ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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Annexe H. Description des outils

Voici des observations plus précises pour chacun des outils :

• Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor (le Guide)–Les analystes de programme ont apprécié le Guide comme outil de communication et étaient d'avis que cet outil a été utile pour les nouveaux analystes. Les organisations fédérales ont apprécié les listes de vérification et les tableaux améliorés ainsi que certains critères. Néanmoins, les deux groupes ont constaté qu'il y a certains aspects à améliorer, notamment un meilleur index, une meilleure fonctionnalité Web pour la recherche de la version PDF en ligne et l'ajout de détails précis. Ils ont également indiqué que la mise en œuvre du Guide avait été difficile et qu'il devrait y avoir une meilleure façon de regrouper les mises à jour plutôt que l'utilisation actuelle des « documents d'une page ».
• Autres outils élaborés par le SCT–Les personnes interviewées dans les organisations fédérales ont mentionné l'utilité de la formation sur la nouvelle Politique sur les paiements de transfert, des manuels sur l'établissement des coûts, du Guide sur les coûts et d'autres guides. La plupart des analystes de programme et des analystes des CE interviewés (7 sur 10) ont mentionné l'utilisation d'autres outils utiles, notamment les politiques et les guides qui ont été affichés sur le site Web du SCT, les structures informelles de réseautage et les séances internes d'information au Secrétariat.
• Camp de formation pour les analystes de programme–La plupart des analystes de programme interviewés (7 sur 10) ont indiqué que le camp de formation a été utile pour les nouveaux analystes; cependant, seulement la moitié d'entre eux ont suivi le cours. Un analyste a mentionné que le cours n'est pas offert aussi souvent qu'avant, et certains analystes occupaient leur poste depuis six ou huit mois sans avoir suivi la formation. Un autre analyste a souligné que le cours durait auparavant deux semaines et qu'il dure maintenant seulement deux jours.
• Activités de sensibilisation–Un nombre peu élevé (34,4 %) de répondants au sondage à l'intention des organisations fédérales ont indiqué que les activités de sensibilisation du SCT étaient utiles. Les personnes interrogées ont expliqué que les activités pouvaient être des présentations lors de conférences, des déjeuners-causerie ou une formation spécialisée. Quelques personnes (3 sur 12) avaient assisté à des conférences où le SCT avait présenté des exposés sur des questions relatives aux présentations, et elles ont toutes constaté que ces présentations étaient utiles. Une autre personne avait demandé qu'un directeur du SCT vienne présenter au ministère les points forts et les points faibles des présentations soumises par le ministère, mais une autre avait demandé une telle présentation au sujet du nouveau Guide et elle n'a obtenu aucune réponse.
• Mentorat et autre formation–La plupart des personnes n'ont pas mentionné l'existence de mentorat; cependant, quelques personnes ont indiqué que cet encadrement devrait avoir lieu plus souvent au sein des groupes d'analystes de programme, tout particulièrement.
• Cours sur les présentations au CT offert par l'École de la fonction publique du Canada–Seulement 34,0 % des répondants au sondage à l'intention des organisations fédérales avaient assisté au cours, la majorité d'entre eux occupaient leur poste depuis plus de deux ans. Seulement 20,0 % de ceux qui étaient dans leur poste depuis moins de deux ans y avaient assisté. Seuls quelques répondants des organisations fédérales (2 sur 12) avaient participé au cours. Toutefois, les deux participants avaient trouvé le cours utile. De même, quelques personnes interrogées (5 sur 12) avaient des collègues ou des connaissances qui avaient assisté au cours et qui l'avaient trouvé utile, semble-t-il. Ces derniers ont souligné que le processus des présentations y était particulièrement bien présenté dans le contexte élargi du gouvernement. Selon deux personnes interviewées, les raisons pour ne pas suivre le cours étaient que celui-ci était trop dispendieux et qu'il était trop difficile de s'y inscrire.

Annexe I. Description des mesures prises par le COEX

Afin de rationaliser le processus des présentations, le SCT a analysé et adopté plusieurs mesures en vue d'éliminer la nécessité d'une présentation. Ainsi, pendant la journée de réflexion du Comité exécutif du SCT (COEX) à l'automne 2007, on a souligné que les pouvoirs délégués n'ont pas suivi l'inflation ni l'augmentation de la capacité des ministères; il y a donc beaucoup de présentations au CT transactionnelles présentant un faible risque². Bien que l'augmentation des pouvoirs délégués tenant compte de l'inflation n'ait pas éliminé la nécessité d'un grand nombre de présentations, pour quelques petits organismes qui soumettent fréquemment un grand nombre de présentations à faible risque, il est possible d'éliminer chaque année la nécessité de présenter plus de 30 présentations³ . Il y aura ainsi plus de temps au SCT pour les présentations à haut risque et les initiatives stratégiques⁴.

Le renouvellement des modalités des programmes représente une part importante des activités du Conseil du Trésor (plus de 700 présentations reçues entre juin 2000 et septembre 2007). Pendant la journée de réflexion du COEX, on a proposé que les ministres soient autorisés à reconduire les modalités pour un maximum de trois ans. Le Conseil du Trésor aura ainsi plus de temps pour discuter des activités présentant une valeur stratégique ou un risque élevé. Les ministres assumeront la responsabilité des modalités des programmes et leurs ministères auront le temps d'adapter les modalités en fonction des nouvelles politiques et du résultat des examens stratégiques⁵.

Pour être admissibles à des pouvoirs délégués accrus, les ministères devront faire preuve de pratiques rigoureuses en matière de gestion. Parmi les 39 organisations qui ont fait l'objet de l'examen, 8 d'entre elles ont été recommandées à titre de candidats possibles pour l'augmentation des pouvoirs délégués. Les raisons justifiant l'absence de recommandations sont, entre autres, les suivantes : absence ou insuffisance des expériences antérieures, problème lié à la capacité de gérer des subventions et des contributions, faible volume de présentations ayant peu de répercussions sur la charge de travail, seuils actuels ou examens individuels jugés appropriés⁶. Par conséquent, pour avoir des pouvoirs délégués accrus, une organisation fédérale doit montrer que le premier et le deuxième objectif du processus des présentations (surveillance et gestion) peuvent être atteints à l'interne. Autrement dit, l'organisation peut assurer la gestion avec succès et la surveillance n'est pas nécessaire.

On a également souligné pendant la journée de réflexion du COEX que les analystes du Conseil du Trésor perdent beaucoup de temps à revoir les présentations de mauvaise qualité soumises par les organisations fédérales à l'état d'ébauche. On propose qu'avant leur examen par le SCT, les ébauches soient signées par le dirigeant principal des finances (DPF) ou son délégataire pour confirmer qu'elles sont complètent et que l'information est de qualité satisfaisante⁷. Cela aiderait les analystes à assumer leur rôle de facilitateur et celui en matière de qualité puisqu'ils pourraient consacrer plus de temps à l'analyse plutôt qu'au contrôle de la qualité. De plus, des conditions seraient imposées uniquement pour des présentations présentant un risque élevé.

Date de modification : 2010-10-14
 

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