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ARCHIVÉ - Secrétariat du Conseil du Trésor Examen pangouvernemental des dépenses de fin d'exercice

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Prpar par : Direction des vrifications internes - Juin1995

Rsultats de la vrification

Le secrtaire du Conseil du Trsor a demand aux administrateurs gnraux des ministres de prendre des mesures la fin de 1994-1995 pour viter les niveaux traditionnellement levs de dpenses de fin d'exercice. De plus, il a demand qu'un plan d'action soit dress pour mettre en oeuvre la disposition pour reporter de 5p.100 des budgets de fonctionnement et pour mener une vrification interne des dpenses discrtionnaires rellement effectues la fin de 1994-1995. Le prsent rapport rsume les rsultats de la vrification interne mene pour donner suite cette demande.

Cadre de contrle des dpenses de fin d'exercice

Le cadre en place pour contrler les dpenses de fin d'exercice tait jug appropri. Sur rception de la lettre, le directeur excutif, Direction de l'informatique et des services financiers, a inform la haute direction de la ncessit de limiter les dpenses de fin d'exercice. De plus, la haute direction a donn des conseils au sujet des dpenses de fin d'exercice, savoir sur leur nature et sur leur justification, et la Division des services financiers a assur le suivi des oprations financires connexes.

Conformit la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

Aprs vrification, nous avons dtermin que les oprations traites taient conformes aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Optimisation des ressources

Aprs vrification, nous avons dtermin que les deniers publics et les ressources taient grs avec le souci d'optimisation. Mme si une bonne partie des dpenses se sont faites au dernier trimestre, nous avons constat qu'elles ne l'avaient pas t fonction de dcisions de les faire en fin d'exercice, mais bien dans le cadre de la planification annuelle du Secrtariat.

Report de 5p.100

En discutant avec le directeur, Division des services financiers, nous avons appris que le montant de 5p.100 qui est report est gr l'chelle ministrielle et que cette pratique devrait se poursuivre.

Dans une lettre distincte adresse au directeur, Division des services financiers, nous lui signalons des questions que nous avons releves au cours de la vrification, mais dont l'inclusion n'tait pas justifie dans le prsent rapport.

A. Introduction

Le 23janvier1995, le secrtaire du Conseil du Trsor a crit aux administrateurs gnraux des ministres et organismes pour leur demander:

  • de mettre en place un plan d'action pour que les gestionnaires hirarchiques contrlent de plus prs l'utilisation des fonds reports (c'est--dire le montant de 5p.100 report de leur budget de fonctionnement);
  • d'examiner les dpenses rellement faites la fin de 1994-1995;
  • de faire un rapport au secrtaire du Conseil du Trsor sur le plan d'action et sur les constatations de la vrification des dpenses de fin d'exercice avant la fin de juin1995.

B. Objectif et porte

La vrification de fin d'exercice avait pour objectif de dterminer si les dpenses de fin d'exercice taient conformes aux dispositions de la LGFP et si les dcisions de les faire avaient t prises dans une optique d'optimisation des ressources. De plus, elle visait aussi examiner l'tat de la mise en oeuvre de la disposition relative au report de 5p.100 du budget de fonctionnement.

Elle portait sur les dpenses discrtionnaires effectues entre le 1erfvrier et le 31mars1995, dont les oprations de clture et les comptes payer en fin d'exercice (CAFE) Notre examen tait ax sur les dpenses de fonctionnement et d'immobilisation.

C. Approche retenue

Cadre de contrle des dpenses de fin d'exercice

Nous avons men notre examen en deux tapes. Au cours de la premire, nous avons valu le cadre en place pour contrler les dpenses et nous avons valu les autres mesures prises par la Division des services financiers. Nous nous sommes galement intresss toute dpense inhabituelle en fin d'exercice en effectuant une analyse des tendances par article courant.

Conformit la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et l'optimisation des ressources

Au cours de la seconde tape, nous avons vrifi les oprations financires pour voir si les dpenses de fin d'exercice avaient russi optimiser les ressources et si elles taient conformes aux dispositions de la LGFP. Nous avons cherch des preuves que les paiements correspondaient aux biens et services reus jusqu' la fin de mars1995. Dans le cadre de notre vrification, nous avons examin la documentation l'appui et interview les gestionnaires et le personnel administratif.

La vrification portant sur l'optimisation des ressources vise garantir que l'on retire la juste valeur de l'argent dpens. L'expression optimisation des ressources suppose une gestion prudente, efficiente et efficace des deniers publics et des ressources. En vrifiant les oprations, nous avons appliqu les critres suivants:

  • les dpenses doivent tre conformes aux tendances normales et au plan approuv;
  • les ressources achetes doivent maximiser l'objectif de gestion actuel ou minimiser les cots futurs;
  • la dpense doit rpondre un besoin de programme dfini (c'est--dire tre ncessaire);
  • le moment d'effectuer la dpense doit tre reli au moment de la prestation des services et au besoin combler;
  • les dpenses pour imprvus doivent tre values selon leur mrite propre;
  • les paiements anticips doivent tre verss titre d'exception et tays d'une justification.

chantillonnage

Le total des dpenses discrtionnaires de 1994-1995 s'levait 13896101$. Le tableauI montre la tendance des dpenses au titre des biens et services, ventile par trimestre pour 1994-1995. Le graphiqueI compare les dpenses, par trimestre pour 1994-1995 et 1993-1994.

TableauI
Dpenses discrtionnaires annuelles pour F et E et immobilisations
1994-1995

Premier trimestre

Deuxime trimestre

Troisime trimestre

Quatrime trimestre

% des dpenses du 4etrimestre par rapport autotal

1315043$

2161920$

4633366$

5785772$

13896101$

9,5%

15,6%

33,3%

41,6%

100%

Source: Systme de rapport du Secrtariat du Conseil du Trsor, au 2mai1995, et tat financier de TPSGC, srie42000.

GraphiqueI

Biens et services - dpenses pour 1994-1995 et dpenses pour 1993-94 - graphique

Le tableauII montre les dpenses au titre des biens et services, par article courant, pour les trois premiers trimestres de 1994-1995, par rapport au dernier trimestre. Il appert que la principale source de dpenses du 4etrimestre soit relie aux services professionnels et spciaux (article courant04). Par consquent, nous avons surtout fait porter notre vrification sur ce domaine en chantillonnant les oprations examiner.

TableauII
Dpenses par article et trimestre
1994-1995

Article courant

Trimestre

Trois premiers trimestres

Quatrime trimestre

Total

02 Transports et communications

1225886$

551122$

1777008$

03 Information

576885$

965249$

1542134$

04 Services professionnels et spciaux

5279148$

3653973$

8933121$

05 Location

96030$

49159$

145189$

06 Travaux de rparation et d'entretien achets

59311$

36782$

96093$

07 Services d'utilit publique, matriaux et fournitures

384194$

352585$

736779$

09 Acquisition de machines et d'quipement

488875$

176902$

665777$

Total

8110332$

5785772$

13896101$

chantillonnage des oprations aux fins de vrification

Nous avons retenu 51oprations aux fins d'examen, reprsentant une valeur totale de 3,9millions de dollars (57,5% de la valeur de tout l'chantillon). La valeur de 15de ces oprations tait suprieure 10000$, totalisant 333644$, et celle de 12paiements pour services professionnels et spciaux (article courant04) s'tablissait 1864860$. Les 24autres oprations ont t choisies au hasard.