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ARCHIVÉ - Vérification avant la mise en oeuvre (NIP) - le 10 octobre 1984

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No. 1984-03
Date : 10-10-84 

Sujet : Vrification avant la mise en oeuvre

Pour toute question concernant cette notice, prire de s'adresser la :

Politiques et projets spciaux
Centre d'excellence en vrification interne
Direction gnrale de la fonction de contrleur, SCT
(613) 957-2270

Objet et porte

La vrification interne d'aujourd'hui, telle que dfinie dans les Normes[1] vise deux objectifs principaux: 1) aider les gestionnaires accrotre la productivit de leurs oprations en cours (vrification de l'conomie, de l'efficience et de l'efficacit); et 2) conseiller la direction sur l'laboration d'une infrastructure importante, nouvelle ou modifie, qui soit la fois conomique, efficace et efficiente (vrification avant la mise en oeuvre).

La prsente Notice d'interprtation de la politique (NIP) a pour but de fournir aux vrificateurs internes quelques lignes directrices concernant la vrification avant la mise en oeuvre; elle complte la norme no 2, portant sur le champ d'application ainsi que les discussions connexes figurant au Chapitre deux, Champ d'application et frquence , ainsi qu' l'annexe A, Vrification des systmes informatiques .[1]

Questions a l'tude

1. Qu'est-ce qu'une vrification avant la mise en oeuvre?

Une vrification avant la mise en oeuvre est la vrification d'un systme ministriel ou organisationnel effectue pendant le processus de conception, de mise au point et d'installation du systme plutt qu'aprs sa livraison au client des fins d'exploitation.

2. Quel est le champ d'application d'une vrification avant la mise en oeuvre?

Conformment aux Normes, le champ d'application d'une vrification avant la mise en oeuvre englobe tous les principaux systmes en cours d'laboration, dont les nouvelles lois, politiques et procdures, les nouveaux systmes d'information (informatiss ou non) et les procds de production.

La vrification avant la mise en oeuvre peut tre forme de deux composantes:

  1. la vrification du processus de gestion des projets ou d'laboration des systmes (dans le cas des systmes informatiss, cela comprend le cycle entier d'laboration des systmes[2]);
  2. la vrification du cadre de contrle tabli pour le systme en cause.

3. Pourquoi effectuer une vrification avant la mise en oeuvre?

Un principe fondamental justifie l'utilit de la vrification avant la mise en oeuvre: il est plus rentable de remdier des lacunes dans le cadre de contrle pendant les travaux de conception, de mise au point et d'installation du systme qu'aprs sa mise en oeuvre lorsqu'on a fait appel une grande quantit de ressources et qu'on a manifest un solide engagement envers l'entit en cours d'laboration.

Ceci n'limine pas la ncessit d'effectuer des vrifications aprs la mise en oeuvre, car rien ne garantit que le systme conu et install a t tenu jour et exploit comme prvu et que les besoins exprims au dpart continuent d'tre valables.

4. Jusqu'o peut aller le vrificateur sans nuire son indpendance?

Les vrificateurs risquent toujours de compromettre leur objectivit en essayant de comprendre la situation de l'entit vrifie et d'tre ouverts envers elle. Ceci est particulirement vrai dans le cas de la vrification avant la mise en oeuvre. Ainsi, il y a fort craindre que le vrificateur en vienne prendre part effectivement la conception des contrles plutt que de jouer simplement son rle de conseiller . En outre, mme s'il s'en tient ce rle limit, le vrificateur peut devenir trop engag face la configuration du systme rsultant pour pouvoir l'valuer en toute impartialit aprs sa mise en oeuvre.

On considre toutefois que les avantages de ce type de vrification justifient amplement les risques ventuels et que, de toute faon, les possibilits d'un manque d'objectivit peuvent tre minimises par un contrle judicieux de la nature et de la porte de la participation du vrificateur et par l'adoption d'une stratgie de mission approprie.

Contexte de cette notice d'interprtation de la politique

La position de la prsente NIP s'nonce comme suit: les vrifications avant la mise en oeuvre doivent tre effectues pour les principaux systmes en cours d'laboration dans les ministres et organismes; de plus, elles doivent se reflter dans les politiques et les plans de vrification interne des ministres et des organismes; enfin, la possibilit d'un manque d'objectivit de la part du vrificateur peut tre minimise par l'tablissement d'un mandat appropri et d'une stratgie de mission adquate.

Mesures

Nous avons l'intention de prendre une ou plusieurs des mesures suivantes, selon la nature des retours d'information que nous recevrons des vrifi- cateurs internes :

  1. Rdiger un chapitre sur la vrification avant la mise en oeuvre, qui sera intgr au Volume II du Manuel de vrification interne du CCIVI.
  2. Prparer un guide sur la vrification avant la mise en oeuvre, qui sera intgr au Volume III du Manuel.
  3. Intgrer les lignes directrices sur la vrification avant la mise en oeuvre dans les chapitres existants du Manuel.
  4. Prparer les modifications apporter aux sections pertinentes des Normes lors de leur prochaine rvision.

Les vrificateurs internes sont invits faire part la DESEVI de leurs commentaires sur le document de travail ci-joint. On en tiendra compte lors de l'tablissement du contenu et de la disposition des lignes directrices venir concernant cette importante question.

Introduction

Ce document de travail a pour but d'explorer divers aspects de la participation des vrificateurs l'laboration des systmes, que nous dsignerons frquemment ci-aprs par l'expression vrification avant la mise en oeuvre .

Nous exposerons plus prcisment ici les antcdents de ce type de vrification, sa dfinition, son champ d'application, son objet, ses rpercussions sur d'autres aspects de la fonction de vrification et des moyens possibles de la mettre en pratique.

Antcdents

Plusieurs facteurs incitent les vrificateurs internes participer des projets d'laboration de systmes: en effet, l'laboration de systmes est reconnue comme occasionnant des dpassements de cots ou de dlais; les systmes ainsi mis en oeuvre ne rpondent pas toujours, loin de l, aux besoins des utilisateurs; les cadres de contrle des systmes, en particulier des systmes informatiss, ne sont souvent pas suffisamment labors; et les rcents programmes de rduction des cots, rsultat d'une conomie rcessionnaire et des lourds dficits, ont fait ressortir le besoin d'accrotre la productivit et l'efficacit de tous les processus. Le processus d'laboration des systmes fait donc l'objet d'un intrt tout particulier en raison des effets nfastes et fort coteux pouvant dcouler d'une conception et d'une mise en oeuvre inadquates.

La plupart des ouvrages portant sur la vrification ont reconnu l'utilit ventuelle de la vrification avant la mise en oeuvre; mais leurs auteurs ne faisaient pratiquement rfrence qu'aux systmes d'information du TED. Cette approche comporte toutefois deux limites: d'une part, les systmes ne sont pas tous des systmes d'information et, d'autre part, le TED n'est qu'un des moyens possibles de mettre les systmes en oeuvre. Dans les pages qui suivent, nous envisagerons donc les systmes dans une perspective plus vaste.1

Plusieurs passages des Normes de vrification interne2 refltent l'utilit de la vrification avant la mise en oeuvre :

  1. la norme 2, portant sur le champ d'application, stipule que Le champ d'application de la vrification interne doit comprendre tous les aspects du fonctionnement d'un ministre. Le vrificateur doit, aprs valuation, se prononcer sur:
    1. la conception, l'laboration, la mise en place et le fonctionnement de tous les systmes, procdures, processus et contrles, y compris les systmes informatiques; ...
  2. la norme 3, portant sur la frquence, ajoute que Tous les principaux systmes, fonctions et units organisationnels excutant des tches d'une certaine importance devraient tre examins sur une priode ne dpassant pas trois cinq ans.
    1. Un systme s'entend d'un ensemble d'lments interrelis suivant une structure cohrente. Si les lments sont importants, ce sont les liens ou les rapports entre ces lments, dfinis en termes d'objectif commun, qui permettent de circonscrire un systme. - Extrait de Managing Public Systems: Analytic Techniques for Public Administration, par Michael J. White, Clayton Ross, Robert Myrtle, Gilbert Siegel et Aaron Rose.
    2. Conseil du Trsor du Canada, contrleur gnral, Normes de vrification interne dans le gouvernement du Canada.
  3. le Chapitre deux qui labore sur les normes 2 et 3, rvle clairement que la vrification avant la mise en oeuvre doit s'occuper des nouvelles lois, des nouvelles ententes et des contrats passs par le ministre concern.

Dfinition

Comme nous l'avons indiqu plus haut, nous appellerons vrification avant la mise en oeuvre la participation du vrificateur l'laboration des systmes et nous considrerons le mot systme dans son sens le plus large qui englobe tous les principaux mcanismes infrastructurels d'une organisation, notamment: les lois, les politiques et les procdures; les systmes d'information (informatiss ou autres); les systmes et processus de production; les ententes et les contrats; et les structures organiques. La figure 1 prsente une infrastructure type ainsi que les rapports qu'elle suppose.

Champ d'application et objet de la vrification avant la mise en oeuvre

Le champ d'application d'une vrification avant la mise en oeuvre comporte deux facettes. La premire touche les entits sujettes ce type de vrification: elles ont dj t dfinies plus haut comme regroupant les principaux nouveaux systmes (l'infrastructure) et doivent englober les travaux importants de remodelage des systmes existants.

La deuxime facette concerne le type de participation qui doit tre envisag. Il en existe deux :

  1. la vrification du processus de gestion des projets et d'laboration des systmes;
  2. la vrification du cadre de contrle, qui est conu paralllement au systme en cours d'laboration ou qui en constitue une partie intgrante.

Le premier type de vrification a pour but d'assurer la direction que le processus d'laboration adhre aux politiques et pratiques prescrites (par les organismes centraux) ou gnralement acceptes, qui font en sorte que des systmes valables sont conus, labors et mis en place et que le processus d'laboration est conomique, efficient et efficace. Le second type de vrification assure la direction que des contrles adquats de gestion et d'exploitation sont conus, labors et mis en place et, par le fait mme, que les oprateurs, les gestionnaires et les utilisateurs d'un systme seront en mesure d'en valuer le fonctionnement. Infrastructure

Une mme justification, en deux volets, sous-tend les deux types de vrification. Tout d'abord, il est plus facile et moins coteux d'assurer ds le dpart la conception adquate d'un systme que d'y apporter des modifications aprs sa mise en oeuvre; ensuite, les systmes qui seront utiliss de faon rpte doivent tre conus et grs avec plus de soin ds le lancement du projet pertinent en raison des effets ngatifs que pourrait avoir sur l'efficacit et l'efficience de l'exploitation un processus de conception et d'laboration inadquat.

La vrification avant la mise en oeuvre permet, en outre, de mieux percevoir le rle de contrle confi chacun des participants (gestionnaires, utilisateurs, concepteurs de systmes, et le reste).

Infrastructure

Rpercussions de la vrification avant la mise en oeuvre sur d'autres aspects de la fonction de vrification

Il faut ici considrer deux aspects: les rpercussions sur les autres types de vrification et celles sur l'indpendance de la fonction de vrification.

Une vrification effectue avant la mise en oeuvre devrait permettre de rduire le nombre de rsultats orients vers les systmes que le groupe de vrification relvera subsquemment, sans toutefois les supprimer compltement. Il y a trois raisons cela; il est fort improbable que la conception d'un systme soit parfaite ds le dpart; et, mme si elle l'tait, il est fort improbable que le systme soit mis en oeuvre, tenu jour et exploit exactement comme prvu; enfin, il est fort improbable aussi que les conditions ou exigences originales du milieu se maintiennent pendant toute la vie du systme.

L'indpendance est un aspect difficile traiter en raison de sa nature trs subjective. Chaque vrificateur et chaque gestionnaire peroivent souvent leur faon l'indpendance et les facteurs qui la compromettent. Dans ce contexte, les lignes directrices suivantes pourraient s'avrer utiles :

  1. viter de participer la conception proprement dite (ceci rejoint la rgle voulant que les vrificateurs ne prennent pas part des oprations qu'ils auront par la suite vrifier);
  2. indiquer si des contrles cls sont ncessaires sans toutefois en prciser la forme (c'est--dire indiquer le quoi mais non le comment );
  3. ngocier bien l'avance les rgles de base de la participation afin que toutes les parties comprennent et acceptent leurs rles respectifs --l'indpendance et l'objectivit peuvent ici tre cites comme des buts atteindre (par exemple, prciser que les gestionnaires utilisateurs doivent fournir les objectifs de contrle, que les concepteurs de systmes doivent laborer les contrles et que les vrificateurs doivent en juger l'-propos);
  4. s'assurer que le vrificateur qui participe la vrification d'un systme avant sa mise en oeuvre ne sera pas charg par la suite d'valuer ledit systme une fois qu'il sera en opration.

Les possibilits d'une certaine forme de subjectivit au cours de l'excution de ce type de vrification ne peuvent tre supprimes compltement; elles peuvent nanmoins tre limites. Un contrle judicieux du degr de participation du vrificateur peut minimiser la fois l'existence et l'apparition d'un manque d'objectivit.

Moyens possibles de mettre en pratique la vrification avant la mise en oeuvre

L'on suppose au dpart que tous les plans et politiques de vrification interne des ministres et des organismes prvoient une vrification avant la mise en oeuvre conformment aux dispositions des Normes.

Parmi les autres conditions essentielles au succs de la mise en oeuvre de telles vrifications, citons: l'obligation (tablie dans les politiques ou les directives du ministre ou de l'organisme) pour les gestionnaires de faire part au responsable de la vrification interne de tous les principaux projets d'laboration de systmes (ce qui n'empche pas le groupe de la vrification interne d'exercer sa propre forme de surveillance par l'examen des plans et de toute autre documentation pertinente et par des contacts directs avec les gestionnnaires); l'obligation pour les gestionnaires ou les chefs de projets d'inviter le groupe de vrification interne participer toutes les activits importantes d'laboration de systmes (y compris une participation aux travaux des quipes d'laboration de systmes, des comits directeurs d'laboration des systmes, etc.); un appui concret de la haute direction une telle participation; et l'affectation d'un nombre suffisant de vrificateurs suprieurs qualifis qui, par leur participation, donneront une note de crdibilit aux systmes ainsi labors et la vrification interne elle-mme (on pourra engager des vrificateurs de l'extrieur contrat si les budgets allous le permettent).

Mme si le prsent document ne constitue pas un guide dtaill de la vrification avant la mise en oeuvre, voici certaines suggestions qui mritent d'tre tudies de prs.

  1. Bien qu'il soit souhaitable que le vrificateur connaisse le domaine du systme propos (par exemple: finances, personnel, activit ou programme particulier) ainsi que les techniques qui seront utilises pour la conception du mode d'exploitation (par exemple: le TED, la micrographie), il faut se rappeler que le vrificateur interne doit avant tout jouer le rle de contrleur, sans ncessairement tre un spcialiste du domaine trait.
  2. Il faut se rappeler aussi que la principale diffrence entre la vrification effectue avant la mise en oeuvre et celle effectue aprs, c'est le moment o l'une et l'autre ont lieu. Les mthodes et techniques utilises, elles, ne varient pas beaucoup.

    Ainsi, les critres rgissant la vrification du processus d'laboration des systmes comprennent ceux qui ont t tablis pour la gestion des projets, la passation des marchs et les systmes de TED dans le Manuel de la politique administrative et dans le Guide d'administration financire. On consultera galement les guides pertinents du CCIVI (par exemple, ceux qui portent sur le TED).

    La vrification avant la mise en oeuvre du cadre de contrle tabli l'intrieur ou autour du systme en cours d'laboration s'effectuera partir d'un modle de contrle normatif prdtermin, comme pour toute autre vrification, sauf qu'on n'aura ici qu'une reprsentation sur papier d'un cadre de contrle rel pour tablir une comparaison, plutt qu'un cadre concret comme celui qui existe pour la vrification effectue aprs la mise en oeuvre du systme.

  3. La vrification avant la mise en oeuvre repose sur deux principes fondamentaux :
    1. chaque systme doit contenir en lui-mme les moyens permettant l'oprateur et au gestionnaire responsable de dterminer s'il fonctionne comme prvu, c'est--dire qu'il doit englober des contrles;
    2. si le vrificateur prend part la vrification avant la mise en oeuvre d'un seul lment de l'infrastructure (voir la figure 1), il lui faut tre trs conscient de sa position et de son rle dans la hirarchie tablie. On ne peut pas raisonnablement s'attendre retrouver chaque niveau le mme degr de spcificit et de prcision dans la dtermination des objectifs, des critres, etc., et des contrles associs. Ainsi, au niveau le plus lev (celui des lois), on ne peut s'attendre que les concepteurs incorporent des procdures de mise en application et des critres de performance aussi dtaills qu'au niveau des systmes et des procdures. On ne peut s'attendre qu' une laboration progressive de haut en bas de la hirarchie, ainsi qu' un certain degr d'uniformit et de continuit entre les niveaux.

      En gnral, lorsqu'un vrificateur prend part une vrification avant la mise en oeuvre un niveau intermdiaire de la hirarchie, il importe qu'il soit au courant du rle des lments adjacents (niveaux suprieurs, infrieurs et similaires) l'intrieur de la structure afin d'tre en mesure d'valuer le degr d'uniformit et de continuit.

  4. Les vrificateurs assigns aux vrifications avant la mise en oeuvre doivent tre les vrificateurs suprieurs du groupe, du niveau de comptence le plus lev. Cela est essentiel en raison de la nature particulire (rpercussions descendantes) de l'entit vrifie.
  5. Le dbut de la participation du vrificateur concidera idalement avec la formation initiale de l'quipe d'laboration du systme, mais ne sera pas ultrieure l'nonc des besoins des utilisateurs.
  6. Le plus souvent, la participation des vrificateurs une vrification avant la mise en oeuvre ne se fera pas temps plein, mais plutt certains points prcis au cours du processus d'laboration (par exemple, pendant ou juste avant la transmission des spcifications des utilisateurs au concepteur du systme; l'acheminement de la conception du systme au programmeur ou au rdacteur des procdures; la mise au point finale du systme et son acceptation par l'utilisateur). Ce type de participation par tape peut rendre difficile le processus d'affectation des ressources; toutefois, une collaboration troite entre le gestionnaire responsable et le chef du projet d'laboration du systme pourra minimiser ce problme.
  7. La premire vrification aprs la mise en oeuvre d'un nouveau systme, ou d'un changement majeur un systme, devra avoir lieu au plus tt six mois aprs sa remise entre les mains des utilisateurs ou oprateurs, c.--d. aprs qu'il soit pass d'un tat transitoire un tat relativement stable.

Conclusions

La vrification avant la mise en oeuvre est un outil de gestion valable. Son utilit est reconnue dans les ouvrages portant sur la vrification et se reflte dans les Normes.

Ce type de vrification s'applique toutes les principales infrastructures (systmes) en cours d'laboration. Elle comporte deux activits distinctes: la vrification du processus d'laboration et la vrification du cadre de contrle tabli.

Les mthodes et techniques de vrification avant la mise en oeuvre ne diffrent gure de celles de la vrification effectue aprs la mise en oeuvre. Toutefois, le vrificateur qui les applique doit faire preuve de trs grandes aptitudes en raison des rpercussions descendantes d'une telle activit.

Bibliographie

  1. Lambrix, Robert J. et Singhui, Surendra S. "Preapproval Audits of Capital Projects", in Harvard Business Review (mars-avril 1984).
  2. Moser, J.W. "valuation des contrles d'un systme informatique pendant la phase de conception", in Communiqu V.I. (fvrier l983), Conseil du Trsor du Canada, Bureau du contrleur gnral, Division des tudes spciales et de la vrification interne.
  3. Rittenberg, Larry E. Auditor Independence and Systems Design, The Institute of Internal Auditors, Inc., Altamonte Springs (Florida), U.S.A., 1977.
  4. Stidwell, Joanne. "Improving the System Development Life Cycle", in C.A. Magazine (dit par Donald A. Brown).
  5. The Institute of Internal Auditors. Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. The Institute of Internal Auditors, Inc., Altamonte Springs (Florida), U.S.A., 1978 (dernire rimpression, fvrier 1984).
  6. Le Conseil du Trsor du Canada (Bureau du contrleur gnral). Normes de vrification interne dans le gouvernement du Canada, Conseil du Trsor du Canada, 1982.
  7. Le Conseil du Trsor du Canada. Manuel de la politique administrative, Conseil du Trsor du Canada.
  8. Wysong, Jr., Dr. Earl M. "Using the Internal Auditor for Systems Design Projects", in Journal of Systems Management (juillet 1983). Association for Systems Management, Cleveland, (Ohio), U.S.A.

Notes en fin de texte

1. Voir les Normes de vrification interne dans le Governement du Canada. 

2. Voir le Chapitre 440 du Manuel de la politique administrative.