Politique du Programme de stagiaires en gestion
Table des matières
Annexe A - Administration de la politique du Programme de stagiaires en gestion
Objectif de la politique
Le PSG a pour objectif de former des gestionnaires hautement compétents susceptibles d'être nommés à des postes de niveau EX-moins-2 une fois le Programme terminé. Il y parvient en donnant aux participants l'occasion d'acquérir de l'expérience dans divers milieux opérationnels qui leur permettront d'obtenir les compétences et les connaissances nécessaires pour occuper des postes de dirigeants dans la fonction publique. Les diplômés du Programme formeront un bassin de gestionnaires intermédiaires ayant une vaste connaissance des fonctions, du mode de fonctionnement et des valeurs de la fonction publique fédérale et c'est dans ce bassin qu'on ira puiser, dans l'avenir, pour combler les postes de cadre supérieur.
Énoncé de la politique
Dans le cadre d'efforts de renouvellement plus généraux, le Programme de stagiaires en gestion (PSG) est conçu pour enrichir le bassin de gestionnaires intermédiaires ayant le potentiel pour occuper des postes de dirigeants dans la fonction publique. Le PSG est un programme de niveau d'entrée qui dure normalement cinq ans (60 mois), bien qu'il soit possible de le réduire à quatre ans. Le Programme recrute et forme des diplômés universitaires compétents ainsi que des personnes déjà en poste au gouvernement fédéral qu'une carrière en gestion dans l'administration publique intéresse.
Le Programme fonctionne avec l'autorisation du Conseil du Trésor, à titre d'employeur; il est géré par la Commission de la fonction publique (CFP) et mis en application par les ministères.
Application
La présente politique s'applique à l'ensemble des ministères et organismes dont le nom figure à l'Annexe 1, partie 1, de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
Exigences de la politique
Les cinq intervenants principaux du PSG sont les suivants :
- le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
- la Commission de la fonction publique (CFP);
- le Centre canadien de gestion (CCG);
- le ministère et l'organisme d'attache;
- les stagiaires en gestion.
Chacun d'eux a des rôles et des responsabilités à assumer, de la façon suivante :
Le Secrétariat du Conseil du Trésor
La Direction des ressources humaines (DRH) du SCT joue le rôle de centre de décision dans le cadre du PSG, au nom du Conseil du Trésor. Sous réserve de l'orientation stratégique du Conseil du Trésor, le SCT :
- Cherche à faire approuver les ressources nécessaires au bon fonctionnement du PSG;
- établit et surveille les normes de classification du Programme;
- fixe les conditions d'emploi;
- établit la politique du PSG en formulant les objectifs et principes directeurs du Programme pour répondre aux besoins de la fonction publique, conjointement avec la CFP, le CCG, les ministères et organismes participants;
- voit à ce que les principes directeurs du PSG soient en harmonie avec les politiques de la fonction publique, y compris toute autre formation en gestion;
- évalue le Programme, s'il y a lieu.
La Commission de la fonction publique
La Commission de la fonction publique est responsable de la gestion de la promotion, du recrutement, du perfectionnement et du placement, au nom du Conseil du Trésor. Sous réserve de la politique établie par le Conseil du Trésor, la CFP sera responsable de :
Faire la promotion du PSG en :
- Établissant les besoins en dotation des ministères;
- élaborant et mettant en oeuvre une stratégie de promotion visant les étudiants universitaires et les fonctionnaires afin de stimuler l'intérêt à l'égard du Programme;
- élaborant et mettant en oeuvre une stratégie de promotion visant le placement d'un maximum de 100 candidats par année, notamment la promotion active du Programme et de ses avantages à l'intention des gestionnaires de la fonction publique;
- les ministères pour planifier et réaliser les activités annuelles de recrutement.
Placer les stagiaires en :
- Jumelant les candidats qualifiés aux ministères participants, notamment en coordonnant la réinstallation de ces candidats.
Contribuer au perfectionnement des stagiaires en :
- Participant à la planification de carrière et en donnant des conseils pour s'assurer que les stagiaires sont bien jumelés à des affectations qui leur conviennent;
- coordonnant les possibilités d'affectation dans les organismes centraux et les affectations au sein des ministères non participants qui répondent aux besoins en perfectionnement des stagiaires et en fournissant des conseils et de l'aide à toutes les parties dans le cadre de la négociation de ces affectations.
Gérer le PSG en :
- Consultant les ministères, le CCG et le SCT pour établir et mettre à jour les principes de fonctionnement et les lignes directrices et atteindre les objectifs du Programme;
- élaborant des lignes directrices et des outils pour les ministères qui leur permettront d'évaluer les stagiaires pour les jurys de promotion et de sélection et en les aidant au besoin;
- appuyant globalement les ministères dans l'exécution du Programme, notamment en donnant un cours d'initiation ou de recyclage aux coordonnateurs ministériels du PSG;
- tenant à jour une base d'information de gestion sur les aspects du Programme répondant aux besoins du coordonnateur du PSG, de la CFP et du SCT;
- gérant les ressources salariales et non salariales consacrées aux affectations dans les organismes centraux et dans les petits organismes qui demandent des fonds;
- coordonnant tous les aspects liés à l'obtention du diplôme par les stagiaires;
- élaborant les instruments juridiques qui ont trait à la Loi sur l'emploi dans la fonction publiqueet qui sont nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du Programme;
- surveillant le rendement du Programme et en transmettant au SCT les commentaires sur la conception du Programme reçus de diverses sources, par exemple les ministères, les stagiaires, les universités, etc., pour s'assurer que le Programme atteint ses objectifs.
Le Centre canadien de gestion (CCG)
Le CCG est responsable de la mise au point, de l'exécution et de l'évaluation du volet Cours de formation du PSG. Sous réserve de l'orientation stratégique du Conseil du Trésor, le CCG doit :
- Consulter les ministères, la CFP et le SCT pour mettre au point et fournir aux participants une formation leur permettant d'acquérir une connaissance commune des rouages du gouvernement et de la fonction publique, de même qu'une compréhension globale des facteurs socio-économiques qui influencent la prise de décisions et les autres enjeux de la gestion contemporaine;
- de concert avec les ministères, SCT et la CFP, établir la fréquence et le moment de la prestation des cours du CCG et voir à ce que les participants en soient informés;
- évaluer périodiquement les cours pour s'assurer qu'ils continuent de répondre aux objectifs du Programme.
Le ministère et l'organisme participant
Pour assurer un fonctionnement efficace et sans heurts du Programme, les ministères et organismes participants doivent :
- Nommer une personne-ressource que l'on désignera sous le nom de coordonnateur du PSG;
- faire la promotion du PSG et transmettre l'information sur le Programme aux gestionnaires et aux candidats potentiels;
- établir les procédures ministérielles de détermination du nombre de stagiaires à embaucher chaque année;
- identifier les cadres ou gestionnaires de niveau équivalent susceptibles de collaborer au processus de sélection et agir comme mentor auprès des stagiaires;
- voir à ce que les stagiaires aient des plans de perfectionnement individuels respectant les exigences de l'ensemble de la fonction publique du PSG, les compétences des ministères et les besoins de chacun, et à ce qu'ils suivent ces plans;
- trouver des affectations qui soient en harmonie avec les objectifs du Programme de l'ensemble de la fonction publique et qui permettent aux stagiaires qu'ils parrainent comme aux stagiaires d'autres ministères pouvant être affectés chez eux de relever un défi intéressant;
- voir à ce que les objectifs de l'affectation et les indicateurs de rendement soient bien définis et à ce que le rendement professionnel soit évalué en profondeur de façon honnête et exacte;
- demander l'aide de la CFP, au besoin, pour trouver des affectations à l'extérieur de l'organisme d'attache;
- conserver les obligations d'un organisme d'attache face aux stagiaires en affectation à l'extérieur du ministère, notamment entretenir des contacts avec eux, leur transmettre l'information importante, examiner périodiquement les progrès accomplis et prendre les mesures nécessaires pour que leur retour se fasse sans problèmes;
- remettre aux stagiaires un plan quinquennal et s'assurer qu'ils reçoivent des descriptions des affectations de l'année, ainsi que des évaluations régulières tout au long du cycle du PSG;
- remettre à la CFP des rapports réguliers sur les activités des stagiaires, notamment les résultats des jurys de promotion et les rapports d'examen du rendement;
- voir à ce qu'une fois le programme complété, les participants soient nommés à des postes à la mesure de leurs compétences et, dans le cas des stagiaires qui réussissent tous les aspects du Programme, il devrait s'agir d'un poste de niveau EX-moins-2, à moins que l'administrateur général convienne de mettre en oeuvre une version de quatre ans aboutissant à un poste de niveau EX-moins-3;
- aider les stagiaires à se trouver un mentor et conseiller les gestionnaires et les stagiaires au besoin;
- constituer des jurys de promotion aux niveaux MM2 et MM3; donner aux gestionnaires des ministères une formation à l'égard des jurys de promotion.
Les stagiaires
Pour assurer le déroulement sans heurts du Programme, les stagiaires doivent :
- Rechercher activement des affectations et d'autres occasions d'apprentissage qui soient conformes à leur plan de perfectionnement;
- participer à l'élaboration de leur plan quinquennal et aux descriptions des affectations de l'année;
- profiter au maximum des occasions de formation et d'affectation offertes pour faire avancer leurs objectifs professionnels;
- établir et exploiter un vaste réseau de contacts;
- maintenir la communication avec leur coordonnateur ministériel;
- fournir au moment opportun tous les documents pouvant être utiles au jury de promotion;
- assister à tous les cours obligatoires du CCG et des ministères.
Surveillance
Pour la surveillance du PSG, le SCT comptera sur l'information de gestion provenant de la CFP, du CCG, des ministères et organismes et des évaluations périodiques du Programme.
Références
Politique sur l'administration des salaires - volume sur la Rémunération
Demandes de renseignements
Toute demande de renseignements sur la présente politique devrait être adressée au coordonnateur ministériel du PSG, à l'administration centrale du Ministère; il pourra, s'il y a lieu, acheminer les questions vers les destinataires suivants :
Programme de stagiaires en gestion
Division des programmes de recrutement et de perfectionnement
Direction des programmes de recrutement et de l'administration des priorités
Commission de la fonction publique
Programme des stagiaires en gestion
Direction des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Annexe A - Administration de la politique du Programme de stagiaires en gestion
1. But
Vous trouverez dans la présente annexe des lignes directrices en vue d'une application uniforme de la politique du Programme des stagiaires en gestion.
2. Définitions
- Ab Initio
- (Ab Initio) - Statut de non-employé accordé aux candidats de l'extérieur qui suivent une formation linguistique initiale avant d'être nommés à la fonction publique comme stagiaires (groupe de classification MM). Les candidats qui acceptent ce statut ne sont pas considérés comme des stagiaires.
- Coordonnateur ministériel
- (Departmental co-ordinator) - Personne que désigne un ministère pour administrer le Programme au sein du Ministère et répondre aux préoccupations des stagiaires.
- Congé prolongé
- (Extended leave) - Tout congé continu ou toute combinaison de congés dépassant 60 jours consécutif (trois mois).
- Externe
- (External)- Participant à ce Programme recruté à l'extérieur de la fonction publique.
- Ministère d'attache
- (Home organization) - Ministère ou organisme qui assume la responsabilité d'un stagiaire et parraine celui-ci pendant toute la durée du Programme et coordonne le placement final du stagiaire.
- Interne
- (Internal) - Participant à ce Programme recruté à l'intérieur de la fonction publique.
- Stagiaire en gestion
- (Management trainee) - Personne recrutée à l'extérieur ou à l'intérieur de la fonction publique et nommée à la fonction publique dans le cadre du PSG. Ces personnes font partie du groupe MM. Dans la présente politique, on les appelle aussi des «stagiaires».
- Fonction publique
- (Public Service) - Ministères et organismes dont le nom figure à la partie 1, annexe I, de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
3. Principes directeurs
Les étapes du PSG que sont la sélection, les cours et les affectations se dérouleront d'une manière qui soit conforme aux principes suivants :
3.1 Sélection
Chaque année, jusqu'à 100 candidats sont acceptés dans ce Programme. Ces personnes doivent :
- Avoir obtenu récemment une maîtrise dans une université reconnue si elles proviennent de l'extérieur de la fonction publique, ou détenir un baccalauréat et un minimum de trois années d'expérience si elles font déjà partie de la fonction publique;
- faire preuve de leur détermination à faire carrière dans le domaine de la gestion au sein de la fonction publique fédérale;
- démontrer leur capacité d'acquérir les compétences requises pour être de bons gestionnaires dans l'administration publique fédérale;
- être bilingues (niveau C-B-C) ou être disposées à devenir bilingues et en mesure de le faire. Les personnes qui ne répondent pas aux exigences linguistiques au moment de leur recrutement se voient accorder un maximum de douze mois de formation linguistique dispensée par le gouvernement avant leur nomination au Programme;
- être disposées à déménager et à se déplacer au besoin;
- réussir un processus de recrutement rigoureux.
3.2 Formation et perfectionnement
Le volet éducatif du PSG fait partie intégrante du Programme et il est obligatoire pour tous les participants. Il a pour but de permettre aux stagiaires d'acquérir une connaissance commune des rouages du gouvernement et de la fonction publique et de voir à ce qu'ils acquièrent une compréhension globale des facteurs qui influencent le processus de décision du gouvernement. La formation officielle jette les bases des connaissances qui permettent aux gestionnaires de réussir le Programme et de fournir un bon rendement dans leur ministère d'attache. Elle comprend des cours dispensés par le Centre canadien de gestion de même qu'un Programme d'orientation en gestion dispensé soit par les ministères, soit par Formation et Perfectionnement Canada.
Le volet éducatif est intercalé dans le cycle des 60 mois que dure le Programme, ce qui permet aux stagiaires d'élargir continuellement leur compréhension des enjeux de la gestion contemporaine et de mettre en pratique dans leurs affectations les notions qu'ils ont acquises.
3.3 Formation linguistique
Les candidats non bilingues qui ont été recrutés après mars 1995 doivent suivre une formation linguistique et atteindre le niveau C-B-C avant d'être officiellement admis au Programme et, dans le cas des personnes qui ne travaillent pas déjà à la fonction publique, avant d'être nommés à la fonction publique. Les candidats de l'extérieur qui suivent la formation linguistique ont un statut Ab Initio et ne pourront être retenus comme candidats au PSG ou, à quelques exceptions près, dans la fonction publique en général, s'ils n'atteignent pas le niveau C-B-C dans un délai d'au plus 52 semaines. La CFP doit coordonner la formation linguistique des candidats «ab-initio» qui ne répondent pas aux exigences C-B-C.
Les candidats non bilingues qui ont été recrutés avant mars 1995 doivent suivre la formation linguistique et atteindre le niveau B-B-B avant de réussir le Programme. La formation linguistique doit être terminée avant l'échéance des 60 mois, dans un maximum de 52 semaines. Comme il se pourrait que les stagiaires aient besoin d'un maximum d'une année de congé pour suivre la formation nécessaire, les ministères doivent s'assurer que la formation est dispensée dans les délais prescrits.
3.4 Affectation
Le volet Affectations en cours d'emploi est au coeur même du Programme; ces affectations permettent aux participants de mettre en application les théories, les principes et les pratiques décrits au cours du volet éducatif. Pour que les stagiaires puissent acquérir les connaissances, les habiletés et les compétences en gestion dont ils ont besoin, les affectations doivent comporter des défis de plus en plus importants et exiger d'eux qu'ils travaillent dans divers contextes.
4. Ministères d'attache
Les stagiaires sont parrainés par un ministère ou un organisme pendant toute la durée du Programme, bien que normalement ils auraient des affectations dans d'autres ministères ou organismes. Le ministère ou l'organisme parrain, également appelé ministère d'attache, conserve les responsabilités d'un ministère employeur; il doit notamment offrir des postes de EX-moins-2 aux stagiaires qui répondent à toutes les exigences préalables à la réussite du Programme.
Toutes les affectations doivent être approuvées par le ministère d'attache, bien que le parrainage d'un participant puisse en tout temps être confié à un autre ministère ou organisme, sous réserve de l'acceptation de toutes les parties.
5. Obtention du diplôme
Pour être considérés comme des diplômés du PSG, les participants doivent :
- Avoir cumulé 60 mois d'affectations comportant des responsabilités croissantes (y compris le temps consacré à la formation linguistique dans le cas des stagiaires nommés avant le 16 mars 1995 mais sans compter les congés prolongés);
- avoir obtenu la cote «entièrement satisfaisant», ou une cote plus élevée, au cours de cette période, à une seule exception;
- avoir suivi tous les cours obligatoires au CCG;
- avoir suivi le cours d'orientation en gestion intermédiaire;
- avoir les compétences linguistiques requises;
- avoir de l'expérience en supervision ou en direction de groupes ou d'équipes;
- répondre à toute autre exigence particulière fixée par le ministère d'attache;
- avoir travaillé au ministère d'attache;
- avoir travaillé à l'extérieur et à l'intérieur de la région de la Capitale nationale;
- avoir travaillé dans un organisme central;
- avoir de l'expérience dans le service au public;
- avoir de l'expérience dans au moins un des domaines suivants : finances, ressources humaines, gestion du matériel ou élaboration de politiques;
- avoir de l'expérience dans un service opérationnel connexe (facultatif).
Une fois diplômés, les stagiaires devraient occuper un poste de gestion de niveau EX-moins-2.
6. Fin du Programme
La participation au PSG prend fin dans l'une ou l'autre des circonstances suivantes :
- Cinq ans (60 mois) après le début du Programme, compte non tenu du temps consacré à un congé prolongé ou à la formation linguistique officielle;
- lorsqu'un participant se retire volontairement du Programme;
- lorsqu'une affectation prend fin hâtivement sans le consentement du bureau de la CFP responsable du PSG ou du coordonnateur ministériel du PSG qui a organisé l'affectation;
- lorsqu'un stagiaire obtient un rendement peu satisfaisant (c.-à-d. qu'il a plus d'une fois obtenu une cote de rendement inférieure à «entièrement satisfaisant») ou ne répond pas aux exigences de participation continue comme il est décrit dans la présente politique ou dans l'une ou l'autre des ententes relatives aux affectations.
7. PSG de quatre ans (48 mois)
Un ministère ou un organisme peut demander au Secrétaire du Conseil du Trésor l'autorisation de mettre en oeuvre un programme de quatre ans (48 mois) avec, comme objectif, l'affectation des candidats qui réussissent à un poste de niveau EX-moins-3. Une fois la demande approuvée, le ministère ou l'organisme peut en informer la CFP, de sorte que cette dernière puisse recruter en conséquence.
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