ARCHIVÉ - Rapport sur la Vérification de la Paye et des Avantages Sociaux connexes

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Objectif et portée de la vérification

L'objectif de la vérification visait à fournir une assurance quant à la fiabilité et à l'efficacité du cadre de contrôle en place et utilisé au sein du Secrétariat servant à l'administration de la paye et des avantages sociaux connexes afin d'assurer l'exactitude du traitement des transactions de la paye et leur conformité aux autorisations.

La vérification a porté sur une évaluation du cadre de contrôle en place à l'égard de l'administration de la plupart des types de transactions liées à la paye telles que la rémunération de base, la prime au rendement et la rémunération d'intérim et aux avantages sociaux connexes qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme et une indemnité de départ.  De plus, des procédés de vérification détaillés ont été effectués sur les types de transactions et de dépenses liées à la paye plus importants (dépenses annuelles supérieures à 100 000 $) tels que décrits au tableau I, afin de vérifier la conformité des montants versés avec les lois, les règlements, les conditions d'emploi, les conventions collectives et les politiques et directives du Conseil du Trésor.

Tableau I : Comptes du grand livre général et types de transactions de paye visés par les procédés de vérification détaillés sur l'exactitude et la conformité

No de compte du G/L	Description du type de transactions/de dépenses liées à la paye	Solde du compte Exercice financier terminé le 31 mars 2008
1010	Employés nommés pour une période indéterminée – Rémunérations de base	89 393 694
1646	Échanges de cadres	3 280 660
1210	Employés nommés pour une période déterminée – employés occasionnels - employés à temps partiel – Rémunérations de base	3 225 162
1011	Employés nommés pour une période indéterminée – Primes au rendement	2 031 005
1048	Indemnités de départ	1 771 144
1642	Prestations de maternité et de paternité	1 508 810
1024	Employés nommés pour une période indéterminée – Primes au bilinguisme	565 635
1810	Étudiants – Rémunérations de base	368 648
1660	Autres indemnités	149 155
1034	Employés nommés pour une période indéterminée – Paiements rétroactifs de base pour l'année en cours	142 569
1016	Indemnités provisoires	113 994
	Total	102 550 476 $

La vérification a porté sur l'administration des transactions et des activités liées à la paye, et les données et des dépenses connexes pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008. Les travaux d'examen ont eu lieu entre juin et novembre 2008.

La vérification n'a pas porté sur les contrôles ayant trait aux congés (payés) et aux heures supplémentaires ainsi que sur les transactions de paye connexes puisqu'ils ont fait l'objet d'une autre vérification par le BVIE. Le rapport de cette vérification a été achevé en décembre 2008.

Comme il a été mentionné précédemment, seuls les avantages sociaux qui se manifestent dans une transaction de paye et qui résultent dans un paiement émis à un employé qui est en droit de le recevoir tels qu'une prestation de maternité ou de paternité, une prime au bilinguisme ou une indemnité de départ faisaient partie de l'étendue de la vérification.  La vérification n'a pas porté sur l'administration des avantages sociaux des employés et des transactions connexes, ni sur les dépenses relatives aux cotisations de l'employeur aux régimes de pension des employés, ni sur les primes versées aux régimes de soins de santé et aux autres régimes d'assurance des employés. Ces transactions n'ont pas été incluses dans les paramètres de cette vérification puisqu'elles sont gérées de manière centralisée, pour l'ensemble de la fonction publique fédérale, par le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat.

De plus, la vérification ne comportait pas de validation des contrôles internes faisant partie des applications d'entreprise connexes au système des ressources humaine People Soft et du SPS (remplacé au 1^er avril 2008 par l'OPS). Seuls les contrôles internes du SRP sous la responsabilité directe de la DRH et de la DGF ont été vérifiés puisque la gestion globale du SRP relève de TPSGC.

Critères de vérification

Les critères de vérification utilisés pour évaluer la fiabilité et l'efficacité du cadre de contrôle du Secrétariat ont été développés à partir des autorisations régissant la paye et les avantages sociaux connexes dans la fonction publique fédérale. De plus, des critères complémentaires ont été utilisés à partir des contrôles de gestion de base émis par le Bureau du contrôleur général, lesquels mettent l'accent sur les composantes liées à la gérance et aux personnes du Cadre de responsabilisation de gestion (CGR) du gouvernement fédéral (voir l'annexe 1 pour plus de détails). L'annexe 2 présente la liste des principales autorisations.

Approche et méthodologie

L'approche et la méthodologie de la vérification sont fondées sur le risque et sont conformes aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada tel que l'exige la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor.  Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de façon à pouvoir fournir une assurance raisonnable d'avoir atteint l'objectif de la vérification. La vérification a été menée conformément à un programme de vérification définissant chacun des procédés de vérification à exécuter pour évaluer chaque critère de vérification après qu'une enquête préliminaire aie été exécutée afin d'identifier les principaux éléments de risque.

L'approche utilisée pour exécuter la vérification a consisté à:

• examiner les dispositions législatives, les politiques, les directives et les procédures en vigueur ainsi que d'autres documents relatifs au traitement de la paye et des avantages sociaux connexes et aux pratiques de gestion connexes;
• interviewer la direction et le personnel de la DSM et des gestionnaires de centres de fonds;
• documenter à l'aide d'un graphique d'acheminement l'ensemble du cadre de contrôle en matière d'administration de la paye et des avantages sociaux connexes en le comparant avec les processus actuels;
• exécuter des cheminements-témoin des contrôles et processus utilisés pour :
  • traiter, réviser et autoriser les transactions de paye et le versement des salaires aux employés à l'aide du SRP;
  • enregistrer les dépenses de paye, traiter, surveiller et faire le rapprochement entre les processus du SRP et les systèmes centralisés du receveur général et ceux du SIGFM-SAP du Secrétariat;
  • rembourser le salaire d'un nouvel employé à son ancien ministère avec un règlement interministériel (RI) jusqu'à ce que son dossier soit transféré au Secrétariat et traité;
  • recouvrer le salaire versé à un employé qui a quitté le Secrétariat de son nouveau ministère avec un RI, jusqu'à ce que son dossier soit transféré au complet à son nouveau ministère pour y être traité; et
  • procéder aux examens et à la surveillance des dépenses salariales exécutés par les gestionnaires des centres de fonds;
• évaluer le cadre de contrôle par rapport aux critères et aux objectifs de contrôle et identifier les contrôles internes clés;
• exécuter des procédés de vérification détaillés sur les contrôles internes clés suivants afin de confirmer leur existence et évaluer leur efficacité :
  • les contrôles de sécurité de l'accès au SRP;
  • les processus de rapprochement entre le SRP et le SIGFM-SAP; et
  • les examens et la surveillance des dépenses salariales exécutés par les gestionnaires des centres de fonds;
• obtenir une extraction électronique des transactions de paye enregistrées au SIGFM-SAP pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008 auprès de l'entité à vérifier et utiliser des techniques informatisées de vérification pour analyser et faire l'échantillonnage des données;
• préparer un plan d'échantillonnage et sélectionner statistiquement, en utilisant un niveau de confiance de 95 %, un échantillon aléatoire de 67 dossiers de paye d'employés tel qu'enregistrés et comptabilisés aux comptes du grand livre, touchés par la vérification (voir le tableau 1 ci-dessus pour plus de détails); et
• exécuter des procédés de vérification détaillés sur la rémunération totale annuelle de chacun des 67 employés de l'échantillon choisis au hasard pour l'exercice financier terminé le 31 mars 2008, ce qui a consisté en un total de 4 634 transactions de paye séparées. Chacune de ces transactions de paye a fait l'objet des procédés détaillés de vérification suivants :
  • retracer les documents originaux pertinents contenus dans le dossier de l'employé ou ailleurs pour vérifier la conformité avec le cadre de contrôle;
  • vérifier l'exactitude des calculs relatifs aux montants versés et la conformité aux conditions d'emploi, aux conventions collectives et à toutes autres politiques et directives du Conseil du Trésor applicables.

Sur les 67 dossiers, 57 étaient des dossiers d'employés (non -cadres), huit des cadres (EX) et deux étaient des étudiants. Les dossiers d'employés comportaient une ou plusieurs particularités, telles que soulignées au tableau suivant.

Tableau II : Caractéristiques des dossiers des employés retenus

Caractéristiques	Nombre des dossiers
Paye régulière	58
Prime au bilinguisme	33
Nominations suite à une embauche ou à une mutation	21
Promotions (trois au niveau de la direction)	8
Rémunération d'intérim	9
Rémunération au rendement	7
Prestations de maternité et parentales, maladie/incapacité, congé avec étalement du revenu et congé non payé	7
Recouvrements de salaires d'un autre ministère ou remboursements de salaires à un autre ministère effectué dans le cadre d'un règlement interministériel (RI)	28