis que les services facultatifs sont généralement financés en vertu d'un fonds renouvelable ou d'une autorisation de crédits nets.

Le fonds renouvelable doit permettre de récupérer la totalité des coûts de l'OSC et de recouvrer les frais d'exploitation engagés pour l'ensemble des opérations, et ce, sur une période raisonnable. Toutefois, les tarifs d'un service facultatif particulier peuvent être établis par l'OSC selon les taux concurrentiels du marché.

L'autorisation de crédits nets permet aux OSC de recouvrer des recettes auprès des ministères clients pour compenser les coûts qui s'y rapportent directement. Les coûts que les OSC ne recouvrent pas auprès des ministères clients sont financés au moyen d'autres sources.

Selon le modèle de financement par crédits, les OSC sont entièrement financées pour le coût de la prestation d'un service en vertu d'une loi, et aucun coût n'est recouvré auprès des ministères clients.

Les services communs au sein du gouvernement du Canada sont régis par la Politique sur les services communs du Conseil du Trésor. L'objectif de cette politique est de veiller à ce que les OSC fournissent aux ministères clients des services qui appuient l'exécution efficace, économique et en temps opportun des programmes destinés au public. En outre, la politique énonce une stratégie visant à rendre facultatifs le plus grand nombre possible de services communs, ne conservant les services obligatoires que lorsque leur raison d'être est primordiale. Cette stratégie vise à faire en sorte que les OSC mettent l'accent sur le service à la clientèle et offrent, à un prix concurrentiel, des biens et des services de qualité en temps opportun. En outre, elle offre aux ministères un contrôle et une souplesse accrus à l'égard des coûts pour les services reçus et favorise la responsabilisation financière.

À l'appui des objectifs qui y sont énoncés et de la stratégie qui la sous–tend, la politique énonce les responsabilités de chacun. Les OSC sont responsables d'établir des processus de planification efficaces pour leurs services, de mettre en place des pratiques d'établissement des coûts et des mécanismes d'établissement des tarifs efficaces et transparents, et de mettre au point des pratiques et des modèles de gestion de la qualité des services qu'elles offrent. De sont côté, le Secrétariat est chargé d'appuyer les OSC en examinant la politique périodiquement, en passant les frais réclamés en revue et en offrant des conseils à cet égard, en assurant une surveillance de la conformité à la politique par les OSC et en communiquant efficacement avec les ministères pour veiller à ce que les exigences de la politique soient bien comprises. Les OSC et le Secrétariat sont conjointement tenus d'effectuer des examens périodiques des services obligatoires afin de déterminer si un service obligatoire devrait plutôt être facultatif.

En plus de se fonder sur la politique, les ministères s'appuient sur le Guide d'établissement des coûts (Bureau du contrôleur général, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 2008), qui énonce les principes comptables généralement reconnus qui doivent être suivis pour établir les coûts.

Objectifs et portée de la vérification

L'objectif de la présente vérification était de déterminer si les OSC et le Secrétariat, en sa qualité d'organisme central, se conforment aux exigences de la Politique sur les services communs.

La portée de cette vérification comprenait l'examen des systèmes et des pratiques des OSC et du Secrétariat relatifs à la prestation de services communs en date de mars 2011. Les critères détaillés de la vérification sont énoncés à l'annexe A.

Un échantillon de cinq OSC offrant six services a été choisi pour la présente vérification. Une liste détaillée des OSC et des services examinés dans le cadre de la vérification est dressée à l'annexe B.