ARCHIVÉ - Examen de la surveillance des politiques

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1.0 Sommaire du rapport

L'environnement actuel avec son rythme rapide de changements et les défis qui se posent aux niveaux de la conformité et de l'efficacité des politiques exige une surveillance efficace des politiques. Pour assurer le bon fonctionnement des politiques du CT, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) doit avoir l'assurance que les pratiques de surveillance des politiques donnent de bons résultats. Le présent examen, qui se veut une étude indépendante des principales pratiques de surveillance des politiques, a été effectué à la demande du Comité de la vérification et de l'évaluation du SCT. L'examen visait à évaluer la situation actuelle de l'activité de surveillance des politiques au SCT pour ensuite en tirer des exemples concrets de pratiques principales. Les recommandations qui découleront du présent examen orienteront le Projet d'examen des politiques et des rapportsdont la raison d'être est de simplifier les politiques et les exigences en matière de rapports.

Recherche sur les pratiques principales

L'examen a porté sur les pratiques principales d'évaluation des politiques décrites dans différents documents. Notre recherche a révélé que les facteurs critiques de succès des activités de surveillance des politiques et de rapport sont, entre autres^[1] :

• De bonnes relations de travail avec les ministères qui facilitent la communication de l'information à l'organisme central;
• De bonnes compétences en matière de collecte de renseignements sur les résultats de la politique et sur les processus;
• La capacité de comprendre, de traiter et d'utiliser adéquatement l'information obtenue à l'aide de solides processus internes d'analyse;
• L'échange à l'interne de l'information liant les priorités stratégiques et l'élaboration de politiques à l'évaluation de l'information;
• Une bonne compréhension des objectifs de l'organisme central et la capacité d'en faire la promotion auprès des ministères;
• L'évaluation permanente de l'information provenant des ministères et de leur régularité à la lumière de l'information préparée et traitée par l'organisme central.

Cadre de surveillance des politiques proposé par le SCT (le « Cadre »)

L'examen a entre autres porté sur les pratiques de surveillance des politiques du SCT en passant en revue 17 politiques du CT. À la lumière de nos constatations, nous avons présenté les pratiques principales dans un cadre qui pourrait constituer pour le SCT un outil lui permettant d'analyser les résultats des politiques et les activités de surveillance des politiques d'une façon logique et systématique.

Le Cadre comporte les quatre niveaux d'évaluation suivants :

1. Niveau de risque – Le risque est le facteur qui a la plus grande incidence sur tous les éléments de la surveillance des politiques. Une plus grande attention doit donc être portée aux politiques posant un risque plus élevé afin de s'assurer qu'elles sont assorties de procédures de surveillance efficaces. L'efficacité de ces procédures devrait être évaluée de façon continue.

2. Objectifs de la politique et résultats – La raison d'être des politiques est de favoriser l'atteinte des objectifs d'un organisme et la bonne gestion des risques. Les éléments suivants sont essentiels pour qu'une politique donne les résultats escomptés :

• Les objectifs de la politique doivent être formulés d'une façon claire et concise;
• Les résultats escomptés doivent être bien définis et mesurables et être assortis d'objectifs et d'indicateurs de rendement^[2];
• Les rôles et les responsabilités doivent être bien définis et être communiqués aux ministères.

3. Outils facilitant le processus – Dans le contexte de la surveillance des politiques, les « outils facilitant le processus » sont des mécanismes qui aident le SCT et les ministères à échanger de l'information et à préparer des rapports pour éventuellement atteindre les objectifs de la politique du SCT. La surveillance des politiques donne de bons résultats lorsque les outils facilitant le processus sont systématiquement utilisés pour la conception et la mise en œuvre de la politique et pour le suivi des résultats.

Le cadre définit sept outils facilitant le processus. Les groupes de travail et les comités du SCT et des ministères semblent être l'outil utilisé avec le plus d'efficacité. Toutefois, l'engagement de fonds en raison de ressources insuffisantes semble être l'outil utilisé avec la moins grande efficacité par le SCT.

4. Activités de surveillance et de rapport – L'activité de surveillance et de rapport sous-tend de multiples approches et activités aux fins de la collecte d'information et du suivi. L'information aide le SCT et les ministères à déterminer leurs priorités et à effectuer l'analyse des lacunes sur le plan des résultats. Les relations hiérarchiques entre le SCT et les ministères doivent être structurées afin que les rapports et les analyses des résultats obtenus soient effectués d'une façon systématique et en temps opportun.

Le Cadre définit dix activités de surveillance des politiques et de rapport. L'activité qui semble être la plus efficace est la prestation par le SCT de conseils aux différents ministères. Les activités qui sont sous-utilisées ou qui sont appliquées avec la moins grande efficacité sont l'utilisation d'indicateurs de rendement clés, les rapports et analyses continus, et le suivi effectués par le SCT et la dépendance vis-à-vis les rapports de vérification interne et d'évaluation.

Le Cadre a été présenté pour fins de discussion aux représentants des différents centres de décision du SCT. Nous avons également interrogé dans le cadre du présent examen d'autres membres du personnel du SCT. Le Cadre a été bien accueilli et tous convenaient que son adoption allait contribuer à améliorer la fonction de surveillance des politiques.

Résumé des recommandations relatives à certaines politiques du CT

Chaque élément du Cadre a été comparé aux résultats obtenus avec l'échantillonnage des 17 politiques établi pour l'examen. Nous avons regroupé ces politiques selon leur niveau de risque et établi un diagramme comparant le niveau de surveillance relevé avec le niveau souhaité. Cet exercice nous a permis de formuler les trois observations suivantes :

1.      D'une façon générale, les politiques du CT qui semblaient à notre avis poser un niveau élevé de risque exigent un niveau plus élevé d'activités de surveillance et de rapport;

2.      D'une façon générale, les politiques qui semblaient être associées à un niveau de risque moyen bénéficient de niveaux de surveillance adéquats;

3.      D'une façon générale, les politiques associées à un niveau de risque faible ne bénéficient pas des niveaux minimums de surveillance requis.

Secteurs à améliorer

Notre étude a révélé que certains éléments décrits dans le Cadre ont été adoptés au sein du SCT. Nous avons également remarqué que les secteurs d'activité comprennent généralement le niveau de risque, une composante essentielle du Cadre. Cependant, les éléments de suivi ne sont pas utilisés uniformément à la grandeur du SCT et certaines pratiques se révèlent plus efficaces comme outils de surveillance du SCT.

Selon le rapport, il est recommandé au SCT d'adopter le Cadre de surveillance des politiques et de s'en servir comme outil pour faciliter une approche systématique aux fins de la définition de la surveillance des politiques et des rapports pour les prochaines politiques. Il y aurait également lieu de sélectionner une série d'outils facilitant les processus et d'activités de surveillance de politiques et de rapport et de l'adapter à chaque secteur en fonction du niveau de risque qui lui est associé.

Il est également recommandé de mieux utiliser neuf des éléments du Cadre. Le SCT devrait en premier lieu axer son attention sur les quatre éléments suivants :

1. Indicateurs de rendement clés

Nous recommandons au SCT de continuer d'établir des indicateurs de rendement clés (IRC). Ces indicateurs sont essentiels pour l'élaboration et la surveillance des politiques. Les IRC doivent pouvoir être mesurés facilement et à un coût raisonnable.

2. Fonds du SCT engagés

Nous recommandons de faire une utilisation plus efficace des ressources du SCT en effectuant à cette fin une surveillance des résultats de la politique. Les étapes devraient comprendre :

• Surveillance des secteurs de politique présentant un risque élevé – En raison du nombre élevé de politiques du SCT, il y aurait lieu avant d'adopter le Cadre d'attribuer les ressources essentiellement aux secteurs de politique présentant un risque élevé. Dans la plupart des cas, une surveillance structurée pourrait être exercée à l'échelle du cadre de la politique plutôt qu'à l'échelle de chaque politique.
• Principaux éléments à surveiller– Compte tenu du manque de ressources que connaît actuellement le SCT, les principaux éléments clés sur lesquels les efforts devraient être axés sont les indicateurs de rendement clés, les résultats de la politique, le suivi donné par les ministères et la mise en œuvre.

3. Rapports et analyses continus

Nous recommandons au SCT d'adopter une approche de rapport structurée aux fins de la surveillance des politiques comprenant :

• Rapports par résultat de la politique (mise en œuvre de la politique, résultats obtenus);
• Calendrier prédéterminé de rapports utilisant les outils et les processus existants;
• Amélioration des processus analytiques et de la diffusion;
• Communication aux ministères d'une rétroaction plus constructive et plus étoffée faisant entre autres état des tendances générales et des objectifs-repères à la grandeur du gouvernement.

4. Mesures à prendre

Nous recommandons d'améliorer les mécanismes d'échange de l'information au sein du SCT et de convertir l'information en mesures correctives à apporter, dont :

• Collecte de l'information auprès de multiples sources internes du SCT par le truchement de l'équipe de planification des activités du SCT;
• Rapports structurés établis par les ministères et par le SCT mettant en opposition le suivi à assurer et les résultats de la politique;
• Renvoi structuré à la direction du SCT des lacunes dans le suivi à assurer;
• Rapports permanents entre le Secrétaire et les sous-ministres à l'aide de mécanismes tels que le Cadre de responsabilisation de la gestion.

Réponse de la Direction

Étant donné la nature du rapport, la direction a décidé de faire une réponse globale aux résultats et aux recommandations.  Voir la réponse de la direction.