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ARCHIVÉ - Réponse du gouvernement au quatrième rapport du comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique : Demande d’accès à l’information pour le rapport interne du ministère des affaires étrangères et commerce international intitulé « Afghanistan 2006 : bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne »
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Le gouvernement est heureux de cette occasion de pouvoir répondre au quatrième rapport du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique, intitulé Demande d’accès à l’information pour le rapport interne du ministère des Affaires étrangères et Commerce international intitulé « Afghanistan 2006 : Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne ».
Le gouvernement a pris connaissance des observations et des recommandations contenues dans le quatrième rapport et est heureux d’annoncer au Comité que des mesures ont déjà été prises pour donner suite à ces recommandations.
Le gouvernement est résolu à améliorer l’ouverture et la transparence et à assurer le respect des principes de la Loi sur l’accès à l’information. C’est pourquoi le gouvernement a adopté la Loi fédérale sur la responsabilité qui apporte un certain nombre de modifications à la Loi sur l’accès à l’information. Une modification importante consiste à élargir le champ d’application de la Loi sur l’accès à l’information aux agents du Parlement, aux sociétés d’État mères et à leurs filiales à part entière, à cinq fondations et à la Commission canadienne du blé. Par ailleurs, à titre de ministre désigné aux fins de l’article 70 de la Loi, le président du Conseil du Trésor est maintenant tenu de colliger des statistiques annuelles servant à évaluer la conformité des institutions fédérales aux dispositions de la Loi et de son règlement.
Recommandation 1
Que le gouvernement présente une nouvelle Loi sur l’accès à l’information et qu’il s’inspire, au moment de sa rédaction, du contenu du présent rapport ainsi que d’autres rapports du Comité.
En instaurant la Loi fédérale sur la responsabilité,le gouvernement a apporté des réformes considérables à la Loi sur l’accès à l’information (la Loi), qui n’avait pas été modifiée de manière aussi approfondie depuis son entrée en vigueur en 1983. La Loi fédérale sur la responsabilité élargit la portée de la Loi sur l’accès à l’information pour inclure les agents et hauts fonctionnaires du Parlement (y compris le Commissaire à l’information et le Commissaire à la protection de la vie privée), les sociétés d’État et leurs filiales en propriété exclusive, plusieurs fondations, ainsi que la Commission canadienne du blé. En conséquence, la Loi sur l’accès à l’information vise aujourd’hui plus de 250 institutions. Parmi les ajouts importants, mentionnons une nouvelle obligation d’aider les demandeurs sans égard à leur identité; et l’obligation pour les administrateurs généraux et les secrétaires d’État de publier un rapport annuel faisant état de toutes les dépenses engagées par leurs bureaux et réglées à partir du Trésor. De plus, le délai de présentation d’une plainte par écrit au commissaire à l’information a été précisé.
Le gouvernement s’est efforcé de mettre en œuvre le plus rapidement possible les réformes de l’accès à l’information instaurées par la Loi fédérale sur la responsabilité. Ainsi, toutes les sociétés d’État et leurs filiales en propriété exclusive étaient visées par la Loi dès le 1er septembre 2007. De plus, le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui est responsable des volets administratifs de la Loi, a publié dans la Gazette du Canada un nouveau règlement concernant le format des documents, entré en vigueur l’automne dernier. Le SCT a aussi entrepris de renouveler ses politiques, directives et lignes directrices en matière d’accès à l’information.
En avril 2006, le gouvernement a déposé les propositions de réforme de l’ancien commissaire à l’information, ainsi qu’un document de discussion qui décrit les principales questions nécessitant un examen plus approfondi avant la rédaction et la présentation des réformes. Le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique n’a pas encore examiné les documents. Nous espérons que le Comité examinera les questions soulevées dans le document de discussion et entendra les intervenants dans le plus bref délai.
En outre, le commissaire à l’information actuel a adopté une approche de consultation pour évaluer l’efficacité du mécanisme d’accès. Le Commissariat à l’information a tenu, en juin 2008, une table ronde à laquelle ont participé diverses parties intéressées afin d’examiner les différentes propositions de réformes législatives et administratives de la Loi. Le gouvernement est d’avis qu’il est essentiel d’entendre toutes les parties intéressées avant d’entreprendre d’autres réformes, et tiendra compte des résultats de la table ronde.
Recommandation 2
Que le Secrétariat du Conseil du Trésor mette à jour la politique et les lignes directrices concernant l’accès à l’information pour mieux éviter les malentendus entre les demandeurs et les agents de l’AIPRP ou le personnel des ministères concernés.
Le gouvernement est heureux d’informer le Comité que le président du Conseil du Trésor, à titre de ministre désigné aux fins de l’article 70 de la Loi sur l’accès à l’information, a approuvé le 1er avril 2008 la version révisée de la Politique sur l’accès à l’information.
Cette politique révisée est destinée aux responsables des institutions chargés de l’efficacité et de la bonne coordination de la gestion de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information. Ces responsables ont aussi la responsabilité de veiller à la conformité aux exigences stratégiques et en matière de reddition de comptes en ce qui concerne l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, y compris les rapports annuels au Parlement. L’article 6.2.4 de la politique stipule que les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués sont tenus de :
« Faire en sorte que l’on déploie tous les efforts raisonnables pour prêter assistance aux auteurs de demandes afin qu’ils reçoivent une réponse précise, complète et en temps utile, sur le support demandé, selon le Règlement et sans que l’on tienne compte de leur identité. Ceci comprend le développement et la mise en œuvre de procédures écrites et des pratiques qui aideront concrètement les auteurs de demandes. »
En outre, le Secrétariat du Conseil du Trésor prépare des instruments stratégiques pour les institutions fédérales qui insisteront sur l’importance du devoir de prêter assistance dont il est question au paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l’accès à l’information. Cet instrument de politique devrait être achevé au plus tard le 1er avril 2009. Le SCT révisera aussi toutes ses lignes directrices existantes avant le 1er avril 2010. D’ici là, il publiera des instruments stratégiques sur les dispositions spécifiques de la Loi sur l’accès à l’information modifiées ou ajoutées par la Loi fédérale sur la responsabilité à mesure qu’ils seront achevés. Ces instruments de politique constitueront une aide supplémentaire à propos de la communication avec les demandeurs.
Recommandation 3
Que le gouvernement exige que tous les coordonnateurs de l’AIPRP reçoivent une formation approfondie, comme celle offerte dans le cadre du Programme de certificat sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l’Université de l’Alberta, ou une formation compatible avec le programme de l’AIPRP, qu’ils soient accrédités en fonction de normes nationales et que tous les programmes de formation soient offerts dans les deux langues officielles.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a mis au point un programme de formation à l’intention de la collectivité de l’AIPRP offrant, de manière permanente tout au long de l’année et dans les deux langues officielles, une série de treize séances portant sur des thèmes spécifiques.
Afin de mieux comprendre les défis auxquels la collectivité de l’AIPRP fait face et afin d’évaluer ses forces et cerner ses besoins, le Secrétariat du Conseil du Trésor a récemment mené un sondage des difficultés que la collectivité éprouve à recruter et à maintenir en poste du personnel compétent et à établir et maintenir un certain degré de satisfaction professionnelle. Les conclusions tirées des réponses au sondage ont fourni des renseignements cruciaux pour l’amélioration du programme de formation du SCT et pour examiner comment résoudre les problèmes qui touchent la collectivité.
En conséquence, le SCT renouvelle son programme et met au point des cours supplémentaires à l’intention de la collectivité de l’AIPRP. Il envisage aussi certaines options avec l’École de la fonction publique du Canada, qui est chargée de la formation au sein de la fonction publique.
De plus, le SCT explore à l’heure actuelle la possibilité de décerner une certification ou une accréditation à tous les praticiens de l’AIPRP du gouvernement du Canada.
Recommandation 4
Que le Secrétariat du Conseil du Trésor établisse de nouvelles lignes directrices pour aider les fonctionnaires à s’acquitter de leur nouvelle fonction d’aide aux demandeurs, prévue au paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l’accès à l’information.
Comme on le mentionne dans la réponse du gouvernement à la recommandation 2, le Secrétariat du Conseil du Trésor élabore présentement des instruments de politique appropriés sur le devoir de prêter assistance dont il est question au paragraphe 4(2.1) de la Loi et sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. De plus, le Secrétariat prépare des lignes directrices portant spécifiquement sur la mise en application du paragraphe 4(2.1). Des consultations seront menées auprès du Commissariat à l’information et de la collectivité de l’AIPRP.
Recommandation 5
Que le Bureau du Conseil privé modifie son document intitulé « Administrateurs des comptes : Lignes directrices concernant leurs rôles et leurs responsabilités, et leur comparution devant les comités parlementaires » et qu’il prenne toutes les autres mesures nécessaires pour s’assurer que les sous-ministres et les autres fonctionnaires soient toujours fin prêts au moment de comparaître devant les comités parlementaires, et notamment qu’ils aient avec eux tous les documents pertinents auxquels ils pourraient avoir à se reporter durant leur comparution.
Le document d’orientation du gouvernement à l’intention des administrateurs des comptes, qui est intitulé Administrateurs des comptes : lignes directrices concernant leurs rôles et leurs responsabilités, et leur comparution devant les comités parlementaires, indique notamment que les « administrateurs des comptes ont la responsabilité de bien se préparer pour leurs comparutions » et précise qu’ils doivent bien se renseigner et être capables de fournir aux comités des renseignements appropriés sur toutes les questions visées à l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ce document établit en outre que les administrateurs des comptes doivent fournir aux comités les renseignements pertinents qu’ils n’ont pas été en mesure de présenter lors de leur témoignage; ces renseignements doivent être fournis dès que possible, dans les deux langues officielles. Le gouvernement déploie des efforts constants pour s’assurer que les administrateurs des comptes connaissent plus à fond leurs rôles et leurs responsabilités, et les recommandations du Comité seront dûment prises en compte dans cette perspective. Ainsi que cela est mentionné dans le document d’orientation, les administrateurs des comptes sont plus à même de se préparer adéquatement lorsque les intentions du Comité sont clairement établies en ce qui touche la raison de leur comparution et les sujets qui seront abordés; les comités et les administrateurs des comptes ont donc tout intérêt à collaborer afin que lesdites intentions soient claires.