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ARCHIVÉ - Examen de la surveillance des politiques

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Secrtariat du Conseil du Trsor
Examen de la surveillance des politiques
28 octobre 2004 
Division de la vrification interne et de l'valuation du SCT

 

Ernst & Young, LLP




Table des matires

1.0 Sommaire du rapport

2.0 Introduction

3.0 Rsultats de l'examen

4.0 Secteurs amliorer

5.0 Conclusion

Annexe A - Liste des politiques faisant partie de l'chantillonnage de l'examen

Annexe B - Ministres interviews

Notes




1.0 Sommaire du rapport

L'environnement actuel avec son rythme rapide de changements et les dfis qui se posent aux niveaux de la conformit et de l'efficacit des politiques exige une surveillance efficace des politiques. Pour assurer le bon fonctionnement des politiques du CT, le Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) doit avoir l'assurance que les pratiques de surveillance des politiques donnent de bons rsultats. Le prsent examen, qui se veut une tude indpendante des principales pratiques de surveillance des politiques, a t effectu la demande du Comit de la vrification et de l'valuation du SCT. L'examen visait valuer la situation actuelle de l'activit de surveillance des politiques au SCT pour ensuite en tirer des exemples concrets de pratiques principales. Les recommandations qui dcouleront du prsent examen orienteront le Projet d'examen des politiques et des rapportsdont la raison d'tre est de simplifier les politiques et les exigences en matire de rapports.

Recherche sur les pratiques principales

L'examen a port sur les pratiques principales d'valuation des politiques dcrites dans diffrents documents. Notre recherche a rvl que les facteurs critiques de succs des activits de surveillance des politiques et de rapport sont, entre autres[1] :

  • De bonnes relations de travail avec les ministres qui facilitent la communication de l'information l'organisme central;
  • De bonnes comptences en matire de collecte de renseignements sur les rsultats de la politique et sur les processus;
  • La capacit de comprendre, de traiter et d'utiliser adquatement l'information obtenue l'aide de solides processus internes d'analyse;
  • L'change l'interne de l'information liant les priorits stratgiques et l'laboration de politiques l'valuation de l'information;
  • Une bonne comprhension des objectifs de l'organisme central et la capacit d'en faire la promotion auprs des ministres;
  • L'valuation permanente de l'information provenant des ministres et de leur rgularit la lumire de l'information prpare et traite par l'organisme central.

Cadre de surveillance des politiques propos par le SCT (le  Cadre )

L'examen a entre autres port sur les pratiques de surveillance des politiques du SCT en passant en revue 17 politiques du CT. la lumire de nos constatations, nous avons prsent les pratiques principales dans un cadre qui pourrait constituer pour le SCT un outil lui permettant d'analyser les rsultats des politiques et les activits de surveillance des politiques d'une faon logique et systmatique.

Le Cadre comporte les quatre niveaux d'valuation suivants :

1. Niveau de risque Le risque est le facteur qui a la plus grande incidence sur tous les lments de la surveillance des politiques. Une plus grande attention doit donc tre porte aux politiques posant un risque plus lev afin de s'assurer qu'elles sont assorties de procdures de surveillance efficaces. L'efficacit de ces procdures devrait tre value de faon continue.

2. Objectifs de la politique et rsultats La raison d'tre des politiques est de favoriser l'atteinte des objectifs d'un organisme et la bonne gestion des risques. Les lments suivants sont essentiels pour qu'une politique donne les rsultats escompts :

  • Les objectifs de la politique doivent tre formuls d'une faon claire et concise;
  • Les rsultats escompts doivent tre bien dfinis et mesurables et tre assortis d'objectifs et d'indicateurs de rendement[2];
  • Les rles et les responsabilits doivent tre bien dfinis et tre communiqus aux ministres.

3. Outils facilitant le processus Dans le contexte de la surveillance des politiques, les  outils facilitant le processus  sont des mcanismes qui aident le SCT et les ministres changer de l'information et prparer des rapports pour ventuellement atteindre les objectifs de la politique du SCT. La surveillance des politiques donne de bons rsultats lorsque les outils facilitant le processus sont systmatiquement utiliss pour la conception et la mise en œuvre de la politique et pour le suivi des rsultats.

Le cadre dfinit sept outils facilitant le processus. Les groupes de travail et les comits du SCT et des ministres semblent tre l'outil utilis avec le plus d'efficacit. Toutefois, l'engagement de fonds en raison de ressources insuffisantes semble tre l'outil utilis avec la moins grande efficacit par le SCT.

4. Activits de surveillance et de rapport L'activit de surveillance et de rapport sous-tend de multiples approches et activits aux fins de la collecte d'information et du suivi. L'information aide le SCT et les ministres dterminer leurs priorits et effectuer l'analyse des lacunes sur le plan des rsultats. Les relations hirarchiques entre le SCT et les ministres doivent tre structures afin que les rapports et les analyses des rsultats obtenus soient effectus d'une faon systmatique et en temps opportun.

Le Cadre dfinit dix activits de surveillance des politiques et de rapport. L'activit qui semble tre la plus efficace est la prestation par le SCT de conseils aux diffrents ministres. Les activits qui sont sous-utilises ou qui sont appliques avec la moins grande efficacit sont l'utilisation d'indicateurs de rendement cls, les rapports et analyses continus, et le suivi effectus par le SCT et la dpendance vis--vis les rapports de vrification interne et d'valuation.

Le Cadre a t prsent pour fins de discussion aux reprsentants des diffrents centres de dcision du SCT. Nous avons galement interrog dans le cadre du prsent examen d'autres membres du personnel du SCT. Le Cadre a t bien accueilli et tous convenaient que son adoption allait contribuer amliorer la fonction de surveillance des politiques.

Rsum des recommandations relatives certaines politiques du CT

Chaque lment du Cadre a t compar aux rsultats obtenus avec l'chantillonnage des 17 politiques tabli pour l'examen. Nous avons regroup ces politiques selon leur niveau de risque et tabli un diagramme comparant le niveau de surveillance relev avec le niveau souhait. Cet exercice nous a permis de formuler les trois observations suivantes :

1.      D'une faon gnrale, les politiques du CT qui semblaient notre avis poser un niveau lev de risque exigent un niveau plus lev d'activits de surveillance et de rapport;

2.      D'une faon gnrale, les politiques qui semblaient tre associes un niveau de risque moyen bnficient de niveaux de surveillance adquats;

3.      D'une faon gnrale, les politiques associes un niveau de risque faible ne bnficient pas des niveaux minimums de surveillance requis.

Secteurs amliorer

Notre tude a rvl que certains lments dcrits dans le Cadre ont t adopts au sein du SCT. Nous avons galement remarqu que les secteurs d'activit comprennent gnralement le niveau de risque, une composante essentielle du Cadre. Cependant, les lments de suivi ne sont pas utiliss uniformment la grandeur du SCT et certaines pratiques se rvlent plus efficaces comme outils de surveillance du SCT.

Selon le rapport, il est recommand au SCT d'adopter le Cadre de surveillance des politiques et de s'en servir comme outil pour faciliter une approche systmatique aux fins de la dfinition de la surveillance des politiques et des rapports pour les prochaines politiques. Il y aurait galement lieu de slectionner une srie d'outils facilitant les processus et d'activits de surveillance de politiques et de rapport et de l'adapter chaque secteur en fonction du niveau de risque qui lui est associ.

Il est galement recommand de mieux utiliser neuf des lments du Cadre. Le SCT devrait en premier lieu axer son attention sur les quatre lments suivants :

1. Indicateurs de rendement cls

Nous recommandons au SCT de continuer d'tablir des indicateurs de rendement cls (IRC). Ces indicateurs sont essentiels pour l'laboration et la surveillance des politiques. Les IRC doivent pouvoir tre mesurs facilement et un cot raisonnable.

2. Fonds du SCT engags

Nous recommandons de faire une utilisation plus efficace des ressources du SCT en effectuant cette fin une surveillance des rsultats de la politique. Les tapes devraient comprendre :

  • Surveillance des secteurs de politique prsentant un risque lev En raison du nombre lev de politiques du SCT, il y aurait lieu avant d'adopter le Cadre d'attribuer les ressources essentiellement aux secteurs de politique prsentant un risque lev. Dans la plupart des cas, une surveillance structure pourrait tre exerce l'chelle du cadre de la politique plutt qu' l'chelle de chaque politique.
  • Principaux lments surveillerCompte tenu du manque de ressources que connat actuellement le SCT, les principaux lments cls sur lesquels les efforts devraient tre axs sont les indicateurs de rendement cls, les rsultats de la politique, le suivi donn par les ministres et la mise en œuvre.

3. Rapports et analyses continus

Nous recommandons au SCT d'adopter une approche de rapport structure aux fins de la surveillance des politiques comprenant :

  • Rapports par rsultat de la politique (mise en œuvre de la politique, rsultats obtenus);
  • Calendrier prdtermin de rapports utilisant les outils et les processus existants;
  • Amlioration des processus analytiques et de la diffusion;
  • Communication aux ministres d'une rtroaction plus constructive et plus toffe faisant entre autres tat des tendances gnrales et des objectifs-repres la grandeur du gouvernement.

4. Mesures prendre

Nous recommandons d'amliorer les mcanismes d'change de l'information au sein du SCT et de convertir l'information en mesures correctives apporter, dont :

  • Collecte de l'information auprs de multiples sources internes du SCT par le truchement de l'quipe de planification des activits du SCT;
  • Rapports structurs tablis par les ministres et par le SCT mettant en opposition le suivi assurer et les rsultats de la politique;
  • Renvoi structur la direction du SCT des lacunes dans le suivi assurer;
  • Rapports permanents entre le Secrtaire et les sous-ministres l'aide de mcanismes tels que le Cadre de responsabilisation de la gestion.

Rponse de la Direction

tant donn la nature du rapport, la direction a dcid de faire une rponse globale aux rsultats et aux recommandations.  Voir la rponse de la direction.




2.0 Introduction

L'environnement actuel avec son rythme rapide de changements et les dfis qui se posent aux niveaux de la conformit et de l'efficacit des politiques exige une surveillance efficace des politiques. Pour assurer le bon fonctionnement des politiques du CT, le Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) doit avoir l'assurance que les pratiques de surveillance des politiques donnent de bons rsultats. Le prsent examen, qui se veut une tude indpendante des principales pratiques de surveillance des politiques, a t effectu la demande du Comit de la vrification et de l'valuation du SCT.

2.1 Contexte

En tant qu'organe administratif du Conseil du Trsor du Canada, le Secrtariat a un double mandat : appuyer le Conseil du Trsor dans l'exercice de son rle de comit des ministres et assumer les responsabilits lgislatives d'un organisme central du gouvernement.

Depuis le 12 dcembre 2003, les fonctions et le mandat du Secrtariat du Conseil du Trsor ne sont plus les mmes. Le SCT doit maintenant fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trsor pour leur permettre d'assurer l'optimisation des dpenses et superviser les fonctions de gestion financire des ministres et des organismes.Il joue galement un rle nvralgique l'appui des activits du Comit du Cabinet charg de l'examen des dpenses.

Le Secrtariat formule ses recommandations et prodigue des conseils au Conseil du Trsor concernant les politiques, les directives, les rglements et les propositions de dpense de programme en ce qui concerne la gestion des ressources du gouvernement. Ses responsabilits de gestion gnrale du gouvernement touchent les initiatives, les questions et les activits qui intressent tous les secteurs de politique administrs par les ministres fdraux et les entits organisationnelles (tel qu'en fait tat le Budget principal des dpenses). Le Secrtariat est galement responsable de la fonction de contrleur du gouvernement.

Aux termes des pouvoirs gnraux dfinis aux articles 5 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrtariat appuie le Conseil du Trsor dans son rle de gestionnaire et d'employeur gnral de la fonction publique.

Le SCT a reconnu qu'il tait devenu ncessaire de mettre jour la srie de politiques comme le prconise le document Des rsultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada. En septembre 2002, le SCT a lanc son Projet d'examen des politiques et des rapports. Un rapport sur ce projet a t publi en septembre 2003.

On pouvait lire dans le Rapport ministriel sur le rendement (RMR) 2003 du SCT que le Projet d'examen des politiques et des rapports allait simplifier les politiques et les exigences en matire de rapports et donner lieu un ensemble plus rduit de politiques et d'exigences en matire de rapports qui, en plus d'tre plus stratgique, serait conforme au Cadre de responsabilisation de la gestion.

Un des volets du Projet d'examen des politiques et des rapports traite des rles et des responsabilits du SCT et des ministres en matire de surveillance des politiques. Le prsent examen de la surveillance des politiques complte et dcrit la pratique de surveillance des politiques utilise au SCT.

La surveillance des politiques peut se dfinir comme tant  l'valuation du fonctionnement d'une politique et des rsultats obtenus. Elle porte donc la fois sur l'application de la politique et la conformit ses exigences[3]

Bon nombre de politiques du CT exigent que les ministres exercent eux-mmes la surveillance de la mise en œuvre des politiques au sein de leurs organisations alors que le SCT effectue la mme surveillance dans les diffrents ministres. Par ailleurs, la  Politique sur la surveillance active , introduite en 2001, exige l'exercice d'une surveillance la grandeur du gouvernement. Toutefois, notre connaissance, cette politique ne satisfait pas aux besoins de surveillance des politiques.

2.2 Objet de l'examen

Selon la note d'information de juin 2003 prsente au Conseil des politiques[4],  Pour garantir l'efficacit de la gestion axe sur les rsultats, la srie de politiques doit fournir une orientation claire et pertinente sur les mesures et les rsultats l'gard desquels le SCT tient les sous-ministres et leurs collaborateurs responsables. En particulier, les politiques doivent tablir les responsabilits respectives des ministres et du Secrtariat du CT au titre de la surveillance des rsultats des politiques et des rapports connexes. L'information recueillie dans le cadre des activits de surveillance et de rapport devrait servir prendre des dcisions claires l'chelle des ministres, du Secrtariat et du gouvernement. 

L'Examen de la surveillance des politiques prvoit l'valuation de l'tat d'avancement actuel de la surveillance des politiques au sein du SCT et la prsentation d'exemples concrets de pratiques principales. L'Examen se veut un outil d'aide pour la direction et non une vrification. Les recommandations formules dans le prsent rapport visent fournir une orientation au Projet d'examen des politiques et des rapports dont l'objet premier est de simplifier les politiques du CT et ses exigences en matire de rapports.

2.3 Porte de l'examen

L'examen, qui a port sur l'analyse des activits du SCT en matire de surveillance des politiques du CT, visait relever des pratiques efficaces pour :

  • Les activits engages par les diffrents secteurs du SCT la grandeur du gouvernement pour surveiller la mise en œuvre et la conformit des politiques du CT;
  • Les activits du SCT pour aider les ministres exercer la surveillance des politiques;
  • Les processus qui faciliteront dsormais les activits de surveillance.

La planification du prsent examen, l'chantillonnage des politiques du CT examines, et bon nombre des entrevues ont t effectus l'automne 2003, soit avant les annonces du 12 dcembre qui faisaient tat des modifications aux fonctions et au mandat du SCT.

2.4 Approche de l'examen et mthodologie

Approche

L'approche retenue pour l'examen comprenait les tapes suivantes :

  • Identification des pratiques exemplaires au moyen d'une recherche documentaire sur les cadres de surveillance en place dans d'autres organismes;
  • Identification et analyse des activits et des processus de surveillance des politiques utiliss au SCT;
  • Identification des diffrences entre les activits de surveillance des politiques du SCT et les pratiques exemplaires;
  • Identification des outils qui facilitent le processus et l'organisation d'une bonne surveillance des politiques.

la lumire des rsultats obtenus, nous avons formul des recommandations pratiques en vue de fournir une orientation au processus d'examen des politiques pour que les politiques rvises puissent faciliter les activits de surveillance.

Mthodologie

L'quipe charge de l'examen a choisi 17 politiques du SCT parmi plus de 300 politiques. la suggestion des dirigeants de secteurs d'activit, l'chantillonnage des politiques a t choisi dans les trois secteurs d'activit du SCT, comprenait un ensemble de politiques prsentant un niveau de risque allant de faible lev et constituait un groupe reprsentatif d'anciennes et de nouvelles politiques. La liste des politiques formant l'chantillonnage de l'examen est prsente l'annexe A.

Pour chacune des 17 politiques de l'chantillonnage, nous avons interview au moins un reprsentant du centre de dcision comptent du SCT. Dans le cadre de cette entrevue, nous avons discut des principaux enjeux relatifs aux politiques, des activits de surveillance des politiques et de rapport, ainsi que des amliorations qu'il y aurait lieu d'apporter la surveillance des politiques. la lumire des rponses obtenues, nous avons valu le niveau de risque associ une politique donne et l'avons valid auprs du reprsentant de la politique.

En plus des membres du personnel du centre de dcision, nous avons interview des reprsentants des ministres afin de connatre les perspectives de leur ministre concernant la surveillance des politiques et les rapports. La liste des ministres, petits et grands, est prsente l'annexe B.

Nous avons galement interview des reprsentants des groupes ministriels de vrification interne, dont un des secteurs de programme du SCT, un du Centre d'excellence en vrification interne du SCT et un autre du Centre d'excellence en valuation du SCT.

De plus, des donnes importantes pour l'examen ont t puises dans les trois documents suivants :

  • Note d'information de juin 2003 au Conseil des politiques portant sur les exigences en matire de surveillance et de rapports dans les politiques du CT;
  • Rapport sur la surveillance active : Rapport sur l'utilisation et l'incidence de la Politique sur la surveillance active;
  • Prsentation au Comit des rsultats pour les Canadiens et les Canadiennes intitule  Comprendre l'ensemble des politiques du CT  de novembre 2001.




3.0 Rsultats de l'examen

Introduction

L'objet de l'examen tait de fournir la haute direction une valuation des principales pratiques de surveillance des politiques de manire mettre au point un outil pour le Projet d'examen des politiques et des rapports du SCT.

Notre recherche sur les principales pratiques externes a notamment port sur le  leadership solide  dans les secteurs de la gouvernance de l'organisation, sur la surveillance du rendement et les rapports, et sur les cadres de contrle de gestion. Nous avons pris connaissance des travaux de l'Institut Canadien des Comptables Agrs (tude des critres de contrle), du Conference Board of Canada, du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission et de l'auteur John Carver.

Les pratiques du New Zealand's Pacific People's Monitoring Framework nous ont clairs sur les cadres de surveillance.

De plus, dans le cadre de son tude de l'chantillonnage des politiques des diffrents secteurs d'activit du SCT, l'quipe charge de l'examen a relev des pratiques efficaces.

Les principales pratiques releves ont t regroupes et sont prsentes un peu plus loin dans le prsent rapport. Elles ont t intgres au modle que nous proposons et qui s'intitule Cadre de surveillance des politiques du SCT (section 3.1). Chaque lment important de surveillance y est dfini et chaque dfinition est suivie de nos observations concernant l'chantillon des politiques du SCT tudies (section 3.2). Dans la section 4.0, nous prsentons notre analyse des pratiques de surveillance ayant actuellement cours au SCT et traons un parallle avec les pratiques principales du cadre. Les aspects amliorer relevs dans la comparaison sont prsents pour discussion. 

3.1 Aperu des pratiques principales et des pratiques efficaces

Selon notre recherche, voici les facteurs critiques de succs pour la mise en œuvre d'activits de surveillance et de rapport[5] :

  • Bonnes relations de travail avec les ministres pour assurer la communication de l'information l'organisme central.
  • Bonne capacit de recueillir de l'information sur les rsultats des politiques et les processus;
  • Capacit de bien comprendre l'information tire d'analyses internes fiables, de la traiter et de l'utiliser;
  • change l'interne de l'information tablissant un lien entre les priorits stratgiques, l'laboration des politiques et la surveillance de l'information;
  • Bonne comprhension des objectifs de l'organisme central et capacit d'en faire la promotion auprs des ministres;
  • valuation continue de l'information communique par les ministres et valuation de sa conformit l'information prpare et traite par l'organisme central.

partir de cette information, nous avons labor le cadre prsent ci-aprs la Figure 1 et dont le SCT pourra se servir pour laborer une approche efficace de surveillance des politiques qui pourra tre mise en œuvre d'une faon uniforme et systmatique. De ce cadre ressort l'importance d'obtenir l'information sur le rendement des politiques auprs des ministres et d'analyser avec soin les rsultats des politiques.

Comme on peut le voir dans la Figure 1, les quatre niveaux de priorit du Cadre de surveillance des politiques (le Cadre) du SCT sont les suivants : niveau de risque; objectifs de la politique; outils qui facilitent le processus; surveillance et rapport.

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Surveillance et rapport

Les explications qui suivent dcrivent les quatre niveaux du cadre.

1. Niveau de risque

Un organisme doit reconnatre d'une faon continue les risques internes et externes importants afin d'tre en mesure d'y ragir ou d'apporter des changements d'une faon adquate et dans les meilleurs dlais. La surveillance doit tre structure en fonction du risque de ne pas russir obtenir les rsultats escompts[6].

Le risque est le facteur qui a la plus grande incidence sur tous les lments de la surveillance des politiques. Une plus grande attention doit donc tre porte aux politiques posant un risque plus lev afin de s'assurer qu'elles sont assorties de procdures de surveillance efficaces. L'efficacit de ces procdures devrait tre value de faon continue.

2. Objectifs de la politique et rsultats

La raison d'tre des politiques est de favoriser l'atteinte des objectifs d'un organisme et la bonne gestion des risques. Les lments suivants sont essentiels pour qu'une politique donne les rsultats escompts :

  • Les objectifs de la politique doivent tre formuls d'une faon claire et concise;
  • Les rsultats escompts doivent tre bien dfinis et mesurables et tre assortis d'objectifs et d'indicateurs de rendement[7];
  • Les rles et les responsabilits doivent tre bien dfinis et tre communiqus aux ministres.

3. Outils facilitant le processus de surveillance des politiques

Dans le contexte de la surveillance des politiques, les  outils facilitant le processus  sont des mcanismes qui aident le SCT et les ministres changer de l'information et prparer des rapports en vue d'atteindre les objectifs de leurs politiques. La surveillance des politiques donne de bons rsultats lorsque les outils facilitant le processus sont systmatiquement utiliss pour la conception et la mise en œuvre de la politique et le suivi des rsultats[8]. Ces outils visent  :

  • Favoriser la communication de l'information entre les intervenants afin de faciliter l'laboration de politiques dans des secteurs stratgiques;
  • Favoriser l'adoption de textes lgislatifs qui dfinissent les rles et les responsabilits;
  • Fournir des mcanismes amenant les groupes concerter leurs efforts pour atteindre les objectifs de la politique;
  • Encourager les organismes centraux et les ministres se doter de processus pour surveiller la mise en œuvre des politiques;
  • Veiller ce que les ressources financires et humaines soient disponibles pour soutenir l'efficacit et la surveillance des politiques.

4. Activits de surveillance et de rapport

L'activit de surveillance et de rapport sous-tend de multiples approches et activits aux fins de la collecte d'information et du suivi. La surveillance est requise pour les trois secteurs de rendement des politiques suivants :

  • Efficacit de la mise en œuvre – Relations solides, disponibilit de spcialistes comptents et change des pratiques exemplaires entre le SCT et les ministres sont autant d'aspects qui facilitent la mise en œuvre et l'amlioration continue des politiques.
  • Conformit aux politiques – L'information recueillie aide le SCT et les ministres exercer une surveillance de la conformit aux politiques, relever les carts et apporter les corrections requises aux politiques du CT.
  • Surveillance des rsultats – L'information recueillie aide le SCT et les ministres tablir les priorits et effectuer l'analyse des carts relatifs aux rsultats. Des relations hirarchiques structures entre le SCT et les ministres sont requises pour la production continue de rapports et d'analyses des rsultats en temps opportun.

Cadre de surveillance des politiques du SCT

L'tude a permis de relever sept  outils facilitant le processus  principaux et dix pratiques de  surveillance et de rapport  principales. Ces outils et ces pratiques ont t intgrs dans le Cadre de surveillance des politiques du SCT que nous proposons et qui est illustr la figure 2. Les sections qui suivent dfinissent les  outils facilitant le processus et les lments de   surveillance et de rapport  du Cadre.

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Cadre de surveillance des politiques du SCT

3.1.1 Outils facilitant le processus de surveillance des politiques

Voici les sept principaux outils facilitant le processus de surveillance des politiques et leurs caractristiques souhaites :

1. Leadership/parrainage de la haute direction du SCT et des ministres – Les attentes des cadres suprieurs du SCT et des ministres et leurs responsabilits en ce qui concerne l'atteinte des objectifs de la politique et la surveillance du rendement sont bien comprises et bien intgres. Les quipes de la direction du SCT et des ministres se sont engages amliorer les politiques et dploient tous les efforts ncessaires cette fin. La direction du SCT et des ministres est bien informe et exerce un suivi des rsultats des mesures mises en place.

2. Mise en œuvre efficace – L'activit d'laboration et de mise en œuvre des politiques est efficace lorsque les rsultats de la politique sont au dpart bien dfinis, qu'un chancier avec ses diffrentes tapes est tabli, que les cadres suprieurs ont donn leur aval et exercent un suivi. Des outils de soutien, tels que du matriel de formation, des listes de contrle et les leons apprises acclrent la mise en place de la politique.

3. Fonds engags – Des ressources financires adquates sont engages pour la surveillance afin d'assurer la disponibilit de personnes comptentes et d'outils pour la collecte d'information, la surveillance des indicateurs de rendement cls et le suivi donner. Les activits de surveillance font partie intgrante de l'organisme (services vots) en tenant compte des risques associs l'atteinte des objectifs et l'interrelation entre les autres lments de surveillance.

4. Lois habilitantes L'existence de lois normatives (par ex. Loi sur l'quit en matire d'emploi) avec leurs exigences bien dfinies en ce qui concerne la prsentation de rapports annuels au Parlement, les vrifications et les rles des cadres suprieurs des ministres constitue un outil efficace. Les lois confrent des pouvoirs supplmentaires qui garantissent le respect des priorits du gouvernement.

5. Surveillance par des organismes externes Les organismes externes (par ex. Commissariat aux langues officielles), qui sont lgalement habilits effectuer des vrifications et des suivis aux plaintes reues, constituent un outil efficace. Ces organismes, qui ont leurs propres secteurs d'intrt, peuvent fournir des rtroactions intressantes au SCT et aux ministres.

6. Groupes/Comits de travail – Les groupes de travail, prsids ou co-prsids par les intervenants principaux, constituent des outils efficaces. Ces groupes doivent atteindre des rsultats bien prcis en matire de conception, de mise en œuvre et de suivi des politiques. Afin de maximiser les rsultats, les quipes de cadres suprieurs du SCT et des ministres dirigent les initiatives stratgiques depuis leur conception jusqu' leur mise en œuvre et l'appui la politique.

7. Intgration de la surveillance des politiques aux processus financiers cls du SCT La surveillance des transactions par le SCT (par ex. valuation des facteurs relatifs la vie prive) constitue une approche approfondie pour surveiller des exigences spcifiques de la politique. Elle permet de relever les cas de non-conformit et les problmes relevs au cours de l'examen d'une prsentation. Pour assurer toute l'efficacit requise, le SCT doit disposer de ressources suffisantes pour traiter le volume de prsentations.

Ces sept outils constituent un ensemble de pratiques pouvant faciliter l'atteinte des objectifs de la politique. Dans le processus d'laboration de chaque politique, il faut slectionner une combinaison optimale de ces pratiques. La combinaison, ou le portefeuille, de chaque secteur d'activit variera selon le niveau de risque valu et les autres facteurs.

3.1.2 Pratiques de surveillance et de rapport

Voici les dix principales pratiques de surveillance des politiques et d'tablissement de rapports sur les politiques et leurs caractristiques dsires :

1. Rapports sur les indicateurs de rendement cls (IRC) – Les organismes utilisent un mlange d'objectifs de rendement quantitatifs et qualitatifs pour dterminer la mesure dans laquelle les objectifs stratgiques dfinis sont raliss. Ces objectifs sont mesurables et compatibles avec les objectifs de la politique[9]. Les points de rfrence venant de l'extrieur servent en outre garantir que les objectifs sont compatibles avec les pratiques exemplaires des organismes externes. Ce n'est que lorsque les critres de rendement sont associs des objectifs prtablis et sont compars aux rsultats de la politique que les indicateurs de rendement peuvent signaler que les objectifs n'ont pas t atteints. Il est donc essentiel, pour que les indicateurs de rendement cls donnent les rsultats escompts, que le rapport du ministre sur ceux-ci soit pratique et tay par les systmes de rapport existants.

2. Rapports des cadres suprieurs – Les rapports des cadres suprieurs et la communication de la mesure dans laquelle les rsultats stratgiques sont atteints permettent au SCT et aux ministres d'tablir leurs priorits et de prendre des dcisions. Les amliorations apportes aux rapports entre le SCT et les ministres par le truchement de diverses initiatives, telles que le Cadre de responsabilisation de la gestion, ont pour effet d'accorder plus d'importance aux rsultats et aux indicateurs de rendement. Les modalits des ententes de gestion du rendement des cadres cautionnent galement l'atteinte des rsultats stratgiques.

3. Bonnes relations de travail avec les ministres – Il est important d'tablir de bonnes relations de travail entre le SCT et les ministres si l'on veut assurer la communication de l'information requise aux fins de la surveillance continue des politiques[10]. Le SCT joue un rle consultatif auprs des ministres en :

  • leur fournissant son expertise en matire de politique;
  • en changeant avec eux ses connaissances, notamment en affichant sur les sites web les pratiques exemplaires et en mettant leur disposition le matriel de formation, les lignes directrices et les listes de contrle;
  • en leur assurant des services proactifs et ractifs pour la mise en application des politiques.

4. Rapports et analyses – Les ministres et le SCT disposent respectivement de renseignements opportuns et fiables leur permettant d'valuer la conformit aux objectifs de la politique et de dterminer la mesure dans laquelle les attentes sont combles. Le rendement est surtout valu par les ministres. Les ministres responsables ont la capacit de comprendre, de traiter et d'utiliser l'information grce de solides processus d'analyse interne. Les organismes centraux exercent galement une surveillance de l'information fournie par les ministres et en valuent la rigueur l'aide de l'information qu'ils prparent et traitent.

5. Surveillance de la vrification et de l'valuation et rapports – La meilleure faon d'effectuer la surveillance consiste utiliser de multiples approches, y compris des analyses et des rapports continus. Les vrifications et les valuations indpendantes effectues par des services de vrification interne et d'valuation et des organismes externes permettent de jeter un regard neuf sur l'efficacit de la politique et de la surveillance[11]. Cependant, les missions de vrification et d'valuation sont structures en fonction des besoins spcifiques des ministres, qui sont dtermins par les valuations des risques et les consultations tenues avec la haute direction. Ils ne sont pas motivs par les exigences des politiques individuelles. Par consquent, ces activits sont la rigueur perues comme des valuations supplmentaires de la pertinence des processus de surveillance et de rapport en place et non comme un outil de communication de la rtroaction sur la mesure dans laquelle les objectifs stratgiques ont t atteints.

6. Conseils prodigus aux ministres – La bonne comprhension des objectifs stratgiques et des priorits et la capacit d'en faire la promotion auprs des ministres reprsentent un facteur critique de succs pour l'laboration, la mise en application et la surveillance des politiques[12]. L'organisme central devient le  conseiller de confiance  ou l'expert qui travaille en partenariat avec les ministres. Il adopte alors un rle proactif en cernant les problmes, en les examinant et en les rglant.

7. Collecte de l'information – La surveillance de l'environnement externe fournit de l'information prcieuse sur l'tat de l'environnement interne. Les changements des conditions externes (tels que les changements de rglement, des tendances socitales, des programmes et des politiques) peuvent avoir une grande incidence sur la capacit des ministres et du SCT d'atteindre leurs objectifs. Voici des outils et des techniques qui facilitent la collecte de l'information : 

  • Groupe d'change de l'information (quipes de portefeuille du SCT);
  • Outils de planification et d'tablissement de rapports financiers.

8. Outils et processus d'change des connaissances – L'change entre les ministres participants et le SCT des pratiques exemplaires et des leons apprises favorise une mise en œuvre efficace des politiques. L'change de l'information procure un vaste ventail d'approches quant la faon de traiter les proccupations en matire de politique et d'atteindre les rsultats des politiques. L'tablissement d'une culture d'amlioration de collecte et d'change de l'information renforce le leadership du SCT et son rle de conseiller de confiance auprs des diffrents ministres.

9. Communication – La communication ouverte favorise la confiance, mais elle dpend galement de la relation de confiance existante. Un niveau lev de confiance pousse les gens prendre soin de communiquer aux autres tout ce qui leur apparat important. Les processus de communication appuient les valeurs communes et favorisent l'atteinte des objectifs. Pour que la surveillance soit efficace, les processus de communication doivent pouvoir soutenir la communication dans les deux sens et la libre communication de l'information pertinente, fiable et opportune.  Ces processus comprennent :

  • Des pratiques de communication sur une vaste chelle : Communication constante concernant les questions de politique, les lments nouveaux et les amliorations apporter (par ex. par le truchement de bulletins et de sites web).
  • Des rapports sur le rendement : Collecte structure d'information (par ex. sondages, runions officielles), communication des rsultats des plans d'action et suivi des rsultats de la politique.

10. Points pouvant faire l'objet de mesures de suivi – Il existe un protocole de reddition de comptes et de suivi bien tabli entre les ministres et le SCT permettant de prendre des mesures correctives lorsque les rsultats de la politique laissent dsirer.

Ces dix activits de surveillance des politiques et de rapport reprsentent un assortiment de pratiques efficaces permettant de consolider les mcanismes de rtroaction pour valuer la mesure dans laquelle les rsultats de la politique ont t atteints. Dans le cadre de l'laboration de chaque politique, une combinaison optimale de ces pratiques doit tre slectionne. La combinaison approprie, ou le portefeuille, variera pour chaque secteur de politique selon le niveau de risque valu et les autres facteurs.

3.1.3 Adoption du Cadre de surveillance des politiques

Le Cadre de surveillance des politiques a t prsent aux reprsentants des centres de dcision du SCT qui ont galement eu l'occasion d'en discuter. D'autres membres du SCT ont galement t interviews au cours de l'examen. Le cadre a t bien accueilli et tous les participants convenaient que l'adoption du Cadre permettra d'amliorer la surveillance des politiques.

Recommandations

Nous recommandons au SCT d'adopter le Cadre de surveillance des politiques. Ce cadre favorisera l'adoption d'une approche systmatique pour dfinir l'approche de surveillance des prochaines politiques.

Nous recommandons galement au SCT d'adopter une srie d'outils facilitant le processus du Cadre ainsi que des pratiques de surveillance des politiques et de rapport qui soient adapts chaque secteur de politique et chaque niveau de risque de manire amliorer la surveillance des politiques.

Voir rponse de la direction

3.2 Rsum des conclusions concernant certaines politiques du CT

Au total, 17 politiques du CT ont t retenues aux fins de l'examen avec le concours des principaux reprsentants du SCT et des ministres responsables des secteurs de politique viss. L'objectif n'tait pas de formuler des critiques ou des commentaires sur certaines questions de politique, mais plutt de relever les principales tendances et questions touchant la surveillance des politiques et d'en discuter :

  • Niveau de risque L'chantillonnage des politiques comprenait des secteurs dlicats sur le plan politique et posant un niveau de risque plus lev ainsi que des secteurs de politique stables et courants. Nous avons discut avec les reprsentants du SCT et des centres de dcision des ministres du niveau de risque associ chaque politique.
  • Approche en matire de surveillance des politiques – L'approche et le niveau de surveillance des activits variaient selon les politiques et notre analyse a rvl des niveaux efficaces de surveillance. Les principaux intervenants ont galement discut de ces aspects.

Tenant compte des rsultats de notre analyse, nous avons class les 17 politiques selon leur niveau de risque et notre valuation du niveau de surveillance requis. Les rsultats sont prsents ci-aprs la figure 3. Le niveau de risque est prsent sur l'axe horizontal (faible/moyen/lev) et le niveau de surveillance, sur l'axe vertical (minimum/moyen/lev). La figure 3 prsente galement l' tat dsir , ce qui correspond au niveau de surveillance recommand pour chaque niveau de risque. Pour tre efficace, la surveillance des politiques doit atteindre un juste quilibre entre les activits de surveillance du SCT et le niveau de risque associ au secteur de politique.

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tablir un juste quilibe entre le risque et le niveau de surveillance

Voici trois observations concernant le niveau de surveillance exerc fondes sur les rsultats de notre examen des politiques formant l'chantillonnage.

1. Incidence stratgique – Niveau accru de surveillance – D'une faon gnrale, les politiques du SCT identifies comme posant un risque lev devraient faire l'objet d'un niveau accru de surveillance et de rapports approfondis compte tenu de leur importance stratgique. Dans certains cas, ces politiques font l'objet d'une moins grande surveillance que les secteurs de politique posant un risque moyen.

2. Excellence oprationnelle – Niveau moyen de surveillance –Les niveaux de surveillance des politiques associes aux secteurs de risque moyen sont gnralement adquats. D'aprs notre tude, il semble que certains secteurs de politique posant un risque moyen font l'objet d'une surveillance trop grande tandis que d'autres font l'objet d'une surveillance insuffisante.

3. Stabilit oprationnelle – Faible niveau de surveillance – Les politiques identifies comme posant un risque faible ncessitent un niveau de surveillance minimal de la part du SCT pour assurer le maintien de la stabilit. D'une faon gnrale, les politiques posant un faible risque ne faisaient pas l'objet des niveaux minimums de surveillance.




4.0 Secteurs amliorer

Tout au long de l'examen, nous avons observ que certains lments dcrits dans le Cadre avaient t adopts par le SCT. Nous avons remarqu que certaines pratiques sont plus efficaces que d'autres pour la surveillance exerce par le SCT. Nous avons galement observ que les secteurs de politique comprennent gnralement le niveau de risque, une composante importante du Cadre. Toutefois, nous avons constat que les lments de surveillance ne sont pas appliqus d'une faon constante la grandeur du SCT.

4.1 Analyse de l'efficacit

la suite de nos entrevues avec les reprsentants des centres de dcision du SCT et des ministres, nous avons rsum notre comprhension de ce que devraient tre des pratiques de surveillance efficaces, des secteurs considrer, du niveau de risque et des contraintes associes la surveillance de chaque politique formant l'chantillonnage. Nous avons rencontr nouveau les reprsentants des centres de dcision du SCT pour confirmer notre comprhension, pour leur prsenter le Cadre et pour en discuter avec eux en relation avec la politique. 

Par la suite, nous avons mis fin notre analyse en valuant l'efficacit des diffrents lments du Cadre pour les 13 politiques de l'chantillonnage qui posaient, selon notre valuation, un risque allant de moyen lev. Nous avons combin les valuations de l'efficacit de chacune de ces politiques et tabli une cote d'efficacit relative pour chaque lment du Cadre. La cote gnrale d'efficacit de tout lment est influence par le nombre de politiques dans lesquelles se retrouve l'lment et par l'efficacit value de l'lment dans chacune des politiques.

Nous avons illustr les rsultats de cette analyse dans le graphique barres prsent la figure 4. Chaque barre correspond l'une des pratiques principales dfinies prcdemment dans le rapport par lment du Cadre et est mesure par rapport l'valuation que nous avons faite d'une cote d'efficacit faible, moyenne et leve.

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valuation des pratiques de surveillance du SCT

Le SCT semble utiliser efficacement un certain nombre d'lments du Cadre. Par exemple, tel qu'on peut le voir dans la figure 4, les  Groupes de travail et comits  et les  Conseils aux ministres  ont t inscrits au rang des pratiques efficaces. Le Cadre contient certains autres lments, comme la  collecte de l'information  et l' intgration aux processus financiers cls du SCT  qui, d'aprs nous, requirent moins que d'autres la prise de mesures par le SCT. Nous ne discuterons pas davantage dans le prsent rapport des lments de ces deux groupes. Cependant, les observations sommaires, y compris les pratiques efficaces du SCT, sont prsentes dans un tableau la section 4.2.10 du prsent rapport.

Nous avons observ que certains autres lments du Cadre comme, par exemple, l'lment fonds engags , ne sont pas appliqus d'une faon constante et pourraient faire l'objet d'amliorations. D'autres lments du Cadre comme, par exemple,  indicateurs de rendement cls  nous semblent trs importants et justifient une attention spciale. Dans la prochaine section, nous soumettrons nos observations et discuterons de nos recommandations d'amliorer les huit lments du Cadre qui s'inscrivent dans ces deux groupes.

4.2 Amliorations apporter la surveillance des politiques

Le Cadre dfinit les 19 lments d'une surveillance des politiques efficace. De ce nombre, neuf pourraient notre avis tre amliors, dont huit se retrouvent dans le graphique prsent la figure 4, plus le niveau de risque. Ces neuf lments sont les suivants :

  • Niveau de risque
  • Objectifs de la politique et rsultats escompts
  • Indicateurs de rendement cls
  • Fonds engags
  • Rapports et analyses continus
  • Mise en œuvre efficace
  • Leadership/parrainage de la haute direction du SCT et des ministres
  • Points pouvant faire l'objet de mesures de suivi
  • Vrification et valuation

Ces lments sont dcrits dans les sections qui suivent. Les recommandations sont prsentes sous la rubrique Points considrer .

4.2.1 Niveau de risque

Observations

On note l'absence d'un classement et d'une surveillance systmatiques du niveau de risque associ aux politiques.

Le nombre de politiques n'a cess d'augmenter sans que soient vraiment limines ou regroupes les politiques devenues dsutes ou moins pertinentes. Par consquent, le SCT a enjoint ses diffrents secteurs d'activit de rviser le nombre et le contenu de ses politiques et d'en amliorer l'efficacit.

Points considrer

La gestion du risque est l'une des quatre priorits du Cadre de surveillance des politiques. Elle est conforme au Cadre de responsabilisation de la gestion du SCT et aux pratiques de gestion moderne.

Nous recommandons au SCT de se doter d'une srie de critres d'valuation des risques associs chaque secteur de politique. Ces critres pourraient comprendre, entre autres, l'incidence sur les ministres et les secteurs de risque au sein du ministre. Les mesures suivantes pourraient galement tre prises en compte :

  • Veiller ce que les valuations des risques que posent les politiques soient rgulirement passes en revue;
  • Veiller ce que le niveau de risque associ une politique dtermine les niveaux de surveillance requis;
  • Veiller ce que la capacit de surveillance des politiques (ressources et comptences) corresponde au niveau de surveillance dsir pour les secteurs posant des risques allant de moyens levs tant pour le SCT que pour les ministres.

4.2.2 Objectifs de la politique et rsultats escompts

Observations

D'une faon gnrale, les objectifs des politiques et les besoins en matire de surveillance l'appui des politiques du SCT que nous avons tudies ne sont que des noncs gnraux qui ne prcisent pas les rsultats escompts ou les critres de succs. Les nouvelles politiques en voie d'laboration cherchent prsenter des noncs clairs des rsultats, des indicateurs de rendement cls et des rles et responsabilits. Par exemple, la Politique sur l'apprentissage continu, adopte dans un format de politique diffrent de ceux des politiques traditionnelles du SCT, prsente les engagements du ministre, ses attentes, les chanciers ainsi qu'une description dtaille des rles et des responsabilits.

Points considrer

Dans le cadre des efforts de renouvellement des politiques du SCT, nous suggrons de formuler des objectifs de politique et des rsultats qui font tat :

  • des rles et des responsabilits du SCT et des ministres en ce qui a trait aux rsultats de la politique;
  • de l'obligation du SCT d'effectuer des analyses des rsultats, de relever les lacunes relativement aux rsultats et les tendances qui se dessinent dans les diffrents ministres;
  • de la capacit du SCT de prparer des rapports sur les lacunes relatives aux rsultats ainsi que des sommaires et des analyses. L'information sera compare aux rsultats des autres processus de planification et de rapport (par ex. Cadre de responsabilisation de la gestion) prpars par le SCT et par les ministres; 
  • d'un nonc clair et raliste des rsultats de la politique, y compris les chanciers de sa mise en œuvre.

4.2.3 Indicateurs de rendement cls

Observations

La lacune la plus importante releve dans l'chantillonnage des politiques tudies avait trait l'tablissement et la surveillance des indicateurs de rendement cls (IRC). Les amliorations apportes l'infrastructure de collecte de donnes et d'information et au suivi des indicateurs de rendement ont davantage retenu l'attention sous l'angle des politiques en prparation (par. ex. quit en emploi utilise les indicateurs pour mesurer le rendement).

Points considrer

Nous recommandons au SCT de continuer d'imposer les indicateurs de rendement cls (IRC) pour l'laboration et le suivi de politiques. Voici les mesures possibles cette fin :

  • Les critres de rendement sont tablis au pralable et analyss en tenant compte des rsultats de la politique;
  • Le rapport du ministre sur les IRC est pratique est systmatique (recours minimal aux rapports manuels et spciaux);
  • Le SCT seconde les ministres dans l'laboration d'une srie d'IRC pour chaque secteur de politique;
  • Lorsqu'il y a lieu, les IRC sont harmoniss au rendement de la direction.

4.2.4 Fonds engags

Observations

Un des sujets qui a t souvent soulev par les personnes du SCT interviewes portait sur le fait que les ressources limites minaient la capacit du SCT d'effectuer une surveillance des politiques et de prparer des rapports. De plus, le SCT a eu de la difficult maintenir son effectif et recruter les meilleurs lments.

Dans le cas de la majorit des politiques tudies, le budget de services vots fournit les ressources aux centres de dcision du SCT. Mme si nous n'avons pas tudi le niveau de ressources assign par politique, il semble que le montant des ressources et, par ricochet, l'approche de surveillance, varie considrablement au sein du SCT. Dans certains cas, la variation de la surveillance peut s'expliquer par le niveau de risque associ la politique. Toutefois, dans d'autres cas, la relation entre les niveaux de risque et les ressources n'tait pas apparente.

Dans le cas de deux secteurs de politique (Modernisation de la fonction de contrleur - gestion intgre du risque et Plan d'action acclr des sites contamins fdraux – gestion des sites contamins), la mise en œuvre est appuye par un financement de projet.

Points considrer

Nous recommandons que le SCT assigne des ressources aux activits de surveillance en adoptant les stratgies suivantes :

  • Surveillance l'chelle du cadre de la politique. l'avenir, une surveillance structure pourra tre exerce l'chelle du cadre de la politique plutt qu' l'chelle de la politique individuelle. Cette mesure donnera lieu une surveillance accrue des secteurs posant un niveau plus lev de risque.
  • Capacit/Ressources pour la surveillance. tant donn le nombre lev de politiques du SCT, il faudrait, avant adopter le Cadre, investir des ressources dans les secteurs o les risques sont les plus levs.
  • lments de surveillance cls sur lesquels il y aurait lieu de mettre l'accent. Compte tenu des ressources limites dont dispose actuellement le SCT, il est important de se concentrer sur les indicateurs de rendement cls, les rsultats de la politique, le suivi des mesures prises par les ministres et le suivi de la mise en œuvre aux fins de l'adoption initiale du Cadre.

4.2.5 Rapports et analyses continus

Observations

En collaboration avec les ministres, le SCT continue d'valuer ses exigences en matire de rapports par le truchement de diffrentes initiatives, dont le Cadre de responsabilisation de la gestion.

Les rapports sont en gnral plutt statistiques et font rarement l'objet d'un suivi par le SCT. Les pratiques relatives l'tablissement des rapports taient trs varies dans l'chantillonnage de politiques tudies, par exemple :

  • Rapports annuels de statistiques, d'indicateurs financiers et volumes (Prvention et limination du harclement en milieu de travail, Accs l'information, Marchs, Sites contamins et Apprentissage continu);
  • Analyses et rtroactions officielles du SCT aux ministres (quit en emploi, Langues officielles).
  • Rapports sur l'tat d'avancement de la mise en œuvre de la politique (Politique gouvernementale en matire de scurit, Gestion intgre du risque, Paiements de transfert);
  • Mesures de suivi (Marchs).

L'analyse qualitative tait minimale et s'expliquait par l'insuffisance des ressources du SCT.

Points considrer

Nous recommandons l'adoption d'autres faons d'amliorer la surveillance et les rapports, dont les suivantes :

  • Approche de rapport structure – Adoption d'une approche structure pour la prparation de rapports pour chaque cadre de politique. Cette approche pourrait comprendre les lments suivants :
    • Rapport selon les rsultats de la politique (mise en œuvre de la politique, rsultats de la politique);
    • Calendrier de rapports prdtermin (trimestriels, annuels);
    • Mise profit des outils et des processus de rapports ministriels existants.
  • Processus analytiques et diffusion – Le SCT dispose d'un nombre important de processus de collecte de donnes et de sources d'information (Secteurs de programme, Centres d'excellence, Centres de dcision, Rapports de la direction du ministre). Une rtroaction aux ministres qui donnerait une valeur ajoute au rapport pourrait faire tat des pratiques principales, des tendances releves dans l'ensemble de l'appareil gouvernemental, de l'analyse, des comparaisons entre ministres et de rapports sur les objectifs-repres.

4.2.6 Mise en œuvre efficace

Observations

Notre tude a rvl diffrentes pratiques efficaces pour la mise en œuvre de la politique, dont les suivantes :

  • Collecte de donnes sur l'tat d'avancement de la mise en œuvre de la politique – les politiques, une fois mises en œuvre, requirent des mesures continues de soutien et de surveillance. Par exemple, la Gestion intgre du risque continuera d'effectuer des sondages afin de recueillir de l'information et de prparer des rapports du SCT sur l'tat d'avancement de la mise en œuvre.
  • Outils de mise en œuvre – Certaines politiques de notre chantillonnage ont appuy les mises en œuvre l'aide de diffrents outils et diffrentes techniques :
    • Outils de communication/site web (Gestion intgre du risque);
    • Lignes directrices concernant la mise en œuvre, listes de contrle, lignes directrices sur les vrifications et matriel de formation (valuation des facteurs relatifs la vie prive, Gestion intgre du risque, marchs);
    • Rapports de mi-tape (Politique du gouvernement sur la scurit et Apprentissage continu).
  • Mise en œuvre de la version pilote – Diverses politiques sont conues et mises en œuvre dans les principaux ministres participants sur une base exprimentale aprs quoi elles sont mises en œuvre dans les autres ministres (Cadre de gestion intgre du risque, valuation des facteurs relatifs la vie prive). Cette approche favorise la mise en pratique des leons apprises et permet de peaufiner plus rapidement les politiques et les outils de soutien avant la mise en œuvre de la politique une vaste chelle.

Points considrer

Outre les outils efficaces de mise en œuvre du SCT dont il a t fait mention prcdemment, nous recommandons au SCT d'adopter d'une faon plus systmatique les pratiques prsentes ci-aprs de manire faciliter la surveillance de la mise en œuvre de la politique :

  • quipe de travail charge de la mise en œuvre – Une sous-quipe de l'quipe de direction est appele participer, depuis la conception de la politique et sa mise en œuvre jusqu' l'application de mesures de soutien.
  • tapes de mise en œuvre bien dfinies et actuelles – L'chancier de la mise en œuvre est clairement prsent dans les rsultats de la politique. Il doit faire tat :
    • de l'tablissement des indicateurs de rendement cls l'appui des rsultats et des objectifs de la politique;
    • des tapes de mise en œuvre dans les ministres, qui comprend l'adaptation de la politique pour tenir compte des particularits du ministre, de la formation requise dans le ministre et des rapports sur les rsultats de la politique.
  • Mise en œuvre de la surveillance de la politique – Les progrs sont mesurs par rapport aux tapes, dont les suivantes :
    • Examen constant de l'volution de la mise en œuvre par le ministre;
    • Vrification/valuation indpendante de la mise en œuvre et de l'efficacit de la politique une tape prdtermine (par ex. rapport de mi-tape).
  • Appui la mise en œuvre – L'introduction de la politique se trouve acclre lorsque sa mise en œuvre est appuye par les lments de gestion du changement suivants :
    • Matriel de formation
    • Lignes directrices et listes de contrle pour aider les ministres mettre en œuvre la politique;
    • Pratiques exemplaires et leons apprises du projet pilote et des premiers ministres ayant adopt la politique;
    • Recours des spcialistes du SCT pour appuyer la mise en œuvre.

4.2.7 Leadership/parrainage de la haute direction du SCT et des ministres

Observations

Nous avons relev dans les politiques formant l'chantillonnage plusieurs pratiques dmontrant le leadership de la haute direction du SCT et des principaux ministres participants qui appuyaient l'orientation, l'laboration et la surveillance de la politique. Le greffier du Conseil priv exerce lui aussi un leadership dans certains secteurs en ce sens qu'il tablit les priorits de gestion du gouvernement dans son ensemble. Au nombre des pratiques principales que nous avons observes, citons les suivantes :

  • Ententes de gestion du rendement qui exigent l'atteinte des objectifs de la politique (Cadre de gestion intgre du risque, quit en emploi);
  • Le Secrtaire du SCT effectue un suivi allant de la conformit la mise en œuvre de la politique et des produits livrer (Gestion intgre du risque);
  • Le Secrtaire du SCT et les sous-ministres rendent compte de leur administration par le truchement du Cadre de responsabilisation de la gestion;
  • Les cadres suprieurs responsables du SCT participent activement la conception et la mise en œuvre de la politique (valuations des facteurs relatifs la vie prive).

Points considrer

Pour les secteurs de politique posant un risque lev, nous recommandons que le SCT labore un protocole suivre pour renvoyer les questions aux paliers suprieurs ainsi que pour les procdures suivre au sein du SCT et des ministres pour faire rapport des cas d'exception sur le plan du rendement la haute direction du SCT. Il faudra cette fin tablir des mcanismes permanents de rapports et d'analyses sur les lacunes des rsultats de la politique.

4.2.8 Points pouvant faire l'objet de mesures de suivi

Observations

L'tude a rvl que le SCT est aux prises avec des ressources restreintes, ce qui a une incidence sur le suivi actif et la surveillance des rsultats de la politique et de son rendement. Les mesures de suivi et l'tablissement de rapports ne semblent pas tre effectus d'une faon constante et systmatique.

Points considrer

Nous recommandons d'amliorer les mcanismes d'change de l'information au sein du SCT et de convertir l'information en points corriger, dont :

  • Collecte de l'information ministrielle l'aide de diverses sources internes du SCT telles que les quipes de portefeuille du SCT;
  • Rapports structurs du suivi donner par les ministres et le SCT concernant les rsultats de la politique;
  • Renvoi structur la direction du SCT des lacunes dans le suivi donner;
  • Communication continue entre le Secrtariat et les sous-ministres.

4.2.9 Surveillance de la vrification et de l'valuation et production de rapports

Observations

La majorit des politiques tudies font rfrence la fiabilit des vrifications ministrielles internes comme lment-cl et, dans de nombreux cas, comme seul mcanisme de surveillance identifi. Toutefois, ces responsabilits ne correspondent pas au rle de la vrification interne. La Politique sur la vrification interne confirme la fonction de vrification interne comme fournisseur de services d'assurance la gestion du ministre. Les missions de vrification sont structures en fonction des besoins de l'organisme qui sont dtermins l'aide d'une valuation du risque et en consultation avec la haute direction. Mme si les vrifications internes donnent l'assurance que les cadres appropris de surveillance et de contrle sont en place, elles ne doivent pas tre considres comme le principal mcanisme de contrle des diffrentes politiques et de rapport sur celles-ci. Les plans de vrification interne sont axs sur le ministre et, par consquent, n'assurent pas une couverture systmatique la grandeur de l'appareil gouvernemental.

Les valuations ne sont pas des vrifications. La vrification donne des services d'assurance tandis que l'valuation est un outil de gestion qui a deux utilisations principales :

  • Aider les gestionnaires concevoir et amliorer les politiques, les programmes et les initiatives;
  • Fournir lorsque ncessaire des valuations priodiques de l'efficacit d'une politique ou d'un programme, des incidences recherches et non recherches, et d'autres moyens d'obtenir les rsultats attendus.

De l'chantillonnage des 17 politiques utilises aux fins de l'examen, neuf politiques prvoient spcifiquement que les ministres doivent effectuer des vrifications internes ou des valuations de la politique. Toutefois, les politiques sur les marchs, sur les paiements de transfert et sur la scurit du gouvernement sont les seules politiques pour lesquelles il semble y avoir eu des vrifications internes ou des valuations.

Nous avons observ que l'information manant des vrifications ministrielles n'est pas facilement change ni communique d'une faon efficace au sein du SCT. Les rapports de vrification interne sont distribus la grandeur du SCT et sont rviss par diffrents secteurs, mais il ne semble pas exister une approche centralise d'valuation de l'incidence de l'information contenue dans les rapports de vrification.

Points considrer

Nous recommandons de ne plus exiger des vrifications internes de la conformit de certaines politiques comme exigence de politique gnrique tant donn que cette exigence ne reflte pas la faon dont la vrification interne est planifie et effectue. L'approche de vrification axe sur le risque adopte par le SCT et par les ministres ne correspond pas la surveillance de la politique spcifiquement requise pour le SCT et les ministres. Plus que les autres mcanismes de surveillance et de rapport adopts pour les politiques, la vrification interne devrait tre considre comme un fournisseur d'assurance. S'il y a lieu, la politique devrait souligner le rle de la vrification interne en faisant rfrence la Politique sur la vrification interne

Nous recommandons galement de tenter d'identifier les risques nouveaux et de faire connatre les rsultats de la vrification l'aide des moyens suivants :

  • Intgration de l'analyse du centre de dcision aux examens des vrifications et des valuations des centres d'excellence – Une surveillance structure du risque associ la politique est effectue par les centres de dcision et les rsultats sont communiqus au centre d'excellence du SCT des fins de surveillance.
  • change de l'information sur les conclusions des vrifications et des valuations ministrielles – La communication constante des rsultats des vrifications se fait par le truchement des centres d'excellence du SCT. Les rsultats de l'analyse structure et de l'valuation sont communiqus aux centres de dcision et aux secteurs de programme par les rseaux existants du SCT (p. ex. quipes de portefeuille et communauts d'intrt du SCT).
  • Approche de collaboration pour le suivi des rsultats – Le suivi des plans de vrification ministriels, des rsultats et de l'identification des nouveaux secteurs de risque constituent une responsabilit conjointe des centres d'excellence, des secteurs de programme et des centres de dcision. Les quipes de portefeuille peuvent se rvler un outil important qui peut tre rtabli pour s'occuper des problmes et des stratgies de suivi.

4.2.10 Autres observations

Pendant l'laboration du Cadre, diverses activits efficaces de surveillance du SCT ont t identifies dans les politiques formant l'chantillonnage de l'tude et ont t incluses au nombre des lments importants. Ces activits sont prsentes dans le tableau qui suit :

lment du cadre

Politiques du SCT

Pratiques efficaces du SCT

Lois existantes

Organismes externes

quit en emploi

Langues officielles

Accs l'information

  • Vrification par un organisme de l'extrieur (lgislative)
  • Rapport annuel au Parlement
  • Examen du rendement et  bilans 

Groupes/Comits de travail efficaces

Politique de gestion des sites contamins fdraux

Gestion intgre du risque (GIR)

Langues officielles

  • Comit de travail sur les sites contamins
  • Conseil de mise en œuvre (GIR)
  • Comit consultatif des ministres sur les langues officielles

Intgration aux processus financiers principaux du SCT

Politique de gestion des sites contamins fdraux

valuation des facteurs relatifs la vie prive

  • Programme de financement du plan d'action acclr des sites contamins fdraux
  • Projet sur les prsentations au CT

Rapports destins la direction

quit en emploi

Langues officielles

Accs l'information

  • Rapports annuels du SCT au Parlement
  • Rapports annuels du SCT au Prsident du Conseil du Trsor
  • Rapports des ministres au Parlement

Communications

Gestion intgre du risque

  • Sites web

Collecte d'information

Divers

  • Programme du SCT/Forum des politiques

Outils pour l'change de connaissances

valuation des facteurs relatifs la vie prive

Gestion intgre du risque

Marchs

  • Pratiques exemplaires
  • Matriel de formation
  • Lignes directrices sur la mise en œuvre
  • Critres de la vrification

Conseils aux ministres

Politique sur la scurit du gouvernement

  • Conseils spcialiss du SCT

Relations solides avec les ministres

Politique de gestion des sites contamins fdraux

Gestion intgre du risque

  • Petites collectivits et intervenants

Rponse De La Direction

La haute direction du Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) reconnat la ncessit d'adopter, au SCT, des pratiques efficaces en matire de surveillance des politiques, et est dans l'ensemble d'accord avec les recommandations dcoulant de cet examen, qui visent amliorer les pratiques en vigueur au SCT.

Les principales pratiques en vigueur au SCT touchant la surveillance des politiques ont t regroupes dans un Cadre de contrle des politiques, pour servir d'outil systmatique au SCT pour dfinir les exigences en matire de surveillance des politiques et de reddition de comptes sur les politiques venir.  L'adoption du cadre devrait permettre une meilleure surveillance des politiques.

Nous avons convenu de prendre les mesures mentionnes dans le rapport en vue d'adopter les lments critiques du cadre propos de surveillance des politiques, y compris, en priorit, quatre des neuf points recommands, plus un autre :

  • Indicateurs cls de rendement
  • Financement promis par le SCT
  • Analyses et rapports rguliers
  • Suivis
  • Niveaux de risque

En ce qui concerne les risques, nous sommes d'accord avec les propositions gnrales en vue d'valuer les risques rattachs chaque domaine de politique, y compris la ncessit de procder des valuations priodiques des risques afin de dterminer les niveaux appropris de surveillance des politiques et d'assurer la concordance de la capacit ncessaire (ressources et comptences) pour effectuer la surveillance des politiques.  On accordera une attention spciale la faon dont les politiques comportant des risques levs sont surveilles, et la faon dont la surveillance structure pourrait tre intgre au cadre des politiques.

Dans le contexte du prsent examen, par la haute direction du SCT, des initiatives de la restructuration des processus administratifs du SCT (dont l'examen des politiques de gestion du CT fait partie), nous reverrons la rpartition interne des ressources requises pour assurer la surveillance des politiques comportant des risques levs, et nous recommanderons les investissements supplmentaires ncessaires ou la raffectation de ressources cette fin.  Les dcisions connexes seront prises au cours du prsent exercice.

Comme on l'a recommand l'issue de l'examen de la surveillance des politiques, et conformment aux principes de l'examen courant des politiques de gestion du CT, nous continuerons envisager et mettre en œuvre des amliorations dans les secteurs suivants :

  • Objectifs et rsultats des politiques
  • Efficacit de la mise en œuvre
  • SCT et ministres : leadership excutif/commandite
  • Vrification et valuation

Rgle gnrale, nous veillerons ce que la surveillance des politiques soit faite conformment la nouvelle approche adopte par le SCT en matire de surveillance stratgique et d'valuation des risques, y compris au moyen d'valuations connexes du rendement en matire de gestion et de dpenses, l'chelle des ministres et de l'ensemble de l'administration fdrale, en fonction du Cadre de responsabilisation de gestion.  Nous donnerons suite aux exigences en matire de surveillance des politiques releves durant l'examen des politiques de gestion du CT, en fonction du calendrier suivant :

  • Examen du contenu des politiques d'approvisionnement et de gestion des biens
    immobiliers – 31 mars 2005
  • Examen du contenu de toutes les autres politiques – 31 mars 2006
  • Mise en œuvre intgrale de toutes les politiques – 31 mars 2007.

Remarques gnrales

Les recommandations dcoulant de cet examen visent guider l'examen des politiques des gestions du CT, en vue de rationaliser les politiques du CT et les exigences en matire de rapports.  l'issue de l'examen des politiques de gestion du CT, on pourra appliquer les recommandations qui en dcouleront de manire cohrente toutes les politiques.

On examinera notamment de quelle faon on pourrait mieux rattacher la surveillance des politiques et les exigences en matire de rapports au Cadre de responsabilit de gestion et au Systme d'information sur la gestion des dpenses.  Cela favorisera l'acquisition et le transfert des connaissances et rduira le ddoublement quant la communication des rsultats.

Il ressort de l'examen qu' il faudrait arrter de procder systmatiquement des vrifications internes de la conformit de certaines politiques, tant donn que cette faon de faire ne reflte pas la faon dont les vrifications internes sont planifies et ralises .  tant donn que les pratiques de planification des vrifications en fonction du risque sont reconnues dans l'ensemble de l'administration fdrale, nous sommes d'accord avec l'ide de mettre fin la pratique gnrale de faire des vrifications internes de la conformit des politiques.  Nous examinerons la possibilit d'liminer les exigences en matire de vrification prcises dans certaines politiques, en les examinant une une.  Cependant, les exigences en vigueur ne seront pas supprimes d'emble avant que d'autres options permettant d'assurer une surveillance similaire soient tablies et mises en œuvre.  En attendant, l'obligation de procder des vrifications internes de la conformit de certaines politiques restera en vigueur.

Nous suggrons d'envisager des exigences particulires en matire de vrification dans les politiques, s'il y a un risque gnralis par rapport la politique vise, en consultation avec les spcialistes des politiques de vrification interne du SCT.  Dans le contexte d'examens plus gnraux (p. ex. en vue de renforcer la conformit la Loi sur la gestion des finances publiques et les sanctions connexes), nous examinons actuellement la gamme de mcanismes possibles pour assurer la conformit aux politiques et aux lois.  Les recommandations qui en rsulteront joueront sur la faon dont nous donnerons suite aux exigences en matire de vrification dans les politiques du CT.




5.0 Conclusion

Notre tude a rvl que le SCT effectue une surveillance efficace des politiques dans certains secteurs de politique. Nous avons galement remarqu que les secteurs de politique comprennent gnralement le niveau de risque, une composante essentielle du Cadre. Toutefois, les lments de surveillance ne sont pas utiliss uniformment au SCT et certaines pratiques se rvlent plus efficaces que d'autres comme outils de surveillance

Les recommandations formules dans le cadre du rapport sont les suivantes :

  1. Que le SCT adopte le Cadre de surveillance des politiques. Ce cadre favorisera l'adoption d'une approche systmatique pour dfinir l'approche de surveillance des prochaines politiques et d'tablissement des rapports.
  2. Que le SCT adopte une srie d'outils facilitant le processus ainsi que des pratiques de surveillance des politiques et de rapport adaptes chaque secteur de politique et chaque niveau de risque de manire amliorer la surveillance. En rgle gnrale, les politiques du SCT identifies comme prsentant un niveau de risque lev doivent faire l'objet d'une surveillance accrue et des rapports approfondis qui tiennent compte de leur importance stratgique.
  3. Que les pratiques principales du Cadre nommes ci-aprs soient prises en compte pour amliorer la surveillance et les rapports en ce qui concerne les politiques du SCT :

Indicateurs de rendement cls
Niveau de risque
Fonds engags
Rapports et analyses continus
Objectifs de la politique et rsultats
Mise en œuvre efficace
Mesures de suivi
Vrification et valuation
Leadership/parrainage de la direction du SCT et des ministres
Une description plus dtaille de chaque recommandation est prsente dans le corps du rapport.

Voici les secteurs sur lesquels le SCT devrait se concentrer en premier lieu afin de renforcer la surveillance et l'atteinte des rsultats de la politique :

  • tablissement des indicateurs de rendement cls;
  • Renforcement des ressources engages pour les activits de surveillance;
  • tablissement de rapports et d'analyses continus;
  • Suivi des points pouvant faire l'objet de mesures.

Annexe A - Liste des politiques faisant partie de l'chantillonnage de l'examen

Politique sur l'quit en emploi

Langues officielles - Langue de travail dans les rgions bilingues
- Communications avec le public

Accs l'information

Politique sur la gestion des sites contamins fdraux

Politique d'valuation des facteurs relatifs la vie prive

Politique sur la scurit

Cadre de gestion intgre du risque, dont la Politique de gestion du risque

Politique relative la prvention et au rglement du harclement en milieu de travail

Politique sur les paiements de transfert

Politique sur les marchs

Politique pour l'apprentissage continu dans la fonction publique du Canada

Politique sur la dlgation du pouvoir dcisionnel

Politique sur la dlgation des pouvoirs de rorganisation

Politique sur l'autorisation et l'authentification lectroniques

Usage du tabac en milieu de travail

Politique de tltravail

Annexe B - Ministres interviews

Agriculture et Agroalimentaire Canada

Agence du revenu du Canada

Patrimoine canadien

Instituts de recherche en sant du Canada

Citoyennet et Immigration Canada

Service correctionnel du Canada

Sant Canada

Dveloppement des ressources humaines Canada

Affaires indiennes et du Nord canadien

Industrie Canada

Dfense nationale

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Transports Canada




Notes


[1] The Monitoring FrameworkNew Zealand – Ministry of Pacific Island Affairs

[2] Institut Canadien des Comptables Agrs (ICCA) – Recommandation sur le contrle publi par le Conseil sur les critres de contrle

[3] Note d'information du 24 juin 2003 au Conseil des politiques – Exigences en matire de surveillance et de rapports dans les politiques du CT

[4] Note d'information du 24 juin 2003 au Conseil des politiques – Exigences en matire de surveillance et de rapports dans les politiques du CT

[5] The Monitoring Framework – New Zealand – Ministry of Pacific Island Affairs

[6] Institut Canadien des Comptables Agrs (ICCA) – Recommandation sur le contrle publi par le Conseil sur les critres de contrle

[7] Institut Canadien des Comptables Agrs (ICCA) – Recommandation sur le contrle publi par le Conseil sur les critres de contrle

[8] The Monitoring Framework – New Zealand- Ministry of Pacific Island Affairs

[9] Institut Canadien des Comptables Agrs (ICCA) – Recommandation sur le contrle publi par le Conseil sur les critres de contrle

[10] The Monitoring Framework – New Zealand- Ministry of Pacific Island Affairs

[11] John Carver's Boards that Make a Difference

[12] The Monitoring Framework – New Zealand – Ministry of Pacific Island Affairs