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ARCHIVÉ - Base de données des sous-ministres adjoints : outil de gestion des talents des SMA et base de données

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Rsum de l'valuation des facteurs relatifs la vie prive

Objet

Le prsent rsum de l'valuation des facteurs relatifs la vie prive met en lumire les points essentiels qui dmontrent comment les lments relatifs la vie prive ont t intgrs dans la conception, le dveloppement et la mise en oeuvre de la gestion des talents des SMA et la base de donnes qui s'y rapporte.

La gestion des talents des SMA

La gestion des talents des SMA vise appuyer et perfectionner davantage les SMA grce une solide stratgie de gestion des talents qui s'inscrit dans la gestion collective des SMA. La gestion collective repose sur le principe suivant : les SMA et les quivalents SMA forment une ressource collective pour la fonction publique, qui devrait tre gre collectivement.

Les renseignements personnels recueillis portent notamment sur la formation et le perfectionnement du leadership, l'exprience et les comptences, les intrts professionnels, la volont et la capacit d'occuper un autre poste ou d'assumer des responsabilits supplmentaires, les questions lies la relve tel le nombre d'annes avant la retraite, ainsi que les besoins en matire d'apprentissage et de perfectionnement. L'information est stocke dans une base de donnes scurise sur la gestion des talents au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) au sein du Secrtariat du Conseil du Trsor, auparavant appel l'Agence de la fonction publique du Canada (AFPC).

Les renseignements personnels sont recueillis en vue de la gestion des talents des cadres suprieurs, qui s'effectue par le biais d'activits telle la gestion de la relve. Ils aident cerner les lacunes et dresser des stratgies pour les combler, dterminer les besoins en matire d'apprentissage et de perfectionnement de la collectivit des SMA ainsi que les postes essentiels combler dans les meilleurs dlais pour viter d'affaiblir les services publics. L'information peut tre transmise au Comit des hauts fonctionnaires (CHF) du greffier du Conseil priv dans le cadre de la gestion collective des SMA afin d'assurer la planification de la relve et le renouvellement des dirigeants dans la fonction publique. Les administrateurs gnraux peuvent galement s'en servir pour grer les talents des SMA dans leur organisation.

Obtenir les bons renseignements au bon moment

Grce un questionnaire et au cadre qui s'y rapporte, les administrateurs gnraux et les SMA examinent chaque anne leur plan de carrire, leur rendement, les besoins en matire d'apprentissage et de perfectionnement et autres, en tenant compte de l'volution des besoins de l'organisation et de la fonction publique dans son ensemble.

Protection des renseignements personnels

titre d'organisme central qui supervise la gestion collective des SMA, l'AFPC a effectu, au dbut de 2008, une valuation des facteurs relatifs la vie prive dans la gestion des talents des SMA. Cette tude visait dterminer si la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels taient conformes aux exigences de la loi afin que l'on puisse rgler ou attnuer les problmes qui pourraient surgir en rapport avec la protection de ces renseignements. Le Commissariat la protection de la vie prive du Canada (CPVP) a examin l'valuation et se dit satisfait du fait que les risques aient t ou soient en voie d'tre limins en ce qui concerne la protection des renseignements personnels. Le BDPRH (auparavant l'AFPC) a depuis inform le Commissariat des mesures prendre la suite des recommandations de ce dernier. La mise en oeuvre des mesures est dj bien avance.

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels des SMA sont protgs par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accs l'information du Canada. La scurit du systme est considre satisfaisante d'aprs l'valuation de la menace et des risques qui a t ralise. Les mesures suivantes sont en place pour rduire les risques d'entrave la vie prive (les administrateurs gnraux sont responsables de la protection des renseignements personnels dans leur organisation) :

  • l'accs aux renseignements personnels est rserv aux personnes qui ont besoin de les connatre;
  • des marches suivre sont en place l'interne concernant la scurit, la gestion de l'information et la protection des renseignements personnels. Des sances d'information viennent les complter;
  • les contrles d'accs, la vrification et la surveillance se rapportant au traitement, l'utilisation et la transmission des renseignements personnels dans le cadre de la gestion des talents des SMA sont en cours d'amlioration;
  • une version amliore de la base de donnes des sous-ministres adjoints a t enregistre auprs du Secrtariat du Conseil du Trsor en vue de sa publication dans InfoSource;
  • la collecte des renseignements personnels se limite l'information ncessaire la gestion des talents des SMA;
  • les renseignements personnels lis la gestion des talents des SMA seront conservs pendant dix ans aprs la dernire opration administrative, puis ils seront dtruits;
  • la transmission de renseignements personnels au CHF s'effectue avec la diligence requise afin que ces renseignements soient utiliss uniquement aux fins de la gestion des talents des SMA dans le cadre de la gestion collective.