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ARCHIVÉ - Programme des langues officielles dans les organismes assujettis à la loi : Annexe (Guide de vérification) - mars 1996

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ANNEXE A
- Définitions

Communication :
(Communication)

inclut toute communication, qu'elle soit écrite, orale, visuelle, télévisuelle ou électronique. Le contenu et la présentation doivent refléter en tout temps l'égalité de statut des deux langues officielles au sein des institutions fédérales. Les communications comprennent la signalisation, les annonces publicitaires, les brochures destinées au public et aux employés, les publications, les rapports aussi bien que les séances d'information et les consultations.

Demande importante :
(Significant demand)

pour un bureau ou point de service fédéral donné, la détermination de la demande importante de services en français et en anglais comprend deux ensembles de règles:

des règles d'application générale qui reposent, pour la plupart, sur les données du recensement (nombre et proportion) sur la population linguistique minoritaire;

des règles sur certains services particuliers qui s'appuient, pour la plupart, sur le volume de la demande dans la langue de la minorité parce que dans ces cas, l'utilisation de données démographiques n'est pas pertinente.

Dotation impérative :
(Imperative staffing)

s'applique à un poste bilingue dont la dotation exige que le candidat satisfasse aux exigences linguistiques du poste au moment de sa nomination.

Exigences linguistiques :
(Language requirements)

désignent les exigences linguistiques essentielles dans l'une ou l'autre ou les deux langues officielles qui permettent aux employés de remplir leurs fonctions de manière à ce que l'institution puisse s'acquitter de ses obligations en matière de langues officielles.

Instruments d'usage
courant et généralisé
 :
(Regularly and widely
used instruments)

outils de travail communs : par exemple, manuels de procédures, politiques, directives, formulaires, questionnaires, etc., qu'ils soient distribués sur support électronique ou sur papier et produits par l'institution ou pour son compte. Peut également inclure des logiciels.

Milieu de travail propice :
(Conducive work environment)

environnement de travail tel que l'infrastructure existante facilite l'usage des deux langues officielles et que les employés peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix.

Offre active :
(Active offer)

moyen d'indiquer spontanément et clairement au public que des services de qualité comparable sont disponibles dans la langue officielle de son choix aux bureaux ou points de service désignés. Dans ce contexte, l'accueil dans les deux langues officielles devient particulièrement important. Le public doit ressentir qu'il a le choix de s'exprimer dans l'une ou l'autre des deux langues officielles et que le bureau/point de service est en mesure de lui rendre effectivement le service dans la langue officielle de son choix. Par exemple, la réception du public devrait se faire de façon bilingue afin de permettre au client de choisir la langue dans laquelle il veut s'exprimer et se faire servir.

Participation équitable :
(Equitable participation)

principe signifiant que, quelle que soit leur origine ethnique ou la première langue officielle qu'ils ont apprise, les Canadiens d'expression française et d'expression anglaise devraient avoir des chances égales d'emploi et d'avancement dans les institutions fédérales et que, par conséquent, les effectifs des institutions fédérales devraient tendre à refléter la présence au Canada des deux groupes linguistiques, compte tenu de la nature de chaque institution, notamment de son mandat, de son public et de l'emplacement de ses bureaux.

Point de service :
(Service point)

lieu où un service est rendu en personne, par écrit, au téléphone, ou par système automatisé tel un guichet, une vidéo, un message enregistré, un terminal d'ordinateur, etc.

Poste bilingue :
(Bilingual position)

expression utilisée dans la fonction publique pour désigner un poste dont au moins une fonction exige la connaissance et l'utilisation des deux langues officielles. Certaines sociétés d'État n'utilisent pas l'expression «poste bilingue» mais ont des fonctions qui nécessitent l'utilisation des deux langues officielles.

Système automatisé :
(Automated system)

aux fins du service au public, désigne un système automatisé mis à la disposition du public par un bureau ou point de service fédéral grâce auquel le public peut obtenir de la documentation ou de l'information provenant de l'institution; aux fins de la langue de travail, désigne un système automatisé d'usage courant et généralisé dans une institution fédérale (y compris les claviers, les recueils d'instructions, les dispositifs de navigation et autres logiciels) servant au traitement et à la transmission des données, acquis ou produit par une institution fédérale après le 1er janvier 1991 ou mis à jour après cette date.

Services centraux :
(Central services)

services internes qu'une institution offre à ses employés pour leur permettre de s'acquitter de leurs fonctions et qui comprennent, par exemple, les services administratifs, financiers, juridiques, de dotation en personnel, d'évaluation, de vérification et de bibliothèque.

Services conventionnés :
(Services provided to the travelling public pursuant
to a contract)

services prévus dans le Règlement offerts aux voyageurs par des tiers dans les aéroports, gares ferroviaires et gares de traversiers fédéraux où la demande est importante. Il s'agit, par exemple, des restaurants, des bureaux de change, des boutiques hors taxes, d'appareils libre service (guichets bancaires), du contrôle et de l'embarquement des passagers, de communications, d'annonces et d'autres renseignements au public et des services fournis par les transporteurs.

Services personnels :
(Personal services)

services internes offerts par une institution qui touchent les employés sur le plan personnel et qui comprennent, par exemple, les services de la paye et les avantages sociaux, les services de santé, l'orientation professionnelle et le counselling.

Système informatique :
(Computer system)

signifie tout système et logiciel utilisé pour fins de communication ou pour accomplir une tâche, par exemple, le courrier électronique, les logiciels de traitement de textes, les ordinateurs, les guichets automatisés, etc.

Vocation du bureau :
(Nature of the office)

s'applique aux services offerts par un bureau dont la nature est telle qu'ils doivent être assurés dans les deux langues officielles quelle que soit l'importance de la demande; il s'agit notamment des bureaux fournissant divers services touchant la santé et la sécurité du public (par exemple, la signalisation ou la prestation de services de premiers soins), des bureaux dont l'emplacement justifie la prestation des services dans les deux langues officielles (par exemple, dans les parcs nationaux ou au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest) ou encore des bureaux ayant un mandat national ou international (par exemple, les missions diplomatiques et les bureaux organisant des événements d'envergure nationale ou internationale).


ANNEXE B - Documents à obtenir au début de la vérification

Le plus tôt possible au début de la vérification, les vérificateurs devraient communiquer avec les responsables des langues officielles de leur institution afin d'obtenir les documents suivants :

  • Cadre de responsabilisation des langues officielles
  • Protocole d'entente entre le Conseil du Trésor et le ministère ou organisme ou accord entre le Conseil du Trésor et la société d'État
  • Rapport annuel de gestion au Secrétariat du Conseil du Trésor dont fait annuellement l'objet le protocole ou l'accord
  • Liste à jour soumise au Conseil du Trésor par l'institution pour recenser ses bureaux devant offrir leurs services dans les deux langues officielles (incluant la région de la Capitale nationale) conformément à la Loi sur les langues officielles et au Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services
  • Plans de formation linguistique
  • Politiques et procédures internes
  • Dossiers des plaintes et mesures correctives prises ou prévues
  • Statistiques et données tirées entre autres du Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) telles :
  • postes bilingues et situation des titulaires;
  • formation linguistique (heures de formation et coûts);
  • traduction (coûts);
  • prime au bilinguisme;
  • rapports sur la participation équitable, par région, par groupe professionnel;
  • profils linguistiques des postes et des titulaires;
  • autres.
  • Documentation diverse :
  • dotation (liste de postes identifiés bilingues, nominations impératives, etc.);
  • organigrammes et numéros de postes; et
  • rapports de vérification antérieurs et suivis à ces rapports.
  • liste des systèmes informatiques d'usage courant

Les vérificateurs sont également invités à consulter le Réseau d'information des langues officielles (RILO) qui renferme toutes les références pertinentes en matière de langues officielles, notamment la Loi, le Règlement, les directives et les circulaires, ainsi que des rapports et des statistiques


ANNEXE C - Législation et principales politiques

La Charte canadienne des droits et libertés, 1982

La Loi sur les langues officielles, 1988

Le Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services, 1991

Le Décret d'exclusion sur les langues officielles dans la Fonction publique et les règlements y afférents

Les Politiques du Conseil du Trésor en matière de langues officielles, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor, juin 1993

D'autres politiques des langues officielles figurent dans d'autres volumes du Manuel du Conseil du Trésor ou dans des circulaires du Conseil du Trésor :

  • Assistance scolaire pour les enfants d'employés, Chapitre 7-3, Appendice B, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Services aux employés.
  • Directives du Conseil du Trésor sur les mutations et le recours aux mutations, Chapitre 1-7, Appendice A, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Ressources humaines.
  • Appendice F, Langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Marchés.
  • Annexe A, Langues officielles, Appendice C, Chapitre 1, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Communications.
  • Programme de coordination de l'image de marque, Chapitre 2, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Communications.
  • Langues officielles et technologie de l'information, Chapitre 2-1, Appendices A et C, et Norme numéro 5, Appendice A aux lignes directrices, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Gestion de l'information

ANNEXE D  - Principales obligations des institutions fédérales
en matière de langues officielles

I     SERVICE AU PUBLIC

  • Obligation de l'institution fédérale de :

1. Communiquer avec le public dans l'une ou l'autre langue officielle :

  • à son siège ou à son administration centrale (LLO, art. 22);
  • à ses bureaux dans la région de la Capitale nationale (LLO, art. 22);
  • à ses bureaux situés dans les autres régions du Canada ou à l'étranger, qui font l'objet d'une demande importante selon le Règlement sur les langues officielles - communications avec la public et prestation des services (LLO, art. 22 et 23; Règlement);
  • dans les cas, fixés par le Règlement, où la vocation du bureau le justifie (LLO, art. 24; Règlement);
  • dans les cas, fixés par le Règlement, où il s'agit de services offerts aux voyageurs par des tiers conventionnés (LLO, art. 23; Règlement);
  • à tout bureau d'une institution fédérale, tant au Canada qu'à l'étranger, tenue de rendre directement compte au Parlement de ses activités (LLO, art. 24).

2. Veiller à ce que les services décrits en 1. soient dispensés dans les deux langues officielles lorsque ceux-ci sont fournis par un tiers pour le compte d'une institution fédérale (LLO, art. 25).

3. Veiller, si une institution fédérale réglemente les activités de tiers exercées en matière de santé ou de sécurité du public et si les circonstances le justifient, à ce que le public puisse, grâce à cette réglementation, communiquer avec les organismes réglementés et en recevoir les services dans les deux langues officielles (LLO, art 26).

4. Fournir efficacement -- notamment au niveau linguistique requis -- les services décrits en 1. et 2. dans les deux langues officielles tant sur le plan de l'écrit que de l'oral (LLO, art. 27).

5. Veiller à ce que les services décrits en 1. et 2. soient offerts de façon «active» dans l'une et l'autre langue officielle et ce, en s'assurant que les modalités suivantes sont respectées (LLO, art. 28) :

  • les services d'accueil, soit au téléphone soit au bureau même, sont bilingues et le suivi se déroule dans la langue choisie par l'interlocuteur;
  • les services bilingues sont identifiés à l'aide du symbole prescrit;
  • la signalisation et les avis sont dans les deux langues officielles;
  • les publications sont disponibles dans l'une et l'autre langue officielle.

6. Utiliser les médias qui permettent une communication efficace dans l'une et l'autre langue officielle, lorsque l'institution communique avec le public dans les deux langues officielles (LLO, art. 30 et lettre de clarification du 6 mai 1991 sur les obligations découlant des articles 11 et 30 de la LLO).

7. Veiller à ce que les panneaux et enseignes identifiant tous ses bureaux soient dans les deux langues officielles et que chaque langue soit également en évidence (LLO, art. 29).

8. Faire paraître les avis et annonces découlant d'une exigence d'une loi fédérale dans au moins une publication de langue française et une de langue anglaise dans chacune des régions visées ou, en l'absence de telles publications, dans les deux langues officielles dans au moins une publication qui est largement diffusée dans la région (LLO, art. 11 et lettre de clarification du 6 mai 1991 sur les obligations découlant des articles 11 et 30 de la LLO).

9. Fournir dans les deux langues officielles les documents que l'institution dépose au Sénat ou à la Chambre des communes (LLO, art. 8).

10. Veiller à ce que les accords fédéraux-provinciaux répondant aux critères selon la Loi soient établis dans les deux langues officielles (LLO, art. 10).

11. Veiller au respect de l'égalité de statut des deux langues officielles lorsqu'une institution fédérale ou un tiers agissant pour son compte organise des foires, expositions, compétitions ou jeux d'envergure nationale ou internationale ouverts au grand public, y participe ou en est l'hôte (Règlement, alinéas 10(b) et 10(c)).

12. Veiller à ce que les institutions fédérales qui accordent des subventions ou des contributions à des organismes bénévoles non gouvernementaux, lesquels offrent des services au public des deux collectivités de langue officielle, prennent les mesures nécessaires pour s'assurer que ces organismes respectent l'esprit de la LLO.

II     LANGUE DE TRAVAIL

  • Obligation de l'institution fédérale de :

1. Veiller à ce que le milieu de travail soit propice à l'usage effectif des deux langues tout en permettant à son personnel d'utiliser l'une et l'autre langue officielle aux endroits suivants :

  • la région de la Capitale nationale;
  • le Nouveau-Brunswick;
  • certaines parties de la Gaspésie, de l'ouest du Québec et des Cantons de l'Est;
  • la région de Montréal;
  • certaines parties du nord et de l'est de l'Ontario (LLO, art. 35).

2. Dans les régions décrites en 1 :

  • fournir dans les deux langues officielles les services personnels et centraux, et les instruments de travail d'usage courant et généralisé, y compris les systèmes informatisés d'usage courant et généralisé acquis ou produits depuis le 1er janvier 1991. (LLO, art. 36);
  • veiller à ce que les supérieurs, là où il est indiqué de le faire, soient aptes à communiquer efficacement -- notamment au niveau linguistique requis -- dans l'une et l'autre langue officielle, avec leurs subordonnés qui occupent des postes bilingues (LLO, art. 36);
  • veiller à ce que la haute direction, en tant que groupe, soit en mesure de fonctionner dans les deux langues officielles (LLO, art. 36) et que les gestionnaires possèdent les connaissances linguistiques nécessaires.

3. Dans les régions autres que celles décrites en 1., veiller à ce que dans les bureaux de l'institution, le français, là où il est minoritaire, soit traité de façon comparable à l'anglais, là où il est minoritaire, et réciproquement, et à ce que le français, là où il est majoritaire, soit traité de façon comparable à l'anglais, là où il est majoritaire, et réciproquement (LLO, art. 35).

4. Veiller à ce que son siège ou administration centrale communique dans la langue ou les langues du bureau qui reçoit la communication.

5. Veiller à ce que les institutions fédérales qui ont autorité sur d'autres institutions fédérales (organismes centraux ou organismes de services communs), ou qui les desservent, respectent l'usage des deux langues officielles fait par le personnel de celles-ci (LLO, art. 37).

III     PARTICIPATION ÉQUITABLE

  • Obligation de l'institution fédérale de  :

1. Veiller à ce que tous les Canadiens, tant d'expression française que d'expression anglaise, aient des chances égales d'emploi et d'avancement au sein de l'institution, dans le respect total du principe du mérite (LLO, art. 39).

2. Veiller à ce que ses effectifs tendent à refléter la présence au Canada des deux collectivités de langue officielle, compte tenu notamment de son mandat, de son emplacement et de son public (LLO, art. 39).

IV    MESURES À L'APPUI DU BILINGUISME INSTITUTIONNEL

EXIGENCES LINGUISTIQUES DES POSTES OU DES FONCTIONS

  • Obligation de l'institution fédérale de :

1. Veiller à ce que les exigences linguistiques des fonctions ou des postes soient fondées sur des exigences réelles de communication avec le public et entre les fonctionnaires fédéraux (LLO, art. 91 et lettre du 4 juillet 1991 sur l'article 91 de la LLO et les pratiques d'embauche).

2. Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la dotation impérative et non impérative des postes bilingues dans les institutions fédérales soient respectées.

A.     FORMATION LINGUISTIQUE

  • Obligation de l'institution fédérale de :

1. Faire en sorte que les employés qui répondent aux critères d'admissibilité selon les politiques du SCT aient accès à la formation linguistique aux frais de l'État.

2. Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la formation linguistique soient respectées.

B.     PRODUCTION DE TEXTES DANS LES DEUX LANGUES OFFICIELLES

  • Obligation de l'institution fédérale de :
    • Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la production de textes dans les deux langues officielles soient respectées.

C.    PRIME AU BILINGUISME

  • Obligation de l'institution fédérale de :
    • Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la prime au bilinguisme soient respectées.

Légende

DLOÉE : Direction des langues officielles et de l'équité en emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor

LLO : Loi sur les langues officielles

Règlement : Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services

SCT : Secrétariat du Conseil du Trésor


ANNEXE E - Obligations particulières à certains types d'institutions

SERVICE AU PUBLIC (objectifs de vérification à venir)

1. Utilisation des médias (articles 11 et 30 de la Loi sur les langues officielles; Chapitre 1-5, Partie I, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor)

2. Dépôt de documents devant le Sénat et la Chambre des communes (article 8 de la Loi sur les langues officielles)

3. Traités et conventions conclus avec d'autres États, et accords fédéraux-provinciaux (article 10 de la Loi sur les langues officielles)

4. Subventions et contributions accordées à des organismes bénévoles non gouvernementaux qui servent le public (Chapitre 1-4, Partie I, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor)

5. Participation à des événements d'envergure nationale ou internationale à l'intention du grand public (alinéas 10 (b) et 10 (c) du Règlement sur les langues officielles et Chapitre 1-3, Partie I, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor)

6. Pouvoirs de réglementation en matière de santé ou de sécurité publiques (article 26 de la Loi sur les langues officielles)

LANGUE DE TRAVAIL (objectifs de vérification à venir)

1. Communications entre les bureaux des organismes centraux ou des organismes de services communs qui ont autorité sur d'autres institutions ou qui les desservent (article 37 de la Loi sur les langues officielles et Chapitre 2-3, Partie II, Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor)


ANNEXE F  - Guide d'utilisation d'Internet au gouvernement fédéral - partie sur l'utilisation des deux langues officielles sur Internet

Question

La Loi sur les langues officielles assure le respect du français et de l'anglais à titre de langues officielles du Canada, leur égalité de statut et l'égalité de droits et privilèges quant à leur usage dans les institutions fédérales, y compris les sociétés d'État.

Les circonstances dans lesquelles les bureaux fédéraux qui utilisent le réseau Internet doivent diffuser leur information dans les deux langues officielles sont indiquées ci-après. La marche à suivre indiquée ci-dessous reflète les exigences de la Loi sur les langues officielles et du règlement afférent.

Marche à suivre

  • Les bureaux tenus de servir le public dans les deux langues officielles doivent veiller non seulement à ce que l'information provenant d'eux et diffusée sur Internet à titre de service au public soit disponible dans les deux langues officielles mais également qu'elle soit mise sur Internet dans les deux langues officielles simultanément.
  • Les bureaux qui ne sont pas tenus de servir le public dans les deux langues officielles peuvent communiquer sur Internet dans une seule langue officielle avec le public de la région qu'il desservent habituellement, mais ils doivent préciser que ces communications proviennent d'un bureau qui n'est pas tenu de fournir des services dans les deux langues officielles.
  • Toutes les communications diffusées sur Internet doivent porter la signature ministérielle bilingue du Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) ou une autre identification institutionnelle précisant leur source (le PCIM énonce les principes régissant l'ordre des deux langues officielles dans la signature et dans d'autres applications). De plus, dans le cas des bureaux tenus de communiquer dans les deux langues officielles, le français et l'anglais doivent être présentés de telle sorte que, dès l'accès au site ministériel (p. ex. : page d'accueil WWW ou menu Gopher), il soit clair pour les utilisateurs que le style de présentation accorde un traitement égal à chacune des deux langues. Cela peut se faire, par exemple, en présentant les directives d'accès dans les deux langues, puis en fournissant les instructions requises pour diriger les utilisateurs vers la version de leur choix. Voir également la section portant sur le PCIM.
  • Lorsqu'ils diffusent sur Internet des renseignements provenant d'un autre bureau fédéral, les bureaux qui sont tenus de servir le public dans les deux langues officielles doivent veiller à ce que cette information soit offerte dans les deux langues officielles. Les bureaux fédéraux peuvent diffuser sur Internet, à titre d'information pouvant intéresser leur clientèle, des renseignements unilingues provenant ou rendus disponibles par un organisme non fédéral, à condition que le matériel ne soit pas modifié par un bureau fédéral et que la source non fédérale de ces renseignements soit clairement identifiée.
  • La politique en matière de langue de travail stipule que les institutions fédérales situées dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail sont tenues de fournir à leur personnel, dans les deux langues officielles, la documentation et le matériel d'usage courant et généralisé produits par elles-mêmes ou pour leur compte. Ainsi, dans les régions désignées bilingues, la documentation diffusée sur Internet à titre d'instrument de travail de ce genre ou de service central doit être disponible dans les deux langues officielles. Les institutions fédérales doivent également veiller à ce que les logiciels d'usage courant et généralisé permettant d'accéder à l'information diffusée sur Internet puissent être utilisés par leurs employés dans l'une ou l'autre des deux langues officielles dans les régions bilingues. Dans les régions unilingues, ces logiciels doivent être disponibles dans la langue de travail habituelle.
  • Lorsque d'autres personnes ou organismes diffusent pour le compte de bureaux fédéraux des communications destinées au public sur Internet, ces derniers doivent veiller à ce que ces communications respectent toutes les dispositions relatives aux langues officielles, comme si c'était eux-mêmes qui les diffusaient.
  • Le bureaux doivent veiller à ce que la version française de tout document qu'ils diffusent sur Internet comprenne tous les accents nécessaires en français. Les employés tenus ou ayant le droit d'utiliser des documents en version française devraient également pouvoir visualiser et imprimer ces documents avec les caractères accentués.