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ARCHIVÉ - Évaluation du Programme de soutien d’initiatives stratégiques et de recherche - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

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3.0 Constatations de l'évaluation

La présente partie du rapport renferme un résumé des constatations de l'évaluation organisées en fonction des questions d'évaluation.

3.1 Pertinence du Programme

Conclusion : Les projets du Programme de SISR s'harmonisent avec les objectifs du Ministère et du programme. Le programme satisfait aux besoins des secteurs en finançant des projets qui autrement, n'auraient pas été possibles. Certains secteurs n'auraient pas eu accès aux avantages des projets sans les fonds octroyés.

Constatations : Les projets du Programme de SISR s'harmonisent avec les objectifs du Ministère et du programme.D'après les modalités et les conditions du Programme de SISR, les objectifs du programme consistent à :

  • améliorer, faire avancer et promouvoir les pratiques de gestion de la fonction publique en appuyant les initiatives de recherche qui contribuent à l'avancement de la recherche sur la politique publique et de la gestion de la fonction publique;
  • accroître l'efficacité des pratiques de gestion de la fonction publique, de la présentation de rapports ainsi que de la prestation des services au public[2].
  • La raison d'être du Secrétariat, telle qu'elle est énoncée dans son Rapport sur les plans et les priorités de 2008‑2009 (RPP), est de s'assurer que le gouvernement est bien géré et responsable, et que les ressources sont affectées en vue d'atteindre les résultats.[3]

Les projets du Programme de SISR qui ont été examinés portaient sur la recherche et la tenue d'événements sur des sujets liés aux objectifs du Secrétariat et du programme. L'examen des dossiers a porté sur des projets dans le cadre desquels sont produits des rapports de recherche et sont tenus des symposiums, des activités d'apprentissage, des ateliers, des séminaires, des conférences, des exposés et d'autres études. Les projets examinés ont souvent rassemblé un groupe d'éminents commentateurs possédant de l'expérience et de l'expertise pertinentes dans le sujet visé. Parmi les sujets traités dans le cadre des projets du Programme de SISR, mentionnons :

  • la gouvernance de la fonction publique;
  • la prestation de services intergouvernementaux;
  • la conception des politiques gouvernementales comme la conception et l'administration des programmes de subventions, de contributions et d'autres formes d'aide financière;
  • la promotion d'approches en regard de la technologie, de l'information et des services, un engagement énoncé dans le RPP du Secrétariat et une priorité du dirigeant principal de l'information du gouvernement du Canada.

En outre, la documentation des projets du Programme de SISR indiquait que le programme soutient l'introduction d'idées nouvelles dans le dialogue courant sur la gestion de la fonction publique, la présentation de rapports et la prestation de services.

Les personnes interrogées estiment aussi que les projets du Programme de SISR contribuent à la réalisation des objectifs du programme. À titre d'exemple, l'une d'entre elles a fait remarquer que le Programme de SISR était un élément catalyseur de la réforme pangouvernementale et de la transition vers la gestion responsable, tandis qu'une autre a parlé du lien unissant le Programme de SISR et l'objectif stratégique du Secrétariat qui consiste à veiller à ce que le gouvernement soit bien géré, et elle a précisé que les exposés soutenus par le programme étaient source d'idées sur les bonnes pratiques de gestion et d'échange de ces idées entre les organismes.

Le Programme de SISR satisfait aux besoins des secteurs en finançant des projets qui  autrement, n'auraient pas été possibles. Certains secteurs n'auraient pas eu accès aux avantages des projets sans les fonds octroyés.

Les personnes interrogées estiment que le Programme de SISR a satisfait aux besoins des secteurs, surtout parce qu'il octroie des fonds permettant d'exécuter des travaux qui autrement, n'auraient pas été possibles. Elles ont signalé que, en l'absence du Programme de SISR, des fonds n'auraient pas été obtenus pour entreprendre les projets. Comme le faisait remarquer l'une des personnes interrogées, il existe peu de discussions ou de tribunes sur la gestion de la fonction publique, et il est difficile d'amorcer le dialogue. Les projets financés dans le cadre du Programme de SISR ont aidé à financer des activités qui lancent le débat sur le sujet.

Les personnes interrogées ont déclaré que les organismes bénéficiaires n'auraient pas réalisé les activités s'ils n'avaient pas obtenu les fonds du Programme de SISR. De plus, selon les personnes interrogées, le Ministère n'aurait pas eu les mêmes avantages s'il n'avait accordé le financement. Deux des personnes interrogées dans le cadre de l'évaluation ont indiqué précisément que la présence d'un organisme tiers indépendant et neutre était essentielle pour atteindre les objectifs du projet financé. Ces dernières ont fait savoir que le Secrétariat n'aurait pas été en mesure de mener à terme lui-même ces projets car ils auraient été jugés biaisés. Aussi, les projets financés dans le cadre du Programme de SISR ont toujours suscité la collaboration d'organismes multiples. Sans le Programme de SISR, les intervenants auraient travaillé davantage en isolement.

3.2 Réussite du Programme

Conclusion : Les avantages des projets ne sont pas bien étayés dans les dossiers, mais les personnes interrogées estiment que le Programme de SISR a permis d'améliorer les politiques ou les programmes, d'accroître les connaissances et de renforcer les capacités.

Constatations : Selon l'information obtenue lors de l'examen des dossiers, les avantages des projets ne sont pas bien étayés dans les dossiers. Les seuls renseignements ayant résulté de l'examen des dossiers, pour ce qui est des avantages de ces projets, étaient en majeure partie des renseignements sur les avantages prévus plutôt que sur les avantages concrets obtenus. Ces avantages prévus ont plutôt été extraits des formulaires de demande ou de recommandation dans le dossier et comprennent, par exemple :

  • élargir et approfondir le dialogue à tous les ordres de gouvernement;
  • faire progresser l'élaboration des politiques gouvernementales concernant la conception et l'utilisation de l'outil de subventions et de contributions;
  • fournir l'occasion de mener des échanges sur les enjeux de la fonction publique contemporaine et de mener des échanges sur l'avancement de la gestion de la fonction publique;
  • améliorer la prestation des services aux clients.

Il n'est pas exigé, aux termes du Programme de SISR, de verser au dossier un bilan à l'achèvement du projet. Même si certains rapports de projet ont été recueillis dans le cadre de l'évaluation, il arrivait souvent qu'ils ne renferment pas de renseignements sur les avantages du projet pour le Secrétariat. Ainsi, les membres du personnel du Programme de SISR ne connaissent pas les avantages concrets de ces projets.

Recommandation 1 : Le secteur de programme doit mettre en œuvre un mécanisme afin de veiller à ce que les incidences du programme puissent être mesurées en fonction des avantages concrets plutôt que des avantages prévus. Un bilan déposé à la fin d'un projet, par exemple, pourrait être exigé pour tous les projets du Programme de SISR. Ce bilan pourrait être un simple document d'une page à remplir à l'achèvement de chaque projet.

Les personnes interrogées estiment que le Programme de SISR a contribué à la réalisation des objectifs fixés (c.-à-d. l'amélioration des politiques ou des programmes, le développement de la connaissance des questions stratégiques émergentes et le renforcement de la capacité d'analyse). La personne interrogée pour un projet a indiqué que ce dernier influait sur l'élaboration des politiques courantes et sur l'élaboration subséquente de nouvelles normes, qu'il était essentiel à l'assurance de l'harmonisation des efforts courants d'élaboration des politiques avec ceux d'autres administrations. Une autre a noté que les recommandations issues du Programme de SISR avaient fait en sorte que les intervenants avaient jugé qu'un plan d'action du gouvernement était acceptable.

Les personnes interrogées étaient aussi d'accord pour dire que le Programme de SISR a permis d'élargir la connaissance des questions stratégiques émergentes, par exemple, la conservation des employés dans la fonction publique. Les personnes interrogées ont fait remarquer que leurs projets du Programme de SISR avaient regroupé des gens de groupes divers comme des spécialistes des politiques gouvernementales, des universitaires, des représentants du secteur bénévole, des fonctionnaires et des représentants d'organismes s'occupant des politiques gouvernementales. Le regroupement de personnes d'administrations différentes participant aux discussions et échangeant de l'information élargit la base de connaissances.

Les personnes interrogées s'entendaient également pour dire que le Programme de SISR a permis de renforcer la capacité d'analyse. Elles ont indiqué que, par suite des projets du Programme de SISR, les secteurs comprenaient nettement mieux les besoins des autres administrations et la contribution qu'ils peuvent apporter à l'élaboration des politiques du gouvernement fédéral. L'une parmi elles a signalé que le secteur est mieux placé pour effectuer des analyses et formuler des recommandations aux ministres du Conseil du Trésor en raison de l'élargissement de la base d'information et du renforcement de la capacité analytique grâce aux projets du Programme de SISR. Une autre a fait remarquer qu'en regroupant des gens différents, on réussissait à établir des priorités et à cerner les points prioritaires ayant la plus grande incidence.

L'une des personnes interrogées avait de la difficulté à commenter la réussite du projet, indiquant que les avantages des projets étaient plus évidents pour les autres ministères que pour le Secrétariat.

3.3 Rapport coût-efficacité du programme et solutions de rechange

Conclusion : Les personnes interrogées estiment que le programme présente un bon rapport coût-efficacité en raison des avantages du partenariat avec d'autres organisations, c.-à-d. la mise à profit d'autres ressources, et à cause du peu de solutions de rechange disponibles. Dans la plupart des cas, le Secrétariat a fourni une partie du financement nécessaire à l'exécution des projets. On estime que la visibilité du programme au Ministère n'est pas suffisante et que la gestion des dossiers pourrait être améliorée.

Constatations : Les personnes interrogées estiment que le Programme de SISR présente un bon rapport coût-efficacité.Même si elles n'ont pu établir le rendement en termes quantitatifs, tout indique que le programme présente un bon rapport coût-efficacité.

Les solutions de rechange au programme semblent peu nombreuses. À la question de savoir s'il existe des solutions de rechange afin de réaliser les objectifs du Programme de SISR, les personnes interrogées ont signalé que les travaux pourraient être menés sur place, mais que l'insuffisance des ressources (humaines et financières) empêche de le faire. De plus, comme nous l'avons déjà signalé, il est parfois nécessaire de recourir à un tiers indépendant pour réussir à atteindre les objectifs du projet. L'impartition a été présentée comme solution de rechange, mais les personnes interrogées n'étaient pas certaines si cette solution pouvait être retenue en raison des exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques. Selon les personnes interrogées, les difficultés qui ont été connues avaient trait au fait que, souvent, des partenaires multiples participaient aux projets du Programme de SISR et partageaient des avantages. En outre, les extrants et les produits livrables des projets du Programme de SISR ne sont pas forcément clairs.

Le rapport coût-efficacité a été accru par le fait que le Secrétariat ne fournissait habituellement qu'une partie des fonds nécessaires à l'exécution des projets. Le Ministère s'est associé à d'autres organismes afin d'exécuter des projets, ce qui lui a permis de tirer profit d'autres ressources. Pour les dossiers examinés, le Secrétariat avait contribué de 8 p. 100 à 44 p. 100 du total des coûts du projet.

En raison de la nature du programme et de sa taille relativement modeste, son efficacité n'a pas été perçue comme étant un problème sur lequel cette évaluation devait porter. Certains renseignements relatifs à l'efficacité ont toutefois été recueillis à l'étape des entrevues.

Les personnes interrogées ont été, de façon générale, positives au sujet de l'administration du programme. La plupart ont signalé que le processus de demande était simple et facile, et que les autorisations étaient accordées en temps opportun. Par contre, les personnes interrogées ont fait part d'une amélioration qui pourrait être apportée au programme. En effet, elles estiment qu'il faudrait améliorer la promotion du programme au Ministère. Elles ont également signalé qu'il était difficile de s'informer concernant le programme. De plus, une personne interrogée a fait remarquer qu'il ne semblait pas exister de personne capable de le guider dans le processus et de répondre à toutes ses questions. Une autre personne interrogée a indiqué qu'elle avait dû se renseigner elle-même sur le programme et s'acquitter elle-même des tâches administratives. Les personnes interrogées s'entendent également pour dire qu'il faudrait augmenter la visibilité du programme au Ministère.

Recommandation 2 : Le Secrétariat devrait accroître la visibilité du Programme de SISR au Ministère et veiller à ce que les employés soient au courant du programme et sachent à qui s'adresser pour obtenir de plus amples renseignements.

En outre, l'examen des dossiers mené aux fins de la présente évaluation a mis en évidence quelques problèmes liés aux documents des projets. D'abord, les documents liés aux projets, par exemple, les formulaires de demande ou de recommandation, n'étaient pas tous disponibles par l'entremise du gestionnaire du Programme de SISR. Ensuite, comme il n'est pas nécessaire de verser au dossier un bilan à l'achèvement du projet, les membres du personnel du Programme de SISR ne connaissent pas les avantages concrets de ces projets.

Recommandation 3 : Les documents liés aux projets doivent être recueillis et conservés de manière plus systématique, et ils doivent être entreposés dans un lieu central.