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ARCHIVÉ - Évaluation du Programme de soutien d’initiatives stratégiques et de recherche - Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

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Résumé

Le présent rapport expose les constatations et les conclusions de l'évaluation du Programme de soutien d'initiatives stratégiques et de recherche (SISR) menée pour le compte du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat). L'évaluation a été menée afin de donner suite aux exigences d'évaluation du Programme en vue de son renouvellement, conformément à la Politique sur les paiements de transfert et aux exigences du Conseil du Trésor. Le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation du Secrétariat a lancé une fonction d'intendance au cours de l'évaluation. Les constatations de l'évaluation serviront aussi aux gestionnaires de programmes en fournissant des renseignements visant à améliorer le rendement et l'exécution des programmes. L'évaluation portait sur trois principaux éléments : la pertinence, la réussite et le rapport coût-efficacité.

Description du SISR

Le Programme de SISR au Secrétariat est un programme de contributions à une catégorie de bénéficiaires visant à appuyer des projets spéciaux de petite envergure qui contribuent aux objectifs du Secrétariat, sans toutefois rendre un bien ou un service particulier. Il subventionne jusqu'à 50 p. 100 des coûts admissibles de projets particuliers approuvés, sous réserve d'une limite de 500 000 dollars versés au cours de la durée de l'initiative. Aucune base de financement distincte n'est prévue pour le programme. Le Programme de SISR fonctionne moins comme un programme en soi et plus comme un mécanisme permettant aux programmes en vigueur d'atteindre leurs objectifs, d'où le prélèvement du financement sur les budgets existants, ce qui exige l'obtention d'une recommandation conjointe de l'exécutif d'une direction, l'approbation financière de l'agent financier supérieur à temps plein du ministère et l'approbation du secrétaire du Conseil du Trésor.

Pendant la période d'évaluation de cinq ans (de 2003-2004 à 2007-2008), un total de 928 674 dollars a été approuvé par l'intermédiaire du Programme de SISR du Secrétariat.

Méthode d'évaluation et limitations

La méthode d'évaluation a été conçue pour faire en sorte que le coût de l'évaluation corresponde au financement relativement modeste octroyé dans le cadre de ce programme. L'évaluation n'a donc intégré que deux éléments de preuve : l'examen des dossiers et les entrevues auprès des principaux intervenants.

Comme pour toute évaluation, les méthodes d'évaluation comportent certaines limitations. D'abord, les entrevues et l'examen des dossiers n'englobaient pas tous les projets ayant été financés dans le cadre du Programme de SISR. Des efforts ont toutefois été déployés afin de choisir les projets qui avaient représenté le pourcentage le plus élevé des dépenses du programme pendant la période d'évaluation. Les Services de conseils du gouvernement (SCG) considèrent que les dossiers choisis constituent un bon échantillon, et ils estiment qu'ils sont représentatifs des projets du Secrétariat dans le cadre du Programme de SISR.

L'insuffisance de renseignements quantitatifs constitue une deuxième limitation de l'évaluation. Les entrevues et l'examen des dossiers menés aux fins de l'évaluation constituent des sources d'informations qualitatives. Peu de renseignements quantitatifs étaient disponibles au sujet du Programme de SISR, surtout en ce qui a trait aux avantages ou aux résultats de ce dernier.

Pertinence du programme

Les projets du Programme de SISR s'harmonisent avec les objectifs du Ministère et du programme. Ceux qui ont été examinés portaient sur l'exécution de recherches et la tenue d'événements sur des sujets liés aux objectifs du Secrétariat et du programme. Parmi les sujets traités dans le cadre des projets du Programme de SISR, mentionnons la gouvernance de la fonction publique, la prestation de services intergouvernementaux; l'élaboration de politiques gouvernementales comme la conception et l'administration des programmes de subventions, de contributions et d'autres formes d'aide financière et la promotion d'approches en regard de la technologie, de l'information et des services.

Le Programme de SISR satisfait aux besoins des secteurs en finançant des projets qui autrement, n'auraient pas été possibles. Les personnes interrogées ont signalé que les organismes bénéficiaires n'auraient pas exécuté les activités financées sans le Programme de SISR. De plus, le financement accordé par le Programme de SISR a suscité des discussions sur les domaines de la gestion du secteur public qui sont rarement abordés. Selon les personnes interrogées, le Secrétariat n'aurait pas eu accès aux avantages des projets sans les fonds octroyés. Enfin, les personnes interrogées ont fait remarquer que la présence d'un organisme tiers indépendant et neutre était essentielle pour atteindre les objectifs de certains projets. Ces dernières ont indiqué que le Secrétariat n'aurait pas été en mesure de mener à terme lui-même ces projets ils auraient été jugés comme biaisés. De plus, les projets financés dans le cadre du Programme de SISR ont toujours suscité la collaboration d'organismes multiples. Sans les projets du Programme de SISR, les intervenants auraient travaillé davantage en isolement.

Réussite du Programme

L'examen des dossiers mené dans le cadre de cette évaluation a mis en évidence l'insuffisance d'éléments de preuve dans les dossiers du Secrétariat relativement aux avantages des projets. Les seuls renseignements ayant résulté de l'examen des dossiers, pour ce qui est des avantages de ces projets, étaient en majeure partie des renseignements sur les avantages prévus plutôt que sur les avantages concrets obtenus. Il n'est pas exigé, aux termes du Programme de SISR, de verser au dossier un bilan à l'achèvement du projet. Les avantages concrets qui échoient au Secrétariat par suite de ces projets ne sont donc pas consignés de manière courante.

Recommandation 1 : Le secteur de Programme devrait mettre en œuvre un mécanisme afin de faire en sorte que les incidences du Programme puissent être mesurées en regard des avantages concrets plutôt que des avantages prévus. Un bilan déposé à la fin du projet, par exemple, pourrait être exigé pour tous les projets du Programme de SISR. Ce bilan pourrait être un simple document d'une page à remplir à l'achèvement de chaque projet.

Les personnes interrogées estiment que le Programme de SISR a contribué à l'amélioration des politiques ou des programmes, au développement de la connaissance des questions stratégiques émergentes et au renforcement de la capacité d'analyse.

Selon les personnes interrogées, le Programme de SISR a permis d'améliorer les politiques ou les programmes dont les secteurs du Secrétariat sont responsables. Elles s'entendaient également pour dire que le Programme de SISR a permis de développer la connaissance des questions stratégiques émergentes (par exemple, la conservation des employés dans la fonction publique). Elles font remarquer que les projets du Programme de SISR ont rapproché des personnes de groupes divers qui ont pris part aux discussions et échangé des renseignements, ce qui a élargi la base de connaissances. Enfin, les personnes interrogées ont convenu que le Programme de SISR a contribué au renforcement de la capacité d'analyse en élargissant la base de renseignements des secteurs et en renforçant la capacité analytique en conséquence des projets du Programme de SISR.

Une des personnes interrogées avait de la difficulté à commenter sur la réussite du projet, indiquant que les avantages du projet étaient plus évidents pour les autres ministères que pour le Secrétariat.

Rapport coût-efficacité du programme et solutions de rechange

Les solutions de rechange au Programme de SISR semblent peu nombreuses. Les personnes interrogées ont signalé l'insuffisance des ressources (humaines et financières) qui permettraient au Secrétariat de mener les travaux sur place. En outre, il faut dans certains cas retenir les services d'un tiers indépendant pour réussir à atteindre les objectifs du projet. Certains ont signalé des problèmes liés à la seule solution de rechange éventuelle (c.-à-d. l'impartition des travaux) qui découlent principalement du fait que, souvent, de nombreux partenaires participent aux projets du Programme de SISR offrant des avantages partagés et que les extrants ou les produits livrables des projets ne sont pas nécessairement clairs.

Les personnes interrogées estiment que le programme présente un bon rapport coût-efficacité en raison des avantages du partenariat avec d'autres organisations (c.-à-d. la mise à profit d'autres ressources). Dans la plupart des cas, le Secrétariat n'a fourni qu'une partie du financement nécessaire à l'exécution des projets. Pour les dossiers examinés, le Secrétariat a contribué de 8 p. 100 à 44 p. 100 du total des coûts des projets.

En raison de la nature du programme et de sa taille relativement modeste, son efficacité n'a pas été perçue comme étant un problème sur lequel cette évaluation devait porter. Certains renseignements relatifs à l'efficacité ont toutefois été recueillis à l'étape des entrevues. Les personnes interrogées ont été, de façon générale, positives au sujet de l'administration du programme. La plupart ont signalé que le processus de demande était simple et facile, et que les autorisations ont été accordées en temps opportun.

Quelques suggestions ont été faites pour améliorer le programme. Dans un premier temps, les personnes interrogées estiment que le Ministère devrait mieux mettre en valeur le programme.

Recommandation 2 : Le Secrétariat devrait accroître la visibilité du Programme de SISR au Ministère et veiller à ce que les employés soient au courant du programme et sachent à qui s'adresser pour obtenir de plus amples renseignements.

En outre, l'examen des dossiers mené aux fins de cette évaluation a mis en évidence le fait que les documents liés aux projets (c.-à-d. les formulaires de demande et de recommandation) n'étaient pas tous disponibles par l'entremise du gestionnaire du Programme de SISR, et comme il n'est pas nécessaire de verser au dossier un bilan à l'achèvement du projet, les avantages concrets des projets ne sont pas consignés régulièrement.

Recommandation 3 : Les documents des projets doivent être recueillis et conservés de manière plus systématique, et ils doivent être entreposés dans un lieu central.