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Pour l'exercice termin le 31 mars 1998

Prpar par : Conseils et Vrification Canada - Novembre 1999

SOMMAIRE

La vrification du Rgime de retraite des employs du gouvernement du Canada recruts sur place aux tats-Unis - Rgime de retraite agr (RRA) a t effectue en octobre 1998 l'Ambassade du Canada Washington (district fdral de Columbia) pour l'exercice termin le 31 mars 1998. Le Conseil du Trsor du Canada, qui est le rpondant du rgime, a nomm le chef du personnel de l'Ambassade en qualit d'administrateur du rgime. Le Groupe des avantages de l'Ambassade est responsable de la gestion quotidienne du rgime.

la suite de notre examen, nous avons conclu que le rgime de retraite tait administr conformment au document du RRA et que les rentres et sorties de fonds de la caisse du RRA taient opportunes et exactes. Au 31 mars 1998, la valeur marchande des actifs du RRA s'tablissait 85,5 millions de dollars CA.

Mme si le contrle effectif des systmes et procdures aux fins d'administration du RRA a t dlgu, nous avons recommand les mesures correctives suivantes pour maintenir ou renforcer l'administration du RRA en matire d'intgrit financire, de service la clientle et de capacit de traitement des donnes :

  • de lgers carts ont t relevs entre les soldes financiers des tats mensuels du RRA dresss par le fiduciaire et de ceux dresss par le gestionnaire de placements. Ces carts sont apparemment des carts temporaires dcoulant de la prparation distincte des tats mensuels. Par consquent, nous avons recommand au fiduciaire de fournir par crit l'administrateur une explication de ces carts si ces derniers se rptent d'un mois l'autre;
  • un examen des tats mensuels du portefeuille du fiduciaire a rvl que ces tats sont difficiles lire et interprter. Ainsi, au moment de la vrification, le Groupe des avantages n'a pas t capable de rapprocher les donnes financires fournies par le fiduciaire avec ses propres registres. Par consquent, nous avons recommand que le fiduciaire soit tenu d'offrir une formation adquate l'administrateur du rgime, y compris des instructions et des explications crites et dtailles sur la lecture des tats mensuels du portefeuille;
  • la charge de travail globale du Groupe des avantages a fortement augment en raison de l'laboration et de la mise en place du RRA (l'ancien rgime rvis) et du nouveau rgime de retraite agr et du besoin en dcoulant de concevoir, d'laborer et de mettre en place de nouveaux systmes informatiques. En outre, la dcision de faire appel trois socits d'assurances pour la prestation des programmes de bien-tre social, par rapport une seule auparavant, a contribu accrotre la charge de travail. Par consquent, nous avons recommand de recourir court terme des agences d'aide temporaire ou contractuelle jusqu' ce que les nouveaux rgimes de retraite et de bien-tre soient entirement oprationnels et que les ressources ncessaires en dcoulant aient t clairement tablies;
  • mme si les systmes du Groupe des avantages ont t remplacs ou mis jour afin d'assurer leur compatibilit avec l'an 2000, le systme ALPH de l'Ambassade (systme automatis pour la gestion des rgimes d'assurance-vie, de retraite et de soins de sant) constitue l'exception qui confirme la rgle. Le systme ALPH n'est pas conforme l'an 2000 puisqu'il repose sur une technologie de base de donnes dBase III/Clipper ge d'environ 15 ans, de sorte que nous avons recommand les trois mesures correctives suivantes : 1) vrifier les capacits et les limites du systme l'gard de l'an 2000, 2) prparer un plan gnral de remplacement du systme, y compris le soutien des intervenants cls, les principales phases d'laboration et une estimation du cot de remplacement, et 3) laborer un plan d'urgence et de continuit des oprations pour assurer le traitement des donnes au cours du nouveau millnaire.