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ARCHIVÉ - Bureau de la vérification interne et de l’évaluation - Vérification des cartes d’achat

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Rapport final

Table des matires

nonc d'assurance

Le Bureau de la vrification interne et de l'valuation a ralis une vrification des cartes d'achat. La vrification avait pour objectifs d'valuer le caractre adquat et l'efficacit du cadre de contrle de gestion des cartes d'achat au Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada (Secrtariat) et d'assurer le respect de la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor et des politiques et procdures internes.

Nous concluons avec un degr d'assurance raisonnable que, mme si le Secrtariat se conforme gnralement la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor, une attention particulire est ncessaire en vue de donner suite aux lments cls du cadre de contrle de gestion des cartes d'achat, soit les objectifs et les buts, les obligations, les rles et les responsabilits, la formation, les processus et les procdures, ainsi que les mcanismes de planification, d'valuation des risques et de surveillance.

L'approche et la mthodologie de la prsente vrification sont conformes aux Normes relatives la vrification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vrification interne dfinies par l'Institut des vrificateurs internes.

L'examen a t men de janvier mars 2011. On s'est report aux achats effectus par carte d'achat entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010 pour constituer un chantillon de titulaires de carte d'achat et de gestionnaires de centres financement afin d'prouver l'actuel cadre de contrle et de fonctionnement des cartes d'achat. Les documents reus ont galement t examins en vue de dterminer dans quelle mesure un cadre de contrle de la gestion des cartes d'achat a t labor et mis en œuvre au sein du Secrtariat.

La vrification a consist en des entrevues, en une tude de la documentation et en l'examen d'un chantillon d'achats visant dceler les tendances au moyen de techniques de vrification informatises. Les lments probants de la prsente vrification sont suffisants pour donner la haute direction une assurance raisonnable quant ses rsultats.

De l'avis professionnel du dirigeant principal de la vrification, des procdures de vrification suffisantes et pertinentes ont t suivies et des lments probants ont t regroups pour tayer l'exactitude de l'opinion prsente dans le prsent rapport. Cette opinion repose sur une valuation de la situation l'tape de l'examen de la vrification en fonction des critres de vrification prtablis. Elle ne s'applique cependant qu'aux entits examines et la priode et la porte spcifies.

Sommaire

Contexte

La vrification des cartes d'achat fait partie du Plan triennal de vrification axe sur les risques 2010-1013 approuv du Secrtariat.

Les cartes d'achat constituent pour les ministres fdraux un moyen convenable, simple et pratique de se procurer et de payer des biens et des services, et d'assurer un contrle financier efficace. L'utilisation des cartes d'achat est rgie par la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor et par l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cette directive remplace la Politique sur les cartes d'achat de 1998.

Objectifs et porte

La vrification avait pour objectifs d'valuer le caractre adquat et l'efficacit du cadre de contrle de la gestion (CCG) des cartes d'achat au sein du Secrtariat et d'assurer la conformit la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor, ainsi qu'aux politiques et procdures internes.

La vrification a port principalement sur le cadre de fonctionnement et de contrle de la gestion des activits lies aux cartes d'achat du Secrtariat. La vrification n'a port ni sur le processus de vrification des comptes utilis pour rapprocher les relevs des cartes, ni sur le traitement mensuel des paiements par carte d'achat. Ces lments ont fait l'objet d'une vrification distincte de la fonction de vrification des comptes ralise rcemment.

Principales constatations et conclusion

Nous concluons avec un degr d'assurance raisonnable que, mme si le Secrtariat se conforme gnralement la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor, une attention particulire est ncessaire en vue de donner suite aux lments cls du CCG des cartes d'achat, plus prcisment aux points suivants :

  • Les obligations, les rles et les responsabilits n'ont pas t clairement formuls et les documents n'ont pas t finaliss et transmis aux intervenants.
  • Les procdures, les lignes directrices et les documents affrents sont encore l'tat d'bauche et n'ont pas t approuvs officiellement et mis la disposition des employs afin qu'ils puissent s'y reporter.
  • Les besoins en fait de formation n'ont pas t tablis et aucun plan de formation n'a t mis en œuvre.
  • Les mcanismes de planification, de gestion des risques, de surveillance et de production de rapports n'ont pas encore t labors.

Pour ce qui est de la conformit la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor et aux politiques et procdures internes, nous concluons que, mme si les activits lies aux cartes sont gnralement conformes la Directive, on pourrait renforcer le contrle de la rapidit de l'annulation des cartes. La conformit tait largement attribuable la connaissance gnrale des responsabilits acquise dans le cadre d'expriences passes et de pratiques ponctuelles instaures dans l'ensemble du Secrtariat.  

Le Secrtariat a labor un plan d'action de la direction, lequel est prsent l'annexe B.

1.0 Introduction

Les cartes d'achat constituent pour les ministres fdraux un moyen convenable, simple et pratique de se procurer et de payer des biens et des services, et d'assurer un contrle financier efficace.

L'utilisation des cartes d'achat est rgie par la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor et par l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cette directive remplace la Politique sur les cartes d'achat de 1998.

Les cartes d'achat sont des cartes de crdit confies aux employs du gouvernement du Canada pour leur permettre de faire des achats en temps opportun l'appui des activits du gouvernement. l'heure actuelle, le gouvernement utilise trois types de cartes d'achat. La carte AMEX sert uniquement rgler les frais de dplacement des employs. La carte de crdit pour le parc automobile sert rgler les frais lis au fonctionnement et l'entretien des vhicules ministriels. Tous les autres achats sont rgls au moyen de la carte MasterCard de la Banque de Montral (BMO) ou de la carte de crdit Visa de la Banque Canadienne Impriale de Commerce (CIBC), en fonction des besoins oprationnels.

La BMO est le fournisseur de services du Secrtariat. Le contrat avec la BMO offre un programme de remises payables directement au ministre. Aucuns frais d'utilisation ne se rattachent l'utilisation des cartes d'achat.

La porte de la prsente vrification se limite la carte d'achat de la BMO. Toute rfrence  la carte d'achat  ou  la carte  dans le prsent rapport renvoie la carte d'achat de la BMO.

Environnement oprationnel

C'est le Secteur des services ministriels (SSM) qui est responsable de la gestion des cartes d'achat au sein du Secrtariat. La Direction de l'administration et de la scurit (DAS) du SSM est charge de la gestion gnrale des cartes tandis que la Direction de la gestion financire est responsable de la comptabilit et des paiements lis l'utilisation des cartes.

Avant le 1er fvrier 2009, le ministre des Finances Canada offrait des services partags au Secrtariat, dont des services de passation de marchs et d'approvisionnement. En application d'un dcret, le Secrtariat a t charg d'assumer lui-mme ces services. Il faut souligner que, depuis le transfert de ces responsabilits, la Division de l'acquisition, de l'approvisionnement et de la gestion du matriel (DAAGM) de la DAS est confronte des problmes de capacit et de roulement de personnel et un manque de processus et de procdures internes documents, ce qui engendre des difficults oprationnelles. La priorit pour la DAAGM tait de renforcer la capacit tout en assurant la continuit des oprations. La DAAGM a galement mis l'accent sur l'laboration d'un CCG de la passation de marchs et de l'acquisition qui comprend des lments du CCG des cartes d'achat.

Au cours de la priode vrifie, soit du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, 336 cartes ont t utilises, dont 16 cartes d'achat dans les bureaux rgionaux.

Pour les exercices se terminant le 31 mars 2009 et le 31 mars 2010, les montants totaux des achats effectus au moyen des cartes d'achat reprsentaient respectivement 3,6 % et 3,9 % des dpenses totales en fait de biens et services pour ces deux annes. Les dpenses en biens et services pour ces deux exercices sont prsentes dans le tableau 1.

Tableau 1. Crdit 1 – Dpenses de fonctionnement (Biens et services)
Type de dpenses Dpenses pour l'exercice se terminant le 31 mars 2009 Le total des pourcentages Dpenses pour l'exercice se terminant le 31 mars 2010 Le total des pourcentages
Remarque : En raison de l'arrondissement, le total des pourcentages peut ne pas correspondre 100 %.
Oprations par carte d'achat 1 886 094 $ 3,6 % 2 430 844 $ 3,9 %
Oprations relatives aux autres produits et services 50 424 596 $ 96,0 % 57 716 352 $ 93,5 %
Immobilisations 29 662 $ 0,1 % 1 262 940 $ 2,0 %
Autres oprations du bilan du Crdit 1 149 303 $ 0,3 % 322 392 $ 0,5 %
Total des dpenses de fonctionnement du Crdit 1 52 489 655 $ 100 % 61 732 528 $ 100 %

En raison de l'augmentation propose de l'utilisation de ces cartes, du fort intrt du public et des risques potentiels lis aux utilisations non autorises, il est ncessaire d'tablir un CCG solide, fond sur une valuation adquate des risques.

2.0 Dtails de la vrification

2.1 Objectifs et porte

La vrification avait pour objectifs d'valuer le caractre adquat et l'efficacit du CCG des cartes d'achat au sein du Secrtariat et d'assurer la conformit la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor, ainsi qu'aux politiques et procdures internes.

La vrification tait axe sur les lments suivants du CCG :

  • les buts et les objectifs;
  • les obligations, les rles et les responsabilits;
  • la planification et la gestion des risques;
  • les politiques et les procdures;
  • l'apprentissage et la formation;
  • la surveillance et la production de rapports.

Priode vise par la vrification

On s'est report aux achats effectues par carte d'achat entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010 pour constituer un chantillon de titulaires de carte d'achat et de gestionnaires de centres de financement en vue d'prouver l'actuel cadre de fonctionnement et de contrle de la gestion des cartes d'achat.

lments exclus de la porte

La vrification n'a port ni sur le processus de vrification des comptes utilis pour rapprocher les relevs des cartes, ni sur le traitement mensuel des paiements par carte d'achat. Ces lments ont fait l'objet d'une vrification distincte de la fonction de vrification des comptes ralise rcemment. La vrification antrieure portait sur un chantillon reprsentatif de paiements par carte d'achat du Secrtariat et visait dterminer le niveau de conformit la politique ou la directive applicable sur la vrification des comptes.

2.2 Champs d'enqute

La vrification comptait les deux champs d'enqute suivants :

  • Cadre de contrle de gestion : Un CCG a t tabli par le Secrtariat pour veiller la bonne administration de ses responsabilits relativement la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor et aux bonnes pratiques de gestion;
  • Conformit la Directive, aux lignes directrices et aux pratiques : des activits de contrle interne et des mcanismes pertinents rpondant aux risques connus ont t tablis.

La vrification visait dterminer si les activits et les mcanismes de contrle de gestion taient clairement dfinis, s'ils rpondaient aux risques connus, s'ils taient suffisants, s'ils taient communiqus efficacement, s'ils faisaient l'objet d'une surveillance adquate et s'ils permettaient de cerner les risques et les principaux problmes lis aux cartes d'achat. Elle visait galement valuer le niveau de conformit aux autorisations pertinentes au moyen de l'examen dtaill d'un chantillon d'achats.

2.3 Approche et mthodologie

L'approche et la mthodologie de la prsente vrification sont fondes sur les risques et sont conformes aux Normes relatives la vrification interne au sein du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vrification interne dfinies par l'Institut des vrificateurs internes. Aux termes des normes en question, la vrification doit tre planifie et mene de faon fournir des assurances raisonnables quant l'atteinte des objectifs viss. La vrification comportait diverses approches permettant d'obtenir l'assurance en question :

  • Des entrevues avec des membres cls du personnel, des recherches prliminaires, un examen des documents cls, l'observation des processus et des contrles lis aux cartes, un exercice d'valuation des risques visant recenser les ventuelles expositions, une analyse des donnes relatives aux paiements effectus par carte d'achat visant dceler les tendances, et la slection d'un chantillon de paiements examins au moyen de techniques de vrification informatises pour examen ultrieur. Un chantillon de titulaires de carte et de gestionnaires de centres de financement a ensuite t slectionn des fins de justification.
  • Validation et valuation des lments du CCG dcrits dans la porte de la vrification. De plus, les principaux processus de contrle appliqus l'administration des cartes ont t examins pour valuer le degr de conformit aux autorisations pertinentes. La phase d'examen a eu lieu de janvier mars 2011.

3.0 Rsultats de la vrification 

3.1 Champ d'enqute : Cadre de contrle de gestion


Le cadre de contrle de gestion (CCG) des cartes d'achat exige des amliorations dans un certain nombre de domaines. Une attention est ncessaire en vue de dvelopper entirement, de formuler clairement et de mettre en œuvre les lments cls du CCG.

L'quipe de vrification s'attendait ce que le Secrtariat ait tabli un CCG solide en vue de fournir une assurance raisonnable la direction quant l'atteinte de ses objectifs relativement aux cartes d'achat l'appui d'une prise de dcision efficace, et pour reprer rapidement tout problme de contrle important. Elle s'attendait galement ce que le CCG fasse l'objet d'une documentation officielle, qu'il soit mis jour et qu'il soit communiqu efficacement l'ensemble des intervenants participant des activits lies aux cartes d'achat.

La vrification a rvl que, depuis la cration d'une fonction spcialise en 2009, le Secrtariat a lanc un certain nombre d'initiatives en vue d'laborer les lments cls d'un CCG. Ces initiatives visaient tenir compte des objectifs et des activits lies aux cartes d'achat et laborer des documents provisoires dfinissant les rles, les responsabilits et les procdures ministrielles des activits lies aux cartes. Plus prcisment, la vrification a permis de constater que :

  • Bien que les objectifs l'chelle du gouvernement aient t dfinis de faon gnrale pour ce qui est de l'utilisation des cartes d'achat conformment la Directive sur les cartes d'achat et la Politique sur le contrle interne du Conseil du Trsor, on n'a pas encore labor de document dfinissant clairement les objectifs du Secrtariat relativement aux cartes d'achat. La vrification a dmontr que les buts et les objectifs avaient t pris en compte et formuls au sein de la DAAGM; l'tablissement officiel de l'objectif visant augmenter l'utilisation de la carte a t abord dans le Rapport sur les plans et les priorits du Secrtariat.
  • Les obligations, les rles et les responsabilits des intervenants cls ont t dfinis dans des documents provisoires du Secrtariat; ils n'ont toutefois pas encore t approuvs ou communiqus au sein du Secrtariat, ce qui aboutit au recours toute une gamme de pratiques dans l'ensemble du ministre. La vrification a permis constater que les titulaires des cartes connaissaient en gnral leurs responsabilits relativement l'utilisation des cartes d'achat.
  • La vrification a galement dmontr l'existence d'une structure organisationnelle officielle documente l'appui des activits inhrentes aux cartes d'achat, une fois l'effectif complet. Toutefois, l'exercice n'a pas permis de dterminer si la structure organisationnelle suffisait soutenir efficacement cette activit en raison du manque de clart relativement aux rles et aux responsabilits. Pour ce qui est des procdures, des lignes directrices et des politiques internes, la vrification a indiqu qu'il existait une srie de documents internes, dont une partie tait actuellement utilise et l'autre partie tait encore l'tat d'bauche et attendait d'tre approuve pour tre applique et communique aux titulaires de cartes. Les titulaires de cartes et les gestionnaires de centres de financement interrogs ont dclar suivre diffrentes pratiques fondes sur des expriences passes dans d'autres organismes gouvernementaux.

Il faudra raliser des travaux supplmentaires pour garantir la clart et l'exhaustivit des buts et objectifs, des rles et responsabilits et des processus et procdures. Ces lments doivent tre finaliss, approuvs et communiqus l'ensemble des employs participant aux activits lies aux cartes d'achat.

La vrification a dmontr que certains des lments cls d'un CCG solide n'taient pas en place pour soutenir les activits lies aux cartes d'achat au sein du Secrtariat. Les lments manquants taient lis la planification et la gestion des risques, la surveillance et la production de rapports, ainsi qu' l'apprentissage et la formation de la faon suivante :

  • Aucune dmarche n'a t entreprise par la DAAGM pour valuer les risques relis aux cartes d'achat. Dans le cadre de l'valuation mene en 2007 par un consultant externe, on n'a pas estim que le processus relatif aux cartes d'achat soit pertinent par rapport aux objectifs en matire d'tat de prparation de vrification financire. Ainsi, face l'ampleur des changements organisationnels et compte tenu des processus survenus depuis cette valuation et des rcentes initiatives pour augmenter l'utilisation des cartes d'achat au Secrtariat, on recommande une valuation des risques plus complte et plus actualise.
  • Malgr l'existence de certains lments de formation et d'orientation, notamment la formation obligatoire sur l'approvisionnement cologique en vue de promouvoir les achats cologiques, il n'existe pas de programme de formation clairement dfini ou document pour les personnes qui ont des responsabilits relatives aux cartes d'achat. Les responsabilits sont gnralement connues en raison d'expriences passes et de pratiques ponctuelles du Secrtariat. La formation est essentielle pour garantir l'application cohrente des politiques et procdures internes du Secrtariat afin de limiter les erreurs et les utilisations non autorises potentielles. Il a t soulign que le peaufinement des lments prcits aiderait tablir la base d'un programme de formation.
  • Outre la formation, les titulaires de cartes d'achat et les gestionnaires de centres de financement ont exprim de l'intrt relativement l'utilisation de l'intranet du Secrtariat en vue de faciliter l'accs l'information et la documentation dans des situations requrant une orientation ou des prcisions. Cela est particulirement important pour les personnes qui se familiarisent avec les activits lies aux cartes d'achat ou qui ne ralisent pas frquemment ce type d'activit et ont besoin de se rfrer un processus des fins de conformit.
  • La vrification a galement dmontr que, pour ce qui est des pratiques de surveillance et de production de rapports, il n'existait pas de processus tabli pour la ralisation d'activits priodiques de surveillance au moyen des renseignements et des outils disponibles dans les systmes ministriels de technologie de l'information de faire le suivi des erreurs, des utilisations non autorises ou des problmes rcurrents, et de faire rapport sur les pratiques de gestion, les contrles et les rsultats auprs de la haute direction en vue de leur rsolution.  

Si le CCG actuel n'est pas amlior, la capacit de cerner et de limiter les risques est entrave, ce qui augmente le risque d'erreur et d'abus, en particulier au sein des organisations qui prvoient rehausser leur utilisation des cartes d'achat en vue d'obtenir des biens et des services ou encore pour rgler des contrats ou des commandes.

Recommandations

On recommande au secrtaire adjoint du SSM de prendre les mesures suivantes :

  • 1. Finaliser et approuver officiellement les documents provisoires lis aux obligations, aux rles, aux responsabilits, aux procdures, aux lignes directrices et aux documents connexes, et les mettre la disposition des intervenants. Niveau de priorit : lev
  • 2. laborer, documenter et instaurer un programme de formation, la planification et la gestion du risque, et des activits de surveillance et de production de rapports l'appui des activits lies aux cartes d'achat au sein du Secrtariat. Niveau de priorit : lev

3.2 Champs d'enqute : Conformit la directive, aux lignes directrices et aux pratiques connexes


Il a t tabli que les activits lies aux cartes d'achat taient gnralement conformes aux obligations; toutefois, le processus d'annulation des cartes pourrait tre renforc.

On s'attend ce que les risques lis l'administration des ressources publiques soient grs adquatement grce des contrles efficaces, ce qui comprend des contrles internes en matire de rapports financiers. L'quipe de vrification s'attendait constater que les activits taient ralises en conformit avec les autorisations pertinentes.

Dans l'ensemble, la vrification a dmontr que la conformit gnrale aux autorisations tait attribuable en grande partie la connaissance gnrale par les employs de leurs responsabilits grce des expriences professionnelles passes au sein d'autres ministres et des pratiques ponctuelles instaures dans l'ensemble du Secrtariat.

La vrification a permis de constater que l'mission et le renouvellement des cartes d'achat, ainsi que leur utilisation et la garantie de leur scurit taient gnralement conformes la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor. Toutefois, on a relev des lacunes quant aux connaissances des titulaires de cartes sur les types d'achat admissibles, la classification des achats dans le cadre de la production de rapports financiers et l'application uniforme des processus labors. Selon l'quipe de vrification, ces erreurs auraient pu tre vites au moyen de la prestation d'une formation adapte, de la mise disposition de procdures adquates l'intention des utilisateurs et de la surveillance des activits.

La vrification a galement permis d'tablir que la surveillance de l'annulation des cartes lors du dpart d'un employ ou du transfert de titulaire d'une carte un autre prsentait des lacunes. On s'en remet largement au titulaire de la carte ou au gestionnaire des centres de financement pour informer la DAAGM du dpart d'un employ ou de la ncessit d'annuler une carte. Les contrles visant l'annulation rapide des cartes seraient renforcs si les personnes responsables de l'annulation utilisaient le systme ministriel de technologie de l'information  pour signaler le dpart du titulaire d'une carte ou encore le changement de poste du titulaire d'une carte au sein du ministre.

Recommandation


  • 3. On recommande au secrtaire adjoint du SSM de renforcer les contrles relatifs l'annulation des cartes au moyen des renseignements et des outils disponibles dans les systmes ministriels de technologie de l'information. Niveau de priorit : moyen

3.3 Conclusion gnrale

L'quipe de vrification reconnat les efforts importants fournis par la DAS du SSM quant l'laboration des lments d'un CCG, depuis sa cration en fvrier 2009.

Nous concluons avec un degr d'assurance raisonnable que, mme si le Secrtariat se conforme gnralement la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor, une attention est ncessaire en vue de donner suite aux lments cls du CCG des cartes d'achat. Plus prcisment, il faut :

  • Finaliser les documents provisoires lis aux obligations, aux rles et aux responsabilits, et les transmettre aux intervenants;
  • Finaliser les procdures, les lignes directrices et les documents connexes, et les mettre la disposition des employs afin qu'ils puissent s'y reporter;
  • Cerner les besoins en matire de formation et mettre en œuvre un programme de formation;
  • laborer, documenter et mettre en œuvre des mcanismes de planification, de gestion des risques, de surveillance et de production de rapports.

En ce qui concerne la conformit la Directive sur les cartes d'achat du Conseil du Trsor, le contrle inhrent la rapidit de l'annulation des cartes pourrait tre renforc.

Annexe A – Critres de vrification

Champs d'enqute 1 – Cadre de contrle de la gestion des cartes d'achat


  • 1.1 Les objectifs et les buts sont clairement dfinis, officiellement approuvs, actuels et communiqus efficacement.
  • 1.2 Les obligations, les rles et les responsabilits sont clairement dfinis, officiellement approuvs et communiqus efficacement.
  • 1.3 La structure organisationnelle est officielle et bien appuye.
  • 1.4 Les politiques, les procdures et les lignes directrices devraient tre conformes aux autorisations pertinentes, compltes, actuelles et mises la disposition des utilisateurs.
  • 1.5 Les activits de planification et de gestion des risques sont entreprises efficacement.
  • 1.6 La formation de la direction et du personnel quant leurs responsabilits lies aux cartes d'achat, et leur sensibilisation aux politiques, directives et pratiques pertinentes, appuient efficacement les activits lies aux cartes d'achat.
  • 1.7 Un mcanisme efficace de surveillance et de prsentation de rapports est en place.

Champs d'enqute 2 : Conformit la directive, aux lignes directrices et aux pratiques connexes


  • 2.1 Les cartes d'achat sont mises et renouveles conformment aux pratiques approuves.
  • 2.2 Les cartes d'achat et les renseignements connexes sont contrls d'une manire sure.
  • 2.3 L'utilisation des cartes d'achat est conforme aux directives et lignes directrices applicables.
  • 2.4 Les changements et les annulations de cartes d'achat sont conformes aux pratiques approuves.

Annexe B – Plan d'action de la direction

Recommandation 1

On recommande la secrtaire adjointe du Secteur des services ministriels (SSM) de finaliser et d' approuver officiellement les documents provisoires relatifs la reddition des comptes, aux rles, aux responsabilits, aux procdures et aux lignes directrices, et d'autres documents connexes, et qu'elle les mettent la disposition des parties intresses.

Niveau de priorit : lev
Mesures prises par la direction Date d'achvement Bureau de premire responsabilit
Le SSM est d'accord avec les constatations et la recommandation    
Le CSS intgrera la gestion de la fonction des cartes d'achat la Division de la gestion financire (DGF), en conservant le rle de surveillance avec Acquisition, approvisionnement et gestion du matriel (AAGM) Septembre 2011 SSM/DGF
Les documents provisoires seront finaliss, approuvs et diffuss. Mars 2012  

Recommandation 2

On recommande la secrtaire adjointe du Secteur des services ministriels (SSM) de dvelopper et de mettre en place, avec documents l'appui, un programme de formation ainsi que des activits lies la planification, la gestion des risques, la surveillance et l'tablissement de rapports afin de faciliter les activits visant les cartes d'achat au sein du Secrtariat.

Niveau de priorit : lev
Mesures prises par la direction Date d'achvement Bureau de premire responsabilit
Le SSM est d'accord avec les constatations et la recommandation    
Des activits de formation et d'encadrement seront incorpores aux programmes et aux produits actuels afin d'assurer la cohrence et l'tablissement d'un point de contact commun au sein du SSM. Septembre  2011 SSM/DGF
L'valuation de 2007 effectue par Deloitte sera examine en tenant compte de l'accroissement de l'utilisation prvu des cartes, et une nouvelle valuation du risque sera ralise. Mars 2012  
Des processus lis la surveillance des cartes d'achat et l'tablissement de rapports connexes seront intgrs au programme de surveillance continue que la DGF labore en ce moment. Mars 2012  

Recommandation 3

On recommande la secrtaire adjointe du Secteur des services ministriels (SSM) de renforcer les mesures de contrle concernant l'annulation des cartes, en ayant recours aux renseignements et aux outils des systmes informatiques du Ministre.

Niveau de priorit : moyen
Mesures prises par la direction Date d'achvement Bureau de premire responsabilit
Le SSM est d'accord avec les constatations et la recommandation    
Le SSM renforcera ses mesures de contrle concernant l'annulation des cartes en :   SSM/DGF
s'assurant que le personnel d'Acquisition et approvisionnement est mis au courant lorsque TRINET reoit un avis lectronique lui annonant le  dpart d'un employ  pour qu'il puisse vrifier si l'employ en question a une carte d'acquisition son nom et, le cas chant, prendre les mesures ncessaires pour annuler la carte. Veuillez noter que ce processus sera transfr la DGF. Termin  
Accrotre le nombre actuel de processus et d'activits de surveillance lis aux cartes d'achat (comme la carte de voyage AMEX) afin de tenir compte des cartes d'achat. Mars 2012