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ARCHIVÉ - Vérification des modalités de vérification des comptes

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Énoncé d'assurance

Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation a mené une vérification des modalités de vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat). Cette vérification est également pertinente pour le ministère des Finances Canada, étant donné que le Secrétariat lui fournit des services de vérification des comptes et de traitement des paiements depuis le 1er février 2009.

L'objectif de la vérification était d'évaluer la pertinence et l'efficacité du cadre de contrôle de la vérification des comptes. L'approche et la méthodologie suivies lors de cette vérification sont conformes aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne définies par l'Institut des vérificateurs internes.

La vérification s'est déroulée de novembre 2009 à février 2010 et a porté sur les paiements de produits et services effectués par le Secrétariat et le ministère des Finances Canada durant l'exercice se terminant le 31 mars 2009. On a également tenu compte des améliorations apportées aux pratiques de vérification des comptes après la période de vérification.

La vérification comprenait un examen des pouvoirs de vérification des comptes applicables, des examens des processus, des entrevues avec la direction et le personnel, et un examen des dossiers ministériels à l'appui des paiements de produits et services en utilisant une méthode d'échantillonnage statistique.

Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, dans l'ensemble, les contrôles internes de la vérification des comptes sont adéquatement conçus et fonctionnent efficacement pour satisfaire les besoins opérationnels. Un certain nombre de possibilités visant à améliorer le cadre de contrôle de la vérification des comptes ont été cernées et sont exposées dans le présent rapport.

Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et pertinentes ont été suivies et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l'exactitude de l'opinion donnée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une comparaison entre la situation au moment de la vérification et les critères de vérification préétablis. Elle ne s'applique cependant qu'aux catégories de paiement examinées et à la période précisée.

Sommaire

Contexte

La présente vérification des modalités de vérification des comptes fait partie du Plan de vérification axé sur les risques 2008-2011 du Secrétariat, qui a été approuvé par le secrétaire le 14 avril 2008, à la réunion du Comité de vérification du gouvernement du Canada.

La vérification des comptes est la dernière étape avant que les fonds soient libérés par suite d'une demande de paiement. Il s'agit du processus qui consiste à s'assurer que les demandes de paiements et de règlements sont vérifiées selon une méthode axée sur les risques, qui maintient un degré pertinent de contrôle financier, notamment la conformité aux politiques et à la législation applicables.

Lorsque la vérification a été effectuée, la Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor exigeait que les processus de vérification des comptes soient conçus et utilisés de manière à en assurer la probité et à tenir compte des divers niveaux de risques associés à chaque paiement.

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) prévoit des dispositions touchant l'administration financière du gouvernement du Canada. L'article 34 de la LGFP confère les pouvoirs afférents à l'attestation que les produits ont été reçus ou que les services ont été rendus conformément au marché conclu. L'article 33 confère le pouvoir de libérer les fonds, afin d'effectuer un paiement, après avoir vérifié si les dispositions énoncées à l'article 34 ont été correctement mises en application.

Objectif et portée

L'objectif de la vérification était d'évaluer la pertinence et l'efficacité des processus de contrôle internes de la vérification des comptes.

La vérification a porté surtout sur le cadre de fonctionnement, les processus de paiement, et la surveillance et les rapports de la vérification des comptes à l'égard du crédit 1, dépenses du Programme et de fonctionnement, pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada. Les règlements interministériels, les subventions et les contributions, les salaires et les montants d'intérêt étaient exclus de la vérification.

Principales constatations et conclusion

Nous concluons avec un degré d'assurance raisonnable que, dans l'ensemble, les contrôles internes de la vérification des comptes sont adéquatement conçus et fonctionnent efficacement pour satisfaire les besoins opérationnels. En particulier :

  • Aucune lacune importante dans les pratiques ou les processus susceptible de poser des risques aux ministères n'a été observée dans la fonction de vérification des comptes.
  • Les demandes de paiement de produits et services à partir du crédit 1 étaient gérées conformément à la législation, aux politiques et aux procédures établies applicables.
  • Des possibilités d'améliorer la fonction ont été déterminées, notamment officialiser les procédures de formation, mettre en œuvre une liste de contrôle de la vérification après paiement des achats effectués avec les cartes d'achat, améliorer les listes de contrôle de la vérification existantes, introduire une approche axée sur les risques concernant les pratiques de vérification des comptes, et surveiller les résultats des vérifications et en faire rapport.

Le Secrétariat a élaboré un plan d'action de la direction, qui est présenté à l'annexe B.

Introduction

La Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, anciennement appelée Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, exige que les processus de vérification des comptes soient conçus et utilisés de manière à en assurer la probité et à tenir compte des divers niveaux de risques associés à chaque paiement. En outre, le gouvernement a pour politique de payer à temps – ni trop tôt ni trop tard – les montants qui représentent une obligation légitime et qui sont exacts.

Pendant la période de vérification à l'étude (du 1er avril 2008 au 31 mars 2009), l'ancienne Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor était en vigueur. Elle visait à faire en sorte que les comptes des paiements et des règlements soient vérifiés de manière efficace sur le plan coût-efficacité tout en assurant le niveau de contrôle requis. Même si une nouvelle directive a été émise depuis, ses objectifs et ses exigences sont semblables.

La LGFP prévoit des dispositions touchant l'administration financière du gouvernement du Canada. L'article 32 de la LGFP confère le pouvoir d'engager des fonds à l'égard d'un crédit avant que la dépense ne soit engagée. L'article 34 de la LGFP confère les pouvoirs afférents à l'attestation que les produits ont été reçus ou que les services ont été rendus conformément au marché conclu. L'article 33 confère les pouvoirs d'effectuer un paiement pour des dépenses après avoir obtenu la certitude que le paiement est une imputation légitime et exacte à un crédit et que les dispositions énoncées à l'article 34 ont été correctement mises en application.

Il revient en fin de compte au Secteur des services ministériels (SSM) de s'assurer de la conformité aux pouvoirs en matière de vérification des comptes. Ce secteur est responsable des politiques, des procédures et des contrôles relatifs à la vérification des comptes devant être payés. En outre, le SSM élabore et tient à jour des instruments de délégation des pouvoirs financiers.

Le ministère des Finances Canada avait toujours fourni des services ministériels partagés (p. ex., en matière de ressources humaines et financières) au Secrétariat. Depuis le 1er février 2009, les services partagés du Secrétariat et du ministère des Finances Canada, y compris le contrôle et la surveillance de la vérification des comptes et du traitement des demandes de paiement, ont été transférés au SSM du Secrétariat. Dans ce contexte, le SSM exerce ses responsabilités en s'occupant du traitement des dépenses des deux ministères.

Les dépenses du Programme et de fonctionnement (crédit 1) du Secrétariat et du ministère des Finances Canada pour l'exercice ayant pris fin en mars 2009 figurent dans le tableau 1.

Tableau 1. Dépenses du Programme et de fonctionnement (crédit 1) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et du ministère des Finances Canada

Mesure

Secrétariat

Ministère des Finances Canada

Salaires

134 672 104 $

75 188 485 $

Produits et services

52 489 655 $

35 948 400 $

Subventions et contributions

 228 366 $

 Néant

Total

187 390 125 $

111 136 885 $

Source : Balance de vérification (P12-2), Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et ministère des Finances Canada

Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification était d'évaluer la pertinence et l'efficacité des processus internes de contrôle de la vérification des comptes.

La vérification des modalités de vérification des comptes faisait partie du Plan de vérification axé sur les risques qui a fait suite à une enquête préliminaire menée en 2007 dans le domaine des comptes créditeurs et des lacunes en matière de contrôle décelées dans le cadre du projet touchant les préparatifs en vue de la vérification des états financiers exécutée par le SSM.

Objet et portée de la vérification

La vérification a porté surtout sur le cadre de fonctionnement, les processus de paiement, et la surveillance et les rapports de la vérification des comptes à l'égard du crédit 1, dépenses du Programme et de fonctionnement, plus particulièrement la partie touchant les biens et services pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada. Elle a évalué la conformité aux pouvoirs en matière de gestion financière (p. ex., Directive sur la vérification des comptes et Politique sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor) en se concentrant particulièrement sur les secteurs qui présentaient un risque résiduel plus élevé. La portée de la vérification comprenait un examen détaillé des éléments suivants :

  • les responsabilités de la direction et des employés sont clairement établies, communiquées et comprises par le personnel;
  • les politiques et les directives de gestion financière sont respectées et observées;
  • la conformité aux politiques et aux directives de gestion financière est surveillée et fait l'objet de rapports;
  • les procédures ministérielles sont observées.

Comme le Secrétariat est responsable du cadre de contrôle de la vérification des comptes et qu'il fournit des services partagés au ministère des Finances Canada, la présente vérification a porté sur les dépenses du crédit 1 consacrées aux produits et aux services, qui se sont élevées à 52,5 millions de dollars et à 35,9 millions de dollars, respectivement, en 2008-2009 pour le Secrétariat et le ministère des Finances Canada.

Le tableau 2 présente un sommaire des paiements visés par la vérification.

Tableau 2. Dépenses de produits et services effectuées en 2008-2009 visées par la vérification

Type de paiements

Secrétariat

Ministère des Finances Canada

Carte d'achat (MasterCard)

 1 886 094 $

1 781 494 $

Prix, conférences, hébergement, cotisations, formation et voyage (sommes à payer aux employés)

 4 332 624 $

 5 712 476 $

Autres factures et demandes de paiement (produits et services)

 33 222 807 $

 40 562 839 $

Exclus de la portée

 13 048 130 $

(12 108 409 $)

Total des produits et services

52 489 655 $

35 948 400 $

Les règlements interministériels (débiteurs et créditeurs), les dépôts, les écritures de contre-passation et les montants d'intérêt étaient exclus de la vérification. L'une des principales composantes des opérations exclues est l'attribution des coûts des services partagés du ministère des Finances Canada au Secrétariat et d'autres ministères.

La vérification n'a pas porté sur les éléments suivants :

  • les contrôles internes liés aux opérations dans le cadre des applications ou des systèmes, p. ex., SIGF‑SAP, Système normalisé des paiements et Fiche de spécimen de signature;
  • la conformité complète aux politiques, aux directives, aux règlements et aux lignes directrices relatifs à la certification aux termes de l'article 34 de la LGFP pour chaque catégorie de paiement – puisque certains genres de paiement, comme les voyages et l'hébergement, sont régis par des politiques et des règles distinctes et complexes, l'examen détaillé des dépenses de voyage et d'hébergement pourrait donc faire l'objet de vérifications distinctes;
  • les paiements liés à la rémunération et aux avantages sociaux ont fait l'objet de deux vérifications internes, en 2008 et en 2009;
  • les paiements effectués au titre des subventions et des contributions pour le Secrétariat sont mineurs (228 366 dollars) et ne font pas partie des dépenses de fonctionnement (crédit 1) pour le ministère des Finances Canada;
  • les règlements interministériels ont été exclus parce qu'un nouveau processus de contrôle interne a été lancé en octobre 2009, afin d'étendre la portée de la vérification à toutes les opérations concernant les règlements interministériels.

Critères de vérification

Des critères de vérification et des sondages de vérification ont été élaborés en se fondant sur les résultats des consultations avec la Direction de la gestion financière du SSM, la recherche et l'analyse de la vérification, un examen des pouvoirs applicables, l'exercice d'évaluation des risques de la vérification, et le document intitulé Contrôles de gestion de base publié par le Bureau du contrôleur général, qui met l'accent sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du gouvernement fédéral. La présente vérification porte principalement sur les éléments que sont les ressources humaines, l'administration, les résultats et le rendement, et la responsabilisation. En conséquence, les champs d'enquête suivants ont été retenus :

  • gestion des ressources humaines;
  • vérification des demandes de paiements certifiées;
  • surveillance et rapport des résultats.

Les critères détaillés utilisés pour évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes sont présentés à l'annexe A.

Approche et méthodologie

L'approche et la méthodologie de la vérification sont axées sur les risques et respectent les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes.Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et réalisée de façon à pouvoir fournir l'assurance raisonnable que les objectifs visés sont atteints. La vérification a comporté divers sondages de vérification jugés nécessaires afin de fournir une telle assurance. L'approche utilisée pour mener la vérification comprenait ce qui suit :

  • un examen de la législation, des politiques, des procédures et d'autres renseignements connexes applicables relatifs aux processus de vérification des comptes;
  • des entrevues avec la direction et le personnel de la Direction de la gestion financière du SSM;
  • des examens, afin d'observer le processus et les contrôles de vérification des opérations avant et après les paiements;
  • la détermination et la sélection des modalités et des pratiques du risque résiduel le plus élevé pour les travaux de vérification;
  • la sélection de trois genres de paiements de produits et services (dépenses du crédit 1) en vue de l'examen détaillé;
  • un échantillon statistique au hasard de 67 opérations puisé pour chaque genre de paiement de produits et services en utilisant un niveau de confiance de 90 p. 100.

La fonction de vérification interne du ministère des Finances Canada a été tenue informée de l'avancement de la vérification. Les versions finales des principaux documents ont aussi été fournies au ministère des Finances Canada, à mesure qu'elles étaient disponibles.