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ARCHIVÉ - Ministère des Finances et Secrétariat du Conseil du Trésor Projet de stratégie de gestion des actifs et du matériel

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Prpar par : Conseils et Vrification Canada - Avril 1998

SOMMAIRE

La stratgie de gestion des actifs et du matriel vise tablir un cadre de gestion du matriel au sein de l'environnement SAP/SIFM (Systmes intgrs des finances et du matriel). La stratgie tient compte des questions fondamentales souleves par les divers intervenants en matire de planification, de suivi, de gestion du matriel, de prts, de cartes d'achat et de gestion des installations. L'information sur la gestion des actifs et du matriel est le dnominateur commun toutes ces questions et elle constitue donc le pivot de la stratgie.

Notre enqute comprenait des entrevues avec les intervenants de la Direction des services ministriels et du secteur de dpenses du Secrtariat du Conseil du Trsor. Nous avons galement pris en considration les tendances dominantes dans le domaine de la gestion du matriel, comme l'utilisation croissante des cartes d'achat. Les grandes lignes des principales sections du rapport sont les suivantes :

  • une reprsentation du modle actuel de gestion du matriel la page v;
  • une reprsentation du modle propos de gestion du matriel la page vi;
  • une prsentation et une analyse des tendances et des questions ayant influ sur nos raisonnements ainsi que des dfinitions cls, aux sections 2 4 du prsent rapport; ces sections prsentent la justification du cadre propos;
  • un projet de cadre de responsabilisation la section 5; le cadre propos est doubl d'un tableau rcapitulatif des responsabilits la page 17;
  • la conclusion du rapport la section 6, y compris la prsentation des prochaines tapes qui, selon nous, permettront de progresser en fonction du cadre propos.

La stratgie est fonde sur les exigences et les contraintes exprimes par les intervenants du SCT et des Finances pour adapter l'approche l'environnement actuel. Comme de nombreux ministres, le ministre des Finances et le Secrtariat du Conseil du Trsor ont subi d'importantes rductions du personnel du soutien administratif, ce qui a accru la charge de travail des employs restants. Toutefois, par le biais de l'installation de SAP, une automatisation efficace peut rendre cette stratgie ralisable en fonction des ressources disponibles. La simplicit de la conception et les niveaux actuels de ressources ont t pris en considration dans l'laboration de la stratgie. Les principales recommandations intgres notre stratgie sont les suivantes :

Recommandation

BPR suggr

Actifs existants et nouveaux

notre avis, la prochaine tape de l'excution du projet de stratgie de gestion des actifs et du matriel devrait comprendre la tenue de consultations avec tous les intervenants afin d'valuer la flexibilit et d'assurer l'acceptation des rles et responsabilits proposs. DSF S.O.
Toutes les oprations de plus de 500 $ sur cartes d'achat seraient repres par la Sous-section de l'approvisionnement et des paiements afin de saisir des donnes sur tous les actifs contrlables. Des arrangements seraient ensuite pris pour remplir la fiche matresse de l'actif, ce qui rpondrait l'une des principales proccupations exprimes par le Bureau du vrificateur gnral lors de sa vrification rcente des cartes d'achat. SSAP Nouveaux
Tous les prts de matriel feraient l'objet d'une comptabilit centrale afin de limiter les risques du SCT et des Finances quant une perception ngative du public dcoulant de l'inefficacit des contrles sur ce matriel. Une prise d'inventaire ponctuelle est ncessaire propos des articles actuellement prts, de mme qu'un systme doit tre labor cet gard pour l'avenir. CR, DGM, DSI Existants et nouveaux
Le systme d'inventaire MARS devrait tre remplac par le systme SAP, y compris la saisie des donnes sur les rparations et l'entretien dans la longue zone de texte de la fiche matresse de l'actif. DGM, DSI Existants et nouveaux
Le seuil des immobilisations devrait tre fix 5 000 $ aux fins de constatation, ce qui, d'aprs nos discussions avec les fonctionnaires du CT, se rapproche de la politique du Conseil du Trsor et correspond la norme applique dans le secteur priv, selon les fonctionnaires du CT. De plus, cela n'entrane pas de travail supplmentaire pour le CT ni pour les Finances. DSF Existants et nouveaux
Aux fins du suivi et du contrle du matriel, les actifs contrlables sont ceux cotant plus de 1 000 $ et ceux plus risques (matriel informatique - de bureau et portatif [crans et units centrales], imprimantes, tlcopieurs, matriel de rtroprojection, tlphones cellulaires, agendas lectroniques, tlvisions, magntocassettes et autre matriel vido). S.O. Existants et nouveaux
Le systme SAP devrait tre le principal outil pour la gestion centralise des actifs en ce qui a trait au suivi des dplacements et des rparations des actifs. S.O. Existants et nouveaux
Le personnel du centre de responsabilit ne pourrait pas accder directement au systme SAP afin de mettre jour la fiche matresse de l'actif et il entrerait l'information l'aide d'une interface tournant sur l'intranet. Mme si la compatibilit du systme SAP avec le Web soulve encore bon nombre de questions, nous sommes d'avis que, fondamentalement, le personnel du CR ne devrait pas tre en mesure d'accder directement la fiche matresse de l'actif et devrait simplement remplir un formulaire lectronique, qui serait vrifi par la DGM avant d'tre tlcharg dans le systme SAP. Entre-temps, la saisie devrait tre effectue l'aide de formulaires sur papier. CR, DSF Nouveaux

Des avantages concrets peuvent tre tirs d'importantes initiatives entreprises l'chelle du gouvernement, comme la mise en oeuvre de SAP et l'utilisation croissance de cartes d'achat. Une fois mis en place au CT et aux Finances, le systme SAP amliorera de faon importante l'information relative la planification de la gestion du matriel sans ncessiter de ressources supplmentaires. Par exemple, le systme SAP permet d'liminer des systmes dsuets comme MARS et de mettre en oeuvre un systme d'entreprise qui limine les entres en double et amliore la qualit de l'information.

Notre cadre propose galement une solution l'un des effets secondaires pangouvernementaux des cartes d'achat sur la gestion du matriel, comme l'a soulign le Bureau du vrificateur gnral dans son rapport sur les cartes d'achat. Puisque les articles ont tendance ne pas tre enregistrs dans les systmes centraux lorsqu'ils sont acquis l'aide de cartes d'achat, la qualit de l'information aux fins de planification se dtriore progressivement long terme, mesure que les systmes constituent un pourcentage peu peu dcroissant de l'ensemble des actifs du ministre. Selon notre comprhension de la situation au CT et aux Finances, environ 10 % des oprations de plus de 500 $ sont effectues l'aide de cartes d'achat. Notre solution tient compte du besoin de conserver la simplicit relative en raison du faible volume d'oprations de mme que du risque li la dtrioration future de l'information sur la gestion des actifs.

Selon nos discussions, du point de vue ministriel, la planification long terme de l'acquisition du matriel souffre d'une lacune et d'une absence d'intgration avec les systmes ministriels de planification, de budgtisation, des biens immobiliers, des ressources humaines et financiers. L'amlioration de l'information sur la gestion du matriel et la mise en place du systme SAP ont t gnralement perues comme des moyens de faciliter la planification de la gestion du matriel. Nous avons compris de nos discussions avec les reprsentants de l'Institut de gestion du matriel que la discipline de la gestion du matriel adopte un rle plus proactif, y compris en matire de planification. Par le biais d'une meilleure information aux fins de planification et de liens plus troits entre les structures et les systmes ministriels, la fonction de gestion du matriel sera plus mme d'amliorer la manire selon laquelle les ministres grent leurs actifs.

 

 

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