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ARCHIVÉ - Examen des programmes de réaménagement de l'effectif du Secrétariat du Conseil du Trésor

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Prpar par Conseils et vrification Canada - fvrier 1997

Le rapport que voici vise fournir une valuation plus dtaille et plus complte de l'examen qui a t men sur les activits initiales de ramnagement de l'effectif au Secrtariat du Conseil du Trsor (le Secrtariat) propos desquelles nous avons dj fait un rapport le 28 mars 1996.

Contexte

Conseils et Vrification Canada a men un examen des mesures que le Secrtariat a utilises pour mener ses initiatives de ramnagement de l'effectif, dans la foule de l'Examen de tous les programmes gouvernementaux.

Pour aider les ministres grer leurs activits lies la rduction de leurs dpenses et de leurs effectifs, le gouvernement fdral a mis de l'avant deux nouveaux programmes d'encouragement. La Prime de dpart anticip (PDA) et le Programme d'encouragement la retraite anticipe (PERA) sont venus s'ajouter la Directive sur le ramnagement des effectifs (DRE) et la Politique de transition dans la carrire pour les cadres de direction (PTCCD).

tant donn la taille et l'importance de l'initiative de ramnagement et de rduction des effectifs, une foule de politiques, de procdures et de mcanismes lis l'infrastructure administrative ont d tre mis au point. Toutes ces mesures visaient aider aux ministres et aux organismes grer leurs programmes de PDA, PERA, DRE et PTCCD. Le guide le plus utile qui a t mis la disposition des ministres comme cadre de suivi avait pour titre : Cadre de suivi ministriel des programmes de PDA et de PERA en vue du ramnagement des effectifs. Notre examen a surtout port sur les questions et les indicateurs que renfermait ce guide et sur la mesure dans laquelle le Secrtariat avait gr et suivi ses rductions d'effectif.

L'Examen des programmes et le Budget de fvrier 1995 ont un une incidence marque sur le Secrtariat. Son budget de fonctionnement a t rduit de 14,6 millions de dollars, et son effectif de 170 ETP (soit 19 p. 100 de son effectif total).

Stratgie d'examen de la premire tape

La mthode retenue pour mener l'examen consistait relever les systmes et les processus utiliss pour grer les mesures de ramnagement de l'effectif. Pour valuer ces domaines, il a fallu faire des entrevues, examiner les dossiers et analyser l'information et les pratiques de gestion. Dans le cadre de l'examen, les renseignements suivants ont t passs en revue :

  • La documentation conserve par la Division des services financiers et par la Division des services du personnel.
  • Les mthodes et modes de communications de l'information sur le ramnagement de l'effectif.
  • Le recours au Programme des remplaants, ainsi que les rapports et l'valuation de ce programme.

Puisque le ramnagement de l'effectif est un programme permanent qui s'talera sur trois ans, il devra faire l'objet d'autres examens et valuations pour dterminer les cibles et rgler d'autres questions de gestion des ressources humaines. Le prsent examen porte sur les neuf premiers mois (soit du 1ere avril 1995 au 31 dcembre 1995).

Constatations sur le Programme de ramnagement de l'effectif du Secrtariat

Le plan d'activits pour la priode de 1995 1997-1998 voquait en termes gnraux les principales activits de base du Secrtariat. Mme si le document donne les grandes lignes des orientations stratgiques et des nouvelles initiatives du Secrtariat, il fait simplement mention d'une rduction globale d'environ 170 ETP.

Notre examen a permis de dterminer que la direction avait communiqu les rsultats des rductions budgtaires au personnel du Secrtariat dans le cadre d'une srie de runions et au moyen de messages envoys par courrier lectronique. D'aprs ces annonces, il tait vident qu'elle entendait limiter le plus possible le nombre de dparts contre le gr des employs.

Pour grer cette premire tape, la direction a encourag les employs signifier leur intrt l'gard d'une mesure d'encouragement au dpart anticip. Un comit des ressources humaines a ensuite t tabli pour examiner toutes les demandes de montants forfaitaires. Nous n'avons pu dterminer le mode de fonctionnement du Comit, puisqu'il existe peu de documentation sur les runions du Comit ou les dcisions qu'il a rendues au sujet du ramnagement. Nous ne disposions d'aucun document expliquant que les montants forfaitaires avaient t calculs la suite de l'examen d'une fonction ou d'une activit particulire.

Dans le cas de employs qui ont touch un montant forfaitaire, il n'y avait pas de documentation attestant qu'ils avaient pu se prvaloir facilement de counselling ou d'aide. Les sances d'information sur les mesures d'encouragement au dpart ont t offertes, et on a assign chaque employ qui quittait un conseiller en ressources humaines.

On a examin le cas des 55 employs qui avaient touch des montants forfaitaires afin de dterminer si la documentation de base avait t remplie pour chacun. Pour 15 d'entre eux, l'examen a t plus pouss afin de dterminer si les paiements avaient t verss conformment aux politiques et aux critres d'admissibilit rgissant la PDA, le PERA et la PTCCD. Tous ont t jugs conformes aux critres tablis.

Voici un tableau de la nature exacte et de la porte du Programme de ramnagement de l'effectif du Secrtariat. Les donnes portent sur la priode du 1er avril 1995 au 31 dcembre 1995.

Montants forfaitaires verss au Secrtariat du Conseil du Trsor, par mois

Montants forfaitaires verss au Secrtariat du Conseil du Trsor,
par type

(PDA, PERA, DRE et PTCCD)

Avril 1995 1 PERA 37
Mai 1995 10 PDA 10
Juin 1995 21 DRE 3
Juillet 1995 15 PTCCD 5
Aot 1995 1 Total 55
Septembre 1995 4
Octobre 1995 1
Novembre 1995 1
Dcembre 1995 1
Total 55

Montants forfaitaires verss au Secrtariat du Conseil du Trsor, par organisation

DRH 24
DLOEE 4
DP 14
DGIF 10
INFA 1
Autre 2
Total 55

Rpercussions sur les groupes viss par l'quit en emploi

Au moment o l'examen a t men, le Secrtariat tait en train d'examiner et d'analyser les statistiques sur les groupes cibles (c'est--dire les membres des minorits visibles, les autochtones, les personnes handicapes et les cadres fminins). Mme si les donnes ont t fournies l'quipe charge de l'examen, il faudra assurer le suivi pour tablir clairement l'effet prcis que la rduction d'effectif pourrait avoir sur ces groupes.

Domaines d'amlioration

Au moment o cet examen a t men, le Secrtariat n'avait pas fini de calculer les priodes de rcupration. L'agent financier responsable suivait de prs les rductions salariales de chaque direction par rapport aux budgets salariaux approuvs. Comme le Secrtariat a l'intention de reprendre le prsent examen au cours de la deuxime anne, les priodes rcupration seront examines en dtail ce moment-l pour en valuer la dure moyenne.

Le Secrtariat devrait aussi mieux toffer sa documentation sur ses dcisions relatives au ramnagement de son effectif. On devrait y trouver des renseignements sur le motif de l'abolition du poste (par ex. effort rduit, manque de travail, abandon) pour justifier la rduction et le versement du montant forfaitaire.

En guise de conclusion, d'aprs nos constatations prliminaires, nous croyons que le Secrtariat du Conseil du Trsor a su grer de manire satisfaisante les rductions essentielles de son effectif.

Au terme de la premire tape de notre examen, le Secrtariat a subi une importante restructuration, qui a grandement touch toutes les directions et qui jouera normment sur le nombre d'employs qui pourront se prvaloir des dispositions du programme de ramnagement de l'effectif l'avenir. Tel que convenu avec le directeur de la Division des services financiers et le directeur de la Division des ressources humaines, la deuxime tape de notre examen dbutera au tout dbut d'avril 1997.

Nous serons heureux de vous rencontrer votre convenance pour discuter de notre rapport.