Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Symbole du gouvernement du Canada

ARCHIVÉ - Examen de la surveillance des politiques

Avertissement Cette page a été archivée.

Information archivée dans le Web

Information archivée dans le Web à  des fins de consultation, de recherche ou de tenue de documents. Cette dernière n’a aucunement été modifiée ni mise à  jour depuis sa date de mise en archive. Les pages archivées dans le Web ne sont pas assujetties aux normes qui s’appliquent aux sites Web du gouvernement du Canada. Conformément à  la Politique de communication du gouvernement du Canada, vous pouvez demander de recevoir cette information dans tout autre format de rechange à  la page « Contactez-nous ».


3.0 Rsultats de l'examen

Introduction

L'objet de l'examen tait de fournir la haute direction une valuation des principales pratiques de surveillance des politiques de manire mettre au point un outil pour le Projet d'examen des politiques et des rapports du SCT.

Notre recherche sur les principales pratiques externes a notamment port sur le  leadership solide  dans les secteurs de la gouvernance de l'organisation, sur la surveillance du rendement et les rapports, et sur les cadres de contrle de gestion. Nous avons pris connaissance des travaux de l'Institut Canadien des Comptables Agrs (tude des critres de contrle), du Conference Board of Canada, du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission et de l'auteur John Carver.

Les pratiques du New Zealand's Pacific People's Monitoring Framework nous ont clairs sur les cadres de surveillance.

De plus, dans le cadre de son tude de l'chantillonnage des politiques des diffrents secteurs d'activit du SCT, l'quipe charge de l'examen a relev des pratiques efficaces.

Les principales pratiques releves ont t regroupes et sont prsentes un peu plus loin dans le prsent rapport. Elles ont t intgres au modle que nous proposons et qui s'intitule Cadre de surveillance des politiques du SCT (section 3.1). Chaque lment important de surveillance y est dfini et chaque dfinition est suivie de nos observations concernant l'chantillon des politiques du SCT tudies (section 3.2). Dans la section 4.0, nous prsentons notre analyse des pratiques de surveillance ayant actuellement cours au SCT et traons un parallle avec les pratiques principales du cadre. Les aspects amliorer relevs dans la comparaison sont prsents pour discussion. 

3.1 Aperu des pratiques principales et des pratiques efficaces

Selon notre recherche, voici les facteurs critiques de succs pour la mise en œuvre d'activits de surveillance et de rapport[5] :

  • Bonnes relations de travail avec les ministres pour assurer la communication de l'information l'organisme central.
  • Bonne capacit de recueillir de l'information sur les rsultats des politiques et les processus;
  • Capacit de bien comprendre l'information tire d'analyses internes fiables, de la traiter et de l'utiliser;
  • change l'interne de l'information tablissant un lien entre les priorits stratgiques, l'laboration des politiques et la surveillance de l'information;
  • Bonne comprhension des objectifs de l'organisme central et capacit d'en faire la promotion auprs des ministres;
  • valuation continue de l'information communique par les ministres et valuation de sa conformit l'information prpare et traite par l'organisme central.

partir de cette information, nous avons labor le cadre prsent ci-aprs la Figure 1 et dont le SCT pourra se servir pour laborer une approche efficace de surveillance des politiques qui pourra tre mise en œuvre d'une faon uniforme et systmatique. De ce cadre ressort l'importance d'obtenir l'information sur le rendement des politiques auprs des ministres et d'analyser avec soin les rsultats des politiques.

Comme on peut le voir dans la Figure 1, les quatre niveaux de priorit du Cadre de surveillance des politiques (le Cadre) du SCT sont les suivants : niveau de risque; objectifs de la politique; outils qui facilitent le processus; surveillance et rapport.

Afficher l'image pleine dimension

Surveillance et rapport

Les explications qui suivent dcrivent les quatre niveaux du cadre.

1. Niveau de risque

Un organisme doit reconnatre d'une faon continue les risques internes et externes importants afin d'tre en mesure d'y ragir ou d'apporter des changements d'une faon adquate et dans les meilleurs dlais. La surveillance doit tre structure en fonction du risque de ne pas russir obtenir les rsultats escompts[6].

Le risque est le facteur qui a la plus grande incidence sur tous les lments de la surveillance des politiques. Une plus grande attention doit donc tre porte aux politiques posant un risque plus lev afin de s'assurer qu'elles sont assorties de procdures de surveillance efficaces. L'efficacit de ces procdures devrait tre value de faon continue.

2. Objectifs de la politique et rsultats

La raison d'tre des politiques est de favoriser l'atteinte des objectifs d'un organisme et la bonne gestion des risques. Les lments suivants sont essentiels pour qu'une politique donne les rsultats escompts :

  • Les objectifs de la politique doivent tre formuls d'une faon claire et concise;
  • Les rsultats escompts doivent tre bien dfinis et mesurables et tre assortis d'objectifs et d'indicateurs de rendement[7];
  • Les rles et les responsabilits doivent tre bien dfinis et tre communiqus aux ministres.

3. Outils facilitant le processus de surveillance des politiques

Dans le contexte de la surveillance des politiques, les  outils facilitant le processus  sont des mcanismes qui aident le SCT et les ministres changer de l'information et prparer des rapports en vue d'atteindre les objectifs de leurs politiques. La surveillance des politiques donne de bons rsultats lorsque les outils facilitant le processus sont systmatiquement utiliss pour la conception et la mise en œuvre de la politique et le suivi des rsultats[8]. Ces outils visent  :

  • Favoriser la communication de l'information entre les intervenants afin de faciliter l'laboration de politiques dans des secteurs stratgiques;
  • Favoriser l'adoption de textes lgislatifs qui dfinissent les rles et les responsabilits;
  • Fournir des mcanismes amenant les groupes concerter leurs efforts pour atteindre les objectifs de la politique;
  • Encourager les organismes centraux et les ministres se doter de processus pour surveiller la mise en œuvre des politiques;
  • Veiller ce que les ressources financires et humaines soient disponibles pour soutenir l'efficacit et la surveillance des politiques.

4. Activits de surveillance et de rapport

L'activit de surveillance et de rapport sous-tend de multiples approches et activits aux fins de la collecte d'information et du suivi. La surveillance est requise pour les trois secteurs de rendement des politiques suivants :

  • Efficacit de la mise en œuvre – Relations solides, disponibilit de spcialistes comptents et change des pratiques exemplaires entre le SCT et les ministres sont autant d'aspects qui facilitent la mise en œuvre et l'amlioration continue des politiques.
  • Conformit aux politiques – L'information recueillie aide le SCT et les ministres exercer une surveillance de la conformit aux politiques, relever les carts et apporter les corrections requises aux politiques du CT.
  • Surveillance des rsultats – L'information recueillie aide le SCT et les ministres tablir les priorits et effectuer l'analyse des carts relatifs aux rsultats. Des relations hirarchiques structures entre le SCT et les ministres sont requises pour la production continue de rapports et d'analyses des rsultats en temps opportun.

Cadre de surveillance des politiques du SCT

L'tude a permis de relever sept  outils facilitant le processus  principaux et dix pratiques de  surveillance et de rapport  principales. Ces outils et ces pratiques ont t intgrs dans le Cadre de surveillance des politiques du SCT que nous proposons et qui est illustr la figure 2. Les sections qui suivent dfinissent les  outils facilitant le processus et les lments de   surveillance et de rapport  du Cadre.

Afficher l'image pleine dimension

Cadre de surveillance des politiques du SCT

3.1.1 Outils facilitant le processus de surveillance des politiques

Voici les sept principaux outils facilitant le processus de surveillance des politiques et leurs caractristiques souhaites :

1. Leadership/parrainage de la haute direction du SCT et des ministres – Les attentes des cadres suprieurs du SCT et des ministres et leurs responsabilits en ce qui concerne l'atteinte des objectifs de la politique et la surveillance du rendement sont bien comprises et bien intgres. Les quipes de la direction du SCT et des ministres se sont engages amliorer les politiques et dploient tous les efforts ncessaires cette fin. La direction du SCT et des ministres est bien informe et exerce un suivi des rsultats des mesures mises en place.

2. Mise en œuvre efficace – L'activit d'laboration et de mise en œuvre des politiques est efficace lorsque les rsultats de la politique sont au dpart bien dfinis, qu'un chancier avec ses diffrentes tapes est tabli, que les cadres suprieurs ont donn leur aval et exercent un suivi. Des outils de soutien, tels que du matriel de formation, des listes de contrle et les leons apprises acclrent la mise en place de la politique.

3. Fonds engags – Des ressources financires adquates sont engages pour la surveillance afin d'assurer la disponibilit de personnes comptentes et d'outils pour la collecte d'information, la surveillance des indicateurs de rendement cls et le suivi donner. Les activits de surveillance font partie intgrante de l'organisme (services vots) en tenant compte des risques associs l'atteinte des objectifs et l'interrelation entre les autres lments de surveillance.

4. Lois habilitantes L'existence de lois normatives (par ex. Loi sur l'quit en matire d'emploi) avec leurs exigences bien dfinies en ce qui concerne la prsentation de rapports annuels au Parlement, les vrifications et les rles des cadres suprieurs des ministres constitue un outil efficace. Les lois confrent des pouvoirs supplmentaires qui garantissent le respect des priorits du gouvernement.

5. Surveillance par des organismes externes Les organismes externes (par ex. Commissariat aux langues officielles), qui sont lgalement habilits effectuer des vrifications et des suivis aux plaintes reues, constituent un outil efficace. Ces organismes, qui ont leurs propres secteurs d'intrt, peuvent fournir des rtroactions intressantes au SCT et aux ministres.

6. Groupes/Comits de travail – Les groupes de travail, prsids ou co-prsids par les intervenants principaux, constituent des outils efficaces. Ces groupes doivent atteindre des rsultats bien prcis en matire de conception, de mise en œuvre et de suivi des politiques. Afin de maximiser les rsultats, les quipes de cadres suprieurs du SCT et des ministres dirigent les initiatives stratgiques depuis leur conception jusqu' leur mise en œuvre et l'appui la politique.

7. Intgration de la surveillance des politiques aux processus financiers cls du SCT La surveillance des transactions par le SCT (par ex. valuation des facteurs relatifs la vie prive) constitue une approche approfondie pour surveiller des exigences spcifiques de la politique. Elle permet de relever les cas de non-conformit et les problmes relevs au cours de l'examen d'une prsentation. Pour assurer toute l'efficacit requise, le SCT doit disposer de ressources suffisantes pour traiter le volume de prsentations.

Ces sept outils constituent un ensemble de pratiques pouvant faciliter l'atteinte des objectifs de la politique. Dans le processus d'laboration de chaque politique, il faut slectionner une combinaison optimale de ces pratiques. La combinaison, ou le portefeuille, de chaque secteur d'activit variera selon le niveau de risque valu et les autres facteurs.

3.1.2 Pratiques de surveillance et de rapport

Voici les dix principales pratiques de surveillance des politiques et d'tablissement de rapports sur les politiques et leurs caractristiques dsires :

1. Rapports sur les indicateurs de rendement cls (IRC) – Les organismes utilisent un mlange d'objectifs de rendement quantitatifs et qualitatifs pour dterminer la mesure dans laquelle les objectifs stratgiques dfinis sont raliss. Ces objectifs sont mesurables et compatibles avec les objectifs de la politique[9]. Les points de rfrence venant de l'extrieur servent en outre garantir que les objectifs sont compatibles avec les pratiques exemplaires des organismes externes. Ce n'est que lorsque les critres de rendement sont associs des objectifs prtablis et sont compars aux rsultats de la politique que les indicateurs de rendement peuvent signaler que les objectifs n'ont pas t atteints. Il est donc essentiel, pour que les indicateurs de rendement cls donnent les rsultats escompts, que le rapport du ministre sur ceux-ci soit pratique et tay par les systmes de rapport existants.

2. Rapports des cadres suprieurs – Les rapports des cadres suprieurs et la communication de la mesure dans laquelle les rsultats stratgiques sont atteints permettent au SCT et aux ministres d'tablir leurs priorits et de prendre des dcisions. Les amliorations apportes aux rapports entre le SCT et les ministres par le truchement de diverses initiatives, telles que le Cadre de responsabilisation de la gestion, ont pour effet d'accorder plus d'importance aux rsultats et aux indicateurs de rendement. Les modalits des ententes de gestion du rendement des cadres cautionnent galement l'atteinte des rsultats stratgiques.

3. Bonnes relations de travail avec les ministres – Il est important d'tablir de bonnes relations de travail entre le SCT et les ministres si l'on veut assurer la communication de l'information requise aux fins de la surveillance continue des politiques[10]. Le SCT joue un rle consultatif auprs des ministres en :

  • leur fournissant son expertise en matire de politique;
  • en changeant avec eux ses connaissances, notamment en affichant sur les sites web les pratiques exemplaires et en mettant leur disposition le matriel de formation, les lignes directrices et les listes de contrle;
  • en leur assurant des services proactifs et ractifs pour la mise en application des politiques.

4. Rapports et analyses – Les ministres et le SCT disposent respectivement de renseignements opportuns et fiables leur permettant d'valuer la conformit aux objectifs de la politique et de dterminer la mesure dans laquelle les attentes sont combles. Le rendement est surtout valu par les ministres. Les ministres responsables ont la capacit de comprendre, de traiter et d'utiliser l'information grce de solides processus d'analyse interne. Les organismes centraux exercent galement une surveillance de l'information fournie par les ministres et en valuent la rigueur l'aide de l'information qu'ils prparent et traitent.

5. Surveillance de la vrification et de l'valuation et rapports – La meilleure faon d'effectuer la surveillance consiste utiliser de multiples approches, y compris des analyses et des rapports continus. Les vrifications et les valuations indpendantes effectues par des services de vrification interne et d'valuation et des organismes externes permettent de jeter un regard neuf sur l'efficacit de la politique et de la surveillance[11]. Cependant, les missions de vrification et d'valuation sont structures en fonction des besoins spcifiques des ministres, qui sont dtermins par les valuations des risques et les consultations tenues avec la haute direction. Ils ne sont pas motivs par les exigences des politiques individuelles. Par consquent, ces activits sont la rigueur perues comme des valuations supplmentaires de la pertinence des processus de surveillance et de rapport en place et non comme un outil de communication de la rtroaction sur la mesure dans laquelle les objectifs stratgiques ont t atteints.

6. Conseils prodigus aux ministres – La bonne comprhension des objectifs stratgiques et des priorits et la capacit d'en faire la promotion auprs des ministres reprsentent un facteur critique de succs pour l'laboration, la mise en application et la surveillance des politiques[12]. L'organisme central devient le  conseiller de confiance  ou l'expert qui travaille en partenariat avec les ministres. Il adopte alors un rle proactif en cernant les problmes, en les examinant et en les rglant.

7. Collecte de l'information – La surveillance de l'environnement externe fournit de l'information prcieuse sur l'tat de l'environnement interne. Les changements des conditions externes (tels que les changements de rglement, des tendances socitales, des programmes et des politiques) peuvent avoir une grande incidence sur la capacit des ministres et du SCT d'atteindre leurs objectifs. Voici des outils et des techniques qui facilitent la collecte de l'information : 

  • Groupe d'change de l'information (quipes de portefeuille du SCT);
  • Outils de planification et d'tablissement de rapports financiers.

8. Outils et processus d'change des connaissances – L'change entre les ministres participants et le SCT des pratiques exemplaires et des leons apprises favorise une mise en œuvre efficace des politiques. L'change de l'information procure un vaste ventail d'approches quant la faon de traiter les proccupations en matire de politique et d'atteindre les rsultats des politiques. L'tablissement d'une culture d'amlioration de collecte et d'change de l'information renforce le leadership du SCT et son rle de conseiller de confiance auprs des diffrents ministres.

9. Communication – La communication ouverte favorise la confiance, mais elle dpend galement de la relation de confiance existante. Un niveau lev de confiance pousse les gens prendre soin de communiquer aux autres tout ce qui leur apparat important. Les processus de communication appuient les valeurs communes et favorisent l'atteinte des objectifs. Pour que la surveillance soit efficace, les processus de communication doivent pouvoir soutenir la communication dans les deux sens et la libre communication de l'information pertinente, fiable et opportune.  Ces processus comprennent :

  • Des pratiques de communication sur une vaste chelle : Communication constante concernant les questions de politique, les lments nouveaux et les amliorations apporter (par ex. par le truchement de bulletins et de sites web).
  • Des rapports sur le rendement : Collecte structure d'information (par ex. sondages, runions officielles), communication des rsultats des plans d'action et suivi des rsultats de la politique.

10. Points pouvant faire l'objet de mesures de suivi – Il existe un protocole de reddition de comptes et de suivi bien tabli entre les ministres et le SCT permettant de prendre des mesures correctives lorsque les rsultats de la politique laissent dsirer.

Ces dix activits de surveillance des politiques et de rapport reprsentent un assortiment de pratiques efficaces permettant de consolider les mcanismes de rtroaction pour valuer la mesure dans laquelle les rsultats de la politique ont t atteints. Dans le cadre de l'laboration de chaque politique, une combinaison optimale de ces pratiques doit tre slectionne. La combinaison approprie, ou le portefeuille, variera pour chaque secteur de politique selon le niveau de risque valu et les autres facteurs.

3.1.3 Adoption du Cadre de surveillance des politiques

Le Cadre de surveillance des politiques a t prsent aux reprsentants des centres de dcision du SCT qui ont galement eu l'occasion d'en discuter. D'autres membres du SCT ont galement t interviews au cours de l'examen. Le cadre a t bien accueilli et tous les participants convenaient que l'adoption du Cadre permettra d'amliorer la surveillance des politiques.

Recommandations

Nous recommandons au SCT d'adopter le Cadre de surveillance des politiques. Ce cadre favorisera l'adoption d'une approche systmatique pour dfinir l'approche de surveillance des prochaines politiques.

Nous recommandons galement au SCT d'adopter une srie d'outils facilitant le processus du Cadre ainsi que des pratiques de surveillance des politiques et de rapport qui soient adapts chaque secteur de politique et chaque niveau de risque de manire amliorer la surveillance des politiques.

Voir rponse de la direction

3.2 Rsum des conclusions concernant certaines politiques du CT

Au total, 17 politiques du CT ont t retenues aux fins de l'examen avec le concours des principaux reprsentants du SCT et des ministres responsables des secteurs de politique viss. L'objectif n'tait pas de formuler des critiques ou des commentaires sur certaines questions de politique, mais plutt de relever les principales tendances et questions touchant la surveillance des politiques et d'en discuter :

  • Niveau de risque L'chantillonnage des politiques comprenait des secteurs dlicats sur le plan politique et posant un niveau de risque plus lev ainsi que des secteurs de politique stables et courants. Nous avons discut avec les reprsentants du SCT et des centres de dcision des ministres du niveau de risque associ chaque politique.
  • Approche en matire de surveillance des politiques – L'approche et le niveau de surveillance des activits variaient selon les politiques et notre analyse a rvl des niveaux efficaces de surveillance. Les principaux intervenants ont galement discut de ces aspects.

Tenant compte des rsultats de notre analyse, nous avons class les 17 politiques selon leur niveau de risque et notre valuation du niveau de surveillance requis. Les rsultats sont prsents ci-aprs la figure 3. Le niveau de risque est prsent sur l'axe horizontal (faible/moyen/lev) et le niveau de surveillance, sur l'axe vertical (minimum/moyen/lev). La figure 3 prsente galement l' tat dsir , ce qui correspond au niveau de surveillance recommand pour chaque niveau de risque. Pour tre efficace, la surveillance des politiques doit atteindre un juste quilibre entre les activits de surveillance du SCT et le niveau de risque associ au secteur de politique.

Afficher l'image pleine dimension

tablir un juste quilibe entre le risque et le niveau de surveillance

Voici trois observations concernant le niveau de surveillance exerc fondes sur les rsultats de notre examen des politiques formant l'chantillonnage.

1. Incidence stratgique – Niveau accru de surveillance – D'une faon gnrale, les politiques du SCT identifies comme posant un risque lev devraient faire l'objet d'un niveau accru de surveillance et de rapports approfondis compte tenu de leur importance stratgique. Dans certains cas, ces politiques font l'objet d'une moins grande surveillance que les secteurs de politique posant un risque moyen.

2. Excellence oprationnelle – Niveau moyen de surveillance –Les niveaux de surveillance des politiques associes aux secteurs de risque moyen sont gnralement adquats. D'aprs notre tude, il semble que certains secteurs de politique posant un risque moyen font l'objet d'une surveillance trop grande tandis que d'autres font l'objet d'une surveillance insuffisante.

3. Stabilit oprationnelle – Faible niveau de surveillance – Les politiques identifies comme posant un risque faible ncessitent un niveau de surveillance minimal de la part du SCT pour assurer le maintien de la stabilit. D'une faon gnrale, les politiques posant un faible risque ne faisaient pas l'objet des niveaux minimums de surveillance.