Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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ARCHIVÉ - Vérification de la gestion du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique

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3. Résultats de la vérification

Chaque domaine d'intérêt a été évalué selon les objectifs de la vérification et les critères connexes. Les résultats de la vérification sont présentés ci-dessous selon le domaine d'intérêt.

3.1 Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles

3.1.1 Définition, communication et compréhension

Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles concernant la gestion du Régime d'AI sont complexes et définis officiellement dans les sept documents suivants qui sont tenus à jour par le Secrétariat, TPSGC et le Conseil national mixte.

  • Secrétariat
    • Loi sur la gestion des finances publiques
    • Police d'assurance (contrat) et deux modifications connexes
    • Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor
    • Document sur le Régime d'assurance‑invalidité, qui comprend la Directive concernant le Régime d'assurance-invalidité instauré à l'intention de certaines personnes employées dans la fonction publique du Conseil du Trésor
  • TPSGC
    • Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux
    • Guide sur l'administration des régimes d'assurances
  • Conseil national mixte
    • Mandat du Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité

Ces documents ont été jugés comme ayant été communiqués de manière adéquate aux intervenants dans l'exécution du Régime d'AI. Cinq de ces documents sont affichés sur Internet et sont, par conséquent, accessibles à tous les intervenants. Les deux autres documents (la police d'assurance et le Mandat du Conseil de gestion du Régime d'assurance‑invalidité) ont été fournis aux parties appropriées.

Selon les résultats des entrevues réalisées par l'équipe de vérification avec les représentants des partenaires dans l'exécution du Régime d'AI, toutes les parties ont bien compris les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles, tels qu'ils sont définis.

Au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux, on a constaté que les employés comprenaient et exerçaient leurs rôles, tels qu'ils sont définis actuellement.[5] On a également constaté que les responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux comprenaient raisonnablement bien les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles des divers intervenants dans l'exécution du Régime d'AI.

3.1.2 Actualité et clarté des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles

La vérification a permis de déterminer les domaines nécessitant une mise à jour ou des éclaircissements, surtout en regard des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles concernant le Secrétariat et TPSGC. Il faudrait également que le Secrétariat et les intervenants rendent officielles les attentes relatives au service d'exécution du Régime d'AI.

Rôle du Secrétariat

Selon la documentation examinée, de nombreux rôles, responsabilités et obligations redditionnelles concernant le Régime d'AI sont attribués au Conseil du Trésor ou au président du Conseil du Trésor. Cependant, le rôle du Secrétariat à l'appui du Conseil du Trésor n'est pas défini officiellement en regard de la gestion du Régime d'AI. Actuellement, le rôle du Secrétariat tel qu'il est défini consiste à fournir des directives à TPSGC, conformément à la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 17 mai 2007. Étant donné les activités exécutées par le Secrétariat à l'appui de la gestion du Régime d'AI, l'éclaircissement et la documentation de son rôle seraient avantageux en ce sens qu'ils permettraient d'assurer que la prise de décisions se fait à un niveau approprié de responsabilité.

Rôle de TPSGC

Le rôle de TPSGC est défini dans la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor. En vertu de cette politique, TPSGC est un fournisseur d'information sous la direction du Secrétariat. Cependant, le rôle de TPSGC tel qu'il est défini dans la politique diffère de celui qui est établi dans la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des régimes d'assurances. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Guide sur l'administration des régimes d'assurances définissent le rôle de TPSGC en matière de prestation de services administratifs et autres. La vérification a permis de conclure que TPSGC exerce son rôle en respectant la loi et le Guide sur l'administration des régimes d'assurances. Néanmoins, son rôle d'appui à l'administration du Régime d'AI devrait être défini uniformément afin d'en favoriser une compréhension commune.

Services fournis par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI

Il a été noté que les protocoles d'entente avec le Bureau du surintendant des institutions financières ou TPSGC concernant leurs rôles en regard du Secrétariat et les services à fournir ne sont pas en place. De telles ententes permettraient de s'assurer que les intervenants comprennent clairement leurs rôles et leurs responsabilités en ce qui concerne l'exécution du Régime d'AI et permettraient d'appuyer le rôle du Secrétariat au chapitre de la surveillance de l'exécution du Régime d'AI.

3.1.3 Pouvoirs et délégations concernant la gestion du Régime d'AI

La vérification a permis de cerner le besoin de mettre à jour les pouvoirs et les délégations concernant la gestion du Régime d'AI. Pour préciser, les instruments actuels de délégation ne permettent pas une délégation adéquate aux intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, qui réalisent des activités pour le compte du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor. Dans le cadre des efforts visant à régler ce problème, le Secrétariat révise actuellement les instruments de délégation actuels et en élabore de nouveaux.

3.1.4 Gestion des connaissances et des compétences

On a également inclus dans la vérification un examen des processus globaux en place pour définir et mettre à jour les connaissances et les compétences appropriées pour appuyer les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles du Secrétariat dans la gestion du Régime d'AI.

Détermination des connaissances et des compétences nécessaires

Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a déterminé la nécessité de recruter des employés possédant une expérience de prestation de conseils stratégiques, de même que des employés possédant une expérience en matière d'assurance et de pensions, lorsque cela est possible. Ces besoins en matière de recrutement ont été signalés dans le dernier Plan de ressources humaines[6] et confirmés auprès des responsables du Secteur des pensions et des avantages sociaux. Il a été souligné que le recrutement de personnes possédant une expérience antécédente en matière d'assurance et de pensions était difficile.

Dans son dernier Plan de ressources humaines, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a déterminé que les activités suivantes permettraient de favoriser la détermination des connaissances et des compétences nécessaires et le recrutement de nouveaux employés :

  • Examen régulier des énoncés des critères de mérite pour les postes clés et obtention d'avis des diverses communautés au sein du secteur privé afin de déterminer les exigences relatives au travail
  • Modification de la stratégie de recrutement du Secteur des pensions et des avantages sociaux afin d'examiner de nouveaux moyens de recruter des employés au sein de la communauté de l'assurance et des pensions du secteur privé.

Il existe des preuves pour dire que lors d'un récent concours, on aurait élaboré l'énoncé des critères de mérite en tenant compte des besoins globaux en matière de recrutement qui ont été déterminés dans le plus récent Plan de ressources humaines. Étant donné la complexité des programmes de prestations d'assurance tels que le Régime d'AI, il serait bénéfique d'élaborer officiellement les stratégies et les besoins particuliers en matière de recrutement afin qu'ils soient mis en œuvre de manière efficace.

Maintien des connaissances et des compétences

Même si les exigences normatives et obligatoires en matière de formation ne sont pas en place, on a informé l'équipe de vérificateurs que les employés du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont l'occasion de participer à diverses séances de formation internes et externes afin de mettre à jour et d'améliorer leurs connaissances et les compétences en regard des programmes de prestations d'assurance.

Possibilités de formation générale au Secrétariat

  • Camp de formation du Secrétariat

Formation particulière sur les programmes de prestations d'assurance

  • Formation d'un jour à l'interne sur les programmes de prestations d'assurance du Conseil du Trésor et leur fonctionnement
  • Formation dans d'autres ministères du gouvernement fédéral offrant des programmes de prestations
  • Formation de la part des assureurs
  • Attestation du Humber College

Les employés du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont indiqué que l'échange de connaissances joue un rôle essentiel dans l'exercice de leurs rôles et de leurs responsabilités. Pour faciliter l'échange de connaissances, le Secteur des pensions et des avantages sociaux donne des séances informelles de formation polyvalente aux employés des programmes de prestations d'assurance, des séances informelles de formation en cours d'emploi en plus de faire appel aux employés chevronnés pour offrir un soutien continu.

En ce qui concerne la planification de la relève, le Secteur des pensions et des avantages sociaux a déterminé de nombreuses activités courantes dans le plus récent Plan de ressources humaines, notamment :

  • Définition des postes critiques et du personnel de relève
  • Étapes permettant de réaliser le transfert des connaissances avant le départ des employés
  • Formation des successeurs éventuels

Même s'il n'existe pas un programme de formation officiel, il existe des preuves pour dire que les employés du Secteur des pensions et des avantages sociaux ont accès à de nombreuses possibilités de formation. Les exigences globales en matière de planification de la relève ont été soulignées dans le plus récent Plan de ressources humaines. Cependant, il faudra élaborer et mettre en œuvre des outils et des processus officiels qui appuieront la planification de la relève, étant donné la complexité des programmes de prestations d'assurance et les compétences spécialisées nécessaires pour les gérer.

3.1.5 Conclusion – Rôles, responsabilités et obligations redditionnelles

Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont définis de manière officielle, et des preuves indiquent qu'ils ont été communiqués et bien compris par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI. Cependant, ils sont éparpillés dans de nombreux documents, et ils nécessitent des ajustements ainsi que des éclaircissements dans certains cas. Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles qui sont définis clairement sont essentiels pour assurer une gestion efficace du Régime d'AI ainsi que la continuité des opérations lorsque des employés occupant des postes clés changent d'emploi ou prennent leur retraite.

Les délégations et les pouvoirs sont en cours de révision, et on élabore de nouveaux instruments de délégation.

Bien que les éléments d'un processus visant à déterminer et à mettre à jour les connaissances et les compétences nécessaires à la gestion du Régime d'AI au sein du Secrétariat soient en place, une approche améliorée en regard du recrutement et de la planification de la relève est nécessaire, étant donné la complexité du Régime d'AI et les compétences spécialisées nécessaires à sa gestion.

3.2  Surveillance et contrôle

3.2.1 Définition et communication des objectifs du Régime d'assurance-invalidité

Les objectifs du Régime d'AI permettent d'assurer l'harmonisation des activités menées par les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI et peuvent constituer les principes fondamentaux de la surveillance.

Les objectifs du Régime d'AI et les dispositions connexes figurent dans deux documents affichés sur le site Web du Secrétariat : le document du Régime d'assurance-invalidité et la Politique sur l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique, des régimes d'assurance collective et autres programmes d'avantages sociaux du Conseil du Trésor. Des extraits pertinents tirés de ces documents figurent à l'annexe 2.

L'objectif global du Régime d'AI est défini de manière générale dans le document du Régime d'assurance-invalidité. Les objectifs de gestion du Régime d'AI, comme ceux relatifs aux obligations redditionnelles, à la transparence, à la prise de décisions et à la réduction au minimum du nombre d'erreurs, peuvent être établis à partir de ceux énoncés dans la politique du Conseil du Trésor susmentionnée et être utilisés pour orienter les activités de surveillance.

3.2.2 Surveillance

Le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Régime d'AI et de la conformité aux autorisations pertinentes n'est pas établi officiellement.

Bien que définis en termes généraux, les objectifs du Régime d'AI pourraient constituer le fondement de la surveillance continue du Régime d'AI.

En ce qui a trait à la conformité du Régime d'AI, il n'existe aucune exigence législative concernant la gestion du Régime d'AI, mais d'autres exigences à respecter sont énoncées dans les politiques et les directives du Conseil du Trésor ainsi que dans la police d'assurance (contrat).

Le processus de surveillance n'est pas défini officiellement, mais le Secteur des pensions et des avantages sociaux mène diverses activités de surveillance pour appuyer la gestion du Régime d'AI. Ces activités de surveillance portent principalement sur les activités de deux intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, comme il est expliqué ci-dessous.

Surveillance des activités de l'entrepreneur et présentation de rapports

Le Secrétariat surveille les activités de l'entrepreneur, la compagnie d'assurance-vie Sun Life, en se fondant sur l'information qu'il reçoit de celui-ci. 

Nous avons constaté que les exigences en matière de présentation de rapports que l'entrepreneur doit satisfaire sont définies clairement dans la police d'assurance (contrat), notamment en ce qui concerne la production, à des moments bien précis, de divers rapports sur la situation financière du Régime d'AI, y compris les rapports suivants :

  • Rapports mensuels sur la situation financière
  • Rapport financier annuel sommaire, y compris les pièces exigées
  • Rapport financier annuel détaillé, y compris les pièces exigées
  • Rapports des biens immobiliers présentés une fois par an et sur demande

Le Secteur des pensions et des avantages sociaux examine et analyse ces rapports de manière globale dans le but de surveiller la santé financière du Régime d'AI. Comme la vérification visait à déterminer s'il existe un processus pour veiller à ce que les objectifs de gestion du Régime d'AI soient atteints, l'équipe de vérification ne s'est pas penchée sur la question de savoir si cette analyse était suffisante ou adéquate.

Bien que l'information fournie par l'entrepreneur satisfasse aux exigences du contrat, le Secteur des pensions et des avantages sociaux ne vérifie pas systématiquement l'exactitude de cette information. À titre d'exemple, aucune vérification des paiements n'est effectuée. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux a procédé à une vérification de l'information financière de l'entrepreneur pour l'exercice se terminant le 31 décembre 2007, mais le rapport de vérification n'est pas encore terminé. De plus, nous n'avons aucune confirmation que les états financiers de l'entrepreneur seront vérifiés régulièrement.

Des réunions mensuelles avec l'entrepreneur sont tenues afin d'examiner le rendement et de discuter des questions qui peuvent survenir dans le cadre de l'exécution du Régime d'AI. Dans les procès-verbaux qu'il rédige et fournit au Secrétariat, l'entrepreneur énumère les problèmes qui se posent dans le cadre de la gestion du Régime d'AI et les mesures prises pour les résoudre. 

Comme nous l'avons mentionné précédemment, le processus de surveillance de l'atteinte des objectifs du Régime d'AI n'est pas défini officiellement. L'absence d'un cadre officiel décrivant les principales activités de surveillance limite la capacité du Secrétariat de déterminer si les activités de surveillance actuelles sont appropriées et suffisantes pour favoriser l'atteinte des objectifs de gestion du Régime d'AI.

Surveillance des activités de TPSGC et présentation de rapports

La vérification a constaté que le Secrétariat et TPSGC n'avaient pas planifié officiellement des réunions régulières pour discuter d'aspects particuliers du rôle que joue TPSGC dans l'exécution du Régime d'AI.

Cependant, des réunions avec TPSGC ont été organisées au besoin afin de discuter des questions qui avaient une incidence sur l'exécution du Régime d'AI. De plus, des éléments de preuve indiquaient que les questions soulevées avaient été résolues lors d'échanges de courriels et au cours des réunions. Il existe des preuves que des consultations ont été menées auprès d'autres intervenants dans l'exécution du Régime d'AI dans le cas où elles étaient nécessaires pour résoudre des questions.

Alors que les exigences en matière de présentation de rapports officiels auxquelles l'entrepreneur doit satisfaire sont définies, ce n'est pas le cas pour TPSGC. Par conséquent, le Secrétariat ne reçoit pas régulièrement de TPSGC des renseignements prédéfinis nécessaires aux fins de surveillance.

TPSGC calcule et remet à l'entrepreneur la part des cotisations au Régime d'AI du Conseil du Trésor en tant qu'employeur au nom du président du Conseil du Trésor ainsi que la part des employés. La part du Conseil du Trésor est au bout du compte imputée au crédit 20 du Conseil du Trésor - Assurance de la fonction publique. Cependant, les détails sur la part du Conseil du Trésor recouvrée par TPSGC et imputée au crédit 20 du Conseil du Trésor n'ont pas été établis au préalable afin de permettre au Secrétariat de déterminer si le montant imputé est approprié et exact. Le fait de disposer de renseignements tels que le nombre d'employés qui cotisent au Régime d'assurance‑invalidité, le montant des retenues mensuelles des employés et les sommes remises à l'entrepreneur faciliterait le processus de vérification des paiements du Secrétariat.

L'équipe de vérification a appris que des discussions avec TPSGC sont en cours depuis janvier 2010 afin de répondre au besoin d'information supplémentaire.

3.2.3 Processus de présentation de rapports

En plus d'examiner le processus de présentation de rapports par les intervenants externes (abordé à la section 3.2.2 qui porte sur la surveillance), la vérification a aussi permis d'examiner la présentation de rapports sur le Régime d'AI selon les contextes suivants :

  • Rapports que le Secrétariat présente au Conseil du Trésor
  • Rapports internes présentés au sein du Secrétariat
Rapports présentés par le Secrétariat au Conseil du Trésor du Canada

À l'heure actuelle, aucune exigence obligatoire ou officielle n'oblige le Secrétariat à faire rapport au Conseil du Trésor sur le Régime d'AI.

En plus de préciser le rôle du Secrétariat d'appuyer le Conseil du Trésor (abordé à la section 3.1.2 du présent rapport), il serait avantageux de formuler des exigences claires concernant la présentation de rapports au Conseil du Trésor, étant donné le rôle du Secrétariat de gérer le Régime d'AI pour le compte du Conseil du Trésor.   

Exigences relatives à la présentation de rapports internes au sein du Secrétariat

La vérification a permis d'examiner la portée des rapports internes produits au sein du Secrétariat au sujet de l'exécution du Régime d'AI. Il en est ressorti qu'aucune exigence n'a été établie de façon officielle en matière de présentation de rapports internes. Des rapports portant sur les activités du Régime d'AI ont été présentés à la haute direction en réaction à divers enjeux. 

3.2.4  Conclusion – Surveillance et présentation de rapports

Même si le Secrétariat réalise de nombreuses activités de surveillance qui sont essentielles à la gestion du Régime d'AI, il est nécessaire d'élaborer un cadre de surveillance officiel qui définit les principaux objectifs, les activités, la fréquence des activités et les responsabilités en matière de surveillance. Un tel cadre permettrait de garantir que toutes les activités de surveillance nécessaires sont effectuées en temps voulu, de façon à appuyer les principaux aspects de l'exécution du Régime d'AI.

Des améliorations doivent également être apportées pour assurer l'exactitude de l'information liée aux autres intervenants dans l'exécution du Régime d'AI qui est utilisée dans la surveillance et la prise de décisions, de même que la vérification des paiements versés à l'entrepreneur par TPSGC pour le compte du président du Conseil du Trésor.

Des exigences en matière de présentation de rapports entre l'entrepreneur et le Secrétariat sont établies dans les règles, et l'information fournie est conforme aux exigences du contrat. Il est cependant nécessaire de définir officiellement les exigences en matière de présentation de rapports qui s'appliquent à tous les intervenants dans l'exécution du Régime d'AI, y compris celle du Secrétariat.

3.3  Gestion des risques

Conformément à la Politique sur la gestion des risques du Conseil du Trésor, les ministères du gouvernement fédéral doivent :

  • déterminer les périls éventuels, les facteurs et les types de risques auxquels sont exposés leurs biens, leurs activités de programmes et leurs intérêts;
  • analyser et évaluer les risques déterminés ainsi que concevoir et appliquer des mesures économiques de prévention, de réduction ou d'évitement des risques.

Pour évaluer la façon dont le Secrétariat gère les risques relativement au Régime d'AI, l'équipe de vérification a examiné de nombreux documents, entre autres les suivants :

  • Plan d'activités 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
  • Plan des ressources humaines 2010-2011 du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
  • Analyse des répercussions sur les opérations, datée le 24 octobre 2008
  • Renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux et la Direction sur le Plan de continuité des opérations du Ministère en cas d'indisponibilité des infrastructures (30 octobre et 24 septembre 2009)

Ces documents ont permis de déterminer de nombreux risques et problèmes qui pourraient nuire à la capacité du Secrétariat de s'acquitter de ses fonctions liées au Régime d'AI. Les renseignements fournis par le Secteur des pensions et des avantages sociaux sur le Plan de continuité des opérations du Secrétariat en cas d'indisponibilité des infrastructures montraient qu'une approche officielle et systématique en regard de la gestion des risques avait été mise en œuvre. Cependant, certains autres risques étaient gérés d'une façon moins exhaustive et moins structurée pour s'attarder aux questions liées aux ressources humaines.  

Par ailleurs, le Secteur des pensions et des avantages sociaux effectue une analyse des risques financiers qui consiste à examiner les renseignements financiers fournis par l'entrepreneur et à réaliser une analyse des tendances et des écarts.

Toutefois, la façon dont les risques financiers sont déterminés, reconnus et atténués n'était pas documentée officiellement.

3.3 Conclusion – Gestion des risques

Aucun processus exhaustif et systématique visant à déterminer, évaluer et tenir compte de l'ensemble des risques liés à la gestion du Régime d'AI n'a été établi officiellement. Cependant, certains risques et enjeux qui pourraient se répercuter sur la gestion du Régime d'AI sont actuellement repérés et gérés par divers moyens, par exemple, dans le cadre du Plan de continuité des opérations en cas d'indisponibilité des infrastructures, du plan d'activités annuel et de l'analyse des risques financiers exécutée par un conseiller principal au sein du Secteur des pensions et des avantages sociaux.

Une approche de gestion des risques officielle comprendrait la détermination et l'évaluation des risques juridiques, opérationnels ou financiers, ou encore des risques d'atteinte à la réputation (aussi bien les risques provenant de sources internes que de sources externes). Une telle approche serait appliquée périodiquement  (au moins une fois par année) et ferait l'objet d'une surveillance. Une réponse officielle aux risques comporterait les éléments suivants :

  • Stratégies d'atténuation précises assorties d'échéanciers
  • Identification des responsables de chaque stratégie d'atténuation
  • Mesures visant à communiquer les risques et les stratégies aux parties concernées

3.4 Administration du contrat

3.4.1  Documents à l'appui : approbation du contrat et des modifications

C'est en 1970 que la police d'assurance (contrat) originale du Régime d'AI conclue avec la compagnie d'assurance-vie Sun Life est entrée en vigueur. Elle a été actualisée en 1997 et deux modifications y ont été apportées depuis, la première en 2000 et la seconde en 2007.

L'équipe de vérification a constaté qu'en ce qui concerne la plus récente version du contrat, la documentation à l'appui qui se trouvait au dossier était en règle.  Cependant, la documentation équivalente pour la mise à jour et la première modification apportées au contrat en 1997 n'étaient pas disponibles et n'ont pas pu être examinées.

En vertu du paragraphe 7.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et en l'absence d'autres instruments de délégation officiels, le Conseil du Trésor est l'autorité appropriée pour approuver la police d'assurance (contrat) et ses modifications. Toutefois, l'équipe de vérification a constaté que le contrat de 1997 et les modifications subséquentes ont été signés par le président du Conseil du Trésor et dans un cas, par le dirigeant principal des ressources humaines. Il faut donc mettre à jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Régime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. On a avisé l'équipe de vérification que le Secrétariat procède actuellement à l'examen et à la rédaction de nouveaux instruments de délégation.

3.4.2  Surveillance du contrat

Comme il est indiqué à la section 3.2.2 (Surveillance des activités de l'entrepreneur et présentation de rapports), le Secrétariat entreprend de nombreuses activités visant à faire respecter les exigences du contrat. Le Secteur des pensions et des avantages sociaux rencontre l'entrepreneur une fois par mois afin de discuter de diverses questions et examine les rapports fournis par celui-ci afin de surveiller la situation financière du Régime d'AI.

Dans l'ensemble, l'équipe de vérification a jugé que les activités de surveillance permettaient bel et bien de veiller à ce que l'entrepreneur fournisse les produits livrables du contrat  (p.ex., les rapports financiers) et les problèmes soient résolus rapidement et de façon satisfaisante. Toutefois, le contrat actuel ne renferme pas d'autres mesures de rendement à partir desquelles on pourrait évaluer le rendement de l'entrepreneur. Il convient de souligner que le Secteur des pensions et des avantages sociaux connaît le problème et a inclus des mesures de rendement précises dans le nouvel appel d'offres qu'il a lancé récemment pour l'adjudication d'un contrat concernant un autre régime de prestations d'assurance.

La documentation liée à la gestion du contrat qui se trouvait au dossier a été jugée suffisante pour l'administration quotidienne du contrat.  Cette documentation comprenait entre autres :

  • Des renseignements fournis par l'entrepreneur, tel que prévu au contrat (p. ex., des rapports financiers comme l'état des résultats)
  • Des documents portant sur la détermination, le suivi et la résolution des problèmes qui sont survenus

3.4.3  Vérification des paiements

Part des cotisations de l'employeur

Comme nous l'avons mentionné plus tôt dans le rapport, le coût du Régime d'AI correspond aux cotisations mensuelles qui sont versées à l'entrepreneur par l'employeur (à 85 p. 100) et les employés (à 15 p. 100). La présente vérification n'a porté que sur les cotisations patronales versées par le Conseil du Trésor. 

L'équipe de vérification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des cotisations patronales versées par le Conseil du Trésor en regard de l'information fournie par l'entrepreneur. 

Frais d'administration des demandes

L'entrepreneur reçoit de l'argent au titre des frais d'administration des demandes, tel que prévu dans le contrat négocié. 

L'équipe de vérification a appris qu'il n'y a actuellement aucun processus en place pour confirmer l'exactitude des frais d'administration des demandes. 

Néanmoins, un certain degré d'assurance a récemment été obtenu au sujet des frais d'administration des demandes payés à l'entrepreneur. En effet, une vérification indépendante de l'information financière a été réalisée par un vérificateur externe qui a exprimé son opinion sur les rapports financiers annuels du Régime d'AI que l'entrepreneur a fournis pour l'année se terminant le 31 décembre 2007. La vérification a comporté un examen des processus et des mesures de contrôle appuyant l'établissement des rapports financiers; elle a en outre permis de formuler des observations et des recommandations sur les lacunes relevées, le cas échéant. Selon les constatations préliminaires découlant de cette vérification, aucun problème n'a été relevé quant à l'exactitude de l'information contenue dans les rapports financiers pour l'année, y compris le montant des frais d'administration des demandes payés à l'entrepreneur. Le rapport de vérification n'est cependant pas terminé.   

3.4.4 Conclusion – Administration du contrat

Il existe des preuves d'activités de surveillance du contrat. Par contre, le contrat actuel ne renferme pas de mesures de rendement précises à partir desquelles on pourrait évaluer l'entrepreneur.

Bien que l'équipe de vérification ait jugée complète la documentation au dossier concernant l'administration quotidienne du contrat, elle n'a pas pu examiner certains documents portant sur les modifications apportées antérieurement au contrat parce qu'ils n'étaient pas disponibles. Il est nécessaire de s'assurer que les principaux documents contractuels et les justifications connexes sont conservés au dossier afin d'appuyer le processus décisionnel et de préserver la mémoire institutionnelle en cas de roulement du personnel.

Il faut mettre à jour le processus d'approbation ou les autorisations concernant le contrat relatif au Régime d'AI avant d'apporter d'autres modifications au contrat existant. L'équipe de vérification a appris qu'un cadre de délégation amélioré était en voie de réalisation.

Il n'existe actuellement aucun processus officiel pour vérifier l'exactitude des cotisations patronales et des frais d'administration des demandes en fonction de l'information fournie par l'entrepreneur.