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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la conformité à la Politique sur les services communs
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Sommaire
L'objectif de la présente vérification est de déterminer si les organisations de services communs (OSC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat), en sa qualité d'organisme central, se conforment aux exigences de la Politique sur les services communs.
Pourquoi est-ce important?
La Politique sur les services communs a pour objectif de faire en sorte que les ministères et les organismes soient en mesure d'acquérir un soutien adapté et efficient aux fins de l'exécution de leurs programmes. Elle énonce le rôle des OSC au sein du gouvernement du Canada en vue de rationaliser la fonction publique et de la rendre plus efficace et plus souple.
En outre, le gouvernement du Canada examine actuellement l'efficience et l'économie de la prestation de services communs dans le but de fournir un aperçu de la manière dont les services pourraient être partagés ou par ailleurs améliorés[1]. Cette vérification donnera un aperçu des domaines où des éclaircissements ou un soutien sont requis.
Principales constatations
Le Secrétariat est responsable d'évaluer périodiquement la Politique sur les services communs pour veiller à ce que les exigences de celle–ci soient pertinentes et à ce qu'elles correspondent aux priorités actuelles du gouvernement. Le Secrétariat n'a effectué aucune évaluation de la Politique sur les services communs;toutefois, l'ébauche d'une directive a été rédigée, mais ne sera publiée que lorsque l'on aura obtenu les résultats d'initiatives clés du gouvernement, tel l'examen des services administratifs, qui pourrait avoir des répercussions sur la politique. Par conséquent, la politique n'a pas encore été mise à jour pour tenir compte du contexte actuel.
Les OSC sont responsables de mettre en place un cadre de contrôle de gestion de leurs services afin d'en déterminer l'orientation future. Elles fournissent leurs services en tenant compte des priorités gouvernementales, offrent des services dans les limites de leur mandat et disposent dans la plupart des cas de données efficaces sur le rendement en vue de la prise de décisions. Cependant, certaines OSC tireraient profit de pratiques de planification plus rigoureuses afin d'assurer que leurs services répondent aux besoins des clients.
Au chapitre de la gestion des frais fixés pour les services communs, les OSC sont responsables de mettre en place des pratiques d'établissement des coûts afin de soutenir les tarifs réclamés à d'autres ministères, et de mesurer régulièrement le rapport coût–efficacité. En outre, elles disposent de données financières suffisantes pour se conformer aux dispositions de la Politique sur les services communs. Cependant, il est nécessaire que les politiques soient révisées pour que les exigences en matière d'établissement des tarifs qui se rapportent aux divers modèles de prestation de services tiennent compte de l'actuel contexte gouvernemental. En outre, la plupart des OSC n'ont pas encore mis au point de pratique de mesure du rapport coût–efficacité de leurs services afin d'assurer une utilisation optimale des ressources.
Enfin, les OSC sont responsables de gérer la qualité de la prestation de leurs services. Elles ont mis en place certaines pratiques de gestion de la qualité de leurs services, mais dans certains domaines, des améliorations s'imposent. La plupart des OSC ne disposent pas de normes de service uniformes qui sont liées à des mesures du rendement et énoncées dans les ententes de service. Pour cette raison, leur capacité de tenir les gestionnaires responsables des normes de service et d'apporter des améliorations pertinentes aux services s'en trouve limitée. De plus, les lignes directrices du Secrétariat dans ce domaine ne sont pas encore achevées.
Conclusion
La plupart des OSC s'acquittent de leurs responsabilités aux termes de la Politique sur les services communs. Elles doivent cependant apporter des améliorations au chapitre de la mesure du rapport coût–efficacité des services et de la rédaction d'ententes de service avec les ministères clients. Le Secrétariat n'a pas encore évalué la politique pour s'assurer qu'elle est à jour et pertinente. En outre, il doit passer les politiques en revue pour veiller à ce que les exigences en matière d'établissement des tarifs se rapportant aux divers modèles de prestation de services tiennent compte de l'actuel contexte gouvernemental.