ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Frais de voyage et d'accueil au sein des petits ministères et organismes

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Exposé détaillé des constatations et des recommandations

Introduction

La présente section expose en détail les constatations faites dans le cadre de la vérification horizontale de la gestion des frais de voyage et d'accueil dans les PMO. Ces constatations sont fondées sur les éléments probants recueillis et les examens effectués dans le cadre d'une analyse du risque effectuée au départ et d'un échantillonnage détaillé des opérations effectué subséquemment.

Les constatations détaillées et les recommandations ayant trait aux voyages et à l'accueil sont présentées séparément.

Gouvernance des frais de voyage et d'accueil

Constatation 1 : Voyages des personnes nommées par le gouverneur en conseil

La vérification nous a permis de constater l'existence de différences importantes entre les PMO au chapitre des pratiques et des processus régissant les voyages des personnes nommées par le gouverneur en conseil. Les droits et les exigences relativement aux frais de voyage des personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein et à temps partiel n'étaient pas communiqués clairement, n'étaient pas bien compris et leur application n'était pas uniforme.

L'un des éléments caractéristiques des PMO est le fait qu'ils font appel aux services de personnes nommées par le GC pour appuyer l'exécution de leur mandat et de leurs activités. Dans bon nombre de PMO, il existe un conseil composé de personnes nommées par le GC et comptant des représentants provinciaux, régionaux et sectoriels. Les personnes nommées par le GC peuvent prendre part aux activités de l'organisation; dans certains cas, il peut même s'agir de personnes occupant le poste de président du conseil ou d'administrateur général de l'organisation. Il était très important d'examiner le traitement des dépenses de ces personnes, qui font partie intégrante de la collectivité des PMO. Les frais de voyage des personnes nommées par le gouverneur en conseil sont régis par quatre documents :

• la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor;
• les Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor (à l'intention des administrateurs généraux, des personnes nommées par le GC, des membres du groupe de la direction et des agents contractuels);
• la Politique sur les voyages supplémentaire du Conseil du Trésor (pour les membres du groupe de la direction et le personnel exonéré);
• les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein du Bureau du Conseil privé.

Afin d'évaluer la conformité aux exigences énoncées dans ces documents, les vérificateurs ont procédé à des entrevues auprès de gestionnaires et d'employés de PMO sélectionnés et ils ont examiné les pièces justificatives fournies relativement à un échantillon d'activités de voyage. Ils ont étudié les résultats de la vérification en tenant compte des facteurs suivants :

• la nature des rôles et des responsabilités des PMO;
• la coordination des activités relatives aux voyages;
• la communication de renseignements sur le risque et le contrôle;
• les activités de promotion des valeurs et de l'éthique.

En temps normal, les voyages effectués en service commandé par des membres de l'administration fédérale sont régis par la Directive sur les voyages. Toutefois, les PMO, qui sont des employeurs distincts, ont le pouvoir d'élaborer leurs propres règles, qui ne concorderont pas toujours totalement avec la Directive sur les voyages, avec les Autorisations spéciales de voyager ou avec la Politique sur les voyages supplémentaires. Les employeurs distincts qui établissent leurs propres règles doivent indiquer clairement comment ces règles sont censées s'appliquer (en exposant formellement cette information dans leur rapport annuel sur le rendement).

Bien que les Autorisations spéciales de voyager accordent aux dirigeants d'un ministère ou d'un organisme un pouvoir discrétionnaire à l'égard de certains frais de voyage, elles exigent également que l'administrateur général et les personnes nommées à un poste de direction par le GC prennent leurs arrangements par l'intermédiaire du Service de voyages du gouvernement (SVG). Malgré cela, les vérificateurs ont remarqué que dans le cas des voyages en service commandé des membres de la direction et du personnel exonéré, de grandes disparités existaient entre les PMO en ce qui a trait à l'interprétation et à l'application des diverses directives et autres règles en vigueur. Ainsi, certaines personnes nommées par le GC avaient réservé des billets d'avion sur des vols commerciaux sans faire appel au SVG. De plus, il n'y avait pas d'explication consignée au dossier dans le cas des dérogations apparentes aux politiques et directives établies.

Les gestionnaires responsables des voyages ont fait état de l'existence d'une certaine confusion découlant des nombreuses règles en vigueur ainsi que de la difficulté entourant l'interprétation et l'application de ces règles dans la pratique. Voici quelques exemples à cet égard :

• Il est mentionné dans les Autorisations spéciales de voyager que les « sous-ministres (1-4) et les personnes nommées par le Gouverneur général en conseil GC (8-11) et GCQ (8-11) [niveaux de classification] peuvent, à leur discrétion, voyager en classe 'affaires' mais doivent effectuer leurs réservations par le service des voyages du gouvernement ».
• Voici maintenant un extrait des Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein : « La Directive du Conseil du Trésor sur les voyages d'affaires, les autorisations spéciales de voyager et le Guide sur l'administration des voyages précisent les règles ayant trait aux voyages en service commandé. Ces règles s'appliquent à toutes les personnes nommées par le GC à l'exception de celles qui sont à l'emploi d'organismes habilités à définir leurs propres modalités. Les dispositions sur les voyages sont impératives et elles prévoient le remboursement des dépenses nécessaires raisonnables engagées au cours des déplacements en service commandé. »
• Les Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein indiquent aussi que les titulaires de postes DM 1-4 et GC/GCQ 8-10 doivent faire appel au Service de voyages du gouvernement.
• Ce même document précise que les titulaires de postes GC/GCQ-3 ou supérieurs qui occupent un poste à l'extérieur de la région de la capitale nationale et tous les titulaires de postes GC/GCQ-4 ou supérieurs peuvent être autorisés à voyager par avion en classe affaires lorsque les circonstances et la distance le justifient.

Au sein des PMO qui ont le pouvoir d'établir leurs propres règles concernant les voyages, il faut que ces exigences soient claires et soient bien comprises par les employés. Il est difficile d'assurer l'observation de règles imprécises.

Recommandation

Les PMO doivent veiller à ce que les exigences relatives aux frais de voyage pour toutes les catégories de personnes nommées par le GC qui font partie de leur organisation soient clairement communiquées, qu'elles soient bien comprises et qu'elles soient appliquées de façon uniforme. De plus, chaque ministère et organisme doit s'assurer qu'un énoncé clair et précis des frais de voyage admissibles (en concordance avec les politiques et directives applicables) soit formulé et communiqué aux personnes susceptibles de présenter une demande de remboursement de même qu'aux personnes responsables de la gestion et du versement des remboursements.

Contrôle interne des frais de voyage

Constatation 2 : Autorisation préalable des frais de voyage

La vérification nous a permis de constater qu'il arrivait fréquemment que des voyages ne soient pas autorisés au préalable ou que les signatures ne soient pas assorties d'une date, de sorte qu'on ne pouvait avoir l'assurance que l'autorisation a été donnée avant le voyage. Au total, 33 % des 401 demandes de remboursement de frais de voyage vérifiées ne portaient pas de signature d'autorisation préalable; dans 62 % des cas, les voyages de l'administrateur général du PMO n'avaient pas été autorisés au préalable. De plus, 9 % des demandes, comportaient des signatures qui n'étaient pas datées.

Aux termes de la Directive sur les voyages, les PMO sont tenus d'autoriser les voyages en service commandé, de déterminer les circonstances dans lesquelles ces voyages sont nécessaires et de veiller à ce que les voyages soient effectués en conformité avec les dispositions de ladite directive. Les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit au préalable, de manière à garantir que toutes les mesures afférentes aux voyages soient conformes aux dispositions de la Directive. Le voyage ne peut être autorisé après coup que dans des circonstances particulières.

L'examen des demandes de remboursement de frais de voyage dans les PMO a comporté l'évaluation des systèmes et des pratiques d'autorisation préalable. Nous avons ainsi pu constater que, dans bon nombre de cas, les voyageurs n'avaient pas obtenu d'autorisation préalable – autrement dit, la documentation n'était pas signée ni datée, ou la signature n'était pas accompagnée d'une date. Parfois, l'autorisation avait été donnée après le voyage, ce qui signifie que le voyage n'était pas dûment autorisé aux termes de la Directive sur les voyages aux fins de garantir que ce voyage était nécessaire ou que l'on répondait aux besoins du voyageur.

La Directive sur les voyages comporte une exigence d'autorisation préalable. L'absence d'une telle autorisation peut avoir différentes conséquences – voyage non assuré, dépenses imprévues ou frais de voyage engagés sans tenir compte comme il se doit des principes de prudence et de probité. Nous sommes conscients qu'il peut y avoir des circonstances où il sera difficile pour l'administrateur général d'obtenir l'autorisation préalable d'un voyage. Toutefois, lorsqu'un voyage est prévu longtemps à l'avance, il serait plus prudent de la part de l'administrateur général de demander une autorisation préalable au cadre supérieur compétent.

Recommandation

Les voyages devraient être autorisés au préalable par une personne à qui les pouvoirs requis ont été délégués de manière appropriée (il faudrait aussi indiquer la date d'autorisation préalable). Les personnes responsables du traitement des demandes de remboursement de frais de voyage devraient exercer une surveillance et signaler les cas où un voyage n'a pas été autorisé au préalable. Dans la mesure du possible, les administrateurs généraux devraient veiller à ce que leurs voyages fassent l'objet d'une autorisation préalable par un cadre supérieur fondé à accorder une telle autorisation.

Constatation 3 : Autorisations relatives aux voyages des administrateurs généraux

Dans quelques cas, l'administrateur général avait lui-même signé sa demande de remboursement afin de l'autoriser.

L'examen des demandes de remboursement de frais de voyage a porté entre autres sur l'autorisation préalable et sur les remboursements. Les vérificateurs ont constaté que 6 % des demandes examinées qui avaient été présentées par des administrateurs généraux avaient été approuvées par ces derniers. Or, aux termes de la Politique sur la vérification des comptes, la séparation des tâches – la personne approuvant une dépense ne doit pas être celle qui en fait la demande – est à la fois une exigence et un facteur de contrôle fondamental qu'il faut respecter afin de promouvoir la transparence et de garantir que les fonctionnaires n'approuvent pas des dépenses dont ils peuvent tirer un avantage à titre personnel, que ce soit directement ou indirectement. Le cadre supérieur responsable de la gestion financière pourrait être la personne désignée pour approuver de telles dépenses.

Bien que l'information sur les frais de voyage soit affichée sur le site Web du PMO, l'administrateur général ne devrait pas approuver ses propres demandes.

Recommandation

Les administrateurs généraux devraient veiller à ce que les demandes de remboursement de leurs frais de voyage soient approuvées par la personne ayant les pouvoirs délégués requis et pouvant rendre compte du fait que le voyage est conforme aux directives applicables.

Constatation 4 : Pièces à l'appui des demandes de remboursement de frais de voyage

La vérification a permis de constater que 14 % des demandes de remboursement de frais de voyage examinées n'étaient pas assorties d'une documentation suffisante pour justifier les dépenses.

Pour se conformer à la Directive sur les voyages, les voyageurs doivent, le plus rapidement possible après leur voyage, remplir et présenter des demandes de remboursement de leurs frais de déplacement et y joindre les pièces justificatives nécessaires. Si le voyage est d'une durée de plus d'un mois, le voyageur peut présenter des demandes de remboursement d'une partie de ses frais avant la fin du déplacement.

Les vérificateurs ont examiné des demandes de remboursement de frais de voyage afin d'établir si des données suffisantes avaient été versées au dossier pour étayer les frais déclarés. Ils ont ainsi pu constater que, dans un certain nombre de cas, le dossier ne contenait pas de pièces justificatives suffisantes leur permettant de faire le rapprochement entre les montants demandés et les frais engagés. Par exemple, des tarifs hôteliers figurant sur la demande étaient supérieurs aux tarifs gouvernementaux affichés mais avaient été approuvés sans plus d'explication.

Bien que la valeur totale rattachée à ces demandes n'ait pas été élevée, l'absence de pièces justificatives ou d'explications concernant les décisions prises fait qu'il est difficile pour un PMO de démontrer qu'une demande est conforme à la Directive sur les voyages ou à d'autres exigences en vigueur dans l'administration publique. Il y a eu par exemple un cas où une personne a franchi une distance de plus de 3 200 kilomètres au total avec son véhicule personnel pour assister à une conférence; aucune pièce justificative ni aucune explication n'ont été fournies au sujet du coût relatif de ce voyage et des raisons pour lesquelles on avait approuvé ce mode de transport plutôt qu'un vol commercial.

Étant donné la forte visibilité des voyages en service commandé, le fait d'approuver des demandes de remboursement de frais de voyage non accompagnées de pièces justificatives peut nuire à la capacité des PMO à surveiller leurs dépenses et peut entacher leur réputation.

Recommandation

Toutes les pièces justificatives et tout autre élément à l'appui des demandes de remboursement de frais de voyage doivent être versés au dossier et aucun paiement ne doit être autorisé en l'absence de pièces justificatives raisonnables.

Constatation 5 : Remboursement de frais de voyage

La vérification a permis de constater que 13 % des demandes de remboursement de frais de voyage examinées n'avaient pas été dûment attestées en conformité avec l'article 34 de la LGFP aux fins de confirmer que les frais de voyage ont été engagés en service commandé et que les montants faisant l'objet de la demande sont admissibles (4 % des demandes n'étaient pas attestées/signées, 6 % avaient été attestées par voie électronique et 3 % l'avaient été par leur auteur). On a aussi constaté que 10 % des attestations données en application de l'article 34 de la LGFP et 12 % des attestations données en application de l'article 33 de la LGFP relativement à des demandes de paiement n'étaient pas datées. L'authentification des pouvoirs délégués ainsi exercés est alors difficile.

Les PMO sont tenus d'établir un cadre de délégation de pouvoirs approprié afin de se conformer à la Directive sur les voyages ainsi que de valider et d'approuver les demandes de remboursement de frais de voyage avant de procéder au remboursement. De plus, les demandes doivent recevoir une attestation en application de l'article 34 de la LGFP (aux fins de démontrer que le voyage a bien été fait en service commandé et que les montants dont on demande le remboursement sont admissibles) et une attestation en application de l'article 33 de cette même loi. Ces attestations doivent être données par la personne à qui ont été délégués les pouvoirs requis, et cette personne ne doit pas être l'auteur de la demande.

Les vérificateurs ont examiné les systèmes et les pratiques auxquels ont recours les PMO pour s'assurer que les demandes de remboursement de frais de voyage sont approuvées et que les paiements sont effectués en conformité avec la LGFP. Ils ont observé que, dans un certain nombre de cas, le tableau de délégation des pouvoirs, qui sert à déterminer qui est fondé à approuver et à demander des paiements, n'avait pas été mis à jour de manière à rendre compte de changements organisationnels ou en était encore à l'état d'ébauche (c'est-à-dire qu'il n'avait pas encore été signé par le ministre), ou encore que des personnes n'ayant pas les pouvoirs requis avaient donné des attestations en application des articles 34 et 33 de la LGFP. A titre d'exemple, le tableau de délégation des pouvoirs auquel se référait un PMO datait de 1991.

Là encore, la valeur totale en jeu n'était pas élevée, mais il demeure que ces demandes n'étaient pas conformes à la Directive sur les voyages, à la LGFP ou aux Autorisations spéciales de voyager.

Il y a des cas où les services de gestion des dépenses sont partagés entre un PMO et un ministère de portefeuille. Nous avons constaté des incohérences dans de telles circonstances en ce qui touche l'application des pouvoirs de signature en vertu de la LGFP ou les pratiques connexes. Pour garantir une surveillance adéquate des dépenses au niveau des PMO et des ministères de portefeuille, il faut établir les responsabilités et les modalités redditionnelles au chapitre des finances au moyen d'un protocole d'entente, en conformité avec les exigences relatives aux échéanciers et à la procédure d'approbation des demandes (article 34 de la LGFP) et aux demandes de paiement (article 33 de la LGFP).

Recommandation

Les frais de voyage devraient être attestés par un fonctionnaire à qui ont été délégués les pouvoirs requis conformément aux dispositions applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques. De plus, par souci de diligence raisonnable et à l'appui de saines pratiques administratives, les signatures d'autorisation devraient être datées.

Contrôle interne des frais d'accueil

Constatation 6 : Autorisation préalable des demandes de remboursement de frais d'accueil et approbation des paiements

La vérification a permis de constater qu'il arrivait fréquemment que des frais d'accueil ne soient pas autorisés au préalable ou encore que les signatures ne soient pas assorties d'une date ou que la date en question soit postérieure au moment où les frais ont été engagés. De plus, 13 % des demandes de remboursement de frais d'accueil examinées n'étaient pas dûment autorisées en application de l'article 34 de la LGFP (9 % n'étaient pas signées et 4 % étaient signées par un participant aux activités d'accueil). Enfin, 18 % des attestations données n'étaient pas datées.

La Politique sur l'accueil, la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et la LGFP exigent que des approbations soient données en vue d'engager des dépenses (article 32 de la Loi). La LGFP énonce aussi les exigences législatives touchant l'attestation des dépenses (article 34) et les demandes de paiement (article 33). Aux termes de cette loi, la personne à qui les pouvoirs requis ont été dûment délégués doit attester que les frais d'accueil engagés sont admissibles et qu'ils doivent être remboursés.

L'examen des demandes de remboursement de frais d'accueil dans les PMO a comporté entre autres une évaluation des pratiques d'autorisation préalable et de paiement subséquent. Les vérificateurs ont ainsi constaté que, dans bon nombre de cas, il n'y avait pas eu d'autorisation préalable. Parfois, l'autorisation avait été donnée après l'obtention des services d'accueil. Il est arrivé à plusieurs reprises que des demandes de remboursement de frais d'accueil d'un montant supérieur à 1 000 $ n'aient pas obtenu les approbations requises.

Cela signifie que les demandes en question n'étaient pas conformes à la Politique sur l'accueil, à la LGFP, à la Politique sur la vérification des comptes et au Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement.

Recommandations

Lorsque la chose est requise et raisonnable, les frais d'accueil devraient faire l'objet d'une autorisation préalable, et cette autorisation devrait être datée. Dans le cas de remboursements de frais non autorisés au préalable, les raisons justifiant le paiement devraient être notées au dossier.

Un fonctionnaire à qui ont été délégués les pouvoirs requis devrait autoriser par écrit tous les frais d'accueil.

Constatation 7 : Documentation relative aux activités d'accueil

La vérification a permis de constater que dans 10 % des demandes de remboursement de frais d'accueil examinées, on n'avait pas consigné les circonstances entourant les frais d'accueil et que dans 18 %, on ne précisait pas le nombre de participants et la catégorie dans laquelle ils se classaient.

La Politique sur l'accueil exige que l'on consigne des renseignements précis, notamment les circonstances, l'objet ou la nature de l'activité d'accueil (petit déjeuner, déjeuner, dîner, réception, rafraîchissements ou boissons), le coût, l'endroit, le nombre de participants par catégorie et les autorisations données par des agents délégués.

On a examiné les demandes de remboursement de frais d'accueil afin de déterminer si les PMO avaient consigné les renseignements essentiels exigés par la Politique sur l'accueil. Il a ainsi été possible de voir que, à nombre de reprises dans plusieurs PMO, ces renseignements n'étaient pas consignés sur les documents rattachés aux demandes. Dans différents cas, les vérificateurs n'ont pas pu déterminer dans quelles circonstances s'était déroulée l'activité ni qui au juste y avait participé. Si le nombre de participants n'est pas indiqué, il devient impossible de déterminer le coût moyen par personne et de savoir si les montants maximums autorisés ont été dépassés. Dans bien des cas, il était en outre difficile de déterminer le nombre de fonctionnaires et d'autres participants. Si une demande n'est pas accompagnée d'une indication des circonstances ou de l'objet de l'activité, il devient ardu de déterminer adéquatement si elle est liée aux affaires de l'État.

Un certain nombre de PMO ont modifié leur procédure de traitement des frais d'accueil afin de consigner de façon formelle les autorisations préalables et les approbations de frais. L'autorisation d'engager de tels frais est donnée par l'intermédiaire d'instruments de délégation de pouvoirs financiers. L'autorisation préalable des activités d'accueil est une occasion de faire preuve de transparence au chapitre des dépenses, contribue à la planification et au rendement, et sert à renforcer la responsabilisation et la diligence raisonnable.

Recommandation

Il faudrait fournir, avec les demandes de remboursement de frais d'accueil, des renseignements sur les circonstances et la nature des activités d'accueil ainsi que sur le nombre de participants, car c'est sur ces renseignements que l'on se fondera pour approuver ces demandes.

Constatation 8 : Incertitude entourant l'application de la Politique sur l'accueil

Les gestionnaires en poste dans la majorité des petits ministères et organismes n'étaient pas certains de bien comprendre la Politique sur l'accueil et son application.

Les gestionnaires en poste dans la majorité des PMO où les vérificateurs se sont rendus ont mentionné qu'ils n'étaient pas certains de bien comprendre la Politique sur l'accueil et son application. Dans certains cas, on se demandait si une activité était en totalité une activité d'accueil aux termes de cette politique, si les repas pris dans certaines circonstances relevaient de l'accueil, si des activités ne comportant pas de repas mais des boissons entraient dans la définition de l'accueil, quels volets des activités entraient dans cette définition et devaient être traités en conséquence, et comment il convenait d'interpréter certains éléments de la Politique relativement aux personnes nommées par le gouverneur en conseil.

Bien que les frais d'accueil soient relativement peu importants, les activités d'accueil constituent une composante clé des relations des PMO avec les représentants de l'industrie et de leurs secteurs et sont importantes pour l'exécution de leurs mandats et la prestation de leurs services, qu'il s'agisse d'examens de produits, de séances d'information ou d'audiences.

Les vérificateurs ont également constaté des cas où le service de boissons alcoolisées n'était pas conforme à la Politique sur l'accueil. En vertu de la Politique, des boissons non alcoolisées peuvent être servies aux employés qui sont tenus de travailler pendant les « pauses » ou encore « pauses café », si la direction en justifie la dépense. Le document ne précise pas les situations où il est acceptable de servir des boissons alcoolisées, mais stipule que « les activités d'accueil non assujetties à la politique ci-haut décrite doivent avoir l'approbation préalable du ministre ou de l'administrateur général ». L'offre de boissons alcoolisées dans le cadre de l'événement d'accueil, et la justification de cette décision, devraient être clairement indiquées.

Recommandations

Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait émettre, en complément de la Politique sur l'accueil, une orientation et des exemples additionnels afin de faciliter l'interprétation de cette dernière.

Il incombe aux PMO de s'assurer que les exigences sont clairement communiquées et bien comprises dans leur organisation; ils doivent aussi veiller à obtenir toutes les précisions requises.

Les PMO devraient veiller à ce qu'une formation adéquate soit offerte aux employés au sujet de la LGFP, de la Directive sur les voyages, de la Politique sur l'accueil, des Autorisations spéciales de voyager, des Conditions d'emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein, du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement et des instruments de délégation de pouvoirs et autres qui sont propres à chaque PMO.

Frais de voyage et d'accueil – gestion du risque

On a pu constater que, dans l'ensemble, il existait des processus et systèmes de base permettant de gérer adéquatement le risque rattaché aux frais de voyage et d'accueil. Toutefois, il serait possible d'assurer une application plus systématique de ces systèmes et processus au quotidien, particulièrement dans le cas des voyages effectués par les personnes occupant les plus hautes fonctions.

Certains événements médiatisés au cours des dernières années ont conduit à une plus grande conscientisation au sujet de l'importance que revêt la gestion du risque et la surveillance des frais engagés par les personnes occupant les plus hautes fonctions dans les PMO. Comme nous l'avons mentionné précédemment, les vérificateurs n'ont pas observé de comportements dénotant des abus manifestes ni de tendances à l'excès, mais ils ont conclu qu'il serait nécessaire d'accroître la qualité et la rigueur des fonctions de remise en question et de validation. Les problèmes reliés aux frais de voyage et d'accueil des personnes nommées par le gouverneur en conseil et des administrateurs généraux ont des conséquences trop importantes en ce qui a trait à la réputation et à l'intégrité de la fonction publique pour qu'on les néglige.

De même, sur le plan des frais de voyage et d'accueil en général, les difficultés observées tendaient à être concentrées dans un petit nombre d'organisations et, dans l'ensemble, ne donnaient pas à croire à l'existence de défaillances majeures. Ces difficultés étaient plutôt le fait de lacunes sans trop de gravité mais risquant de devenir pratique courante. Il est possible d'éviter que cela ne se produise en misant sur les mécanismes de gestion du risque et de contrôle interne existants.

Bonnes pratiques

Bonne gouvernance

Formation et orientation : en général, les PMO offrent aux nouveaux employés une formation en cours d'emploi ou une orientation au sujet des voyages et des activités d'accueil. Il existe tout un éventail de pratiques de partage de connaissances avec les adjoints administratifs et les responsables de la validation des demandes de remboursement de frais, par exemple des présentations annuelles d'une demi-journée ou des séances de recyclage, une formation individuelle et une formation poussée en cours d'emploi. Il existe aussi des documents de formation plus poussée produits à l'interne et portant sur de nombreux aspects de la gestion financière, notamment les pouvoirs de signature, le codage, les engagements, les pièces justificatives et les politiques connexes.

Communications : habituellement, les changements apportés à la Directive sur les voyages,à la Politique sur l'accueil et à d'autres instruments connexes sont communiqués par courriel. Beaucoup de PMO affichent et tiennent à jour des renseignements pertinents – modifications de la Directive ou de la Politique, tarifs applicables pour les voyages, processus de préparation des demandes de remboursement de frais en vigueur dans le PMO, etc. – sur leur intranet.

Valeurs et éthique : les vérificateurs ont observé que plusieurs organisations avaient élaboré leur propre document à partir du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique du CT ainsi que de données spécifiques à leur mandat et à leur secteur.

Politiques particulières aux PMO : certains PMO ont élaboré leurs propres politiques de voyage ou d'accueil. Tout en reflétant les politiques du CT, ces instruments répondent aux besoins particuliers de ces organisations.

Amélioration des contrôles internes

Liste de contrôle touchant les frais de voyage : le voyageur qui remplit une demande de remboursement de frais de voyage utilise cette liste à titre d'outil de consultation rapide. Une fois remplie, la liste est jointe à la demande et est utilisée pour fins de référence par les personnes qui approuvent les demandes, qui les vérifient et qui traitent la demande de paiement. Plusieurs PMO ont adopté une pratique consistant à examiner les demandes de remboursement de frais de voyage ayant été traitées, ce qui inclut une liste de contrôle des paiements en application de l'article 33 de la LGFP et un processus de vérification de comptes après les paiements, dans le but d'optimiser l'efficacité des contrôles internes. Le processus de contrôle est axé sur la conformité à la Directive sur les voyages et à la Politique sur la vérification des comptes.

Autorisation électronique : plusieurs PMO ont recours à des systèmes automatisés pour les frais de voyage. Les autorisations prévues aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP sont généralement fournies par voie électronique de concert avec des documents sur lesquels ont été apposées des initiales, aux fins de l'attestation prévue à l'article 33. Certains PMO disposent de systèmes qui attribuent des numéros d'autorisation de voyage (NAV), tandis que d'autres autorisent les utilisateurs à vérifier de leur poste de travail les cartes de spécimen de signature ainsi que les pouvoirs délégués et les pouvoirs intérimaires pour les congés ou les absences. Les attestations prévues aux articles 33 et 34 de la LGFP nécessitent des autorisations en bonne et due forme (le gouvernement du Canada ne reconnaît que les autorisations électroniques assorties d'une signature numérique), et certains PMO prennent des mesures en vue de se conformer aux exigences en la matière.

À l'heure actuelle, les PMO qui utilisent des systèmes automatisés devraient prévoir une signature manuscrite (à l'encre) et l'indication d'une date à des fins d'attestation officielle en application des articles 33 et 34 de la LGFP, jusqu'à ce que l'on puisse recourir à une signature numérique. Il est conseillé de consulter la Direction du dirigeant principal de l'information et le Bureau du contrôleur général concernant la meilleure façon de se conformer à cette exigence.

Autorisation – administrateur général : plusieurs PMO veillent à ce que tous les voyages de l'administrateur général fassent l'objet d'une autorisation préalable de la part de l'agent financier supérieur (AFS) ou d'un autre cadre supérieur. Bien que l'administrateur général puisse autoriser au préalable ses propres voyages, il ne peut en aucun cas donner également une autorisation en vertu de l'article 34 de la LGFP. À des fins de diligence raisonnable et de prudence, il est fortement recommandé que les voyages de l'administrateur général soient préalablement autorisés par un AFS ou un autre cadre supérieur.

Outil de consultation rapide des pouvoirs financiers en vigueur : dans plusieurs PMO, les systèmes électroniques internes font le suivi et la vérification des pouvoirs financiers. De cette façon, les utilisateurs peuvent effectuer rapidement des vérifications précises au sujet des pouvoirs délégués, y compris de façon intérimaire, et des pouvoirs de signature. De nombreux PMO ont incorporé à leurs documents relatifs aux pouvoirs financiers des pages distinctes ayant trait aux pouvoirs délégués sur une base intérimaire; on y précise notamment la période de validité des pouvoirs accordés sur une base intérimaire ainsi que les limites applicables à ces pouvoirs.

Vérification des demandes : les PMO font appel à des méthodes variées pour indiquer qu'une vérification (indépendante) des demandes de remboursement de frais a été effectuée, par exemple : remplir la section réservée aux activités de vérification sur les formulaires de demande de remboursement de frais de voyage ou d'accueil; signer et dater l'estampille prévue sur les formulaires de demande pour indiquer que la vérification a été effectuée; ou signer et noter la date pour indiquer à quel moment la demande a été vérifiée.

Gestion des risques connus

Mesures visant à donner suite aux vérifications antérieures : dans le cas des PMO dont les frais de voyage et d'accueil ont fait l'objet d'une vérification (y compris les vérifications ayant englobé la gestion des frais de voyage et d'accueil) au cours des trois dernières années (neuf PMO au total), nous avons constaté que des plans d'action avaient été mis en œuvre et que les problèmes ayant trait à l'observation étaient généralement moins nombreux que dans le cas des autres. De plus, dans les PMO ayant fait l'objet d'une telle vérification, il y a eu une réduction d'ensemble de la somme de travail liée au traitement des demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil.