Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
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ARCHIVÉ - Examen de la surveillance des politiques

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2.0 Introduction

L'environnement actuel avec son rythme rapide de changements et les défis qui se posent aux niveaux de la conformité et de l'efficacité des politiques exige une surveillance efficace des politiques. Pour assurer le bon fonctionnement des politiques du CT, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) doit avoir l'assurance que les pratiques de surveillance des politiques donnent de bons résultats. Le présent examen, qui se veut une étude indépendante des principales pratiques de surveillance des politiques, a été effectué à la demande du Comité de la vérification et de l'évaluation du SCT.

2.1 Contexte

En tant qu'organe administratif du Conseil du Trésor du Canada, le Secrétariat a un double mandat : appuyer le Conseil du Trésor dans l'exercice de son rôle de comité des ministres et assumer les responsabilités législatives d'un organisme central du gouvernement.

Depuis le 12 décembre 2003, les fonctions et le mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor ne sont plus les mêmes. Le SCT doit maintenant fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trésor pour leur permettre d'assurer l'optimisation des dépenses et superviser les fonctions de gestion financière des ministères et des organismes.Il joue également un rôle névralgique à l'appui des activités du Comité du Cabinet chargé de l'examen des dépenses.

Le Secrétariat formule ses recommandations et prodigue des conseils au Conseil du Trésor concernant les politiques, les directives, les règlements et les propositions de dépense de programme en ce qui concerne la gestion des ressources du gouvernement. Ses responsabilités de gestion générale du gouvernement touchent les initiatives, les questions et les activités qui intéressent tous les secteurs de politique administrés par les ministères fédéraux et les entités organisationnelles (tel qu'en fait état le Budget principal des dépenses). Le Secrétariat est également responsable de la fonction de contrôleur du gouvernement.

Aux termes des pouvoirs généraux définis aux articles 5 à 13 de la Loi sur la gestion des finances publiques, le Secrétariat appuie le Conseil du Trésor dans son rôle de gestionnaire et d'employeur général de la fonction publique.

Le SCT a reconnu qu'il était devenu nécessaire de mettre à jour la série de politiques comme le préconise le document Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada. En septembre 2002, le SCT a lancé son Projet d'examen des politiques et des rapports. Un rapport sur ce projet a été publié en septembre 2003.

On pouvait lire dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2003 du SCT que le Projet d'examen des politiques et des rapports allait simplifier les politiques et les exigences en matière de rapports et donner lieu à un ensemble plus réduit de politiques et d'exigences en matière de rapports qui, en plus d'être plus stratégique, serait conforme au Cadre de responsabilisation de la gestion.

Un des volets du Projet d'examen des politiques et des rapports traite des rôles et des responsabilités du SCT et des ministères en matière de surveillance des politiques. Le présent examen de la surveillance des politiques complète et décrit la pratique de surveillance des politiques utilisée au SCT.

La surveillance des politiques peut se définir comme étant « l'évaluation du fonctionnement d'une politique et des résultats obtenus. Elle porte donc à la fois sur l'application de la politique et la conformité à ses exigences[3]. »

Bon nombre de politiques du CT exigent que les ministères exercent eux-mêmes la surveillance de la mise en œuvre des politiques au sein de leurs organisations alors que le SCT effectue la même surveillance dans les différents ministères. Par ailleurs, la « Politique sur la surveillance active », introduite en 2001, exige l'exercice d'une surveillance à la grandeur du gouvernement. Toutefois, à notre connaissance, cette politique ne satisfait pas aux besoins de surveillance des politiques.

2.2 Objet de l'examen

Selon la note d'information de juin 2003 présentée au Conseil des politiques[4], « Pour garantir l'efficacité de la gestion axée sur les résultats, la série de politiques doit fournir une orientation claire et pertinente sur les mesures et les résultats à l'égard desquels le SCT tient les sous-ministres et leurs collaborateurs responsables. En particulier, les politiques doivent établir les responsabilités respectives des ministères et du Secrétariat du CT au titre de la surveillance des résultats des politiques et des rapports connexes. L'information recueillie dans le cadre des activités de surveillance et de rapport devrait servir à prendre des décisions éclairées à l'échelle des ministères, du Secrétariat et du gouvernement. »

L'Examen de la surveillance des politiques prévoit l'évaluation de l'état d'avancement actuel de la surveillance des politiques au sein du SCT et la présentation d'exemples concrets de pratiques principales. L'Examen se veut un outil d'aide pour la direction et non une vérification. Les recommandations formulées dans le présent rapport visent à fournir une orientation au Projet d'examen des politiques et des rapports dont l'objet premier est de simplifier les politiques du CT et ses exigences en matière de rapports.

2.3 Portée de l'examen

L'examen, qui a porté sur l'analyse des activités du SCT en matière de surveillance des politiques du CT, visait à relever des pratiques efficaces pour :

  • Les activités engagées par les différents secteurs du SCT à la grandeur du gouvernement pour surveiller la mise en œuvre et la conformité des politiques du CT;
  • Les activités du SCT pour aider les ministères à exercer la surveillance des politiques;
  • Les processus qui faciliteront désormais les activités de surveillance.

La planification du présent examen, l'échantillonnage des politiques du CT examinées, et bon nombre des entrevues ont été effectués à l'automne 2003, soit avant les annonces du 12 décembre qui faisaient état des modifications aux fonctions et au mandat du SCT.

2.4 Approche de l'examen et méthodologie

Approche

L'approche retenue pour l'examen comprenait les étapes suivantes :

  • Identification des pratiques exemplaires au moyen d'une recherche documentaire sur les cadres de surveillance en place dans d'autres organismes;
  • Identification et analyse des activités et des processus de surveillance des politiques utilisés au SCT;
  • Identification des différences entre les activités de surveillance des politiques du SCT et les pratiques exemplaires;
  • Identification des outils qui facilitent le processus et l'organisation d'une bonne surveillance des politiques.

À la lumière des résultats obtenus, nous avons formulé des recommandations pratiques en vue de fournir une orientation au processus d'examen des politiques pour que les politiques révisées puissent faciliter les activités de surveillance.

Méthodologie

L'équipe chargée de l'examen a choisi 17 politiques du SCT parmi plus de 300 politiques. À la suggestion des dirigeants de secteurs d'activité, l'échantillonnage des politiques a été choisi dans les trois secteurs d'activité du SCT, comprenait un ensemble de politiques présentant un niveau de risque allant de faible à élevé et constituait un groupe représentatif d'anciennes et de nouvelles politiques. La liste des politiques formant l'échantillonnage de l'examen est présentée à l'annexe A.

Pour chacune des 17 politiques de l'échantillonnage, nous avons interviewé au moins un représentant du centre de décision compétent du SCT. Dans le cadre de cette entrevue, nous avons discuté des principaux enjeux relatifs aux politiques, des activités de surveillance des politiques et de rapport, ainsi que des améliorations qu'il y aurait lieu d'apporter à la surveillance des politiques. À la lumière des réponses obtenues, nous avons évalué le niveau de risque associé à une politique donnée et l'avons validé auprès du représentant de la politique.

En plus des membres du personnel du centre de décision, nous avons interviewé des représentants des ministères afin de connaître les perspectives de leur ministère concernant la surveillance des politiques et les rapports. La liste des ministères, petits et grands, est présentée à l'annexe B.

Nous avons également interviewé des représentants des groupes ministériels de vérification interne, dont un des secteurs de programme du SCT, un du Centre d'excellence en vérification interne du SCT et un autre du Centre d'excellence en évaluation du SCT.

De plus, des données importantes pour l'examen ont été puisées dans les trois documents suivants :

  • Note d'information de juin 2003 au Conseil des politiques portant sur les exigences en matière de surveillance et de rapports dans les politiques du CT;
  • Rapport sur la surveillance active : Rapport sur l'utilisation et l'incidence de la Politique sur la surveillance active;
  • Présentation au Comité des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes intitulée « Comprendre l'ensemble des politiques du CT » de novembre 2001.