ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l'évaluation - Vérification de la tenue des documents électroniques

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1.0 Introduction

Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation (BVIE) a effectué une vérification de la tenue des documents électroniques au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) dans le cadre d'une vérification horizontale de plus grande portée entreprise par le Bureau du contrôleur général (BCG).

Le présent rapport traite uniquement du Secrétariat en tant que grand organisme. Si le BCG a élaboré le programme de vérification, le BVIE a pour sa part exécuté l'examen détaillé et les procédures de vérification supplémentaires afin de permettre la présentation d'un rapport de vérification autonome pour le Secrétariat.

1.1 Contexte opérationnel

L'information est une composante essentielle de la gestion efficace d'une entreprise. L'accès à des renseignements de grande qualité faisant autorité par les décideurs appuie l'exécution des programmes et la prestation des services, ce qui permet aux membres de la direction et du personnel d'être plus réceptifs et de rendre compte des résultats.

Le gouvernement du Canada n'échappe pas à ce principe. Au sein de l'appareil gouvernemental, la gestion de l'information a une incidence sur tous les secteurs d'activités et fait partie intégrante de l'atteinte de ses objectifs. L'information est créée à un rythme augmentant rapidement dans l'ensemble du gouvernement. Si les ministères et organismes n'étaient pas en mesure de gérer efficacement cette information, ils risqueraient de perdre leur capacité de cerner et d'extraire l'information d'une façon structurée et opportune.

Dans le contexte du gouvernement du Canada, le cycle de vie de l'information[1] (se reporter à l'Annexe A) est défini comme suit :

• Planifier : Les utilisateurs doivent déterminer leurs besoins en matière d'information afin d'atteindre leurs objectifs et de planifier en conséquence.
• Créer et recueillir :Au moment de créer et de recueillir l'information, les utilisateurs doivent en déterminer la valeur pour l'institution et en assurer la gestion en conséquence, tout en veillant à ce qu'elle soit accessible aux personnes qui en ont besoin.
• Classer : Les utilisateurs doivent classer l'information de façon logique et organisée pour qu'il soit facile de la trouver et de la récupérer.
• Réutiliser et partager : Une fois l'information classée, les utilisateurs pourront la trouver et la réutiliser et ainsi tirer profit de son utilité en la partageant avec les autres, ce qui peut réduire le dédoublement des efforts et améliorer la prestation des services.
• Conserver et protéger : Lorsqu'il est question de la protection de l'information, il est question de protéger l'information contre accès non autorisé, la divulgation ou la destruction, et aussi d'en préserver l'intégrité et l'authenticité.
• Transférer et éliminer : Si certains renseignements doivent être conservés longtemps pour répondre aux besoins opérationnels de l'institution ou pour préserver l'information à valeur historique, d'autres peuvent être détruits au terme de leur durée de vie utile.

Le présent cycle de vie est pertinent pour toutes les sources d'information qui existent, y compris les documents imprimés et électroniques, et devrait être suivi fidèlement, et ce, peu importe l'information en jeu.

1.2 Activités du Secrétariat

À titre d'organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat doit exercer un double mandat : appuyer le Conseil du Trésor en sa qualité de comité de ministres et assumer ses responsabilités légales comme organisme fédéral central. Le Secrétariat est chargé de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trésor, lesquels voient à l'optimisation des ressources et à la surveillance des fonctions liées à la gestion financière dans les ministères et les organismes. À cette fin, le Secrétariat formule des recommandations et fournit au Conseil du Trésor des conseils sur les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépenses de programme dans l'optique de la gestion des ressources gouvernementales. Les responsabilités qui lui incombent en ce qui a trait à la gestion générale du gouvernement touchent les initiatives, les dossiers et les activités qui intéressent tous les secteurs de politique administrés par les entités organisationnelles et les ministères fédéraux et donnent lieu à la production, à l'examen et au partage de grandes quantités de données de niveaux de confidentialité variables à l'appui de ces fonctions.

Si la responsabilité ultime de l'information et des documents ministériels revient à l'auteur de cette information, la responsabilité du Secrétariat de s'assurer que les activités de gestion de l'information sont conformes aux politiques du gouvernement du Canada incombe au Secteur des services ministériels (SSM) de la Direction de la gestion de l'information et de la technologie (DGIT). Au sein de la DGIT, le groupe responsable est celui des SGIE de la Division de la prestation des services à la clientèle. Au moment où nous avons effectué notre vérification, les ressources de ce groupe comparativement celle de tout le Secrétariat étaient prévues comme suit :

Date de modification : 2011-11-21
 

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