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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale : Délégation des pouvoirs financiers au sein des grands ministères et organismes

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OBSERVATIONS DTAILLES ET DISCUSSION

Contexte

La gestion efficace des ministres et des organismes du gouvernement ncessite que les ministres et les sous‑ministres dlguent des pouvoirs, de faon permettre l'accomplissement des activits de leur organisation. Les ministres et les organismes, quant eux, doivent grer de manire responsable la dlgation et l'exercice de ces pouvoirs. En 2005‑2006, le gouvernement du Canada a dpens 175,2 milliards de dollars pour l'excution de ses activits quotidiennes[1]. Des dizaines de milliers de fonctionnaires l'chelle de l'administration ont exerc des pouvoirs dlgus pour que les oprations du gouvernement soient menes bon terme.

Par consquent, la dlgation de pouvoir constitue un outil habilitant important. Elle permet aux gestionnaires d'administrer les programmes dont ils sont responsables et de contribuer l'accomplissement du mandat de l'organisme. Paralllement, la dlgation de pouvoir constitue un contrle. Elle fournit un des lments de base permettant aux organismes de responsabiliser les gestionnaires vis vis de l'utilisation lgitime des ressources en vue d'atteindre les objectifs tablis.

On compte trois exigences cls de la politique ayant trait la dlgation de pouvoirs :

1. Communication : Les ministres et les administrateurs gnraux doivent rpartir les responsabilits de faon approprie et dlguer et communiquer les pouvoirs financiers par crit.

2. Contrles : Les ministres doivent tablir des politiques et des procdures visant assurer un niveau de contrle adquat des pouvoirs dlgus et faisant en sorte que les personnes sont bien informes de leurs responsabilits. Il faut mettre en place un processus d'authentification de la signature des personnes exerant des pouvoirs dlgus.

3. Principe : Les pouvoirs doivent tre dlgus aux postes dsigns par leur titre. Aucun titulaire ne doit tre autoris exercer des pouvoirs moins qu'il ait t dsign par la personne dont relve le poste. Les pouvoirs dlgus ne peuvent tre rassigns d'autres personnes.

Charte du projet de vrification

Le Conseil du Trsor a confi des responsabilits particulires au contrleur gnral, notamment celle de procder une vrification horizontale englobant les grands ministres et organismes. La vrification de la dlgation des pouvoirs financiers a t la premire vrification interne horizontale mene par le Bureau du contrleur gnral et a t gre comme un projet pilote. Un sous-objectif particulier consistait laborer des protocoles et, plus spcialement, des approches concernant les rapports de vrification.

Raison d'tre : Suite un processus d'analyse des risques tenu au dbut de 2006 et auquel participaient les dirigeants principaux de la vrification, il a t dtermin que la gestion de la dlgation des pouvoirs financiers figurait au nombre des activits pouvant faire l'objet d'une vrification interne horizontale. Cette activit tient une place importante dans toutes les discussions portant sur les contrles internes de base l'chelle du gouvernement. Elle rpond galement aux critres suivants : il s'agit d'un processus de gestion important; elle a une pertinence gnrale; et elle peut faire l'objet d'une vrification. En outre, elle renvoie directement la Loi fdrale sur la responsabilit et au Cadre de responsabilisation de gestion. Une gestion efficace de la dlgation des pouvoirs peut contribuer une bonne gouvernance et une bonne gestion du risque dans les ministres et les organismes. Elle reprsente un moyen essentiel d'tablir le juste quilibre entre la flexibilit oprationnelle et le contrle mthodique, car elle permet de soumettre les dcisions et les oprations risque accru aux paliers successifs de gestion aux fins d'examen.

Gouvernance : La vrification a t effectue sous la direction du directeur excutif de la Vrification des systmes, vrification judiciaire et vrification horizontale, qui fait partie du Secteur de la vrification interne du Bureau du contrleur gnral. La mission de vrification a galement t mene en tenant compte des conseils d'un comit consultatif de projet prsid par le directeur des vrifications horizontales, auquel sigeaient les dirigeants principaux de la vrification de six des grands ministres et organismes (GMO) participants. La composition et le mandat du comit sont indiqus l'annexe D.

Calendrier : Le contrleur gnral a approuv le projet de vrification en aot 2006. La vrification a officiellement dbut lorsque le contrleur gnral a communiqu par crit avec les administrateurs gnraux slectionns, le 25 aot 2006. La phase I, qui consistait en une tude des documents des 24 GMO, a alors commenc. Elle a pris fin la mi-dcembre 2006. La phase II, dans le cadre de laquelle certains GMO ont t examins plus en dtail, a t amorce au dbut de 2007, aprs une analyse des rsultats de la phase I.

Objectifs de la vrification : Cette premire vrification horizontale visait fournir une assurance quant l'efficacit des instruments de dlgation des pouvoirs financiers en tant qu'outils de contrle et outils habilitants contribuant une bonne gestion du risque et une saine gouvernance. La vrification avait galement pour but d'aider l'laboration de protocoles pour l'excution des prochaines vrifications internes horizontales.

Un autre objectif consistait cibler et faire connatre les pratiques exemplaires lies la conception et la communication des pouvoirs de signature dlgus en matire d'oprations financires.

tendue de la vrification

La vrification a port sur les pouvoirs financiers prciss dans la Politique sur la dlgation du pouvoir dcisionnel du Conseil du Trsor. Pour de plus amples renseignements au sujet de ces pouvoirs financiers, veuillez vous reporter au lien indiqu l'annexe B.

Comme nous l'avons dj mentionn, la vrification comportait deux phases. La phase I portait sur 24 GMO ayant prvu de dpenser 1 milliard de dollars ou plus et consistait examiner des documents cls, tels que les instruments de dlgation, les organigrammes, les politiques et procdures financires applicables et les activits de surveillance. Au moment de la vrification, ces 24 ministres et organismes taient responsables de plus de 90 % des dpenses totales prvues du gouvernement. Dans le cadre de la mission, l'quipe a examin la dlgation des pouvoirs financiers et la faon dont les instruments de dlgation s'harmonisaient aux structures organisationnelles en place le 30 juin 2006. 

Il a t dcid ds le dpart de limiter le nombre de ministres et d'organismes qui seraient examins la phase II. La slection des ministres et des organismes qui allaient faire l'objet de la phase II a t faite de manire bien reprsenter ceux qui affichaient des risques accrus (d'aprs les rsultats de la phase I) et ceux qui semblaient utiliser des pratiques exemplaires. Cinq ministres ont t choisis pour cette phase.