ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Frais de voyage et d'accueil au sein des petits ministères et organismes

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Vérification interne horizontale
Frais de voyage et d'accueil
au sein des petits ministères et organismes

Avril 2009

Secteur de la vérification interne
Bureau du contrôleur général

Table des matières

Résumé

Exposé détaillé des constatations et des recommandations

Annexes

Résumé

Introduction

Aux termes de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT), le contrôleur général doit procéder chaque année à des vérifications horizontales et d'autres vérifications dans les petits ministères et organismes (PMO). Le présent rapport sur les frais de voyage et d'accueil renferme les résultats de la première vérification du genre menée par le Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général.

Les principaux documents de référence qui régissent les voyages en service commandé sont la Directive sur les voyages, les Autorisations spéciales de voyager et la Politique sur les voyages supplémentaire. On prévoit le remboursement de frais raisonnables devant être engagés lors de voyages en service commandé, par exemple les frais de transport et d'hébergement.

Des dispositions particulières sont aussi énoncées dans les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein. En outre, certains PMO ont le pouvoir d'établir leurs propres règles pour les voyages, règles qui peuvent différer de celles applicables de façon générale à la fonction publique.

En ce qui concerne les services d'accueil fournis par le gouvernement du Canada, les principes et les exigences applicables sont exposés dans la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor. Cette politique vise à faire en sorte que les activités d'accueil soient organisées d'une manière économique, uniforme et appropriée pour faciliter la conduite des affaires du gouvernement ou lorsque la courtoisie l'exige.

Objectif et étendue de la vérification : La présente vérification visait à déterminer dans quelle mesure les frais de voyage et d'accueil engagés dans les PMO étaient gérés conformément aux exigences en vigueur. Dans cette optique, un examen des éléments probants recueillis pour chacun des aspects ci-dessous a été effectué.

• Gouvernance : Le cadre de gestion qui régit la gestion des frais de voyage et d'accueil est bien structuré et fonctionne efficacement.
• Contrôles internes : Les contrôles administratifs régissant les frais de voyage et d'accueil garantissent la conformité aux politiques et aux directives applicables.
• Gestion du risque : L'identification, l'évaluation et l'atténuation des risques contribuent à la gestion efficace des frais de voyage et d'accueil.

La vérification a porté sur les demandes de remboursement et les remboursements de frais de voyage et d'accueil effectués au cours de l'exercice 2005-2006 et au cours des cinq premiers mois de 2006-2007 dans les 44 organisations définies comme étant des petits ministères et organismes au sens de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Les frais de voyage ainsi visés totalisaient environ 31 millions de dollars et les frais d'accueil, 1,3 million de dollars. La vérification a porté sur un échantillon de plus de 500 demandes de remboursement, la valeur des opérations correspondantes s'établissant à 1,7 million de dollars.

Évaluation générale

Orientée sur la conformité, la vérification a mis en lumière différents points auxquels il conviendrait de porter attention pour pouvoir exercer de façon manifeste une gestion adéquate des frais de voyage et d'accueil dans l'ensemble des PMO. Nous ne recommandons pas l'établissement de contrôles internes additionnels.  Cependant, nous insistons sur la nécessité d'assurer une application plus uniforme des contrôles existants.

Nous avons constaté qu'un pourcentage important de demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil n'avaient pas fait l'objet d'une autorisation préalable et que, en particulier dans le cas des frais d'accueil, il n'y avait pas de pièces justificatives suffisantes. Nous avons aussi observé des lacunes au niveau de l'observation des exigences énoncées dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) concernant les autorisations de paiement.

Nous avons également remarqué qu'un bon nombre de responsables de la gestion des frais de voyage avaient éprouvé certains problèmes, assez compréhensibles, en raison de la complexité des règles qui s'appliquent aux personnes nommées par le gouverneur en conseil. Dans quelques cas assez rares, des administrateurs généraux ont approuvé leurs propres demandes de remboursement. Dans le même ordre d'idées, certains gestionnaires ne savaient pas avec certitude comment définir le concept d'accueil ou traiter les demandes. Tant pour les voyages que pour les activités d'accueil, ces facteurs ont eu une incidence sur la qualité des procédures internes d'examen et de validation.

La vérification a aussi permis de constater l'existence de bonnes pratiques. Dans plusieurs organisations, les demandes non conformes sont habituellement renvoyées à leur auteur ou sont transmises aux échelons supérieurs, les demandes de faible montant constituant une exception raisonnable. En outre, et reconnaissant que le point de mire était le cadre de contrôles, les vérificateurs n'ont pas observé de tendance à l'abus en ce qui concerne les frais de voyage et d'accueil dans l'échantillon examiné.

En résumé :

• La gouvernance entourant les frais de voyage et d'accueil dans les PMO est raisonnable dans l'ensemble, mais il conviendrait néanmoins de la resserrer en précisant de quelle manière les politiques et les directives s'appliquent dans chacun des organismes, y compris leurs dispositions internes.
• Le contrôle interne exercé à l'égard des frais de voyage et d'accueil devrait être amélioré dans les PMO afin d'assurer une application uniforme de la LGFPainsi que des politiques et de la réglementation applicables.
• La gestion du risque estadéquate dans la plupart des cas, les demandes qui n'étaient pas conformes étaient renvoyées à leur auteur ou transmises aux échelons supérieurs. Une surveillance constante est de rigueur à cet égard.

Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel à titre de directeur responsable des vérifications portant sur les petits ministères et organismes, j'estime que nous avons utilisé des procédures de vérification suffisantes et appropriées et recueilli les preuves nécessaires à l'appui des conclusions présentées dans ce rapport. Les conclusions exprimées sont fondées sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de la vérification avec des critères de vérification établis. Ces conclusions ne valent qu'aux entités examinées.

Les demandes de remboursement provenant d'un nombre précis d'organisations ont été examinées  en appliquant une méthodologie fondée sur le risque à un grand échantillon d'opérations. Les éléments probants recueillis sont, à mon avis, suffisants pour étayer les conclusions formulées dans le cadre de la présente vérification.

Nous pouvons fournir une assurance que, dans l'ensemble, les PMO visés par la vérification disposent de structures de gouvernance et de processus de gestion des risques raisonnables au regard des frais de voyage et d'accueil. Il existe aussi une assise de contrôle interne permettant d'améliorer la conformité.

Le renforcement des pratiques suivantes aiderait grandement à améliorer le niveau général de conformité aux politiques et de transparence des processus :

1. autoriser préalablement les activités de voyage et d'accueil;
2. s'assurer que les politiques et les normes relatives aux voyages des personnes nommées par le GC soient communiquées, expliquées et bien comprises (à l'intérieur des PMO);
3. verser aux dossiers les documents justificatifs appropriés pour étayer les demandes de remboursement des frais;
4. obtenir les attestations requises aux termes de la LGFP.

L'étendue des faiblesses observées variait d'un PMO à l'autre. Seulement un petit nombre d'entités présentaient des lacunes par rapport à plusieurs des critères de vérification. Ces écarts dans la conformité et les pratiques se traduisaient par des niveaux de risque qui variaient à l'intérieur des PMO. Lorsqu'ils se sont penchés sur l'échantillon des opérations provenant des 21 PMO examinés, les vérificateurs n'ont repéré aucune tendance manifeste d'abus. En général, les vérifications internes ne visent pas spécialement à repérer les formes d'abus mais plutôt à ajouter une certaine valeur et à améliorer les opérations des organisations en étudiant l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Enfin, nous présentons dans le rapport les pratiques exemplaires relevées afin que les autres PMO puissent s'en inspirer.

Principales Constatations

Interprétation des politiques : Dans bon nombre des PMO visés par la vérification, la gestion comprend des personnes nommées par le gouverneur en conseil (GC). Ces nominations peuvent être assorties de conditions variées (p. ex., nominations à temps plein ou à temps partiel). De plus, certains des PMO ont les pouvoirs requis pour établir leurs propres dispositions en matière de voyages et d'accueil. La complexité découlant de l'octroi de droits particuliers soulève des difficultés pour les personnes devant assurer la gestion des voyages et des activités d'accueil. Dans certains PMO, on avait de la difficulté à savoir quelles exigences s'appliquaient à qui, ce qui donnait lieu à un certain manque d'uniformité. Les vérificateurs n'ont pas relevé de tendance à l'abus, mais les pratiques observées ont nui au processus de validation et d'examen critique à l'interne, de sorte qu'il fallait s'en remettre davantage à l'intégrité des gens et à leur connaissance des normes et des droits accordés.

Les vérificateurs ont aussi constaté que le personnel de la plupart des PMO n'était pas certain de bien comprendre la Politique sur l'accueil. On se demandait notamment si des événements relevaient de cette politique, si les repas pris dans certaines circonstances entraient dans la définition de l'accueil et quels volets d'événements donnés étaient visés par cette définition et devaient être traités en conséquence.

Autorisation préalable des demandes : Fréquemment, les demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil n'avaient pas fait l'objet d'une autorisation préalable. Dans d'autres cas, aucune date n'était indiquée à côté de la signature. Ainsi, il était impossible de fournir des assurances que l'autorisation avait dans les faits été accordée avant le voyage ou l'activité d'accueil. Trente trois pour cent (33 %) des demandes de remboursement de frais de voyage examinées par les vérificateurs n'avaient pas été autorisées au préalable par une signature.

Pour des raisons pratiques, les administrateurs généraux des PMO ont le droit d'autoriser au préalable leurs propres voyages.  Comme mesure de saine gestion, certains d'entre eux demandaient à leur agent supérieur de l'administration ou des finances de le faire. Cependant, dans la majorité des cas, il n'y avait pas d'autorisation au préalable. Et surtout, 6 % des demandes vérifiées avaient été signées pour approbation par les administrateurs généraux qui en étaient les auteurs.

Pièces à l'appui des demandes de remboursement : Dans un certain nombre de cas, il n'y avait pas de pièces justificatives adéquates au dossier, et les vérificateurs n'ont pu faire un rapprochement entre les frais de voyage demandés et les droits correspondants ou les frais effectivement engagés. Au total, 14 % des demandes examinées n'étaient pas accompagnées de pièces adéquates à l'appui des frais approuvés. Pour ce qui est des demandes de frais d'accueil, dans 10 % des cas, on n'avait pas consigné d'information sur l'activité (petit déjeuner, déjeuner, dîner, réception, rafraîchissements ou boissons), et dans 18 % des demandes, le nombre de personnes présentes et la catégorie dont elles faisaient partie n'étaient pas indiqués.

Remboursements : Un certain nombre de questions se sont posées en ce qui a trait à l'approbation et à l'attestation des demandes en vertu de la LGFP. En tout, 4 % des demandes de remboursement de frais de voyage payées n'avaient pas été approuvées conformément à l'article 34 de la LGFP, et 3 % avaient été approuvées par leur auteur, tandis que 6 % avaient été approuvées par voie électronique d'une manière non conforme à la Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques du Conseil du Trésor.

Dans le cas des activités d'accueil, 9 % des demandes payées n'avaient pas été attestées conformément à l'article 34 de la LGFP et 4 % avaient été approuvées par un participant.

Principales Recommandations

Personnes nommées par le gouverneur en conseil : Les ministères et les organismes devraient veiller à ce que les personnes responsables de la gestion des frais de voyage et des demandes de remboursement connexes, de même que les personnes nommées par le gouverneur en conseil, connaissent les droits particuliers de ces dernières en ce qui touche les frais de voyage ainsi que les exigences de production de pièces justificatives applicables dans leur organisation. Les communications et les explications à ce sujet doivent notamment comporter des renvois aux politiques et aux règlements pertinents, entre autres les dispositions visant expressément les PMO.

Gestion des frais de voyage et d'accueil : Le fonctionnaire responsable de la gestion financière à l'intérieur d'un PMO doit fournir une orientation et exercer une surveillance pour veiller à ce que les frais de voyage et d'accueil fassent l'objet d'une gestion rigoureuse. Il faut notamment que les personnes à qui ont été délégués les pouvoirs requis fournissent les autorisations préalable et les attestations subséquente. De plus, les paiements ne devraient pas être approuvés en l'absence des pièces justificatives exigées.

Interprétation de la Politique sur l'accueil : Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit fournir, en complément de la Politique sur l'accueil, une orientation et des exemples afin de faciliter l'interprétation de cette politique. C'est aux PMO qu'il appartient de veiller à ce que les exigences applicables soient clairement communiquées à leurs employés et aux personnes nommées par le gouverneur en conseil, à ce que ces derniers les comprennent bien et aussi à obtenir toutes les précisions requises.

Formation : Les PMO doivent veiller à ce qu'une formation adéquate soit offerte aux employés au sujet de la LGFP, de la Directive sur les voyages, de la Politique sur l'accueil, des Autorisations spéciales de voyager, des Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein, du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement et des instruments de délégation de pouvoirs et autres qui sont propres à chaque PMO.

Autorisation électronique : Les PMO devraient consulter le Bureau du contrôleur général et la Direction du dirigeant principal de l'information afin de vérifier que les processus en place pour l'autorisation électronique des demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil sont conformes aux exigences de la Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques du Conseil du Trésor et de la LGFP.

Plan d'action de la direction : Les PMO où l'on a observé davantage de lacunes par rapport aux critères d'évaluation doivent soumettre au Bureau du contrôleur général des plans d'action de la direction touchant les recommandations mentionnées précédemment. De même, les secteurs compétents du Secrétariat du Conseil du Trésor ont été requis de fournir des plans relativement aux recommandations formulées.

Par la suite, le rapport de vérification final sera transmis à tous les PMO, qui devront déterminer, par examen dans quelle mesure s'applique chacune des recommandations et prendre les mesures qui s'imposent. Les plans de surveillance et de vérification interne horizontale comporteront des mesures de suivi aux fins de l'évaluation de la documentation, de la qualité et des résultats de ces examens.

La collectivité des PMO

La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor énonce deux critères qui servent à déterminer quels organismes entrent dans la catégorie des PMO :

1. l'effectif du ministère ou de l'organisme doit compter moins de 500 équivalents temps plein (ETP);
2. ses niveaux de référence doivent être inférieurs à 300 millions de dollars par exercice ^[1].

Au moment de la vérification, on comptait 44 entités entrant dans la catégorie des PMO, et leurs administrateurs généraux géraient au total des ressources financières totalisant environ 730 millions de dollars ainsi que 4 500 ETP.

Les PMO constituent un volet important des activités de l'État et ont une incidence sur de nombreux secteurs, dont l'environnement, les relations de travail, l'économie, les télécommunications, les transports, l'agriculture, l'énergie, les ressources naturelles, les droits de la personne et les finances. On y retrouve des entités judiciaires et quasi judiciaires ainsi que des entités d'enquête et de réglementation.

La gouvernance, les contrôles internes et la gestion du risque dans les PMO peuvent être particuliers. Par exemple, la structure de gouvernance de nombreux PMO comprend un conseil décisionnel comptant des représentants provinciaux ou régionaux; le président du conseil peut être une personne nommée par le GC remplissant ses fonctions à temps plein ou à temps partiel, et il peut s'agir de l'administrateur général; les membres du conseil peuvent eux aussi être des personnes nommées par le GC et remplir leurs fonctions à temps plein ou à temps partiel; et il arrive parfois que des ententes de services de surveillance financière et des accords officiels soient conclus avec des ministères de plus grande taille.

La gouvernance opérationnelle est généralement horizontale, et on compte un plus petit nombre de directions et de divisions fonctionnelles (par exemple, ressources humaines, services administratifs, finances ou technologies de l'information). Cela signifie qu'un gestionnaire donné peut être responsable de plusieurs secteurs d'activités importants de son PMO, et aussi que, tout dépendant de la taille de l'entité et de son budget, le cloisonnement des tâches peut être moins prononcé; la taille de l'entité pourra aussi influer sur d'autres formes de contrôle, entre autres des contrôles de supervision réguliers. En raison de ces particularités, l'identification, l'évaluation et l'atténuation des risques sont des aspects importants de la gestion des PMO.

Objectif et étendue de la vérification

L'objectif de la vérification était de fournir une assurance quant à la question de savoir si les frais de voyage et d'accueil encourus dans les PMO sont administrés conformément aux politiques et aux directives applicables.

Les principes et les exigences régissant les voyages sont énoncés dans la Directive sur les voyages, les Autorisations spéciales de voyager et la Politique sur les voyages supplémentaire du Conseil du Trésor ainsi que dans les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein du Bureau du Conseil privé.

Ces documents visent à permettre le remboursement de frais raisonnables – transports, logement, repas et faux frais – devant être engagés dans le cadre de voyages en service commandé.

Le gouvernement du Canada gère les activités d'accueil conformément aux exigences et aux principes énoncés dans la Politique sur l'accueil, dont l'objet est de veiller à ce que le gouvernement organise des activités d'accueil de façon économique, uniforme et appropriée, pour faciliter la conduite de ses affaires ou lorsque la courtoisie l'exige.

Les secteurs d'intérêt suivants ont été examinés, en conformité avec la Politique sur la vérification interne sous sa forme actuelle, dans la perspective des politiques, des directives, des lois et des autres guides pertinents au regard des voyages et de l'accueil.

• Gouvernance : le cadre de gestion qui régit l'administration des frais de voyage et d'accueil est structuré adéquatement et fonctionne de façon efficace.
• Contrôles internes : les contrôles administratifs régissant les frais de voyage et d'accueil garantissent la conformité aux politiques et aux directives applicables.
• Gestion du risque : l'identification, l'évaluation et l'atténuation du risque contribuent à la gestion efficace des frais de voyage et d'accueil.

La présente mission de vérification a comporté l'examen d'un échantillon de demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil provenant des 44 PMO au cours de l'exercice 2005-2006 et des cinq premiers mois de 2006-2007. L'échantillon comportait 401 demandes de remboursement de frais de voyage et 115 demandes de remboursement de frais d'accueil.

Stratégie de vérification

Critères

Des outils de vérification et des procédures d'essai ont été définis et utilisés relativement à chacun des critères de vérification, notamment la collecte de données et une analyse fondée sur les critères qui sont énumérés à l'annexe 5. Ces critères portent sur la gouvernance, le contrôle interne et la gestion du risque.

Échantillonnage

Une approche fondée sur le risque a servi à établir un échantillon de demandes aux fins de la vérification. La première étape a consisté à analyser l'ensemble des frais de voyage et d'accueil engagés dans les 44 PMO, à partir des données du Système de rapports de gestion financière de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le but étant de déterminer les paramètres suivants : le montant total des dépenses, le montant moyen des frais de voyage par équivalent temps plein (ETP) et le montant moyen des frais d'accueil par ETP.

Une fois cette analyse achevée, l'équipe de vérification a procédé à un examen préliminaire des 23 PMO pour lesquels le risque associé aux paramètres pertinents était relativement moindre – cet examen préalable a comporté un sondage, l'étude du déroulement des procédures de gestion des frais de voyage et d'accueil, l'examen d'un petit nombre de demandes de remboursement et des entrevues approfondies portant sur la gestion du risque, les contrôles internes et la procédure de gouvernance. Parmi les personnes interrogées, on retrouvait les chefs des finances, des gestionnaires de centre de responsabilité ou de centre de coûts et des voyageurs.

L'échantillon final (y compris les ajouts et les ajustements effectués sur le terrain) comportait 401 demandes de remboursement de frais de voyage et 115 demandes de remboursement de frais d'accueil provenant des 21 PMO restants. Les vérificateurs ont procédé à cette sélection sur place en se fondant sur leur jugement et en veillant à inclure des demandes de remboursement de montants importants et des demandes correspondant à  éventail représentatif d'auteurs de telles demandes (p. ex., personnes nommées par le gouverneur en conseil, gestionnaires, employés et entrepreneurs). Les vérificateurs ont examiné ces demandes de manière à faire ressortir les tendances et les comportements en ce qui a trait aux processus de gouvernance, aux contrôles internes et à la gestion du risque.

Méthodologie de sondage

Nous avons examiné les procédures, les lignes directrices et les pratiques en matière de gouvernance, de contrôle et de gestion du risque dans le cadre de notre échantillon de frais de voyage et d'accueil, de même que les mécanismes de surveillance et de rapport. Nous avons examiné les frais individuels pour vérifier si les données étaient complètes, raisonnables, exactes et valides, et si elles étaient conformes à la législation et aux politiques et directives applicables.

Pour assurer l'uniformité de l'approche aussi bien dans le contexte des questions de gouvernance que dans celui des questions de gestion des risques, les vérificateurs ont employé les mêmes outils et les mêmes méthodes (principalement des entrevues et l'examen de documents) que lors de l'examen initial des PMO jugés à risque moindre , pendant la phase de planification. Ce faisant, nous avons disposé d'une assise commune pour exposer les résultats de l'examen préliminaire et de la vérification détaillée.

En ce qui concernait les questions de contrôle interne, les vérificateurs ont procédé à une sélection dirigée, sur place, parmi le nombre alloué de demandes de remboursement par PMO. Cette approche a permis d'assurer la plus grande couverture des questions de vérification spécifiques et de faire en sorte que les aspects présentant un intérêt particulier (par exemple, plus gros montants, voyageurs fréquents, voyageurs se rendant outre-mer, bénéficiaires, type, etc.) soient évalués. Des outils formels d'évaluation de vérification ont guidé l'examen de chaque transaction.

Frais de voyage et d'accueil – Étendue de la vérification

Type de demande	Voyages : # de demandes de remboursement	Voyages : valeur ($)	Accueil : # de demandes de remboursement	Accueil : valeur ($)
Ensemble des PMO	89 803	30 556 206 $	6 972	1 318 298 $
PMO vérifiés	84 333	26 862 993 $	5 964	1 106 225 $
Échantillon sélectionné	401	1 404 804 $	115	305 841 $

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^[1] Font exception les agents du Parlement désignés dans cette politique, qui sont considérés comme faisant partie des grands ministères et organismes.

Exposé détaillé des constatations et des recommandations

Introduction

La présente section expose en détail les constatations faites dans le cadre de la vérification horizontale de la gestion des frais de voyage et d'accueil dans les PMO. Ces constatations sont fondées sur les éléments probants recueillis et les examens effectués dans le cadre d'une analyse du risque effectuée au départ et d'un échantillonnage détaillé des opérations effectué subséquemment.

Les constatations détaillées et les recommandations ayant trait aux voyages et à l'accueil sont présentées séparément.

Gouvernance des frais de voyage et d'accueil

Constatation 1 : Voyages des personnes nommées par le gouverneur en conseil

La vérification nous a permis de constater l'existence de différences importantes entre les PMO au chapitre des pratiques et des processus régissant les voyages des personnes nommées par le gouverneur en conseil. Les droits et les exigences relativement aux frais de voyage des personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein et à temps partiel n'étaient pas communiqués clairement, n'étaient pas bien compris et leur application n'était pas uniforme.

L'un des éléments caractéristiques des PMO est le fait qu'ils font appel aux services de personnes nommées par le GC pour appuyer l'exécution de leur mandat et de leurs activités. Dans bon nombre de PMO, il existe un conseil composé de personnes nommées par le GC et comptant des représentants provinciaux, régionaux et sectoriels. Les personnes nommées par le GC peuvent prendre part aux activités de l'organisation; dans certains cas, il peut même s'agir de personnes occupant le poste de président du conseil ou d'administrateur général de l'organisation. Il était très important d'examiner le traitement des dépenses de ces personnes, qui font partie intégrante de la collectivité des PMO. Les frais de voyage des personnes nommées par le gouverneur en conseil sont régis par quatre documents :

• la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor;
• les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor (à l'intention des administrateurs généraux, des personnes nommées par le GC, des membres du groupe de la direction et des agents contractuels);
• la Politique sur les voyages supplémentaire du Conseil du Trésor (pour les membres du groupe de la direction et le personnel exonéré);
• les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein du Bureau du Conseil privé.

Afin d'évaluer la conformité aux exigences énoncées dans ces documents, les vérificateurs ont procédé à des entrevues auprès de gestionnaires et d'employés de PMO sélectionnés et ils ont examiné les pièces justificatives fournies relativement à un échantillon d'activités de voyage. Ils ont étudié les résultats de la vérification en tenant compte des facteurs suivants :

• la nature des rôles et des responsabilités des PMO;
• la coordination des activités relatives aux voyages;
• la communication de renseignements sur le risque et le contrôle;
• les activités de promotion des valeurs et de l'éthique.

En temps normal, les voyages effectués en service commandé par des membres de l'administration fédérale sont régis par la Directive sur les voyages. Toutefois, les PMO, qui sont des employeurs distincts, ont le pouvoir d'élaborer leurs propres règles, qui ne concorderont pas toujours totalement avec la Directive sur les voyages, avec les Autorisations spéciales de voyager ou avec la Politique sur les voyages supplémentaires. Les employeurs distincts qui établissent leurs propres règles doivent indiquer clairement comment ces règles sont censées s'appliquer (en exposant formellement cette information dans leur rapport annuel sur le rendement).

Bien que les Autorisations spéciales de voyager accordent aux dirigeants d'un ministère ou d'un organisme un pouvoir discrétionnaire à l'égard de certains frais de voyage, elles exigent également que l'administrateur général et les personnes nommées à un poste de direction par le GC prennent leurs arrangements par l'intermédiaire du Service de voyages du gouvernement (SVG). Malgré cela, les vérificateurs ont remarqué que dans le cas des voyages en service commandé des membres de la direction et du personnel exonéré, de grandes disparités existaient entre les PMO en ce qui a trait à l'interprétation et à l'application des diverses directives et autres règles en vigueur. Ainsi, certaines personnes nommées par le GC avaient réservé des billets d'avion sur des vols commerciaux sans faire appel au SVG. De plus, il n'y avait pas d'explication consignée au dossier dans le cas des dérogations apparentes aux politiques et directives établies.

Les gestionnaires responsables des voyages ont fait état de l'existence d'une certaine confusion découlant des nombreuses règles en vigueur ainsi que de la difficulté entourant l'interprétation et l'application de ces règles dans la pratique. Voici quelques exemples à cet égard :

• Il est mentionné dans les Autorisations spéciales de voyager que les « sous-ministres (1-4) et les personnes nommées par le Gouverneur général en conseil GC (8-11) et GCQ (8-11) [niveaux de classification] peuvent, à leur discrétion, voyager en classe 'affaires' mais doivent effectuer leurs réservations par le service des voyages du gouvernement ».
• Voici maintenant un extrait des Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein : « La Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d'affaires, les autorisations spéciales de voyager et le Guide sur l'administration des voyages précisent les règles ayant trait aux voyages en service commandé. Ces règles s'appliquent à toutes les personnes nommées par le GC à l'exception de celles qui sont à l'emploi d'organismes habilités à définir leurs propres modalités. Les dispositions sur les voyages sont impératives et elles prévoient le remboursement des dépenses nécessaires raisonnables engagées au cours des déplacements en service commandé. »
• Les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein indiquent aussi que les titulaires de postes DM 1-4 et GC/GCQ 8-10 doivent faire appel au Service de voyages du gouvernement.
• Ce même document précise que les titulaires de postes GC/GCQ-3 ou supérieurs qui occupent un poste à l'extérieur de la région de la capitale nationale et tous les titulaires de postes GC/GCQ-4 ou supérieurs peuvent être autorisés à voyager par avion en classe affaires lorsque les circonstances et la distance le justifient.

Au sein des PMO qui ont le pouvoir d'établir leurs propres règles concernant les voyages, il faut que ces exigences soient claires et soient bien comprises par les employés. Il est difficile d'assurer l'observation de règles imprécises.

Recommandation

Les PMO doivent veiller à ce que les exigences relatives aux frais de voyage pour toutes les catégories de personnes nommées par le GC qui font partie de leur organisation soient clairement communiquées, qu'elles soient bien comprises et qu'elles soient appliquées de façon uniforme. De plus, chaque ministère et organisme doit s'assurer qu'un énoncé clair et précis des frais de voyage admissibles (en concordance avec les politiques et directives applicables) soit formulé et communiqué aux personnes susceptibles de présenter une demande de remboursement de même qu'aux personnes responsables de la gestion et du versement des remboursements.

Contrôle interne des frais de voyage

Constatation 2 : Autorisation préalable des frais de voyage

La vérification nous a permis de constater qu'il arrivait fréquemment que des voyages ne soient pas autorisés au préalable ou que les signatures ne soient pas assorties d'une date, de sorte qu'on ne pouvait avoir l'assurance que l'autorisation a été donnée avant le voyage. Au total, 33 % des 401 demandes de remboursement de frais de voyage vérifiées ne portaient pas de signature d'autorisation préalable; dans 62 % des cas, les voyages de l'administrateur général du PMO n'avaient pas été autorisés au préalable. De plus, 9 % des demandes, comportaient des signatures qui n'étaient pas datées.

Aux termes de la Directive sur les voyages, les PMO sont tenus d'autoriser les voyages en service commandé, de déterminer les circonstances dans lesquelles ces voyages sont nécessaires et de veiller à ce que les voyages soient effectués en conformité avec les dispositions de ladite directive. Les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit au préalable, de manière à garantir que toutes les mesures afférentes aux voyages soient conformes aux dispositions de la Directive. Le voyage ne peut être autorisé après coup que dans des circonstances particulières.

L'examen des demandes de remboursement de frais de voyage dans les PMO a comporté l'évaluation des systèmes et des pratiques d'autorisation préalable. Nous avons ainsi pu constater que, dans bon nombre de cas, les voyageurs n'avaient pas obtenu d'autorisation préalable – autrement dit, la documentation n'était pas signée ni datée, ou la signature n'était pas accompagnée d'une date. Parfois, l'autorisation avait été donnée après le voyage, ce qui signifie que le voyage n'était pas dûment autorisé aux termes de la Directive sur les voyages aux fins de garantir que ce voyage était nécessaire ou que l'on répondait aux besoins du voyageur.

La Directive sur les voyages comporte une exigence d'autorisation préalable. L'absence d'une telle autorisation peut avoir différentes conséquences – voyage non assuré, dépenses imprévues ou frais de voyage engagés sans tenir compte comme il se doit des principes de prudence et de probité. Nous sommes conscients qu'il peut y avoir des circonstances où il sera difficile pour l'administrateur général d'obtenir l'autorisation préalable d'un voyage. Toutefois, lorsqu'un voyage est prévu longtemps à l'avance, il serait plus prudent de la part de l'administrateur général de demander une autorisation préalable au cadre supérieur compétent.

Recommandation

Les voyages devraient être autorisés au préalable par une personne à qui les pouvoirs requis ont été délégués de manière appropriée (il faudrait aussi indiquer la date d'autorisation préalable). Les personnes responsables du traitement des demandes de remboursement de frais de voyage devraient exercer une surveillance et signaler les cas où un voyage n'a pas été autorisé au préalable. Dans la mesure du possible, les administrateurs généraux devraient veiller à ce que leurs voyages fassent l'objet d'une autorisation préalable par un cadre supérieur fondé à accorder une telle autorisation.

Constatation 3 : Autorisations relatives aux voyages des administrateurs généraux

Dans quelques cas, l'administrateur général avait lui-même signé sa demande de remboursement afin de l'autoriser.

L'examen des demandes de remboursement de frais de voyage a porté entre autres sur l'autorisation préalable et sur les remboursements. Les vérificateurs ont constaté que 6 % des demandes examinées qui avaient été présentées par des administrateurs généraux avaient été approuvées par ces derniers. Or, aux termes de la Politique sur la vérification des comptes, la séparation des tâches – la personne approuvant une dépense ne doit pas être celle qui en fait la demande – est à la fois une exigence et un facteur de contrôle fondamental qu'il faut respecter afin de promouvoir la transparence et de garantir que les fonctionnaires n'approuvent pas des dépenses dont ils peuvent tirer un avantage à titre personnel, que ce soit directement ou indirectement. Le cadre supérieur responsable de la gestion financière pourrait être la personne désignée pour approuver de telles dépenses.

Bien que l'information sur les frais de voyage soit affichée sur le site Web du PMO, l'administrateur général ne devrait pas approuver ses propres demandes.

Recommandation

Les administrateurs généraux devraient veiller à ce que les demandes de remboursement de leurs frais de voyage soient approuvées par la personne ayant les pouvoirs délégués requis et pouvant rendre compte du fait que le voyage est conforme aux directives applicables.

Constatation 4 : Pièces à l'appui des demandes de remboursement de frais de voyage

La vérification a permis de constater que 14 % des demandes de remboursement de frais de voyage examinées n'étaient pas assorties d'une documentation suffisante pour justifier les dépenses.

Pour se conformer à la Directive sur les voyages, les voyageurs doivent, le plus rapidement possible après leur voyage, remplir et présenter des demandes de remboursement de leurs frais de déplacement et y joindre les pièces justificatives nécessaires. Si le voyage est d'une durée de plus d'un mois, le voyageur peut présenter des demandes de remboursement d'une partie de ses frais avant la fin du déplacement.

Les vérificateurs ont examiné des demandes de remboursement de frais de voyage afin d'établir si des données suffisantes avaient été versées au dossier pour étayer les frais déclarés. Ils ont ainsi pu constater que, dans un certain nombre de cas, le dossier ne contenait pas de pièces justificatives suffisantes leur permettant de faire le rapprochement entre les montants demandés et les frais engagés. Par exemple, des tarifs hôteliers figurant sur la demande étaient supérieurs aux tarifs gouvernementaux affichés mais avaient été approuvés sans plus d'explication.

Bien que la valeur totale rattachée à ces demandes n'ait pas été élevée, l'absence de pièces justificatives ou d'explications concernant les décisions prises fait qu'il est difficile pour un PMO de démontrer qu'une demande est conforme à la Directive sur les voyages ou à d'autres exigences en vigueur dans l'administration publique. Il y a eu par exemple un cas où une personne a franchi une distance de plus de 3 200 kilomètres au total avec son véhicule personnel pour assister à une conférence; aucune pièce justificative ni aucune explication n'ont été fournies au sujet du coût relatif de ce voyage et des raisons pour lesquelles on avait approuvé ce mode de transport plutôt qu'un vol commercial.

Étant donné la forte visibilité des voyages en service commandé, le fait d'approuver des demandes de remboursement de frais de voyage non accompagnées de pièces justificatives peut nuire à la capacité des PMO à surveiller leurs dépenses et peut entacher leur réputation.

Recommandation

Toutes les pièces justificatives et tout autre élément à l'appui des demandes de remboursement de frais de voyage doivent être versés au dossier et aucun paiement ne doit être autorisé en l'absence de pièces justificatives raisonnables.

Constatation 5 : Remboursement de frais de voyage

La vérification a permis de constater que 13 % des demandes de remboursement de frais de voyage examinées n'avaient pas été dûment attestées en conformité avec l'article 34 de la LGFP aux fins de confirmer que les frais de voyage ont été engagés en service commandé et que les montants faisant l'objet de la demande sont admissibles (4 % des demandes n'étaient pas attestées/signées, 6 % avaient été attestées par voie électronique et 3 % l'avaient été par leur auteur). On a aussi constaté que 10 % des attestations données en application de l'article 34 de la LGFP et 12 % des attestations données en application de l'article 33 de la LGFP relativement à des demandes de paiement n'étaient pas datées. L'authentification des pouvoirs délégués ainsi exercés est alors difficile.

Les PMO sont tenus d'établir un cadre de délégation de pouvoirs approprié afin de se conformer à la Directive sur les voyages ainsi que de valider et d'approuver les demandes de remboursement de frais de voyage avant de procéder au remboursement. De plus, les demandes doivent recevoir une attestation en application de l'article 34 de la LGFP (aux fins de démontrer que le voyage a bien été fait en service commandé et que les montants dont on demande le remboursement sont admissibles) et une attestation en application de l'article 33 de cette même loi. Ces attestations doivent être données par la personne à qui ont été délégués les pouvoirs requis, et cette personne ne doit pas être l'auteur de la demande.

Les vérificateurs ont examiné les systèmes et les pratiques auxquels ont recours les PMO pour s'assurer que les demandes de remboursement de frais de voyage sont approuvées et que les paiements sont effectués en conformité avec la LGFP. Ils ont observé que, dans un certain nombre de cas, le tableau de délégation des pouvoirs, qui sert à déterminer qui est fondé à approuver et à demander des paiements, n'avait pas été mis à jour de manière à rendre compte de changements organisationnels ou en était encore à l'état d'ébauche (c'est-à-dire qu'il n'avait pas encore été signé par le ministre), ou encore que des personnes n'ayant pas les pouvoirs requis avaient donné des attestations en application des articles 34 et 33 de la LGFP. A titre d'exemple, le tableau de délégation des pouvoirs auquel se référait un PMO datait de 1991.

Là encore, la valeur totale en jeu n'était pas élevée, mais il demeure que ces demandes n'étaient pas conformes à la Directive sur les voyages, à la LGFP ou aux Autorisations spéciales de voyager.

Il y a des cas où les services de gestion des dépenses sont partagés entre un PMO et un ministère de portefeuille. Nous avons constaté des incohérences dans de telles circonstances en ce qui touche l'application des pouvoirs de signature en vertu de la LGFP ou les pratiques connexes. Pour garantir une surveillance adéquate des dépenses au niveau des PMO et des ministères de portefeuille, il faut établir les responsabilités et les modalités redditionnelles au chapitre des finances au moyen d'un protocole d'entente, en conformité avec les exigences relatives aux échéanciers et à la procédure d'approbation des demandes (article 34 de la LGFP) et aux demandes de paiement (article 33 de la LGFP).

Recommandation

Les frais de voyage devraient être attestés par un fonctionnaire à qui ont été délégués les pouvoirs requis conformément aux dispositions applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques. De plus, par souci de diligence raisonnable et à l'appui de saines pratiques administratives, les signatures d'autorisation devraient être datées.

Contrôle interne des frais d'accueil

Constatation 6 : Autorisation préalable des demandes de remboursement de frais d'accueil et approbation des paiements

La vérification a permis de constater qu'il arrivait fréquemment que des frais d'accueil ne soient pas autorisés au préalable ou encore que les signatures ne soient pas assorties d'une date ou que la date en question soit postérieure au moment où les frais ont été engagés. De plus, 13 % des demandes de remboursement de frais d'accueil examinées n'étaient pas dûment autorisées en application de l'article 34 de la LGFP (9 % n'étaient pas signées et 4 % étaient signées par un participant aux activités d'accueil). Enfin, 18 % des attestations données n'étaient pas datées.

La Politique sur l'accueil, la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et la LGFP exigent que des approbations soient données en vue d'engager des dépenses (article 32 de la Loi). La LGFP énonce aussi les exigences législatives touchant l'attestation des dépenses (article 34) et les demandes de paiement (article 33). Aux termes de cette loi, la personne à qui les pouvoirs requis ont été dûment délégués doit attester que les frais d'accueil engagés sont admissibles et qu'ils doivent être remboursés.

L'examen des demandes de remboursement de frais d'accueil dans les PMO a comporté entre autres une évaluation des pratiques d'autorisation préalable et de paiement subséquent. Les vérificateurs ont ainsi constaté que, dans bon nombre de cas, il n'y avait pas eu d'autorisation préalable. Parfois, l'autorisation avait été donnée après l'obtention des services d'accueil. Il est arrivé à plusieurs reprises que des demandes de remboursement de frais d'accueil d'un montant supérieur à 1 000 $ n'aient pas obtenu les approbations requises.

Cela signifie que les demandes en question n'étaient pas conformes à la Politique sur l'accueil, à la LGFP, à la Politique sur la vérification des comptes et au Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement.

Recommandations

Lorsque la chose est requise et raisonnable, les frais d'accueil devraient faire l'objet d'une autorisation préalable, et cette autorisation devrait être datée. Dans le cas de remboursements de frais non autorisés au préalable, les raisons justifiant le paiement devraient être notées au dossier.

Un fonctionnaire à qui ont été délégués les pouvoirs requis devrait autoriser par écrit tous les frais d'accueil.

Constatation 7 : Documentation relative aux activités d'accueil

La vérification a permis de constater que dans 10 % des demandes de remboursement de frais d'accueil examinées, on n'avait pas consigné les circonstances entourant les frais d'accueil et que dans 18 %, on ne précisait pas le nombre de participants et la catégorie dans laquelle ils se classaient.

La Politique sur l'accueil exige que l'on consigne des renseignements précis, notamment les circonstances, l'objet ou la nature de l'activité d'accueil (petit déjeuner, déjeuner, dîner, réception, rafraîchissements ou boissons), le coût, l'endroit, le nombre de participants par catégorie et les autorisations données par des agents délégués.

On a examiné les demandes de remboursement de frais d'accueil afin de déterminer si les PMO avaient consigné les renseignements essentiels exigés par la Politique sur l'accueil. Il a ainsi été possible de voir que, à nombre de reprises dans plusieurs PMO, ces renseignements n'étaient pas consignés sur les documents rattachés aux demandes. Dans différents cas, les vérificateurs n'ont pas pu déterminer dans quelles circonstances s'était déroulée l'activité ni qui au juste y avait participé. Si le nombre de participants n'est pas indiqué, il devient impossible de déterminer le coût moyen par personne et de savoir si les montants maximums autorisés ont été dépassés. Dans bien des cas, il était en outre difficile de déterminer le nombre de fonctionnaires et d'autres participants. Si une demande n'est pas accompagnée d'une indication des circonstances ou de l'objet de l'activité, il devient ardu de déterminer adéquatement si elle est liée aux affaires de l'État.

Un certain nombre de PMO ont modifié leur procédure de traitement des frais d'accueil afin de consigner de façon formelle les autorisations préalables et les approbations de frais. L'autorisation d'engager de tels frais est donnée par l'intermédiaire d'instruments de délégation de pouvoirs financiers. L'autorisation préalable des activités d'accueil est une occasion de faire preuve de transparence au chapitre des dépenses, contribue à la planification et au rendement, et sert à renforcer la responsabilisation et la diligence raisonnable.

Recommandation

Il faudrait fournir, avec les demandes de remboursement de frais d'accueil, des renseignements sur les circonstances et la nature des activités d'accueil ainsi que sur le nombre de participants, car c'est sur ces renseignements que l'on se fondera pour approuver ces demandes.

Constatation 8 : Incertitude entourant l'application de la Politique sur l'accueil

Les gestionnaires en poste dans la majorité des petits ministères et organismes n'étaient pas certains de bien comprendre la Politique sur l'accueil et son application.

Les gestionnaires en poste dans la majorité des PMO où les vérificateurs se sont rendus ont mentionné qu'ils n'étaient pas certains de bien comprendre la Politique sur l'accueil et son application. Dans certains cas, on se demandait si une activité était en totalité une activité d'accueil aux termes de cette politique, si les repas pris dans certaines circonstances relevaient de l'accueil, si des activités ne comportant pas de repas mais des boissons entraient dans la définition de l'accueil, quels volets des activités entraient dans cette définition et devaient être traités en conséquence, et comment il convenait d'interpréter certains éléments de la Politique relativement aux personnes nommées par le gouverneur en conseil.

Bien que les frais d'accueil soient relativement peu importants, les activités d'accueil constituent une composante clé des relations des PMO avec les représentants de l'industrie et de leurs secteurs et sont importantes pour l'exécution de leurs mandats et la prestation de leurs services, qu'il s'agisse d'examens de produits, de séances d'information ou d'audiences.

Les vérificateurs ont également constaté des cas où le service de boissons alcoolisées n'était pas conforme à la Politique sur l'accueil. En vertu de la Politique, des boissons non alcoolisées peuvent être servies aux employés qui sont tenus de travailler pendant les « pauses » ou encore « pauses café », si la direction en justifie la dépense. Le document ne précise pas les situations où il est acceptable de servir des boissons alcoolisées, mais stipule que « les activités d'accueil non assujetties à la politique ci-haut décrite doivent avoir l'approbation préalable du ministre ou de l'administrateur général ». L'offre de boissons alcoolisées dans le cadre de l'événement d'accueil, et la justification de cette décision, devraient être clairement indiquées.

Recommandations

Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait émettre, en complément de la Politique sur l'accueil, une orientation et des exemples additionnels afin de faciliter l'interprétation de cette dernière.

Il incombe aux PMO de s'assurer que les exigences sont clairement communiquées et bien comprises dans leur organisation; ils doivent aussi veiller à obtenir toutes les précisions requises.

Les PMO devraient veiller à ce qu'une formation adéquate soit offerte aux employés au sujet de la LGFP, de la Directive sur les voyages, de la Politique sur l'accueil, des Autorisations spéciales de voyager, des Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein, du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement et des instruments de délégation de pouvoirs et autres qui sont propres à chaque PMO.

Frais de voyage et d'accueil – gestion du risque

On a pu constater que, dans l'ensemble, il existait des processus et systèmes de base permettant de gérer adéquatement le risque rattaché aux frais de voyage et d'accueil. Toutefois, il serait possible d'assurer une application plus systématique de ces systèmes et processus au quotidien, particulièrement dans le cas des voyages effectués par les personnes occupant les plus hautes fonctions.

Certains événements médiatisés au cours des dernières années ont conduit à une plus grande conscientisation au sujet de l'importance que revêt la gestion du risque et la surveillance des frais engagés par les personnes occupant les plus hautes fonctions dans les PMO. Comme nous l'avons mentionné précédemment, les vérificateurs n'ont pas observé de comportements dénotant des abus manifestes ni de tendances à l'excès, mais ils ont conclu qu'il serait nécessaire d'accroître la qualité et la rigueur des fonctions de remise en question et de validation. Les problèmes reliés aux frais de voyage et d'accueil des personnes nommées par le gouverneur en conseil et des administrateurs généraux ont des conséquences trop importantes en ce qui a trait à la réputation et à l'intégrité de la fonction publique pour qu'on les néglige.

De même, sur le plan des frais de voyage et d'accueil en général, les difficultés observées tendaient à être concentrées dans un petit nombre d'organisations et, dans l'ensemble, ne donnaient pas à croire à l'existence de défaillances majeures. Ces difficultés étaient plutôt le fait de lacunes sans trop de gravité mais risquant de devenir pratique courante. Il est possible d'éviter que cela ne se produise en misant sur les mécanismes de gestion du risque et de contrôle interne existants.

Bonnes pratiques

Bonne gouvernance

Formation et orientation : en général, les PMO offrent aux nouveaux employés une formation en cours d'emploi ou une orientation au sujet des voyages et des activités d'accueil. Il existe tout un éventail de pratiques de partage de connaissances avec les adjoints administratifs et les responsables de la validation des demandes de remboursement de frais, par exemple des présentations annuelles d'une demi-journée ou des séances de recyclage, une formation individuelle et une formation poussée en cours d'emploi. Il existe aussi des documents de formation plus poussée produits à l'interne et portant sur de nombreux aspects de la gestion financière, notamment les pouvoirs de signature, le codage, les engagements, les pièces justificatives et les politiques connexes.

Communications : habituellement, les changements apportés à la Directive sur les voyages,à la Politique sur l'accueil et à d'autres instruments connexes sont communiqués par courriel. Beaucoup de PMO affichent et tiennent à jour des renseignements pertinents – modifications de la Directive ou de la Politique, tarifs applicables pour les voyages, processus de préparation des demandes de remboursement de frais en vigueur dans le PMO, etc. – sur leur intranet.

Valeurs et éthique : les vérificateurs ont observé que plusieurs organisations avaient élaboré leur propre document à partir du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique du CT ainsi que de données spécifiques à leur mandat et à leur secteur.

Politiques particulières aux PMO : certains PMO ont élaboré leurs propres politiques de voyage ou d'accueil. Tout en reflétant les politiques du CT, ces instruments répondent aux besoins particuliers de ces organisations.

Amélioration des contrôles internes

Liste de contrôle touchant les frais de voyage : le voyageur qui remplit une demande de remboursement de frais de voyage utilise cette liste à titre d'outil de consultation rapide. Une fois remplie, la liste est jointe à la demande et est utilisée pour fins de référence par les personnes qui approuvent les demandes, qui les vérifient et qui traitent la demande de paiement. Plusieurs PMO ont adopté une pratique consistant à examiner les demandes de remboursement de frais de voyage ayant été traitées, ce qui inclut une liste de contrôle des paiements en application de l'article 33 de la LGFP et un processus de vérification de comptes après les paiements, dans le but d'optimiser l'efficacité des contrôles internes. Le processus de contrôle est axé sur la conformité à la Directive sur les voyages et à la Politique sur la vérification des comptes.

Autorisation électronique : plusieurs PMO ont recours à des systèmes automatisés pour les frais de voyage. Les autorisations prévues aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP sont généralement fournies par voie électronique de concert avec des documents sur lesquels ont été apposées des initiales, aux fins de l'attestation prévue à l'article 33. Certains PMO disposent de systèmes qui attribuent des numéros d'autorisation de voyage (NAV), tandis que d'autres autorisent les utilisateurs à vérifier de leur poste de travail les cartes de spécimen de signature ainsi que les pouvoirs délégués et les pouvoirs intérimaires pour les congés ou les absences. Les attestations prévues aux articles 33 et 34 de la LGFP nécessitent des autorisations en bonne et due forme (le gouvernement du Canada ne reconnaît que les autorisations électroniques assorties d'une signature numérique), et certains PMO prennent des mesures en vue de se conformer aux exigences en la matière.

À l'heure actuelle, les PMO qui utilisent des systèmes automatisés devraient prévoir une signature manuscrite (à l'encre) et l'indication d'une date à des fins d'attestation officielle en application des articles 33 et 34 de la LGFP, jusqu'à ce que l'on puisse recourir à une signature numérique. Il est conseillé de consulter la Direction du dirigeant principal de l'information et le Bureau du contrôleur général concernant la meilleure façon de se conformer à cette exigence.

Autorisation – administrateur général : plusieurs PMO veillent à ce que tous les voyages de l'administrateur général fassent l'objet d'une autorisation préalable de la part de l'agent financier supérieur (AFS) ou d'un autre cadre supérieur. Bien que l'administrateur général puisse autoriser au préalable ses propres voyages, il ne peut en aucun cas donner également une autorisation en vertu de l'article 34 de la LGFP. À des fins de diligence raisonnable et de prudence, il est fortement recommandé que les voyages de l'administrateur général soient préalablement autorisés par un AFS ou un autre cadre supérieur.

Outil de consultation rapide des pouvoirs financiers en vigueur : dans plusieurs PMO, les systèmes électroniques internes font le suivi et la vérification des pouvoirs financiers. De cette façon, les utilisateurs peuvent effectuer rapidement des vérifications précises au sujet des pouvoirs délégués, y compris de façon intérimaire, et des pouvoirs de signature. De nombreux PMO ont incorporé à leurs documents relatifs aux pouvoirs financiers des pages distinctes ayant trait aux pouvoirs délégués sur une base intérimaire; on y précise notamment la période de validité des pouvoirs accordés sur une base intérimaire ainsi que les limites applicables à ces pouvoirs.

Vérification des demandes : les PMO font appel à des méthodes variées pour indiquer qu'une vérification (indépendante) des demandes de remboursement de frais a été effectuée, par exemple : remplir la section réservée aux activités de vérification sur les formulaires de demande de remboursement de frais de voyage ou d'accueil; signer et dater l'estampille prévue sur les formulaires de demande pour indiquer que la vérification a été effectuée; ou signer et noter la date pour indiquer à quel moment la demande a été vérifiée.

Gestion des risques connus

Mesures visant à donner suite aux vérifications antérieures : dans le cas des PMO dont les frais de voyage et d'accueil ont fait l'objet d'une vérification (y compris les vérifications ayant englobé la gestion des frais de voyage et d'accueil) au cours des trois dernières années (neuf PMO au total), nous avons constaté que des plans d'action avaient été mis en œuvre et que les problèmes ayant trait à l'observation étaient généralement moins nombreux que dans le cas des autres. De plus, dans les PMO ayant fait l'objet d'une telle vérification, il y a eu une réduction d'ensemble de la somme de travail liée au traitement des demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil.

Annexes

Annexe 1 : Petits ministères et organismes désignés

1. Administration du pipe-line du Nord Canada
2. Agence canadienne de contrôle de la procréation assistée
3. Agence canadienne d'évaluation environnementale
4. Agence canadienne pour l'incitation à la réduction des émissions
5. Agence de la consommation en matière financière du Canada
6. Bureau de l'enquêteur correctionnel du Canada
7. Bureau de la sécurité des transports du Canada
8. Bureau du commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications
9. Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada
10. Bureau du secrétaire du gouverneur général
11. Bureau du surintendant des institutions financières
12. Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail
13. Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
14. Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité
15. Comité des griefs des Forces canadiennes
16. Comité externe d'examen de la GRC
17. Commission canadienne des affaires polaires
18. Commission canadienne des droits de la personne
19. Commission des champs de bataille nationaux
20. Commission des plaintes du public contre la GRC
21. Commission des relations de travail dans la fonction publique
22. Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire
23. Commission du droit d'auteur Canada
24. Commission du droit du Canada
25. Commission nationale des libérations conditionnelles
26. Condition féminine Canada
27. Conseil canadien des relations industrielles
28. Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses
29. Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
30. Conseil d'examen du prix des médicaments brevetés
31. Conseil national des produits agricoles
32. Greffe du Tribunal de la concurrence
33. Office des transports du Canada
34. Office national de l'énergie
35. Résolution des questions des pensionnats indiens Canada
36. Secrétariat de l'ALÉNA - Section canadienne
37. Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
38. Table ronde nationale sur l'environnement et l'économie
39. Tribunal canadien des droits de la personne
40. Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs
41. Tribunal canadien du commerce extérieur
42. Tribunal d'appel des transports du Canada
43. Tribunal de la dotation de la fonction publique

Annexe 2 : Liste des 21 PMO ayant fait l'objet d'un examen détaillé

1. Agence canadienne d'évaluation environnementale
2. Bureau de l'enquêteur correctionnel du Canada
3. Bureau de la sécurité des transports du Canada
4. Bureau du secrétaire du gouverneur général
5. Bureau du surintendant des institutions financières
6. Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
7. Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité
8. Commission canadienne des affaires polaires
9. Commission canadienne des droits de la personne
10. Commission des plaintes du public contre la GRC
11. Commission nationale des libérations conditionnelles
12. Condition féminine Canada
13. Conseil canadien des relations industrielles
14. Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
15. Conseil national des produits agricoles
16. Office des transports du Canada
17. Office national de l'énergie
18. Résolution des questions des pensionnats indiens Canada
19. Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes
20. Table ronde nationale sur l'environnement et l'économie
21. Tribunal d'appel des transports du Canada

Annexe 3 : Tableau récapitulatif des résultats de l'examen pour chaque constatation

Constatations	Nombre de constatations /demandes examinées	% de constatations	Renvoi (page)
Constatation 2 - Autorisation préalable des frais de voyage	167/401	42 %	15
Constatation 3 - Autorisation préalable – Voyages des administrateurs généraux	43/69	62 %	16
Constatation 4 - Pièces à l'appui des demandes de remboursement de frais de voyage	57/401	14 %	17
Constatation 5 - Article 34 de la LGFP – Demandes de remboursement de frais de voyage incomplètes	91/401	23 %	17
Constatation 5 - Article 33 de la LGFP – Demandes de remboursement de frais de voyage non datées	51/401	12 %	17
Constatation 6 - Article 34 de la LGFP – Demandes de remboursement de frais d'accueil incomplètes	36/115	31 %	18
Constatation 7 - Documentation relative aux circonstances entourant les activités d'accueil	12/115	10 %	20
Constatation 7 - Précisions sur les participants aux activités d'accueil	21/115	18 %	19

Annexe 4 : Liens vers les politiques, directives et autres guides pertinents

Adresses Web (liens valides au 13 août 2008)

Autorisations spéciales de voyager
Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le GC à des postes à temps plein
Directive sur les voyages
Divulgation des frais de voyage et d'accueil
Loi sur la gestion des finances publiques
Politique sur l'accueil
Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel
Politique sur la surveillance active
Politique sur la vérification des comptes
Politique sur l'autorisation et l'authentification électroniques
Politique sur le contrôle des engagements
Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance
Politique sur l'utilisation des chèques de voyage, des cartes de voyage et des comptes de voyages
Politiques et lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres
Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement

Annexe 5 : Frais de voyage et d'accueil – Critères de vérification

Annexe 5 - description textuelle

Annexe 6 : Plan d'action de la direction

Le tableau suivant présente la liste des recommandations ainsi que la description des mesures prises pour y donner suite.

Recommandations	Mesures prises par la direction
Personnes nommées par le gouverneur en conseil : Les ministères et organismes devraient s'assurer que les personnes nommées par le gouverneur en conseil et les responsables de l'administration des dépenses de voyage et des demandes de remboursement au sein de leur organisation soient informés des dépenses de voyage admissibles et qu'elles reçoivent la documentation indispensable. Cette information devrait comprendre des renvois à la politique et aux règlements ainsi qu'aux dispositions propres aux petits ministères et organismes (PMO).	Les organisations ont amélioré leurs méthodes relatives aux frais de voyage et d'accueil à l'intention des personnes nommées par le gouverneur en conseil. Les autorisations préalables et les approbations en vertu de l'article 34, par exemple, sont accordées par un cadre supérieur indépendant tel l'agent financier supérieur. Une organisation a informé ses employés nommés par le gouverneur en conseil des premiers résultats de la vérification et a communiqué plus d'explications sur les frais de voyage et d'accueil. Une autre organisation prévoit de remettre dorénavant des lignes directrices écrites à tous ses employés qui seront nommés par le gouverneur en conseil afin qu'ils soient bien au courant de leurs responsabilités en matière de frais de voyage et d'accueil.
Administration des frais de voyage et d'accueil : Le responsable de l'administration financière de chacun des PMO devrait donner des directives et exercer une surveillance ou renforcer celles-ci afin d'assurer la rigueur nécessaire dans l'administration des frais de voyage et d'accueil. Elle devra notamment exiger une autorisation préalable et une attestation des demandes de remboursement de la part des personnes auxquelles le pouvoir a été délégué. On ne devrait pas autoriser de paiement sans les justificatifs requis.	Toutes les organisations ont accepté la recommandation concernant l'administration des frais de voyage et d'accueil et prennent les mesures qui s'imposent, surtout en ce qui concerne les autorisations. Autorisation préalable (article 32) – Les mesures visant à renforcer les procédures entourant les autorisations préalables sont les suivantes : formulaires d'autorisation préalable des frais de voyage et d'accueil, signalement des demandes qui n'ont pas été autorisées au préalable, séances de formation, sensibilisation accrue aux exigences relatives aux autorisations préalables et surveillance accrue. Les organisations ont aussi pris des mesures pour qu'un cadre supérieur délégué indépendant approuve au préalable, le cas échéant, les dépenses des administrateurs généraux et des personnes nommées par le gouverneur en conseil. Octroi des fonds (article 33) et vérification (article 34) – Les mesures prises dans ces domaines consistent notamment à donner aux gestionnaires de la formation supplémentaire et à les informer de l'importance d'avoir des autorisations signées et datées. Documents à l'appui, article 34 – On a donné au personnel de l'administration financière des procédures améliorées et de la formation pour assurer le respect de l'article 34. Dans une organisation, par exemple, les agents financiers doivent maintenant accorder une attention particulière aux documents à l'appui et communiquer avec les demandeurs pour obtenir les pièces justificatives manquantes. De plus, l'approbation du gestionnaire est requise ainsi qu'une explication du motif pour lequel la dépense a été effectuée. La formation sur les procédures entourant l'administration des frais de voyage et d'accueil est en cours. En outre, à la fin de 2007-2008, on a mis en place des méthodes plus efficaces. Les organisations ont mis à jour leur tableau de la délégation des pouvoirs. Ces tableaux devraient être approuvés d'ici la fin de 2009-2010 et ils seront mis à jour au besoin (p. ex., changement de ministre ou de présidence).
Interprétation de la politique sur l'accueil : Les PMO devraient veiller à ce que leurs employés et les personnes nommées par le gouverneur en conseil soient informés des exigences et à ce qu'ils demandent des explications lorsqu'ils en ont besoin.	Les organisations ont adopté des mesures pour faire connaître les exigences de la politique sur l'accueil : divulgation proactive des dépenses d'accueil, inscription sur les formulaires du nombre de personnes présentes, de l'objet de l'activité, des détails et des coûts de cette dernière, resserrement des exigences relatives aux justificatifs, séances de formation et d'information à l'intention des gestionnaires, document à l'intention des personnes nommées par le gouverneur en conseil pour expliquer la politique sur l'accueil. Ces mesures seront appliquées d'ici la fin de 2008.
Formation : Les PMO devraient s'assurer que leurs employés reçoivent la formation qui s'impose concernant la Loi sur la gestion des finances publiques, la Directive sur les voyages, la Politique sur l'accueil, les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein, le Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement, ainsi que les pouvoirs et instruments de délégation de pouvoirs des PMO.	Toutes les organisations ont indiqué qu'elles donneraient à leurs employés de la formation supplémentaire par le biais de réunions, de séances d'information ou de formation individuelle) en ce qui concerne la Loi sur la gestion des finances publiques, la Directive sur les voyages et la Politique sur l'accueil. Elles prévoient que les séances de formation auront toutes été données d'ici la fin de 2008-2009.
Autorisation électronique : Les PMO devraient consulter le Bureau du vérificateur général et la Direction de dirigeant principal de l'information afin de s'assurer que les méthodes d'autorisation électronique des frais de voyage et d'accueil sont conformes aux exigences et qu'elles respectent la Politique sur l'autorisation et l'authentification électronique du Conseil du Trésor ainsi que la Loi sur la gestion des finances publiques.	Cette recommandation s'adressait à trois organisations. Deux d'entre elles ont travaillé avec leur fournisseur de services électroniques afin de s'assurer que les méthodes respectent les exigences des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor. La troisième organisation n'était pas d'accord avec les observations du vérificateur. Elle effectue les autorisations par voie électronique conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, mais elle effectue la vérification selon la méthode du Centre de la sécurité des télécommunications du Canada et ne croit pas qu'il soit nécessaire de changer de méthode.