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ARCHIVÉ - Circulaire du CT 1979-35: Administration de la paye

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1. Objet

La prsente circulaire a pour but d'appuyer l'objectif de la circulaire 1977-37 du Conseil du Trsor en ce qui a trait aux responsabilits des ministres l'gard de l'administration de la paye et de souligner aux ministres l'importance d'adapter leur organisation selon les besoins pour y intgrer les mesures de contrle ncessaires, notamment la rpartition judicieuse des fonctions.

Lorsque l'administration de la paye demande d'adapter l'organisation, il sera peut-tre ncessaire dans certaines circonstances de mettre en application des rpartitions de fonctions quelque peu diffrentes de celles recommandes dans la circulaire 1977-37 du Conseil du Trsor. Cependant, dans tous les cas on s'attend ce que les ministres tablissent des sparations de fonctions judicieuses qui respectent le contrle interne et les principes ci-dcrits.

2. Historique

La rmunration des employs (la paye) fait partie intgrante de la gestion du personnel. Compte tenu de ce fait, la responsabilit de la coordination de l'administration de la paye des fonctionnaires fdraux, au nom du Conseil du Trsor, incombe la Direction de la politique du personnel du Secrtariat du Conseil du Trsor. De mme, le fonctionnement du processus d'administration de la paye au sein des ministres relve de leur organisation des services du personnel.

La comptabilit de la paye et le contrle financier du processus de paye font partie intgrante de la gestion financire. La responsabilit de coordonner l'tablissement de contrles internes appropris et la comptabilit de la paye au nom du Conseil du Trsor demeure attache la direction de l'Administration Financire du Bureau du Contrleur gnral. Les contrles financiers exercs par les ministres dans le cadre du processus de paye et de la comptabilit des dpenses de paye relvent de leur organisation des services financiers.

3. Principes

Les organisations et les procdures des ministres doivent tenir compte des principes suivants :

  • l'tablissement et l'application de contrles financiers suffisants au sein de l'lment ministriel du processus de paye sont une fonction financire;
  • le pouvoir d'engager des dpenses doit tre exerc par les gestionnaires des centres de responsabilit;
  • l'tablissement du droit la paye et la prparation des documents d'entre de paye sont des fonctions du personnel;
  • la vrification indpendante, la mise en lots et la certification des documents d'entre de paye en vertu de l'article 27 de la Loi sur l'administration financire (LAF) constituent une fonction du personnel, qui doit tre effectue conformment aux procdures stipules et contrles par les services financiers;
  • la demande et la certification en vertu de l'article 26 de la LAF sont une fonction financire et, si effectue par des personnes qui ne sont pas prposes aux finances, cause des circonstances spciales, ces personnes effectuent cette fonction sous conseil du haut fonctionnaire charg de l'administration financire;
  • la garde et la distribution des chques de paye dans les ministres doivent tre assures par des personnes qui, par ailleurs, ne participent pas au processus de paye et qui reoivent cette fin leurs directives fonctionnelles du premier agent financier;
  • la vrification des registres ou autres rapports relatifs la paye pour s'assurer que les oprations d'entre sont dment excutes et que le ministre des Approvisionnements et Services a amorc la vrification des modifications est une fonction du personnel;
  • la conciliation des totaux des registres de paye avec les chiffres de contrle des ministres et les relevs de caisse des organismes centraux pour s'assurer que les dpenses de paye dclares sont compltes, exactes et convenablement consignes est une fonction financire;
  • l'examen des rapports de distribution des salaires par centre de responsabilit pour exactitude, assurant que les oprations telles que la mutation des employs, les cessations d'emploi et l'inscription l'effectif qui ont t effectues relve des gestionnaires axiaux.

4. Prcisions

Les donnes figurant sur les documents d'entre de paye, notamment le taux de rmunration applicable, le droit aux indemnits et les autres conditions d'emploi, sont dtermines par les employes du personnel. Les renseignements ncessaires pour vrifier l'exactitude de ces documents sont disponibles dans les bureaux du personnel. Donc, la vrification des documents d'entre de paye et leur certification en vertu de l'article 27 de la LAF demeurent en toute logique une responsabilit des bureaux du personnel.

Normalement, les documents d'entre de paye ne contiennent pas le montant en dollars de la paye nette ou brute, mais seulement les lments ncessaires pour permettre au systme de paye du ministre des Approvisionnements et Services de calculer ces montants. En consquence, les personnes qui ont reu le pouvoir dlgu d'autoriser des paiements en vertu des articles 27 et 26 doivent s'assurer que les oprations de paye qu'ils ont autorises sont correctement excutes par le ministre des Approvisionnements et Services en conciliant les documents d'entre de paye avec les rapports et les chques de paye produits, comme on le dcrit l'article 3 ci-dessus.

5. Mise en oeuvre

Plusieurs ministres ont mis en oeuvre les procdures de traitement ncessaires pour se conformer l'esprit de la circulaire 1977-37. D'autres ministres en sont diffrentes tapes de l'laboration de leurs procdures rvises, mais n'ont pas encore atteint le stade de la mise en oeuvre.

En prvision de la ncessit d'assumer la responsabilit de la paye de leurs employs, les ministres qui ne l'ont pas dj fait, doivent tablir les mesures de contrle ncessaires l'gard de leur processus de paye en respectant les principes spcifis la section 3 prcdente.

Les changements au systme de paye rgional, qui permettront aux ministres d'assumer progressivement une plus grande responsabilit dans la faon de payer leurs employs, s'effectueront sur une priode de temps. Pendant la mise en oeuvre de ces diffrentes phases, tous les efforts seront faits afin de s'assurer que le transfert des responsabilits du ministre des Approvisionnements et Services aux ministres se fasse d'une manire contrle et harmonieuse.

Les ministres seront informs de la cadence et de l'impact des changements avant leur mise en oeuvre. Ceci, permettra une planification adquate et la formation des employs.

6. valuation

Un point de liaison central pour l'administration de la paye a t tabli au sein de la Direction de la politique du personnel du Secrtariat du Conseil du Trsor. La Section de la coordination de l'administration de la paye (SCAP) assume la responsabilit globale de la coordination de l'administration de la paye, y compris l'interprtation de la politique de rmunration. La SCAP a entrepris de travailler en troite collaboration avec la Direction de l'administration financire du Bureau du Contrleur gnral pour rsoudre les questions de nature financire.

Avant le transfert des fonctions du processus de paye actuellement exerces par le ministre des Approvisionnements et Services, une valuation formelle sera faite sur la capacit des ministres d'assumer ces dites fonctions. Ils seront examins par la S.C.A.P. de concert avec le Bureau du Contrleur gnral en regard de leurs mthodes de contrle et de l'exactitude de leurs donnes de paye. La SCAP vrifiera l'efficacit des ministres au moyen de relevs statistiques produits par le systme du ministre des Approvisionnements et Services.

7. Champ d'application

La prsente circulaire s'applique tous gards aux ministres et organismes numrs l'annexe I de la Partie 1 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique (LRTFP).

Les politiques et les pratiques concernant le contrle financier des dpenses de paye s'appliquent aussi tous les ministres et socits viss par les annexe A et B de la LAF et toutes les directions dsignes comme ministres par le gouverneur en conseil en vertu de l'article 2 de la LAF. Les mesures de contrle du traitement prconises dans la prsente s'appliquent tous les systmes de paye exploits au sein ou au nom de ces corps administratifs.

Lorsque, en vertu de sa loi d'autorisation, un ministre se voit dlguer la responsabilit de payer les groupes de son personnel au moyen de son propre systme de paye, il lui faut appliquer les principes dcrits l'article 3 ci-dessus.

8. Demandes de renseignements

Pour de plus amples renseignements concernant la prsente circulaire, veuillez communiquer avec la :

Section de la coordination de l'administration de la paye
Direction de la politique du personnel
Secrtariat du Conseil du Trsor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
(Tlphone 995-1270)

Le sous-secrtaire la Direction
de la politique du personnel,
Secrtariat du Conseil du Trsor
Wm. McWhinney

Le sous-secrtaire la Direction
de l'administration financire
Bureau du Contrleur gnral
S. Mensforth