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ARCHIVÉ - Examen de la surveillance des politiques

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1.0 Sommaire du rapport

L'environnement actuel avec son rythme rapide de changements et les dfis qui se posent aux niveaux de la conformit et de l'efficacit des politiques exige une surveillance efficace des politiques. Pour assurer le bon fonctionnement des politiques du CT, le Secrtariat du Conseil du Trsor (SCT) doit avoir l'assurance que les pratiques de surveillance des politiques donnent de bons rsultats. Le prsent examen, qui se veut une tude indpendante des principales pratiques de surveillance des politiques, a t effectu la demande du Comit de la vrification et de l'valuation du SCT. L'examen visait valuer la situation actuelle de l'activit de surveillance des politiques au SCT pour ensuite en tirer des exemples concrets de pratiques principales. Les recommandations qui dcouleront du prsent examen orienteront le Projet d'examen des politiques et des rapportsdont la raison d'tre est de simplifier les politiques et les exigences en matire de rapports.

Recherche sur les pratiques principales

L'examen a port sur les pratiques principales d'valuation des politiques dcrites dans diffrents documents. Notre recherche a rvl que les facteurs critiques de succs des activits de surveillance des politiques et de rapport sont, entre autres[1] :

  • De bonnes relations de travail avec les ministres qui facilitent la communication de l'information l'organisme central;
  • De bonnes comptences en matire de collecte de renseignements sur les rsultats de la politique et sur les processus;
  • La capacit de comprendre, de traiter et d'utiliser adquatement l'information obtenue l'aide de solides processus internes d'analyse;
  • L'change l'interne de l'information liant les priorits stratgiques et l'laboration de politiques l'valuation de l'information;
  • Une bonne comprhension des objectifs de l'organisme central et la capacit d'en faire la promotion auprs des ministres;
  • L'valuation permanente de l'information provenant des ministres et de leur rgularit la lumire de l'information prpare et traite par l'organisme central.

Cadre de surveillance des politiques propos par le SCT (le  Cadre )

L'examen a entre autres port sur les pratiques de surveillance des politiques du SCT en passant en revue 17 politiques du CT. la lumire de nos constatations, nous avons prsent les pratiques principales dans un cadre qui pourrait constituer pour le SCT un outil lui permettant d'analyser les rsultats des politiques et les activits de surveillance des politiques d'une faon logique et systmatique.

Le Cadre comporte les quatre niveaux d'valuation suivants :

1. Niveau de risque Le risque est le facteur qui a la plus grande incidence sur tous les lments de la surveillance des politiques. Une plus grande attention doit donc tre porte aux politiques posant un risque plus lev afin de s'assurer qu'elles sont assorties de procdures de surveillance efficaces. L'efficacit de ces procdures devrait tre value de faon continue.

2. Objectifs de la politique et rsultats La raison d'tre des politiques est de favoriser l'atteinte des objectifs d'un organisme et la bonne gestion des risques. Les lments suivants sont essentiels pour qu'une politique donne les rsultats escompts :

  • Les objectifs de la politique doivent tre formuls d'une faon claire et concise;
  • Les rsultats escompts doivent tre bien dfinis et mesurables et tre assortis d'objectifs et d'indicateurs de rendement[2];
  • Les rles et les responsabilits doivent tre bien dfinis et tre communiqus aux ministres.

3. Outils facilitant le processus Dans le contexte de la surveillance des politiques, les  outils facilitant le processus  sont des mcanismes qui aident le SCT et les ministres changer de l'information et prparer des rapports pour ventuellement atteindre les objectifs de la politique du SCT. La surveillance des politiques donne de bons rsultats lorsque les outils facilitant le processus sont systmatiquement utiliss pour la conception et la mise en œuvre de la politique et pour le suivi des rsultats.

Le cadre dfinit sept outils facilitant le processus. Les groupes de travail et les comits du SCT et des ministres semblent tre l'outil utilis avec le plus d'efficacit. Toutefois, l'engagement de fonds en raison de ressources insuffisantes semble tre l'outil utilis avec la moins grande efficacit par le SCT.

4. Activits de surveillance et de rapport L'activit de surveillance et de rapport sous-tend de multiples approches et activits aux fins de la collecte d'information et du suivi. L'information aide le SCT et les ministres dterminer leurs priorits et effectuer l'analyse des lacunes sur le plan des rsultats. Les relations hirarchiques entre le SCT et les ministres doivent tre structures afin que les rapports et les analyses des rsultats obtenus soient effectus d'une faon systmatique et en temps opportun.

Le Cadre dfinit dix activits de surveillance des politiques et de rapport. L'activit qui semble tre la plus efficace est la prestation par le SCT de conseils aux diffrents ministres. Les activits qui sont sous-utilises ou qui sont appliques avec la moins grande efficacit sont l'utilisation d'indicateurs de rendement cls, les rapports et analyses continus, et le suivi effectus par le SCT et la dpendance vis--vis les rapports de vrification interne et d'valuation.

Le Cadre a t prsent pour fins de discussion aux reprsentants des diffrents centres de dcision du SCT. Nous avons galement interrog dans le cadre du prsent examen d'autres membres du personnel du SCT. Le Cadre a t bien accueilli et tous convenaient que son adoption allait contribuer amliorer la fonction de surveillance des politiques.

Rsum des recommandations relatives certaines politiques du CT

Chaque lment du Cadre a t compar aux rsultats obtenus avec l'chantillonnage des 17 politiques tabli pour l'examen. Nous avons regroup ces politiques selon leur niveau de risque et tabli un diagramme comparant le niveau de surveillance relev avec le niveau souhait. Cet exercice nous a permis de formuler les trois observations suivantes :

1.      D'une faon gnrale, les politiques du CT qui semblaient notre avis poser un niveau lev de risque exigent un niveau plus lev d'activits de surveillance et de rapport;

2.      D'une faon gnrale, les politiques qui semblaient tre associes un niveau de risque moyen bnficient de niveaux de surveillance adquats;

3.      D'une faon gnrale, les politiques associes un niveau de risque faible ne bnficient pas des niveaux minimums de surveillance requis.

Secteurs amliorer

Notre tude a rvl que certains lments dcrits dans le Cadre ont t adopts au sein du SCT. Nous avons galement remarqu que les secteurs d'activit comprennent gnralement le niveau de risque, une composante essentielle du Cadre. Cependant, les lments de suivi ne sont pas utiliss uniformment la grandeur du SCT et certaines pratiques se rvlent plus efficaces comme outils de surveillance du SCT.

Selon le rapport, il est recommand au SCT d'adopter le Cadre de surveillance des politiques et de s'en servir comme outil pour faciliter une approche systmatique aux fins de la dfinition de la surveillance des politiques et des rapports pour les prochaines politiques. Il y aurait galement lieu de slectionner une srie d'outils facilitant les processus et d'activits de surveillance de politiques et de rapport et de l'adapter chaque secteur en fonction du niveau de risque qui lui est associ.

Il est galement recommand de mieux utiliser neuf des lments du Cadre. Le SCT devrait en premier lieu axer son attention sur les quatre lments suivants :

1. Indicateurs de rendement cls

Nous recommandons au SCT de continuer d'tablir des indicateurs de rendement cls (IRC). Ces indicateurs sont essentiels pour l'laboration et la surveillance des politiques. Les IRC doivent pouvoir tre mesurs facilement et un cot raisonnable.

2. Fonds du SCT engags

Nous recommandons de faire une utilisation plus efficace des ressources du SCT en effectuant cette fin une surveillance des rsultats de la politique. Les tapes devraient comprendre :

  • Surveillance des secteurs de politique prsentant un risque lev En raison du nombre lev de politiques du SCT, il y aurait lieu avant d'adopter le Cadre d'attribuer les ressources essentiellement aux secteurs de politique prsentant un risque lev. Dans la plupart des cas, une surveillance structure pourrait tre exerce l'chelle du cadre de la politique plutt qu' l'chelle de chaque politique.
  • Principaux lments surveillerCompte tenu du manque de ressources que connat actuellement le SCT, les principaux lments cls sur lesquels les efforts devraient tre axs sont les indicateurs de rendement cls, les rsultats de la politique, le suivi donn par les ministres et la mise en œuvre.

3. Rapports et analyses continus

Nous recommandons au SCT d'adopter une approche de rapport structure aux fins de la surveillance des politiques comprenant :

  • Rapports par rsultat de la politique (mise en œuvre de la politique, rsultats obtenus);
  • Calendrier prdtermin de rapports utilisant les outils et les processus existants;
  • Amlioration des processus analytiques et de la diffusion;
  • Communication aux ministres d'une rtroaction plus constructive et plus toffe faisant entre autres tat des tendances gnrales et des objectifs-repres la grandeur du gouvernement.

4. Mesures prendre

Nous recommandons d'amliorer les mcanismes d'change de l'information au sein du SCT et de convertir l'information en mesures correctives apporter, dont :

  • Collecte de l'information auprs de multiples sources internes du SCT par le truchement de l'quipe de planification des activits du SCT;
  • Rapports structurs tablis par les ministres et par le SCT mettant en opposition le suivi assurer et les rsultats de la politique;
  • Renvoi structur la direction du SCT des lacunes dans le suivi assurer;
  • Rapports permanents entre le Secrtaire et les sous-ministres l'aide de mcanismes tels que le Cadre de responsabilisation de la gestion.

Rponse de la Direction

tant donn la nature du rapport, la direction a dcid de faire une rponse globale aux rsultats et aux recommandations.  Voir la rponse de la direction.